Einmalzahlungen
Überblick, Beispiele und Sonderfälle

Was sind Einmalzahlungen überhaupt? Ein Überblick

Einmalzahlungen sind – entsprechend der Bedeutung ihres Namens – Zahlungen, die Arbeitnehmer:innen einmalig und zusätzlich zu ihrem regulären Gehalt oder Lohn erhalten. Deshalb fallen sie steuerrechtlich in die Kategorie der Sonderzuwendungen und werden dort als „sonstige Bezüge“ bezeichnet. Die Bezeichnungen „Einmalzahlung“ oder „einmalige Zuwendung“ stammen aus dem Sozialversicherungsrecht. Klassische Beispiele für Einmalzahlungen sind u. a.:

• Urlaubsgeld
• Jahresprämien
• Weihnachtsgeld
• Gewinnbeteiligungen
• Einmalige Abfindungen
• Gratifikationen jeglicher Art
• Ein 13. oder 14. Monatsgehalt
• Zuwendungen im Rahmen eines Betriebsjubiläums

Arbeitnehmer:innen haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Einmalzahlungen. Unternehmen können daher freiwillig entscheiden, ob sie ihrer Belegschaft diese Sonderzuwendungen genehmigen oder nicht. Rechtlich fußen sie jedoch in den meisten Fällen auf entsprechenden Regelungen, die in Arbeits- sowie Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder im Rahmen von Gesamtzusagen oder betrieblichen Übungen getroffen wurden.

Einmal beschlossen, dürfen Angestellte im Zuge des Gleichberechtigungsgesetzes außerdem nicht willkürlich von Einmalzahlungen ausgenommen werden.

Die Lohnsteuerpflicht bei Einmalzahlungen

Da Einmalzahlungen aus Sicht des Steuerrechts sonstige Bezüge darstellen, unterliegen sie der Steuerpflicht und müssen daher im Zuge der Lohnsteuerzahlung korrekt ausgewiesen werden. Doch wie wird die dafür fällige Steuer korrekt berechnet? Hier lohnt sich ein Blick ins Einkommensteuergesetz – genauer § 38a Abs. 3. Dort heißt es:

„Vom laufenden Arbeitslohn wird die Lohnsteuer jeweils mit dem auf den Lohnzahlungszeitraum fallenden Teilbetrag der Jahreslohnsteuer erhoben, die sich bei Umrechnung des laufenden Arbeitslohns auf einen Jahresarbeitslohn ergibt. Von sonstigen Bezügen wird die Lohnsteuer mit dem Betrag erhoben, der zusammen mit der Lohnsteuer für den laufenden Arbeitslohn des Kalenderjahres und für etwa im Kalenderjahr bereits gezahlte sonstige Bezüge die voraussichtliche Jahreslohnsteuer ergibt.“

Um im Fall von Einmalzahlungen zum korrekten Lohnsteuerabzug zu gelangen, wird die gesamte Lohnsteuer eines Jahres betrachtet. Die Berechnung selbst erfolgt in drei Schritten:

1. Die Ermittlung der Lohnsteuer: Als Basis dient hier der steuerpflichtige Jahreslohn, den ein:e Arbeitnehmer:in voraussichtlich verdienen wird. Sonstige Bezüge, die im laufenden Monat evtl. anfallen, werden zunächst nicht berücksichtigt. Die sonstigen Bezüge bzw. Einmalzahlungen der vorangegangenen Monate müssen jedoch mit einbezogen werden.
2. Addition des sonstigen Bezugs: Nun wird die Einmalzahlung des laufenden Abrechnungsmonats zum Lohn addiert. Anschließend erfolgt die Berechnung der Jahreslohnsteuer auf Basis der Jahrestabelle.
3. Bildung der Differenz: Abschließend wird von der Jahreslohnsteuer inklusive der sonstigen Bezüge der Jahreslohnsteuerbetrag ohne Einmalzahlungen abgezogen. Aus dieser Differenz geht schließlich die Lohnsteuer hervor, die für den jeweiligen sonstigen Bezug fällig wird. Darauf aufgeschlagen werden unter Umständen der Solidaritätszuschlag sowie – je nach Konfession des:der Angestellten – die Kirchensteuer.

Beitragsermittlung im Fall von beitragspflichtigen Einmalzahlungen

In der Sozialversicherung wird grundsätzlich das sogenannte „Entstehungsprinzip“ angewendet. Demnach muss die Abführung von Beiträgen bereits erfolgen, sobald der:die Empfänger:in einen Anspruch auf diese hat und nicht erst, wenn die Beiträge ausgezahlt werden. Bei Einmalzahlungen sieht es dagegen anders aus. Hier greift das „Zuflussprinzip“ – bedeutet, dass die Beitragspflicht erst zum Zeitpunkt der Auszahlung entsteht. Daher werden Einmalzahlungen immer dem Gehaltsmonat angerechnet, in dem ihre Auszahlung stattfindet. Selbst wenn der vorangegangene Abrechnungszeitraum noch nicht abgerechnet wurde, wird die Einmalzahlung diesem dennoch zugeordnet. Grundsätzlich gilt, dass Einmalzahlungen aller Art der Sozialversicherungspflicht unterliegen – jedoch nur, wenn das Gehalt die in der Sozialversicherung geltende Beitragsbemessungsgrenze nicht sowieso schon übersteigt.

Um zu ermitteln, ob und in welcher Höhe Beiträge im Fall von Einmalzahlungen an die Sozialversicherung abgeführt werden müssen, dient die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze als Grundlage. Im Jahr 2024 liegt die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung bei 62.100 Euro. Sie wird bis zu dem Monat berücksichtigt, in dem der:die Angestellte die jeweilige Sonderzahlung erhält. Als Berechnungsbasis werden in diesem Fall die Sozialversicherungstage herangezogen. Die konkrete Rechnung lautet:

Jährliche Beitragsbemessungsgrenzen : 360 x Anzahl bereits verstrichener Sozialversicherungstage

Zeiträume, in denen keine Beiträge gezahlt wurden (z. B. bei der Auszahlung von Krankengeld, Anstellung bei anderen Unternehmen etc.), werden nicht berücksichtigt. Doch was passiert, wenn Angestellte im Laufe eines Jahres mehrere Einmalzahlungen erhalten? Angenommen ein:e Mitarbeiter:in erhält im Juli Urlaubsgeld und im November zusätzlich Weihnachtsgeld. Dann wird bei der Ermittlung der Beitragspflicht im Zuge der Weihnachtsgeldauszahlung ebenfalls die erste Sonderzahlung im Juli berücksichtigt. Bestand bei dieser bereits eine Beitragspflicht, wird die Juli-Zahlung einfach zur aktuellen Gehaltsauszahlung hinzugerechnet. Doch genug der Theorie. Wie sieht die Beitragsermittlung im Detail aus?

Rechenbeispiel für mehrere Einmalzahlungen in einem Kalenderjahr (alle Angaben gelten für 2024):

Der Angestellte A arbeitet seit dem 1. Januar 2023 bei dem Unternehmen U (Unternehmenssitz ist in den alten Bundesländern). A verdient monatlich 5.100 Euro. Im laufenden Kalenderjahr erhält er im Juli Urlaubsgeld in Höhe von 1.000 Euro und im November noch einmal Weihnachtsgeld in Höhe von 2.000 Euro. Hieraus ergeben sich unterschiedliche Beitragspflichten in der Sozialversicherung:

1. Beitragspflicht mit Blick auf das Urlaubsgeld

Die Sozialversicherungstage belaufen sich bis Ende Juli auf 210. Daraus ergibt sich für die Jahresbeitragsbemessungsgrenze bei der Krankenversicherung:

• 62.100 Euro : 360 x 210 = 36.225 Euro

Im Falle der Rentenversicherung (Beitragsbemessungsgrenze der RV: 90.600 Euro) sieht die Rechnung folgendermaßen aus:

• 90.600 Euro : 360 x 210 = 52.850 Euro

Das laufende Gehalt bis einschließlich Juli beträgt 35.700 Euro (5.100 Euro x 7). Der Angestellte A liegt 525 Euro unter der Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung sowie 17.150 Euro unter der Grenze der Rentenversicherung.

Auswirkungen auf das Urlaubsgeld

525 Euro des Urlaubsgeldes fließen in Form von Beiträgen an die Krankenkasse. Der Rest von 475 Euro ist hingegen beitragsfrei. Mit Blick auf die Rentenversicherung fallen für das komplette Urlaubsgeld Beiträge an.

2. Beitragspflicht im Falle des Weihnachtsgeldes

Bis Ende November wird hier mit insgesamt 330 Sozialversicherungstagen gerechnet. Dadurch liegt die Beitragsbemessungsgrenze im Hinblick auf die Krankenkasse bei:

• 62.100 Euro : 360 x 330 = 56.925 Euro

Die Bemessungsgrenze dieser Einmalzahlung bei der Rentenversicherung ergibt:

• 90.600 Euro : 360 x 330 = 83.050 Euro

Durch das laufende Gehalt (inklusive November) in Höhe von 56.100 Euro und dem beitragspflichtigen Anteil des Juli-Urlaubsgeldes (525 Euro) liegen die Gesamteinkünfte nun bei 56.625 Euro. Dadurch befindet sich der Angestellte A 300 Euro unter der Krankenversicherungsbemessungsgrenze.

In Sachen Rentenversicherung ergeben sich daraus folgende Daten. Bei einem laufenden Gehalt von 56.100 Euro bis einschließlich November sowie dem hundertprozentig beitragspflichtigen Urlaubsgeld in Höhe von 1.000 Euro aus dem Juli liegt der Angestellte A bei Gesamteinkünften in Höhe von 56.200 Euro erneut unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Für das Weihnachtsgeld lässt sich daraus Folgendes ableiten:

• Die Krankenversicherung hat für 300 Euro des Weihnachtsgeldes Anspruch auf Beiträge.
• Der Rest von 1.700 Euro ist beitragsfrei.
• Für die Rentenversicherung gilt wie schon beim Urlaubsgeld: Das komplette Weihnachtsgeld unterliegt der Beitragspflicht.

Sonderfall: Die Märzklausel

Sie greift bei Einmalzahlungen, die Angestellten innerhalb des ersten Quartals eines Kalenderjahres (also bis einschließlich März) ausgezahlt werden. Das Besondere dieser Klausel ist, dass die besagten Zahlungen in der Regel dem letzten Monat (normalerweise Dezember) des vorangegangenen Jahres zugerechnet werden. Um bei Einmalzahlungen von der Märzklausel Gebrauch machen zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Das Beschäftigungsverhältnis bei ein und demselben Unternehmen besteht bereits seit dem vergangenen Jahr.
2. Der:die Mitarbeiter:in überschreitet im laufenden Kalenderjahr bereits die Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung.

Eine Beispielrechnung macht die Funktionsweise der Märzklausel deutlich:

Die Angestellte B arbeitet seit dem 1. Oktober 2023 bei dem Unternehmen U und verdient monatlich 4.800 Euro. Im März 2024 wird ihr schließlich eine Gratifikation von 1.800 Euro ausgezahlt. Bis einschließlich März hat B im laufenden Jahr 14.400 Euro verdient. Durch die Einmalzahlung von 1.800 Euro belaufen sich ihre gesamten Einkünfte auf 16.200 Euro. Mit 90 Sozialversicherungstagen beträgt die Jahresbemessungsgrenze bei der Krankenversicherung (62.100 Euro : 360 x 90) 15.525 Euro. Dadurch liegen die Gesamteinkünfte der Angestellten B im 1. Quartal bereits 675 Euro über der Beitragsbemessungsgrenze. Daher muss die Einmalzahlung in Prämienform nicht ans laufende, sondern an das bereits verstrichene Kalenderjahr (genauer dem Abrechnungsmonat Dezember) angerechnet werden.

Auswirkungen von Einmalzahlungen auf den Mindestlohn

Laut zwei Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) dürfen einmalige Zuwendungen an den gesetzlichen Mindestlohn angerechnet werden. Voraussetzung ist allerdings, dass die Einmalzahlung als eine Art Gegenleistung für die Arbeit des:der Angestellten fungiert. Handelt es sich dagegen um eine Zuwendung im Rahmen eines Betriebsjubiläums, wird dieser Zweck verfälscht. Auch ein (tarif-)vertraglich festgelegtes Urlaubsgeld darf in diesem Sinn nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden. Dieses Geld müssen Arbeitgeber:innen am Ende zusätzlich zahlen.

Auch die Zahlungsempfänger stehen in der Pflicht

Zusammengefasst sind Einmalzahlungen für Arbeitgeber:innen auf der einen Seite eine gute Möglichkeit, um ihre Angestellten durch finanzielle Anreize an das eigene Unternehmen zu binden. Auf der anderen Seite müssen sich die Angestellten wiederum bewusst sein, dass es sich bei diesen sonstigen Bezügen um steuerpflichtige Zahlungen handelt, die dem Finanzamt korrekt offengelegt werden müssen.