Wiederkehrende Rechnungen – ein Schlüssel für Ihren Businesserfolg

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen sind die regelmäßigen Zahlungen eines festen Betrags, die Dienstleister:innen ihren Kund:innen in Rechnung stellen. Dieses Modell kommt häufig zum Einsatz, um über einen längeren Leistungszeitraum hinweg eine gleichbleibende Leistung zu einem festen Preis zu garantieren.

Beispiele hierfür sind u.a.:

• Mietzahlungen: Monatliche Miete für Büroräume, Werkstätten oder Ladenflächen.
• Abonnementsgebühren: Für Software-as-a-Service (SaaS)-Produkte, Zeitschriftenabonnements, Mitgliedschaften in Fitnessstudios oder Online-Plattformen.
• Lizenzgebühren: Regelmäßige Zahlungen für die Nutzung von urheberrechtlich geschützten Medien, Software oder Patenten.
• Wartungsverträge: Monatliche oder jährliche Gebühren für die regelmäßige Wartung und Instandhaltung von Geräten, Software oder Fahrzeugen.
• Telekommunikations- und Internetdienste: Monatliche Rechnungen für Mobilfunk, Festnetz, Internet und Kabel-TV.
• Energieversorgung: Strom, Gas, und Wasserrechnungen, die in der Regel monatlich oder vierteljährlich anfallen.
• Versicherungsprämien: Monatliche oder jährliche Zahlungen für verschiedene Versicherungen wie Haftpflicht, Kfz, Gesundheit oder Lebensversicherung.
• Managed IT-Services: Monatliche Gebühren für IT-Support, Cloud-Speicher, Datensicherung und andere IT-Dienstleistungen.
• Content-Subscription-Modelle: Zahlungen für den Zugang zu digitalen Inhalten wie Streaming-Diensten für Musik, Filme und Serien.
• Leasingraten: Monatliche Zahlungen für das Leasing von Fahrzeugen, Ausrüstung oder anderen Gütern.

Diese Modelle schaffen eine Win-win-Situation: Sie haben regelmäßige Einnahmen, und Ihre Kunden wissen genau, was wann finanziell auf sie zukommt.

Voraussetzungen für wiederkehrende Rechnungen

Für wiederkehrende Rechnungen gelten laut Gesetzgeber die gleichen Pflichtangaben wie für einmalige Rechnungen, deren Höhe sich ständig ändert. Dazu gehören:

• Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer enthalten.
• Rechnungsdatum: Das aktuelle Rechnungsdatum ist Pflicht.
• Aufschlüsselung der Leistungen: Sie müssen die erbrachten Leistungen detailliert auflisten.
• Umsatzsteuer: Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, muss die Umsatzsteuer separat in Euro und mit dem geltenden Umsatzsteuersatz ausgewiesen werden.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID): Ihre USt.-ID muss ebenfalls auf der Rechnung stehen.

Obwohl es nicht zu den Pflichtangaben gehört, ist es ratsam, ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist auf der Rechnung anzugeben. Das verhindert Missverständnisse und hilft, den Überblick über Zahlungen zu behalten.

Der Unterschied zwischen wiederkehrenden und einmaligen Rechnungen

Der wesentliche Unterschied zwischen wiederkehrenden und einmaligen Rechnungen liegt in der Wiederholung. Bei einmaligen Rechnungen erstellen Sie jedes Mal eine neue Rechnung, während bei wiederkehrenden Rechnungen vieles gleich bleibt. Kundeninformationen, Adressen, Rechnungsbeträge und Rechnungspositionen ändern sich nicht.

Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware bei wiederkehrenden Rechnungen

Wer wiederkehrende Rechnungen manuell erstellt, braucht viel Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern. Zum Beispiel kann es leicht passieren, dass Rechnungsnummern oder -daten nicht aktualisiert werden. Zudem besteht die Gefahr, den Überblick über wiederkehrende Zahlungen zu verlieren.

Eine Buchhaltungssoftware kann Serienrechnungen automatisiert erstellen und so eine enorme Erleichterung bieten:

• Zeitersparnis: Sie müssen nicht bei jeder wiederkehrenden Rechnung ein neues Dokument erstellen. Die Software erledigt das für Sie und beschleunigt Ihren Rechnungsprozess
• Überblick: Die Software behält den Überblick über bereits versendete Ausgangsrechnungen und offene Posten.
• Mahnungen: Sie können säumigen Kund:innen automatisch Mahnungen schicken, sei es per Post oder E-Mail.

So erstellen Sie wiederkehrende Rechnungen bzw. Serienrechnungen mit Lexware Office

Fazit

Wiederkehrende Rechnungen stellen ein essentielles Instrument für Unternehmer:innen dar, die in regelmäßigen Zeitabständen dieselbe Dienstleistung oder Produktlieferung an ihre Kunden zu einem unveränderten Preis anbieten, wie etwa bei Rahmenverträgen üblich. Die effizienteste Methode, solche Rechnungen zu generieren, bietet der Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Das bringt nicht nur eine bedeutende Zeitersparnis mit sich, sondern gewährleistet auch die Genauigkeit und Vollständigkeit aller erforderlichen Angaben auf Ihren Rechnungen. Zudem hilft die Software Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Debitoren bzw. Kunden zu bewahren und sicherzustellen, dass keine Rechnungsstellung vergessen wird.