Umsatzsteuer: Wann sind es 7%, wann 19% und warum?

Umsatzsteuer wird immer nur durchgereicht – vorher aber verrechnet

Für Existenzgründer:innen ist diese die wichtigste Information: Umsatzsteuer wird von Ihnen nur „durchgereicht“ ans Finanzamt. Wenn Sie welche zahlen, weil sie auf Eingangsrechnungen ausgewiesen wird, gehört sie auch nicht zu den betrieblichen Kosten. Wenn Sie Umsatzsteuer mit berechnen, gehört diese auch nicht zu den Einnahmen.

Umsatzsteuer beträgt normalerweise 19%, wenn es um Dienstleistungen geht. Sobald es sich aber um die die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten handelt, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben – so wie es bei Text und Design der Fall ist – sinkt sie auf 7% und Sie dürfen auch nur diese sieben Umsatzsteuer-Prozente berechnen.

Die von Ihnen eingenommene Umsatzsteuer gehört immer dem Finanzamt beziehungsweise dem Staat. Sie können von dieser Summe jene Umsatzsteuer wieder abziehen, die Sie selbst gezahlt haben, wenn Sie betriebliche Ausgaben hatten. Die verbleibende Summe wird je nach Höhe Ihres Gewinns entweder jährlich, vierteljährlich oder monatlich ans Finanzamt gemeldet und bezahlt: Das ist die berühmte Umsatzsteuervoranmeldung.

Umsatzsteuer-Prozente erklärt an einem Beispiel

So funktioniert die Umsatzsteuer: Für jeden steuerpflichtigen Umsatz fallen 19% von dem Nettoerlös an, der als Bemessungsgrundlage dient. Wenn Sie als Kleinunternehmer:in erfolgreich waren und zukünftig selbst Umsatzsteuer berechnen werden oder einfach als frischgebackene:r Gründer:in gerade mit dem Schreiben von Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer loslegen, dann hilft Ihnen das folgende Beispiel beim Verständnis des Prinzips Umsatzsteuer:

Sie verkaufen beispielsweise eine Dienstleistung von 20 Stunden zu einem Stundensatz von 50 Euro an einen Kunden, stellen am Ende also 1.000 Euro in Rechnung. Darauf fallen wie gesetzlich vorgeschrieben 19% Umsatzsteuer an (wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst, dann muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung stehen). Diese 19% schlagen Sie auf die Rechnung auf. Sie berechnen also 1.190,00 Euro und müssen dann die 190,00 Euro Umsatzsteuer bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt weiterreichen.

Im gleichen Monat oder Quartal kaufen Sie sich aber auch ein Tablet für 357,00 Euro: Genau genommen für 300 Euro zuzüglich 57 Euro Umsatzsteuer, denn auch auf Tablets fallen die 19% an.

Diese gezahlte Umsatzsteuer wird nun von der weiterzureichenden abgezogen. Das geht so: 190 eingenommene MwSt abzüglich 57 Euro Umsatzsteuer vom Tablet sind 133 Euro, die mit der nächsten Umsatzsteuermeldung angegeben und ans Finanzamt gezahlt werden.

Urheberrechte übertragen, verringerten Umsatzsteuersatz berechnen

Dann wäre da noch die Sonderregelung von nur 7% Umsatzsteuer auf urheberrechtlich Geschütztes. Der ermäßigte Regelsteuersatz von 7% Umsatzsteuer greift immer dann, wenn es um die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten geht, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben.

Das betrifft urheberrechtlich geschützte Texte, Grafiken, Bilder, Zeitungsartikel, Screendesigns, Webtexte, Broschüren und so weiter – von der im Ghostwriting verfassten Rede bis zum Blogbeitrag im Auftrag. Jede solche kreative Dienstleistung wird mit 7% Umsatzsteuer versteuert.

Das klingt zunächst einfach. Es kann aber immer dann zusätzliche Fragen aufwerfen, wenn gar nicht klar ist, ob wirklich urheberrechtlich geschützte Werke entstanden sind. Unter Webdesign verstehen beispielsweise viele Menschen das Aufsetzen einer Website mit WordPress und fertigen Templates, das ist aber keine kreative Eigenleistung, sondern eine technische Dienstleistung.

In so einem Fall kann es sein, dass Steuersätze für verschiedene Tätigkeiten kombiniert werden. Bei der Erstellung einer Website zum Beispiel fallen 7% auf die kreative Leistung für ein individuell entwickeltes Screendesign an und 19% für das Einrichten des Redaktionssystems. Das muss dann aber auch getrennt abgerechnet bzw. jeweils mit ausgewiesener Umsatzsteuer versehen werden.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass hat weit über 700 Seiten und ist damit für Steuerlaien nicht unbedingt ein praxisnahes Arbeitsmittel . Im Zweifelsfall sollten Sie Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin fragen. Denn sonst laufen Sie Gefahr, dass das Finanzamt sich die fehlenden Umsatzsteuer-Prozente bei Ihnen zurückholt, wenn 19% hättest berechnet werden sollen und nur 7% genommen wurden.

Was ist der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer?

Die Begriffe „Mehrwertsteuer“ (MwSt.) und „Umsatzsteuer“ (USt.) werden oft als Synonyme verwendet. Die korrekte Bezeichnung ist seit der Einführung des Umsatzsteuergesetzes im Jahr 1973 aber Umsatzsteuer. Als Unternehmer:in verwenden Sie auf offiziellen Dokumenten wie Ausgangsrechnungen ausschließlich die „Umsatzsteuer“.

Umsatzsteuerbeiträge: Wer ist abgabepflichtig, wer nicht?

Jedes Unternehmen, das in Deutschland Leistungen oder Waren verkauft, ist umsatzsteuerpflichtig. Ausnahmen gibt es für Kleinunternehmer:innen, die sich von der Umsatzsteuerpflicht haben befreien lassen und sich nach § 19 UStG der Kleinunternehmerregelung unterwerfen und für einige Berufsgruppen wie beispielsweise Ärzte sowie gemeinnützige Organisationen.

Wann gelten welche Umsatzsteuersätze für was?

Der reguläre Steuersatz von 19% gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7% kommt unter anderem bei Lebensmitteln, Büchern, Zeitungen, kulturellen Leistungen und bestimmten medizinischen Produkten zur Anwendung. Alle Zuordnungen werden detailliert im Umsatzsteuergesetz geregelt.

Wie schreibe ich Rechnungen, wenn ich Produkte und Leistungen mit 19% und 7% kombiniere?

Wenn eine Rechnung sowohl Produkte oder Dienstleistungen mit 19% als auch solche mit 7% Umsatzsteuer enthält, müssen die jeweiligen Posten separat aufgeführt werden. Beispielsweise könnte eine Rechnung so aussehen:

Produkt X (19% USt): 100,00 EUR
Produkt Y (7% USt): 50,00 EUR
Gesamtbetrag: 150,00 EUR
Umsatzsteuer 19%: 19,00 EUR
Umsatzsteuer 7%: 3,50 EUR
Endbetrag: 172,50 EUR

Es ist wichtig, die unterschiedlichen Steuerbeträge übersichtlich und nachvollziehbar zu trennen und auf der Rechnung für die korrekte Berechnung der Tätigkeit oder des Produktes zu sorgen.

Was passiert, wenn Sie den falschen Umsatzsteuersatz ausweisen?

Als Unternehmer:in können Sie eine Rechnungskorrektur vornehmen, wenn die Umsatzsteuer zu hoch, zu niedrig oder versehentlich als steuerfreier Umsatz angegeben wurde.

Grundsätzlich gilt: Was als Umsatzsteuer ausgewiesen und eingezogen wurde, wird dem Finanzamt geschuldet, auch wenn es sich um einen zu hohen Betrag handelt (Quelle: Haufe.de „Unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer „).

Wenn Sie weniger Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben, als korrekt gewesen wäre, schulden Sie dem Finanzamt trotzdem den höheren Betrag. Falsch ausgestellte Rechnungen können zu Nachzahlungen und Sonderprüfungen führen – im Zweifelsfall sollten Sie immer eine:n Steuerexpertin oder einen Steuerexperten fragen, spätestens wenn eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung anfällt.