Compliance und
Guidelines

Compliance Bedeutung

Unter Compliance versteht man die Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Regelungen und Richtlinien in einem Unternehmen. Werden diese verletzt, kann das eine persönliche Schadensersatzhaftung für die Geschäftsleitung zur Folge haben.

Zu den Pflichten des Compliance-Managements gehört beispielsweise die arbeitsrechtliche Einhaltung der Datenschutz-Auflagen. Des Weiteren muss das Unternehmen im Rahmen von Compliance aber auch für die Einhaltung von steuer– und handelsrechtlichen Bestimmungen sorgen.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen Compliance?

Bei Verstößen gegen Compliance im Unternehmen hängen die Konsequenzen davon ab, wie schwerwiegend der Verstoß ist.

Ein Reputationsverlust und Geschäftseinbußen sind die geringsten Konsequenzen, mit denen ein Unternehmen rechnen muss. Die Strafen reichen von Geldstrafen über Schadensersatz bis zu einem Strafverfahren.

Für Manager:innen und Geschäftsführer:innen, die für die Verstöße verantwortlich oder daran beteiligt sind, können die Konsequenzen auch persönlich ausfallen und von Geldstrafen bis zu einer Freiheitsstrafe reichen.

Complianceverstöße liegen dann vor, wenn gegen Gesetze und vom Gesetzgeber festgelegte Regelungen verstoßen wird. Dazu gehören unter anderem Verstöße gegen Datenschutzgesetze oder auch der unlautere Wettbewerb, wie die Bildung von Kartellen oder Preisabsprachen unter Konkurrenten.

Compliance-Management im Unternehmen einführen

Ein Compliance-Management im eigenen Unternehmen zu etablieren, ist mit ein wenig Aufwand verbunden. Allen voran steht die Definition von Compliance für das eigene Unternehmen und die Entscheidung, wie das Management aussehen soll, inklusive des verfügbaren Budgets.

Wichtig ist auch, die Kompetenzen des Compliance-Managements festzulegen. Am besten funktioniert das, wenn das Compliance-Management wie ein Projekt behandelt wird. Dabei wird mit einer Projektleitung und einem Projektplan gearbeitet.

Die Vorgehensweise des Compliance-Managements sollte so aussehen, dass mit einem zuvor festgelegten Dokumentationsverfahren Defizite, Regelverstöße und Fehlverhalten festgehalten werden. Anschließend werden diese dokumentierten Vorfälle aufgearbeitet und nach Lösungen gesucht, um diese in Zukunft zu vermeiden.

Dabei können auch Dinge festgehalten werden, die kein Regelverstoß sind, aber kurz davor stehen, einer zu sein oder einen anderen Regelverstoß hervorrufen könnten. Schließlich soll das Compliance-Management auch der Prävention von weiteren Regelverstößen dienen.

Die im Compliance-Management entschiedenen Maßnahmen werden in den betrieblichen Regelprozess aufgenommen, um ähnliche Verstöße in Zukunft zu vermeiden.

Durch die stetigen Veränderungen in Gesetzen und auch in der Arbeitsweise, ist das Compliance-Management ein ständiger Prozess, der niemals abgeschlossen ist.

Compliance Richtlinien

Die Compliance Richtlinien sind zwar nicht verpflichtend vorgeschrieben, es gibt aber bestimmte Regelungen, die für Unternehmen aller Größen und in allen Branchen sinnvoll sind. Das sind die wichtigsten Compliance Richtlinien:

Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex ist auch als Code of Conduct bekannt. Ein Verhaltenskodex bildet die Basis für Compliance in einem Unternehmen.

Er besteht unter anderem aus den Werten, für die ein Unternehmen steht. Im Verhaltenskodex sind vor allem die Regelungen für den Umgang miteinander und mit bestimmten Situationen festgelegt.

Der Verhaltenskodex gilt aber nicht nur intern, sondern auch für externe Partnerschaften. Durch den Verhaltenskodex soll nicht nur ein einheitlicher, korrekter Umgang miteinander geschaffen werden, sondern er trägt auch den Ruf des Unternehmens nach außen.

Für Verstöße gegen den Verhaltenskodex enthält er bereits mögliche Konsequenzen und Empfehlung für das Verhalten bei einer Missachtung der Compliance Richtlinien und Compliance Regeln im Unternehmen.

Datenschutz

Für den Datenschutz gibt es zwar klare Regeln von Bund und EU, unter anderem in Form der DSGVO, aber diese geben nicht vor, wie innerhalb eines Unternehmens die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Deshalb benötigt jedes Unternehmen ein eigenes Regelwerk für den Datenschutz und den Umgang mit Informationen.

Dazu gehören eigene IT-Richtlinien und auch Regelungen für die Datensicherheit bei der Erstellung und Ausstellung von Gehaltsabrechnungen.

Gleichberechtigung

Die Regeln für die Gleichbehandlung aller Angestellten sind zwar extern vorgegeben, aber die Gleichberechtigung und Diversität kann individuell gestaltet werden.

Dazu gehören Richtlinien betreffend Diskriminierung, Belästigung und Mobbing. Diese Richtlinien gelten im gesamten Unternehmen, von ganz oben bis ganz unten in der Hierarchie.

Gesundheit und Sicherheit

Sicherheit am Arbeitsplatz ist ein heikles Thema, da es zwar Gesetze für die Arbeitssicherheit gibt, aber diese nur generelle Vorgaben machen. Die Umsetzung bleibt den Unternehmen überlassen.

Im Rahmen von Compliance sollten Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter:innen ein Thema sein. Hier werden alle Regelungen und Vorgaben festgelegt, die dafür sorgen, dass der Betrieb ein sicheres Umfeld ist.

Das können beispielsweise vorgeschriebene Warnschilder und Absperrungen für bestimmte Bereiche sein oder auch Vorgaben wie die, dass niemand auf Geräten oder Regalen herumklettert.

Kommunikation

Wir leben im digitalen Zeitalter. Smartphones machen es möglich, jederzeit miteinander in Kontakt zu treten. Social Media ermöglicht es uns, mit völlig fremden Menschen zu kommunizieren.

Deshalb muss Compliance heutzutage auch Regeln für die Kommunikation sowohl intern als auch extern vorgeben.

Beispiele sind Regelungen für die Kommunikation in sozialen Netzwerken insbesondere auf den Kanälen des Unternehmens oder auch generelle Kommunikationsrichtlinien, wann welche Form der Kommunikation verwendet werden soll, damit die Angestellten oder Führungskräfte sich nicht durchgehend gegenseitig anrufen.

Sinnvoll ist beispielsweise eine Gliederung anhand der Dringlichkeit, die dann in die unterschiedlichen Kommunikationswege wie Telefon, E-Mail und Chat unterteilt wird.

Compliance-Vorschriften und relevante Informationen

Die relevanten Informationen für Compliance werden im besten Fall über die internen Kanäle des Unternehmens verbreitet. Ab einer gewissen Größe ist es zudem sinnvoll, Compliance-Beauftragte zu ernennen, die für die Einhaltung der Compliance Richtlinien zuständig sind.

Die Compliance-Vorschriften können auch in einem Newsletter verbreitet werden oder über speziell angesetzte Compliance-Veranstaltungen direkt mit allen Angestellten kommuniziert werden.

Compliance-Regel: Beispiel

Häufig sind es die eher unscheinbaren Dinge, die Compliance benötigen, damit alle Beteiligten wissen, wo die Grenzen liegen.

Ein Beispiel dafür ist das Geschenk von Geschäftspartner:innen an eine:n Mitarbeiter:in. Wissen die Mitarbeiter:innen im Unternehmen, ob sie das Geschenk annehmen dürfen? Und wenn ja, von welchem Wert darf das Geschenk sein?

Wissen die Geschäftspartner:innen, ob Geschenke an die Mitarbeiter:innen okay sind?

Die Vorgabe für den Umgang mit solchen Situationen ist Aufgabe von Compliance. So kann beispielsweise eine Wertgrenze festgesetzt werden.

Spätestens seit dem Whistleblower-Vorfall sind in diesem Bereich schnell Vermutungen der Bestechung in den Raum gestellt. Klare Richtlinien in Compliance können dem vorbeugen.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für Compliance liefern unterschiedliche Gesetze.

Zum einen gibt es die internationalen Richtlinien, die besagen, dass auch die Vorschriften anderer Länder berücksichtigt werden müssen. Besonders wichtig sind dabei der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) und der UK Bribary Act, die gegen Korruption vorgehen.

Auf nationaler Ebene ist vor allem der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) zu beachten. Dieser liefert Vorschriften zur Überwachung börsennotierter Unternehmen und Empfehlungen zur Unternehmensführung.

Im Finanz- und Versicherungswesen müssen sich an das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) und die EU-Geldwäscherichtlinien halten. Das Geldwäschegesetz (GwG) verlangt beispielsweise die genaue Prüfung von Geschäftspartner:innen als Compliance Maßnahme.

Risiken und Präventionspflichten

Compliance ist nicht nur eine optionale Vorgabe, sondern verpflichtet alle Beteiligten, sich daran zu halten. Bei Verstößen kann es zu hohen Geldstrafen oder auch Schadensersatzklagen kommen. Sogar Freiheitsstrafen sind möglich.

Compliance dient der Verminderung von Risiken und ist – obwohl nur für börsennotierte Unternehmen verpflichtend – sinnvoll für jedes Unternehmen.

Compliance schützt bei klar definierten Regelungen unter anderem vor:

• Datenschutzverletzungen
• Diskriminierung
• Geldwäsche
• Kartellbildung
• Korruption
• Steuerhinterziehung
• Unlauteren Wettbewerb
• Verstöße gegen den Arbeitsschutz
• Verstöße gegen Umweltstandards

Warum ist Compliance für Unternehmen wichtig?

Compliance Regelungen sind deshalb für Unternehmen in allen Größen und allen Branchen so bedeutsam, weil sie vor schwerwiegenden Regelverstößen auf nationaler und internationaler Gesetzesebene schützen.

Da sich nicht jede Person allen gesetzlichen Regeln bewusst ist und selbst Arbeitgeber:innen nicht alle Vorschriften kennen können, die überall beschlossen und in unregelmäßigen Abständen abgeändert oder erneuert werden, dient Compliance im Unternehmen dazu, alle wichtigen Vorschriften unter einen Hut zu bringen.

Dazu gehören beispielsweise Regelungen zur Gleichbehandlung, dem Umweltschutz oder dem Arbeitsschutz, die bei einem Verstoß nicht nur Imageschäden einbringen, sondern sehr teuer werden können.

Compliance bietet deshalb einige Vorteile:

• Das vorzeitige Erkennen von Verstößen und deren Verhinderung
• Die Einhaltung der Gesetze
• Schutz vor Strafzahlungen
• Verhinderung von Reputationsverlust
• Attraktivität für Bewerber:innen, Geschäftspartner:innen und Investor:innen