Fahrtkostenzuschuss, Jobticket,
Dienstfahrrad & Co.
So machen Sie Ihre Angestellten mobiler
Inhaltsverzeichnis
Sie möchten Ihre Angestellten bei den Kosten für den Arbeitsweg finanziell unterstützen? Dann gibt es mehrere Optionen. Am besten ist es, wenn Sie sich für eine Hilfe entscheiden, für die Sie keine Lohnsteuer und keinen Sozialversicherungsbeitrag zahlen müssen. Damit das der Fall ist, muss die Arbeitgeberleistung in der Regel zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden. Doch in manchen Fällen ist auch eine Barlohnumwandlung möglich. Wir zeigen Ihnen, was Sie als Arbeitgeber zum Thema Mobilitätsunterstützung wissen müssen.
Das Wichtigste in Kürze
Fahrtkostenzuschüsse zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können entweder individuell nach den Lohnsteuermerkmalen des Arbeitnehmers oder pauschal mit 15% besteuert werden.
Jobtickets sind steuer- und sozialversicherungsfrei, erfordern jedoch zusätzliche Bezahlung zum ohnehin geschuldeten Lohn.
Dienstfahrräder und Firmenwagen haben unterschiedliche Besteuerungsregeln, abhängig von ihren Eigenschaften und Nutzungsmustern.
Fahrtkostenzuschuss – was gibt’s zu beachten?
Ein beliebtes Mittel, um Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt zu entlohnen, ist der Fahrtkostenzuschuss. Dieser ist allerdings nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte möglich. Wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer bei den Fahrtkosten finanziell unter die Arme greifen will, gibt es zwei Arten wie die Zuschüsse versteuert werden können, wenn der Arbeitnehmer mit dem eigenen Fahrzeug zur Arbeit fährt:
- Die individuelle Besteuerung nach den elektronischen Lohnsteuermerkmalen (kurz: ELStAM) des Arbeitnehmers.
- Die pauschale Besteuerung mit 15%. Diese Art der Besteuerung ist für Arbeitgeber von Vorteil, weil sie im Unterschied zur individuellen Besteuerung vereinfacht ist und steuerliche Vorteile mit sich bringt.
Was ist die erste Tätigkeitsstätte?
Von der ersten Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn der Angestellte an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung arbeitet, der er dauerhaft zugeordnet ist. Ein Arbeitnehmer kann pro Arbeitsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.
Voraussetzung für die pauschale Besteuerung mit 15% ist, dass der Fahrtkostenzuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird, er also eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers sein muss. Der vom Arbeitgeber pauschalierungsfähige Fahrtkostenzuschuss darf nicht höher als der Betrag sein, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuererklärung (als sog. Entfernungspauschale) geltend machen könnte. Wenn die Fahrtkostenzuschüsse die als Werbungskosten absetzbaren Beträge übersteigen, werden sie individuell besteuert.
Wie wird die Entfernungspauschale berechnet?
Entfernungspauschale = Arbeitstage × 0,30 Euro × Entfernungskilometer (grundsätzlich max. 4.500 Euro pro Jahr)
Seit dem 1. Januar 2021 gilt eine erhöhte Entfernungspauschale von 0,35 Euro ab dem 21. Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Für die Jahre 2022 bis 2026 gilt eine Pauschale von 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Die Erhöhung war für das Jahr 2024 geplant, aber aufgrund der gestiegenen Benzinpreise vorgezogen worden. Für die PKW-Nutzung können bis zur Höhe der neuen Entfernungspauschale Arbeitgeberzuschüsse mit 15 % belegt werden.
Nutzt der Angestellte öffentliche Verkehrsmittel (Luftverkehr und Taxis sind ausgenommen) ist der Fahrkostenzuschuss hingegen lohnsteuerfrei, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Der Arbeitnehmer muss aber nachweisen, dass er öffentliche Verkehrsmittel für den Arbeitsweg benutzt hat und dem Arbeitgeber Fahrausweise vorlegen.
Hinweis: Sowohl pauschal besteuerte als auch steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse mindern den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers. Von der Sozialversicherungspflicht befreit sind im Übrigen alle genannten Fahrtkostenzuschüsse.
Wie kann mit einem Fahrtkostenzuschuss der Lohn optimiert werden?
Der Arbeitgeber gibt seinem Angestellten quasi als Gehaltserhöhung zusätzlich zum Lohn einen monatlichen Zuschuss für die Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der Angestellte fährt mit dem eigenen PKW zur Arbeit. Die Entfernung zwischen Wohnung und der erster Tätigkeitsstätte beträgt dabei 20 Kilometer.
Resultat: Bei 20 Arbeitstagen im Monat beläuft sich der pauschalierungsfähige Fahrtkostenzuschuss auf 120 Euro (20 Tage * 20 km * 0,30 EUR). Da dieser Zuschuss pauschal mit 15% versteuert werden kann und sozialversicherungsfrei ist, wird der Lohn durch diesen Zuschuss im Vergleich zu einer „normalen“ Gehaltserhöhung optimiert, denn: die Steuer– und Beitragsbelastung ist geringer.
Steuervorteile bei E-Autos: Für Unternehmer, die ein E-Auto als Firmenwagen nutzen, gilt künftig: Bei der Ermittlung des zu versteuernden Anteils für die Privatnutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb darf der Bruttolistenpreis um 75% reduziert werden, sofern dieser nicht über 60.000 Euro liegt.
Jobtickets – welche Vorteile bieten sie?
Eine besondere Fallgruppe des steuerfreien Fahrkostenzuschusses ist das Jobticket. Der Arbeitgeber stellt seinen Angestellten dann entweder kostenlos oder verbilligt Fahrkarten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung. Jobtickets sind von der Steuerpflicht und der Beitragspflicht für die Sozialversicherungen befreit. Voraussetzung ist aber auch hier, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn geleistet werden. Als Jobtickets möglich sind nicht nur Einzelfahrscheine, sondern auch Monats- oder Regionalkarten. Auch Fahrkarten, die auf andere Personen übertragbar sind, können als Jobtickets gewährt werden. Zudem können mit einem Jobticket auch Privatfahrten vorgenommen werden. Das Gute an Jobtickets: Der Arbeitgeber muss nicht prüfen, ob die Fahrausweise auch für Privatfahren genutzt werden.
Neuregelung mit Jahressteuergesetz 2019: Das Jahressteuergesetz hebt einen Nachteil von Jobtickets auf, nämlich der, dass bei einem Jobticket der Abzug einer Entfernungspauschale als Werbungskosten ausgeschlossen ist. Das Gesetz sieht vor, dass der Arbeitnehmer künftig für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb die Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann und der Arbeitgeber hierfür eine Pauschalsteuer in Höhe von 25% abführen kann. Diese Lohnsteuerpauschalierung kann auch dann genutzt werden, wenn die Zuschüsse zum Jobticket nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn erbracht werden.
Dienstfahrrad & Firmenwagen – was ist zu beachten?
Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrrad quasi als Jobrad kostenlos oder günstiger zur Verfügung stellt, ist bei der Frage nach der Steuer- und Beitragsfreiheit zu unterscheiden zwischen:
- normalen Fahrrädern und E-Bikes, die nicht schneller als 25 km/h fahren können und
- E-Bikes, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug gelten, und für die eine Versicherungs- und Kennzeichnungspflicht besteht (sogenannte S-Pedelecs)
Bei normalen Fahrrädern und E-Bikes, die nicht als Kraftfahrzeug gelten, zählt es zum steuerfreien Arbeitslohn, wenn der Arbeitgeber seinem Angestellten ein solches Dienstfahrrad auch zur Privatnutzung überlässt. Der Förderzeitraum für die steuerfreie Überlassung eines E-Bikes gilt von 2019 bis 2030! Voraussetzung ist erneut, dass die Überlassung zusätzlich zum Arbeitslohn geschieht. Außerdem ist auch das kostenlose elektrische Aufladen eines E-Bikes, das nicht als KFZ einzustufen ist, bis 2030 ein steuerfreier Service des Arbeitgebers. Möchte man als Arbeitgeber dem Mitarbeiter das Fahrrad schenken, kann der Arbeitgeber die Steuer dabei pauschal mit 25% übernehmen. Das ist im Jahressteuergesetz 2019 geregelt. Bei der Überlassung eines E-Bikes als Dienstfahrrad, das als Kraftfahrzeug gilt, ist hingegen die 1-Prozent-Methode anzuwenden.
1-Prozent-Methode: Der Arbeitnehmer versteuert pauschal 1 Prozent vom Bruttolistenneupreis des Fahrrads (oder des Dienstwagens), wenn er das Fahrzeug privat nutzen darf. Ausnahme: Für E-Bikes und E-Autos, die nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2022 dem Arbeitnehmer überlassen wurden, gelten Vergünstigungen: maßgeblich ist nur die Hälfte des Bruttolistenneupreis. Das bedeutet, dass nur 0,5% pauschal versteuert werden.
Bei E-Autos, die eine Fahrleistung von mindestens 60 Kilometer erreichen, gilt der Förderzeitraum dabei bis zum 31.12.2024. Wenn die E-Autos Fahrleistung mindestens 80 Kilometer erreichen, gilt der Zeitraum der Förderung sogar bis zum 31.12.2030. Zu beachten: Wenn die Kohlenstoffemission pro gefahrenen Kilometer 50 Gramm nicht übersteigt, ist die Mindestreichweite unerheblich.
Was gilt beim Firmenwagen? Wenn der Arbeitgeber einem Angestellten einen Dienstwagen kostenlos oder verbilligt auch für private Fahrten zur Verfügung stellt, ist das ein steuer- und beitragspflichtiger Vorteil. Wie hoch dieser geldwerte Vorteil ist, kann entweder nach der 1-Prozent-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.
Wenn ein Unternehmer einen Firmenwagen least, muss er die Leasingraten nach dem Gewerbesteuergesetz anteilig dem Gewerbeertrag hinzurechnen. Das Jahressteuergesetz sieht hier Vergünstigungen für Halter umweltfreundlicher Fahrzeuge vor: Bei ab 1.1.2020 abgeschlossenen Leasingverträgen für E-Autos oder auch für Hybridelektrofahrzeuge, fließen in die Hinzurechnung nur 50% der Leasingraten ein.
Sowohl Dienstwagen als auch Jobrad können im Rahmen einer Barlohnumwandlung anstelle des entsprechenden Barlohns an den Arbeitnehmer überlassen werden. Das ist möglich, sofern das Fahrzeug dem Arbeitgeber gehört und er es dem Angestellten auch zur privaten Nutzung überlässt. Meist wird eine teilweise oder komplette Übernahme der Leasingraten durch den Mitarbeiter vereinbart. Aufgrund der wirksamen 1-Prozent-Regelung oder des Fahrtenbuchs entstehen dann in den meisten Fällen sowohl steuer- als auch sozialversicherungsrechtliche Vorteile.
Wie kann man mit einem Firmenrad den Lohn optimieren?
Der Arbeitgeber überlässt seinem Angestellten bereits seit 2017 ein E-Bike, das nicht schneller als 25 km/h fährt und das er nicht nur für den Arbeitsweg, sondern auch privat nutzen darf. Der Listenpreis des Fahrrads beträgt 2.500 Euro. Die Leasingrate liegt bei 50 Euro. Der Arbeitnehmer verzichtet für das Dienstrad auf monatlich 50 Euro seines Arbeitslohns. Der Mitarbeiter hat dann einen geldwerten Vorteil von 25 Euro(1% von 2.500 Euro), der versteuert werden muss. Übrigens: Das gleiche Vorgehen ist auch bei einem Dienstwagen möglich.
Ergebnis: Der Mitarbeiter verdient 3.000 Euro brutto im Monat. Da er aufgrund der Leasingrate auf 50 Euro im Monat verzichtet, bezieht er nun 2.950 Euro. Durch den geldwerten Vorteil erhöht sich der Bruttolohn auf 2.975 Euro. Im Ergebnis ergibt sich für den Mitarbeiter also ein um 25 Euro geringeres Steuerbrutto.
Achtung: Handelt es sich um ein E-Bike, das der Arbeitgeber ab 2019 seinem Angestellten überlasst, sind die neuen Steuerbegünstigungen zu beachten. Der bei der Berechnung des geldwerten Vorteils zu berücksichtigende Bruttoneupreis wird halbiert. Der geldwerte Vorteil beträgt daher nur 12,50 Euro, weshalb das Steuerbrutto noch geringer ausfällt.
Wird das E-Bike ab dem 1.1.2020 überlassen, wird der für die Berechnung des geldwerten Vorteils maßgebende Bruttoneupreis sogar geviertelt. Der geldwerte Vorteil beträgt dann beispielsweise nur 6,50 Euro.
Bei E-Bikes die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzustufen sind, gelten bei der Bewertung des geldwerten Vorteiles übrigens die Regelungen für E-Autos: Für Fahrräder, die vom 1.1.2019 bis 31.12.2030 überlassen werden, erfolgt dann ab 2020 ebenfalls ein Ansatz mit einem Viertel der Bemessungsgrundlage.
Steuervorteile bei Nutzfahrzeugen dank Jahressteuergesetz 2019: Wenn ein Unternehmer 2020 ein neues elektrisch betriebenes Nutzfahrzeug oder ein E-Lastenfahrrad erwirbt, kann er diese Anschaffung nicht nur linear abschreiben, wie dies nach dem Einkommenssteuergesetz möglich ist, sondern es gibt nun mit dem Jahressteuergesetz 2019 auch die Möglichkeit einer 50-prozentigen Sonderabschreibung.
Fazit
Für Arbeitgeber gibt es verschiedene Möglichkeiten Angestellte steuer- und beitragsfrei bei der Mobilität zu unterstützen. Die vom Gesetzgeber seit Anfang 2019 geförderten umweltschonenden Verkehrsmittelvarianten sind dabei besonders attraktive Arbeitgeberleistungen. Dadurch können Sie den Arbeitslohn so optimieren, dass Sie als Arbeitgeber weniger Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen und Ihre Angestellten mehr vom Bruttolohn erhalten. Dies ist für beide Seiten eine Win-Win-Situation.
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mit dem ganz pragmatischen Blickwinkel „Was bedeutet das ganz konkret für mich?“ sowohl zu aktuellen gesetzlichen Änderungen als auch zu den Grundlagen des Arbeitgeberlebens. Keine unverständlichen Gesetzestexte, keine bürokratischen Abhandlungen.
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