Digitaler Lohnnachweis 2024 für die Berufsgenossenschaft

Empfänger des digitalen Lohnnachweises: die gesetzliche Unfallversicherung

Bei den Sozialversicherungen fällt die gesetzliche Unfallversicherung aus der Reihe: Die Beiträge werden allein von den Unternehmern gezahlt und nicht, wie sonst üblich, anteilig auch vom Bruttolohn der Arbeitnehmer abgezogen. Träger der Unfallversicherungen sind die Berufsgenossenschaften. Jeder Unternehmer, der Arbeitnehmer beschäftigt, ist ein Zwangsmitglied in einer Berufsgenossenschaft. Es bestehen neun gewerbliche Genossenschaften, die nach Branchen gegliedert sind sowie eine landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft.

Die Berufsgenossenschaften kümmern sich nicht nur um die Prävention von Arbeitsunfällen und die Rehabilitation der Verletzten. Sie übernehmen auch das Haftungsrisiko bei Arbeitsunfällen des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer. Die gesetzliche Unfallversicherung kommt daher einer Haftpflichtversicherung von Unternehmen gleich. Allerdings mit dem Unterschied, dass Berufsgenossenschaften keinen Gewinn erzielen und mit den Beiträgen lediglich die jährlichen Kosten (Umlagesoll) gedeckt werden.

Wie werden die Beiträge für den Lohnnachweis berechnet?

Die Beiträge werden für jedes Unternehmen individuell berechnet. Dafür sind drei Bestandteile wesentlich: Die Beitragsberechnung orientiert sich erstens an dem Umlagesoll der Berufsgenossenschaft. Zweitens nach den Lohnkosten des Unternehmens und drittens nach dem Gefahrtarif des Unternehmens.

• Das Umlagesoll: Das Umlagesoll beschreibt die jährlichen Aufwendungen der Berufsgenossenschaft. Er bildet die Basis für die von den Mitgliedern der Berufsgenossenschaft einzufordernden Beiträge, denn die Kosten werden auf alle Mitglieder der jeweiligen Berufsgenossenschaft umgelegt.
• Lohnkosten: Die Beitragshöhe orientiert sich auch nach den Arbeitsentgelten aller Beschäftigten eines Unternehmens. Die Höhe der Lohnkosten, die Sie als Arbeitgeber aufbringen, bestimmt also zum wesentlichen Teil den Beitrag an die Unfallversicherung. Welche Entgeltarten dabei beitragsrelevant sind und welche nicht, können Sie dem Arbeitsentgeltkatalog des Spitzenverbands der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) entnehmen.
• Gefahrtarif: Der dritte Faktor bei der Beitragsberechnung ist der Gefahrtarif. Maßgebend hierfür ist, welchem Gewerbezweig Ihr Unternehmen zugeordnet ist. Die Berufsgenossenschaften berechnen auf Basis einer statistischen Verlaufsbeobachtung der Unfallgefahr die Gefahrenklasse einer Branche. Die Gefahrenklassen sind in jeweiligen Tarifkatalogen der verschiedenen Berufsgenossenschaften einzusehen. Sie werden spätestens nach sechs Jahren erneuert.

Hinweis: Welchem Gewerbezweig Ihr Unternehmen angehört, regelt der so genannte Veranlagungsbescheid. Falls Sie glauben, dieser ist nicht mehr aktuell, sollten Sie das Ihrer Berufsgenossenschaft melden. Dies kann bspw. der Fall sein, wenn sich der Unternehmensgegenstand seit der Anmeldung Ihres Unternehmens geändert hat. Gegebenenfalls ändert sich dadurch der Veranlagungsbescheid und damit auch Ihr Gefahrtarif.

Digitaler Lohnnachweis 2024: Abgabefrist und Meldevorschriften

Als Arbeitgeber haben Sie die Pflicht einen Lohnnachweis, auch Entgeltnachweis genannt, an Ihre Berufsgenossenschaft abzugeben. Dieser dient als Grundlage für die Berechnung Ihres Beitrags an die Unfallversicherung und muss spätestens bis zum 16. Februar nach Ablauf eines Kalenderjahres eingereicht werden. Beispiel: Der Lohnnachweis für das Jahr 2024 muss bis zum 16. Februar 2025 eingereicht werden.

Hinweis: Seit dem 1. Januar 2019 ist das Meldeverfahren digital. Einreichen müssen Sie den Lohnnachweis künftig mit einer Online-Lohnabrechnung oder einer Lohnabrechnungssoftware, die eine digitale Schnittstelle nutzt. Über die Schnittstelle wird der digitale Lohnnachweis bequem an den Unfallversicherungsträger vermittelt. Falls Ihr Unternehmen keine Lohnabrechnungssoftware oder einen Online-Dienst benutzt, sollten Sie für das Meldeverfahren eine Ausfüllhilfe wie sv.net benutzen. Der „analoge“ Entgeltnachweis wurde somit abgeschafft.

Diese Angaben müssen einen Lohnnachweis enthalten:

• Die Betriebsnummer Ihres Unfallversicherungsträgers.
• Ihre Unternehmensnummer.
• In Bezug auf die Gefahrtarifstellen:
• Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt.
• Die geleisteten Arbeitsstunden.
• Die Anzahl der Arbeitnehmer.

Zusätzlich werden technische Merkmale übertragen, die es den Unfallversicherungsträgern ermöglichen, die meldende/abrechnende Stelle und weitere Absenderdaten zu identifizieren. Eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe ist vorgesehen, um manuell erzeugte Daten zu übermitteln.

Beim Ausfüllen des Lohnnachweises müssen Sie die folgenden Punkte beachten:

• Gefahrenklassen: Die Löhne der Angestellten sind je nach Art der Tätigkeit und Zuordnung zu den Unternehmensteilen den unterschiedlichen Gefahrenklassen zuzuordnen. Das Gleiche gilt für die Einkommen der gesetzlich versicherten Unternehmer sowie für die Versicherungssummen pflichtversicherter oder freiwillig versicherter Unternehmer: Auch sie sind den entsprechenden Gefahrenklassen zuzuordnen.
• Arbeitsstunden: Zudem müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden angegeben werden. Für einen in Vollzeit beschäftigten Angestellten kann dabei ein Durchschnittssatz von 1570 Arbeitsstunden pro Jahr angegeben werden. Dieser Durchschnittsatz ist der sogenannte Vollarbeiterrichtwert. Bei Angestellten, die in Teilzeit arbeiten oder nicht ganzjährig tätig sind, muss ein entsprechender prozentualer Anteil des Vollarbeiterrichtwerts angegeben werden.
• Wertguthaben: Sofern Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Wertguthabenvereinbarung getroffen haben, gilt: Lohn, der nicht sofort ausgezahlt wird, sondern in das Wertguthaben eingezahlt wird, muss zum Zeitpunkt der Einzahlung im Lohnnachweis gemeldet werden. Bei späterer Auszahlung des Wertguthabens, muss dieses Entgelt dann nicht mehr an die Unfallversicherung berichtet werden. Der Beitrag wurde dann ja schon bezahlt.
• Landwirtschaftliche Sozialversicherung: Für Angestellte in landwirtschaftlichen Unternehmen sind nur die Felder „Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers“ und „Gefahrtarifstelle“ auszufüllen. Grund: Für die Landwirtschaftliche Sozialversicherung gelten die für die gewerblichen Berufsgenossenschaften üblichen Meldevorschriften nicht.

Achtung: Falls Sie als Arbeitgeber den digitalen Lohnnachweis nicht liefern, diesen zu spät einreichen oder falsche Angaben machen, schätzt der Unfallversicherungsträger die für den Lohnnachweis notwendigen Angaben. Diese Schätzung fällt meist höher und damit zum Nachteil des Unternehmers aus. Zusätzlich kann ein Bußgeld von bis zu 2.500 EUR verhängt werden.

Es ist also empfehlenswert, sich rechtzeitig um den digitalen Lohnnachweis 2023 zu kümmern und beim Meldeverfahren sorgfältig vorzugehen. Am besten ist, Sie pflegen die notwendigen Daten bequem mit einer Online-Lohnabrechnung ein, die die Daten dann einfach an die zuständige Berufsgenossenschaft weiterleiten kann. So sparen Sie sich Mühen und eventuelle Bußgelder.