Arbeitsplatz und Arbeitsmittel

Auf einen Coworking Space auszuweichen ist wiederum nicht in jeder Region so einfach, wie sich das anhört – die modularen Arbeitsplätze „to go“ liegen zwar im Trend, das heißt aber noch lange nicht, dass jede mittelgroße oder Kleinstadt Ihnen dann auch eine gute Auswahl bietet. Im Jahr 2016 gab es weltweit erst rund 11.100 Coworking Spaces – es kommen zwar dank wachsender Zahlen der digitalen Arbeitsnomaden übergreifend weitere hinzu. Doch auch in Deutschland sind schickere größere Workspaces mit vielen Möglichkeiten bisher vor allem in Großstädten und Ballungszentren anzutreffen.

Wenn Sie hier für sich oder Mitarbeitende einen guten Platz ergattern, bekommen Sie Ihr lokales Business-Netzwerk gleich mitgeliefert. Kleinere Start-ups und Selbstständige sowie „remote“ arbeitende Angestellte können in einem Coworking Space ganz flexibel Arbeitsplätze und Infrastruktur anmieten: So entstehen neue Communities, Networking wird branchenübergreifend gefördert. Für Coworking Spaces werden großflächige offene Büros mit Telefonkabinen und einzeln anmietbaren Meetingräumen kombiniert, einige Spaces vermieten zusätzlich auch geschlossene einzelne Räume als feste Adresse und fast alle nutzen ihre Räumlichkeiten für regionale Events und Business-Happenings, Vorträge und Meet-ups.

Der Aufwand für Kommunikation und Abstimmung steigt, wenn Ihre Team-Mitglieder in unterschiedlichen Städten an Coworking-Orten arbeiten – aber auch dann, wenn sich alle gemeinsam in einem Coworking Space zusammenfinden. Die Arbeit im locker organisierten Coworking Space ist nicht jedermanns Sache, so wie auch Großraumbüros in Unternehmen nicht allen gefallen: Wer viele Telefonate führt, trotz digitaler Technik Produkte oder Papiere transportieren muss oder auf rundum flexible Zeiteinteilung auch außerhalb genormter Öffnungszeiten angewiesen ist, wird in einem Coworking Space wahrscheinlich auf Dauer nicht froh.

Das heimische Büro bietet diese Freiheiten, ohne zusätzliche Kosten. Mobil arbeiten vom Home-Office aus klingt daher zunächst nach einer rundum idealen Einstiegslösung für Arbeitsplatz und Arbeitsmittel für Ihre ersten Mitarbeiter*innen – doch ist es tatsächlich so unkompliziert, wie es klingt?

Laut einer aktuellen Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW) arbeiten nur zwölf Prozent aller Arbeitnehmer*innen 2019 in Deutschland ganz oder teilweise vom Home-Office aus – und dass, obwohl 40 Prozent theoretisch von zu Hause aus arbeiten könnten und gern würden. Die Unternehmen selbst sind noch nicht bereit, teils aufgrund traditioneller Führungsmodelle und dem Wunsch nach Aufsicht, teils weil man digital noch nicht so weit ist, Daten sicher remote bereit zu stellen und virtuell zusammen zu arbeiten.

Es ist für alle Beteiligten ein Lernprozess, die Kontrolle abzugeben und ergebnisorientiert zu arbeiten – statt darauf zu beharren, dass Mitarbeitende zu bestimmten Stunden an einem bestimmten Platz sitzen und starr Vorgegebenes tun.

Eine Umfrage von „AirBnB for Work“ vom Jahresende 2018 ermittelte, dass 83 Prozent der Deutschen sich im Home-Office für genauso produktiv wie im Büro halten.

Das berichtet Horizont.net und nennt als einen der Gründe, dass kleinere Workspaces beliebter als Großraumbüros sind. Befragt wurden naturgemäß eher Menschen, die beruflich auf Reisen gehen und daher bei AirBnB for Work registriert sind – eine Zielgruppe, die ihre mobile Produktivität besser einschätzen kann als Angestellte und Vorgesetzte, die das Thema nur theoretisch betrachten.

Ohnehin hängen die schwankenden Ergebnisse der Umfragen zum Home-Office sehr davon ab, wer die Fragen beantwortet hat. Wenn mehr als 850 Geschäftsführer und Personalverantwortliche von Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom befragt werden, stellt man beispielsweise gleich mal vorsorglich mit fest, dass die durchgeführte Umfrage tatsächlich repräsentativ für die Gesamtwirtschaft sei: Laut „Bitkom Research“ setzen aktuell nur 4 von 10 Unternehmen auf die Möglichkeit, Mitarbeiter auch von zuhause aus arbeiten zu lassen – 46 Prozent der in dieser Befragung erfassten Unternehmen gehen aber davon aus, dass der Anteil ihrer Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, in den kommenden fünf Jahren steigen wird. Die anderen rund 50 Prozent erwarten einen konstant bleibenden Anteil.

Die Details der Ausstattung von Arbeitsplatz und Arbeitsmittel sind dann wieder Verhandlungssache und sollten ebenfalls schriftlich vereinbart werden.

Außerdem gilt: Sobald ein Arbeitsplatz im Home-Office dauerhaft genutzt wird, unterliegt er den Arbeitsschutzbestimmungen. Je nach Aufgabe können dann zum Beispiel bestimmte Vorgaben hinsichtlich der Büromöbel, der Raumgröße sowie zur Beleuchtung greifen – ebenso wie Vorgaben zu Bildschirmgeräten, Tastatur und Software. Als Unternehmer*in müssen Sie zudem die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen überwachen und regelmäßig überprüfen.

Nur sehr wenige Firmen stellen ergonomische Möbel oder sorgen für ein zusätzliches Budget, mit dem diese angeschafft werden können, ergab eine Umfrage unter 1.000 Mitarbeiter*innen. Ein rückenschonender Stuhl oder ein höhenverstellbarer Tisch sind allerdings ebenso wie ein hochwertiges Notebook und die entsprechende Software eine wesentliche Grundlage für die erfolgreiche Arbeit im Home-Office.

Wir empfehlen, von Anfang an festzulegen, dass Ihr Team sich auch „live“ trifft und zwar regelmäßig und zu festgelegten Zwecken, um sich und die gemeinsamen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und zu einer Firmenmannschaft zusammenzuwachsen, auch wenn ein Coworking Space oder das Home-Office der Arbeitsplatz der Wahl für alle ist.

Es lohnt sich, diese Vereinbarungen professionell aufzusetzen und jedes Detail zu beachten: Werden gleichlautende Home-Office Regelungen für alle Mitarbeitenden getroffen, ist nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf (10.09.2014 – 12 Sa 505/14) die Beendigung der Home-Office-Beschäftigung nämlich nicht mehr ohne weiteres möglich.

Sie sollten sich daher rechtlich beraten lassen und dafür sorgen, dass Ihre Vereinbarungen so flexibel sind wie Sie selbst – wenn Ihr Business wächst, möchten Sie ganz nach Bedarf ins Coworking oder in eigene Räume wechseln können, ohne dass Mitarbeitende sich rechtlich gegen die Aufgabe eines gewohnten Platzes auf dem heimischen Sofa wehren können.

Als die Person mit der unternehmerischen und finanziellen Verantwortung sollten Sie sich solche Optionen grundsätzlich offenhalten: Denn nur wenn Ihre Firma blüht und gedeiht, gibt es schließlich langfristig überhaupt Arbeitsplätze, über deren Location man sich Gedanken machen kann.