Betriebsprüfung:
Keine Panik vor dem Betriebsprüfer

Was ist eine Betriebsprüfung und wer kann geprüft werden?

Eine Betriebsprüfung ist eine Kontrolle des Finanzamts, die im Außendienst durchgeführt wird und der Überprüfung der Buchführung der steuerzahlenden Unternehmen bzw. Personen dient. Die Rechtsgrundlage der Betriebsprüfung bildet die Betriebsprüfungsverordnung. Sie beinhaltet die Regeln der Organisation und Durchführung der Betriebsprüfung.

Von einer Betriebsprüfung können Unternehmen, aber auch Selbstständige betroffen sein – in Ausnahmefällen auch Privatpersonen. Welche Unternehmen geprüft werden, ist von unterschiedlichen Kriterien abhängig, jedoch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit für eine Prüfung mit der Größe des Unternehmens. Gilt ein Unternehmen als Großbetrieb, ist eine regelmäßige Betriebsprüfung wahrscheinlich.

Allerdings prüfen Sachbearbeiter des Finanzamts genau, welche Unternehmen für eine Prüfung infrage kommen. Dafür bedarf es eines konkreten Verdachtes, der die Prüfung rechtfertigt. Mehren sich Auffälligkeiten, wird eine Betriebsprüfung umso wahrscheinlicher. Darunter fallen:

• Unstimmigkeiten bei Umsatz, Gewinn und Kosten
• Zahlen, die nicht zu den Vorjahreswerten oder Richtwerten für Unternehmen der jeweiligen Branche und Größe passen
• starke Umsatzschwankungen.
• Zuwachs des Vermögens, ohne die nötigen Einnahmen
• Nachzahlungen bei vergangenen Betriebsprüfungen

Wie oft findet eine Betriebsprüfung statt und wie lange dauert sie?

Eine Betriebsprüfung kann jederzeit stattfinden, allerdings muss den Unternehmen die Prüfung mit einer angemessenen Vorlaufszeit angekündigt werden. Diese liegt bei Großbetrieben etwa bei vier Wochen, bei Kleinbetrieben bei zwei Wochen. Bei Kleinbetrieben dauert eine Betriebsprüfung außerdem kürzer, etwa ein bis zwei Tage. Bei Großbetrieben kann sie teilweise einige Wochen dauern.

Was für Zeiträume werden bei einer Betriebsprüfung mit einbezogen?

In der Regel umfasst die Betriebsprüfung die letzten drei zusammenhängenden Jahre. Der Prüfungszeitraum kann aber auch länger oder kürzer ausfallen. Das ist z. B. dann der Fall, wenn ein Prüfer 2021 eine Prüfung anordnet und bisher nur die Jahre 2016 bis 2018 beim Finanzamt eingegangen sind. Der:die Prüfer:in darf nur Steuererklärungen prüfen, die bereits beim Finanzamt eingegangen sind.

Wo findet die Betriebsprüfung statt?

Die Betriebsprüfungsordnung legt fest, dass eine Prüfung im Unternehmen selbst stattzufinden hat. Wenn die Prüfung nicht im Unternehmen stattfinden soll, müssen Sie dies schriftlich und plausibel begründen. Ein Platzproblem wird der:die Prüfer:in i. d. R. akzeptieren. Die Alternativen zu einer Prüfung im Unternehmen sind:

1. Die Prüfung in der Kanzlei des Steuerberaters oder der Steuerberaterin: Sie profitieren hierbei von der Erfahrung des Steuerberaters oder der Steuerberaterin mit Betriebsprüfungen. Der Nachteil ist, dass die Prüfung in der Kanzlei kostspielig ist.
2. Die Prüfung im Finanzamt: Sie bringen hierfür alle relevanten Unterlagen ins Finanzamt. Ein Nachteil könnte sein, dass der Prüfer sich im Finanzamt mehr Zeit nimmt, die Unterlagen gründlich zu prüfen und so eher auf Unstimmigkeiten stößt.

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?

Umsatzsteueraußenprüfung

Auch bei der Umsatzsteueraußenprüfung ist der Name Programm. Der Prüfer kontrolliert hier die korrekte Abführung der Umsatzsteuer und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug.

Kassen-Nachschau

Im Jahr 2018 wurde die Kassen-Nachschau neu eingeführt. Sie dient dazu, Kassenmanipulation zu vermeiden. Bei dieser Prüfung darf der Prüfer des Finanzamts unangekündigt erscheinen, um das Kassenbuch zu prüfen.

Umsatzsteuer-Nachschau

Bei der Umsatzsteuer-Nachschau darf der Prüfer ebenso wie bei der Kassen-Nachschau unangekündigt auf der Matte stehen. Gründe für eine Umsatzsteuer-Nachschau können u. a. sein:

• besonders hohe Vorsteuererstattungen
• häufiger Wechsel zwischen Umsatzsteuerzahlungen und Vorsteuererstattungen
• Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen
• starke Umsatzabweichungen vom Branchendurchschnitt

Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung

Neben dem Finanzamt kann auch die Rentenversicherung eine Betriebsprüfung veranlassen. Hier wird kontrolliert ob Sozialabgaben, Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung und Abgaben zur Künstlersozialkasse ordnungsgemäß abgeführt wurden.

Überprüfung durch die Zollbehörde

Zollbehörden überprüfen in regelmäßigen Abständen Unternehmen, die am Außenwirtschaftsverkehr teilhaben. Dabei werden die Abgabenhöhen für Zölle und Verbrauchssteuern sowie die Einhaltung anderer Außenhandelsvorschriften geprüft.

Checkliste: Benötigte Unterlagen für den:die Betriebsprüfer:in

Es empfiehlt sich, im Vorfeld der Betriebsprüfung bereits die Unterlagen zusammenzutragen, die im Rahmen der Prüfung benötigt werden. Vor allem sollten folgende Unterlagen parat gehalten werden:

• Anlagenverzeichnis
• Arbeitsverträge
• Buchungsbelege
• Darlehensverträge
• Fahrtenbücher
• Gesellschaftsverträge
• Gewinnermittlung
• Kassenbuch
• Kaufverträge
• Konten bei EDV-Buchführung
• Leasingverträge
• Miet- und Pachtverträge
• Unterlagen zu betrieblichen Konten
• Verträge mit Angehörigen

Pflicht zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung der Rentenversicherung ab 2023

Ab dem 1.1.2023 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, Pflicht für die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung. Doch was heißt das für Unternehmen? Die euBP bedeutet nichts anderes, als dass die Daten zur Entgeltabrechnung von Arbeitgeber:innen zukünftig elektronisch an den:die Prüfende:n übermittelt werden. Das Verfahren wird bereits seit 2014 genutzt, war bisher allerdings freiwillig.

Verfügen Unternehmen nicht über geeignete Voraussetzungen zur euBP (z. B. ein elektronisches Entgeltabrechnungsprogramm), besteht die Möglichkeit, mittels eines formlosen Antrags eine Befreiung von der euBP bis längstens 2026 zu erwirken.

Betriebsprüfung vor Ort kann entfallen

Die euBP der Rentenversicherung läuft wie eine „normale“ Betriebsprüfung ab mit dem Unterschied, dass einige Daten dem:der Prüfer:in elektronisch übermittelt werden. Dazu gehören:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers,
• Unterlagen zu erstattenden Meldungen,
• Unterlagen zum versicherungsrechtlichen Status,
• Unterlagen im Rahmen einer Arbeitnehmerentsendung und
• Unterlagen zur Zugehörigkeit der Krankenkasse.

Die elektronische Übermittlung beschleunigt die Prüfung und kann sogar dazu führen, dass eine Prüfung vor Ort entfällt, wenn sich aus den übermittelten Daten keine weiteren Prüfungsaspekte ergeben.

Die Unterlagen zur Finanzbuchhaltung müssen nicht elektronisch übermittelt werden. Dies kann allerdings sinnvoll sein, wenn Sie die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung vor Ort reduzieren möchten.

Hinweise zur Datenübermittlung bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

• Da der:die Betriebsprüfer:in eine spezielle Software zum Auslesen der Daten nutzt, müssen Sie bei der Übermittlung einige Punkte beachten:
• Reichen Sie jedes Dokument einzeln und nicht in einem Dokument zusammengefasst ein.
• Sie müssen gewährleisten, dass die Daten ort- sowie systemunabhängig aufgerufen werden können.
• Datensätze der Krankenkasse müssen in dem von der Krankenkasse übermittelten Format gesendet werden. Für alle andere Dokument dürfen folgende Formate verwendet werden: PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF.
• Für den Dateinamen gilt eine Zeichenbegrenzung von 64 Zeichen. Er darf diese Zeichen nicht enthalten: Sonderzeichen, Leerzeichen, Komma, Punkt, ß sowie Umlaute.