ELStAM: Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

ELStAM für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beziehen sich auf Faktoren wie die Steuerklasse oder die Freibeträge. Seit dem Jahr 2014 müssen diese nicht mehr in Papierform belegt werden. Stattdessen wird über das ELStAM-Verfahren die Übermittlung der wichtigen Informationen für die Berechnung der Abzüge vereinfacht. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) für die Lohnabrechnung

ELStAM steht für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale, die für die Lohnabrechnungen von Arbeitnehmer:innen berücksichtigt werden müssen.

Konkret handelt es sich dabei um diese Merkmale:

• Die Steuerklasse
• Die Anzahl der Kinderfreibeträge
• Die generellen Freibeträge
• Die Kirchensteuerabzugsmerkmale

Diese Merkmale stellt die Finanzverwaltung Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen zu elektronischen Abruf bereit, damit diese bei der Abrechnung der Lohnsteuer der Arbeitnehmer:innen berücksichtigt werden können.

Durch das vereinfachte Verfahren reichen Arbeitgeber:innen nur noch wenige Informationen von Arbeitnehmer:innen, um die Lohnsteuerabrechnung korrekt vorzunehmen.

Diese Informationen müssen dem Arbeitgeber beziehungsweise der Arbeitgeberin vorliegen:

• Das Geburtsdatum
• Die steuerliche Identifikationsnummer
• Die Information, ob es sich um ein Hauptarbeitsverhältnis oder Nebenarbeitsverhältnis handelt

Über das ELStAM-Verfahren können mit diesen Daten alle wichtigen Informationen für die Lohnsteuerabrechnung bereitgestellt.

Bei Änderungen der Informationen erhalten Arbeitgeber:innen eine entsprechende Mitteilung von der Finanzverwaltung.

Der Sinn hinter ELStAM ist also die vereinfachte Bereitstellung und der erleichterte Informationsfluss wichtiger Daten für die korrekte Lohnsteuerabrechnung.

Zuständigkeiten im Rahmen von ELStAM

Wie erwähnt, werden Arbeitgeber:innen bei Änderungen der Daten informiert. Dabei kommt es aber auf die Änderungen an und wer für die Mitteilung zuständig ist.

Die Finanzverwaltung ist für folgende Aspekte zuständig:

• Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Speicherung der Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Bereitstellung von Änderungslisten

Für die folgenden Aspekte tragen hingegen die Gemeinden die Verantwortung:

• Melderechtliche Änderungen
• Übermittlung der melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung

Den rechtlichen Rahmen für die Lohnsteuerabzugsmerkmale bilden das Einkommensteuergesetz (EstG), die Abgabenordnung (AO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Der Lohnsteuerabzug ohne steuerliche Identifikationsnummer

Jede steuerrelevante Person in Deutschland erhält eine Steuer-Identifikationsnummer. Diese Nummer ist einmalig und nicht austauschbar. Sie besteht sogar über den Tod hinaus.

Hat ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin aber noch keine steuerliche Identifikationsnummer, muss der Lohnsteuerabzug anhand der voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgen. Der oder die Arbeitgeber:in muss sich also die notwendigen Informationen von dem oder der Arbeitnehmer:in einholen und den Lohnsteuerabzug entsprechend selbst berechnen.

Das kann beispielsweise dann passieren, wenn ein:e zugezogene Arbeitnehmer:in aus dem Ausland noch keine Steuer-ID erhalten hat.

Dieser Prozess darf aber nicht länger als drei Monate anhalten. Nach spätestens drei Monaten muss also die steuerliche ID vorliegen. Anschließend müssen die Lohnsteuerabzüge gegebenenfalls korrigiert werden.

Anmeldung von Arbeitnehmer:innen

Für die Anmeldung von Arbeitnehmer:innen im ELStAM-Verfahren benötigen Arbeitgeber:innen eine entsprechende Software für die Lohnabrechnung oder eine Anmeldung in Mein ELSTER, um dort die Arbeitgeberfunktion für ELStAM zu verwenden.

Mit den bereits genannten Informationen über den Arbeitnehmer beziehungsweise die Arbeitnehmerin lässt sich so die Anmeldung einfach über die erwähnten Wege vornehmen.

Im Falle einer Sperre des elektronischen Abrufs muss eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vom Finanzamt vorgelegt werden. Diese Bescheinigung muss vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin selbst beantragt werden. Anschließend muss der oder die Arbeitgeber:in über die Aufhebung der Sperre informiert werden.

Ist die Sperre aufgehoben, kann die Anmeldung wie beschrieben vorgenommen werden.

Die ELStAM werden spätestens fünf Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Dabei gilt auch der Samstag als Werktag. Ist nach Ablauf dieser Zeit keine Anmeldung möglich, können sich Arbeitgeber:innen direkt über den Verarbeitungsstand oder mögliche Probleme erkundigen.

Auskunft zur elektronischen Lohnsteuerkarte

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale können in Form der elektronischen Lohnsteuerkarte abgerufen werden.

Dabei wird zwischen vier Vorgehensweisen unterschieden:

Die Bereitstellung der Daten nach einer Neuanmeldung von Arbeitnehmer:innen zum Verfahrenseinstieg bei Betriebsneugründungen.

Die Bereitstellung der Daten nach der Anmeldung eines einzelnen Arbeitnehmers beziehungsweise einer Arbeitnehmerin.

Bei Änderungen, wie beispielsweise Steuerklassenwechsel oder Beantragung von Freibeträgen, die Bereitstellung von geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmalen einzelner Arbeitnehmer:innen.

In diesem Fall ist der oder die Arbeitgeber:in dazu verpflichtet, die Änderungsliste für die Lohnabrechnung heranzuziehen. Es gibt einen Service in Mein ELSTER, mit dem sich Arbeitgeber:innen per E-Mail automatisch über Änderungen der ELStAM informieren lassen können.

Abschließend gibt es noch die Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer:innen im laufenden Verfahren. Diese werden in Form einer Bruttoliste bereitgestellt. Um diese einsehen zu können, muss ein Antrag beim Finanzamt, das für die Betriebsstätte verantwortlich ist, gestellt werden.

Die Bereitstellung der Änderungslisten

Änderungslisten werden immer bis zum fünften Werktag des folgenden Monats verfügbar gemacht. Auch in diesem Fall gilt der Samstag als ein Werktag.

Eine Anfrage zum Verarbeitungsstand ist in diesem Zeitraum zwar möglich, aber nicht unbedingt erwünscht. Die Finanzverwaltung empfiehlt stattdessen, die Änderungslisten auch dann aufzurufen, wenn keine Meldung per E-Mail erfolgt ist.

Bei anhaltenden technischen Problemen darf aber auch immer als Alternative mit den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen gerechnet werden. Bei ausstehenden Änderungen würden diese dann in dieser Form berücksichtigt. Das ist aber nur für höchstens drei Monate erlaubt. Danach müssen die Änderungen übernommen werden.