Elektronische
Entgeltunterlagen
Inhaltsverzeichnis
Bestimmte Entgeltunterlagen müssen ab dem 1. Januar 2022 elektronisch vorgehalten werden. Es gibt für Arbeitgeber:innen jedoch eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Hier lesen Sie das Wichtigste auf einen Blick.
Entgeltunterlagen nach BVV zukünftig elektronisch
Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, welche Entgeltunterlagen Arbeitgeber:innen vorhalten müssen. Wichtig sind diese Unterlagen unter anderem für die Betriebsprüfung. Aus ihnen geht hervor, ob die von Arbeitgeber:innen vorgenommenen versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilungen korrekt sind. Im Zuge der Digitalisierung sollen diese Unterlagen zukünftig – ab dem 1. Januar 2022 – elektronisch vorgehalten werden. So sieht es das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vor. Zu diesen Unterlagen gehören im Sinne der BVV unter anderem folgende:
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
- Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen,
- Anträge von Aushilfen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit,
- Unterlagen zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht und zu einer Entsendung,
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen,
- Immatrikulationsbescheinigungen von Hochschulen bei Werkstudent:innen sowie
- der Nachweis der Elterneigenschaft.
Übergangsfrist für elektronische Entgeltunterlagen
Zum 1. Januar 2022 tritt die Neuregelung in Kraft, jedoch gibt es eine Übergangsfrist. Arbeitgeber:innen können sich beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen.
Arbeitshilfe: Musterschreiben zur Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen
Für die Zeit bis 2026 können sich Arbeitgeber:innen auch rückwirkend von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Dazu müssen sie einen entsprechenden Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen. Dies ist grds. mit einer formlosen E-Mail unter Angabe der Betriebsnummer möglich. Die entsprechenden Kontaktdaten der einzelnen Prüfbezirke finden Sie auf dieser Seite der Deutschen Rentenversicherung.
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