Weihnachtsfeier absetzen

Weihnachtsfeier, Firmenfeier, Betriebsausflug: Was gilt als Betriebsveranstaltung?

Von einer Betriebsveranstaltung spricht man dann, wenn die Feier betrieblich ist. Veranstaltet wird sie von dem:der Arbeitgeber:in oder vom Betriebsrat bzw. Personalrat. Die Teilnehmenden sind überwiegend die eigenen Arbeitnehmenden und ggf. deren Begleitpersonen.

Wichtig ist der gesellige Charakter der Veranstaltung. Eine reine Geschenkübergabe reicht also nicht aus. Auch der besondere Anlass macht die Zusammenkunft zu einer Betriebsveranstaltung – z. B. das Firmenjubiläum, die Weihnachtsfeier und der Betriebsausflug.

Unter diesen Bedingungen bleibt die Weihnachtsfeier steuerfrei

Damit die Teilnahme am Fest für die Arbeitnehmer:innen lohnsteuerfrei bleibt, sind drei Bedingungen zu beachten:

• Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Arbeitnehmer:innen offenstehen.
• Pro Jahr sind maximal zwei Veranstaltungen steuerlich begünstigt.
• Es gilt eine Obergrenze von 110 Euro pro Teilnehmer:in.

Maximal zwei Veranstaltungen

Pro Kalenderjahr sind zwei Betriebsveranstaltungen lohnsteuerfrei. Die Begrenzung bezieht sich nicht auf die Veranstaltung, sondern auf die Arbeitnehmenden. Das heißt: Ein:e Arbeitnehmer:in kann pro Kalenderjahr an zwei steuerlich begünstigten Feiern teilnehmen. Ab der dritten Betriebsveranstaltung gilt dann die Lohnsteuerpflicht.

Wenn Arbeitnehmende aufgrund ihrer dienstlichen Funktion an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen, zählt der auf sie entfallende Kostenanteil nicht als Arbeitslohn. Besucht also z. B. die Geschäftsführerin eines großen Unternehmens die Weihnachtsfeiern der verschiedenen Abteilungen, gilt für sie die Obergrenze nicht.

Freibetrag von 110 Euro

Damit die Teilnahme lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die Kosten pro Arbeitnehmer:in die Höchstgrenze von 110 Euro nicht überschreiten. Grundlage für die Berechnung sind dabei die Bruttoausgaben für das Betriebsfest, also einschließlich Umsatzsteuer. Zu den Ausgaben zählen z. B. Speisen und Getränke, Fahrtkosten sowie Aufwendungen für Musik und den äußeren Rahmen.

Weihnachtsfeier absetzen: So gehen Sie vor

Um eine Betriebsveranstaltung steuerlich korrekt abzusetzen, müssen Sie die Zuwendungen pro Arbeitnehmer:in berechnen. Dazu gehen Sie in drei Schritten vor:

1. Zählen Sie alle Ausgaben für die Veranstaltung zusammen (inklusive Umsatzsteuer). Nicht zu berücksichtigen sind die Selbstkosten des Arbeitgebers. Dazu gehören z. B. die Buchhaltungskosten zur Erfassung der Aufwendungen oder die Ausgaben für den Wasserverbrauch in den eigenen Räumen.
2. Ermitteln Sie auf dieser Grundlage die Zuwendungen pro Kopf. Teilen Sie dazu die Gesamtkosten durch die Anzahl der Teilnehmer:innen. Wichtig: Es zählen alle Personen, die bei der Veranstaltung anwesend waren. Die Anzahl der Einladungen oder Anmeldungen ist für die Berechnung unerheblich.
3. Im letzten Schritt ermitteln Sie die Kosten pro Arbeitnehmer:in. Wenn Begleitpersonen bei der Betriebsveranstaltung dabei waren, sind ihre Pro-Kopf-Ausgaben dem bzw. der jeweiligen Arbeitnehmenden zuzurechnen. Vorsicht: Damit kann der Freibetrag von 110 Euro möglicherweise überschritten werden.

Rechenbeispiel

Eine Firma lädt die Belegschaft mit Begleitpersonen zu einer Weihnachtsfeier ein. Die Gesamtkosten betragen 8.000 Euro. Insgesamt haben 50 Arbeitnehmer:innen teilgenommen, 30 von ihnen hatten ein Begleitperson dabei. Pro Kopf betragen die Aufwendungen also 100 Euro.

8.000 Euro (Gesamtkosten) : 80 (Anzahl Teilnehmer:innen) = 100 Euro (Kosten pro Kopf)

Pro Kopf liegen die Kosten zwar unter 110 Euro. Aber: Für die Berechnung des Freibetrags schlägt das Finanzamt der Zuwendung an den:die Arbeitnehmer:in auch die Kosten für die Begleitperson hinzu. Die Betriebsveranstaltung ist also nur für die 20 Arbeitnehmenden lohnsteuerfrei, die ohne Begleitung an der Weihnachtsfeier teilgenommen haben. Die Zuwendungen der 30 Arbeitnehmenden, die mit Begleitperson am Fest teilgenommen haben, betragen insgesamt 200 Euro und überschreiten damit den Freibetrag.

Was ist, wenn die Ausgaben den Freibetrag übersteigen?

Bis zum Freibetrag von 110 Euro ist die Zuwendung an die Arbeitnehmenden steuerfrei – für alles, was darüber hinausgeht, muss der:die Arbeitgeber:in Lohnsteuer abführen. Im oben genannten Beispiel sind das 90 Euro pro Arbeitnehmer:in:

200 Euro (Kosten Arbeitnehmer:in + Begleitperson) – 110 Euro (Freibetrag) = 90 Euro

Wie muss der Differenzbetrag versteuert werden?

Der Betrag, der die Freigrenze übersteigt, ist lohnsteuerpflichtig. Arbeitgeber:innen haben zwei Möglichkeiten diesen Differenzbetrag zu versteuern:

• Versteuerung nach dem individuellen Lohnsteuersatz des Arbeitsnehmers bzw. der Arbeitsnehmerin
• Lohnsteuerpauschalierung von 25 %: Die pauschale Besteuerung ist nur möglich, wenn die Veranstaltung allen Arbeitnehmenden der Firma offensteht. Für Arbeitgeber:innen kann diese Option von Vorteil sein, da in diesem Fall keine Beiträge zur Sozialversicherung gezahlt werden müssen.