Reparaturkosten absetzen und Steuerlast mindern

Reparaturkosten absetzen

Darauf müssen Sie achten

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    Machen Sie als Selbstständige:r Betriebsausgaben für Reparaturen geltend, werden Sachbearbeiter und Prüfer des Finanzamts meist einen kritischen Blick auf diese Ausgaben werfen. Warum das so ist und welche Besonderheiten Sie beim Thema „Reparaturen absetzen“ beachten müssen, erfahren Sie im folgenden Praxisbeitrag.

    Reparaturen absetzen: Was fällt alles unter Reparaturen?

    Grundsätzlich können Sie Reparaturen als Betriebsausgaben absetzen, wenn diese betrieblich veranlasst sind. Das ist der Fall, wenn Reparaturen an Gegenständen des betrieblichen Anlagevermögens (z. B. Maschinen, Firmenwagen, Gebäude) vorgenommen werden und die Schäden währen der betrieblichen Nutzung entstanden sind oder wenn an gemieteten Räumlichkeiten Reparaturen in Auftrag gegeben werden.

    Meist spricht zwar in solchen Fällen nichts gegen einen Betriebsausgabenabzug. Doch es stellt sich die Frage, ob Sie die Ausgaben für betriebliche Reparaturen sofort in voller Höhe absetzen dürfen oder ob aktivierungspflichtige Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorliegen, die auf mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden müssen.

    Ausgaben für Reparaturen können Sie problemlos absetzen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

    • Bei der Wartung eines betrieblich genutzten Gegenstands wird eine Reparatur fällig. Die Ausgaben für diese Reparatur können Sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen (so genannte Instandhaltungsaufwendungen).
    • Ein betrieblich genutzter Gegenstand ist defekt und es wird im Rahmen einer Reparatur wieder in einen gebrauchsfähigen Zustand versetzt (sogenannte Instandsetzungsaufwendungen). Auch hier spricht generell nichts gegen einen sofortigen Betriebsausgabenabzug.

    Reparaturkosten sofort absetzen oder Ausgaben aktivieren bei Gebäuden?

    Möchten Sie Ausgaben für Reparaturen an einem Gebäude absetzen, müssen Sie abgrenzen, ob sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand vorliegt oder ob es sich um nachträgliche Herstellungskosten handelt.

    Um sofort als Betriebsausgaben abziehbare Erhaltungsaufwendungen handelt es sich bei Reparaturaufwendungen, wenn

    • es sich um Maßnahmen an einem bereits angeschafften oder fertiggestellten Gebäude handelt,
    • durch die am Gebäude nichts Neues geschaffen wird,
    • durch die das vorhandene Gebäude über den ursprünglichen Zustand zwar modernisiert, aber nicht wesentlich verbessert wird.

    Dagegen können Sie Ausgaben für Reparaturen nicht sofort absetzen, wenn folgenden Kriterien vorliegen:

    • Das Gebäude weist schwere Substanzschäden auf und durch die Reparaturen wird die Nutzbarkeit des Gebäudes wieder hergestellt.
    • Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen an einem Gebäude, die zu einer Vergrößerung der Nutzfläche oder Wohnfläche führen, sind stets als aktivierungspflichtige Herstellungskosten zu behandeln.
    • Durch die Reparaturen tritt eine wesentliche Verbesserung ein.

    Kommt das Finanzamt zu der Erkenntnis, das aktivierungspflichtige Kosten vorliegen, dürfen Sie die Reparaturen nur im Rahmen der Gebäudeabschreibung – teils verteilt über Jahrzehnte – absetzen.

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    Praxis-Tipp: Kompromiss mit dem Finanzamt suchen

    Sollte es im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamts zur Aktivierung von Kosten für Reparaturen kommen, sollten Sie und Ihr Steuerberater unbedingt auf eine Schlussbesprechung pochen. Hier kommen noch einmal alle Argumente auf den Tisch. Oftmals führt das dazu, dass im Rahmen einer Kompromisslösung ein Teil der Reparaturkosten aktiviert wird und Sie einen Teil sofort absetzen dürfen.

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    Reparaturen absetzen: Nachträgliche Herstellungskosten bei Gebäuden

    Eine böse Überraschung können Sie erleben, wenn das Finanzamt nachträglich Herstellungskosten im Sinn von § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG unterstellt. Das kann passieren, wenn

    • Sie ein Gebäude kaufen und
    • die Aufwendungen (ohne Umsatzsteuer) für Reparaturen innerhalb der ersten drei Jahre
    • mehr als 15 Prozent der Gebäudeabschaffungskosten übersteigen.
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    Praxis-Tipp: Steuerlich clever planen

    Erwerben Sie ein Betriebsgebäude und es sind einige Reparaturen notwendig, dann sollten diese Reparaturen in mehreren Etappen über mehrere Jahre erledigt werden, um die 15%-Grenze nicht zu überschreiten. Nur mit einer dauernden Kostenübersicht über die Reparaturen der ersten drei Jahre lassen sich Reparaturkosten problemlos sofort als Betriebsausgabe absetzen.

    Reparaturen absetzen: Problemfall Benennungsverlangen

    Entscheiden Sie sich bei betrieblichen Reparaturen für einen im Ausland ansässigen Handwerker, der seine Leistungen besonders günstig anbietet, sollten Sie Nachweise fordern, wer tatsächlicher Empfänger der Leistung ist. Heben Sie sich Visitenkarten des Auftragnehmers auf und machen Sie am besten eine Kopie seines Ausweises.

    Hintergrund: Nicht selten stellt das Finanzamt bei im Ausland ansässigen Billiganbietern fest, dass es sich bei dem Auftraggeber um eine Scheinfirma handelt. Die tatsächlichen Hintermänner treten nicht Erscheinung. Das Finanzamt vermutet hier insgeheim, dass inländische Hintermänner das Geld bekommen und es nicht versteuern. Steht also fest, dass es sich bei einem Handwerksbetrieb um eine Scheinfirma handelt, startet das Finanzamt ein Benennungsverlangen nach § 160 AO. Hier wird der Auftraggeber dazu aufgefordert, denen tatsächlichen Empfänger einer Leistung zu benennen. Gelingt das nicht, weil keine Nachweise vorgehalten wurden, können Sie die Ausgaben für Reparaturen nicht absetzen. Es kippt also der Betriebsausgabenabzug.

    Bauabzugsteuer ein Thema?

    Beauftragen Sie als Unternehmer einen anderen Unternehmer mit Bauleistungen, greifen bei Ihnen die Regelungen zur Bauabzugsteuer nach § 48 EStG. Das bedeutet: Sie sind als Unternehmer grundsätzlich zum Einbehalt von 15 Prozent Bauabzugsteuer von der Gegenleistung verpflichtet. Kommen Sie der Abzugsverpflichtung nicht nach, kann das Finanzamt Sie bei Steuerschulden des Auftragnehmers in Höhe der Bauabzugsteuer in Haftung nehmen.

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    Praxis-Tipp: Freistellungsbescheinigung verlangen

    Die Verpflichtung zum Einbehalt der Bauabzugsteuer entfällt, wenn Sie vom Auftragnehmer eine vom Finanzamt ausgestellte Freistellungsbescheinigung vorgelegt bekommen. Wichtig ist, dass diese Bescheinigung im Zeitpunkt der Zahlung noch gültig ist.

    Reparaturen absetzen: Wo trage ich Kosten für Reparaturen in der Steuererklärung ein?

    Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG, können Sie die Ausgaben für Reparaturen absetzen, in dem Sie die Reparaturkosten in den Zeilen 46, 48, 58 oder 68 der Anlage EÜR 2023 eintragen.

    Bilanzieren Sie, buchen Sie Reparaturkosten folgendermaßen: Reparaturkosten an Bank.

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    Tipp: In unserem ausführlichen Praxisbeitrag zeigen wir auf, welche Ausgaben Unternehmer:innen und Freelancer:innen von der Steuer absetzen können und was dabei beachtet werden muss.

    Was kann ich als selbstständige:r Unternehmer:in von der Steuer absetzen?

    Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema „Reparaturen absetzen“

    Zum Thema „Reparaturen absetzen“ tauchen in der Praxis immer wieder Fragen auf. Nicht nur zur Frage, ob Reparaturaufwendungen sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Sondern auch Fragen, bei welchen Reparaturen ein Betriebsausgabenabzug tabu ist. Hier die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

    Kann ich Reparaturkosten auch absetzen, wenn ich kaputte Arbeitskleidung reparieren lasse? Was muss ich dabei beachten?

    Ja, sofern es tatsächlich um typische Berufskleidung handelt. Wird während der Arbeit Privatkleidung getragen und es kommt zu einer Beschädigung, dürfen Sie die Ausgaben für Reparaturen dieser Privatkleidung nicht absetzen.

    Die Unfallkosten dürfen nur dann als Betriebsausgabe verbucht werden, wenn der Unfall auf einer betrieblichen Fahrt passiert ist. Bei privaten Gründen (Unfall auf Privatfahrt oder Unfall wegen Alkoholkonsums) für einen Unfall und damit zusammenhängende Reparaturen, dürfen Sie die Unfallkosten nicht vom Gewinn absetzen. Je nachdem, wie Sie die Privatnutzung für Ihren Firmenwagen versteuern, sind folgende Besonderheiten zu beachten:

    • Fahrtenbuch: Ausgaben für Reparaturen für privat veranlasste Unfälle sind nicht in den Gesamtkosten des Firmenwagens zu erfassen. Die Reparaturkosten stellen vielmehr eine zusätzliche Entnahme dar (BMF, Schreiben v. 18.11.2009, BStBl I 2009, 1326, Rz. 32).
    • 1%-Regelung: Die privat veranlassten Unfallkosten sind als Nutzungsentnahme zu erfassen (BFH, Urteil v. 24.5.2007, Az. VI R 73/05).
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