Reparaturkosten absetzen

Reparaturen absetzen: Was fällt alles unter Reparaturen?

Grundsätzlich können Sie Reparaturen als Betriebsausgaben absetzen, wenn diese betrieblich veranlasst sind. Das ist der Fall, wenn Reparaturen an Gegenständen des betrieblichen Anlagevermögens (z. B. Maschinen, Firmenwagen, Gebäude) vorgenommen werden und die Schäden währen der betrieblichen Nutzung entstanden sind oder wenn an gemieteten Räumlichkeiten Reparaturen in Auftrag gegeben werden.

Meist spricht zwar in solchen Fällen nichts gegen einen Betriebsausgabenabzug. Doch es stellt sich die Frage, ob Sie die Ausgaben für betriebliche Reparaturen sofort in voller Höhe absetzen dürfen oder ob aktivierungspflichtige Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorliegen, die auf mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden müssen.

Ausgaben für Reparaturen können Sie problemlos absetzen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Bei der Wartung eines betrieblich genutzten Gegenstands wird eine Reparatur fällig. Die Ausgaben für diese Reparatur können Sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen (so genannte Instandhaltungsaufwendungen).
• Ein betrieblich genutzter Gegenstand ist defekt und es wird im Rahmen einer Reparatur wieder in einen gebrauchsfähigen Zustand versetzt (sogenannte Instandsetzungsaufwendungen). Auch hier spricht generell nichts gegen einen sofortigen Betriebsausgabenabzug.

Reparaturkosten sofort absetzen oder Ausgaben aktivieren bei Gebäuden?

Möchten Sie Ausgaben für Reparaturen an einem Gebäude absetzen, müssen Sie abgrenzen, ob sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand vorliegt oder ob es sich um nachträgliche Herstellungskosten handelt.

Um sofort als Betriebsausgaben abziehbare Erhaltungsaufwendungen handelt es sich bei Reparaturaufwendungen, wenn

• es sich um Maßnahmen an einem bereits angeschafften oder fertiggestellten Gebäude handelt,
• durch die am Gebäude nichts Neues geschaffen wird,
• durch die das vorhandene Gebäude über den ursprünglichen Zustand zwar modernisiert, aber nicht wesentlich verbessert wird.

Dagegen können Sie Ausgaben für Reparaturen nicht sofort absetzen, wenn folgenden Kriterien vorliegen:

• Das Gebäude weist schwere Substanzschäden auf und durch die Reparaturen wird die Nutzbarkeit des Gebäudes wieder hergestellt.
• Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen an einem Gebäude, die zu einer Vergrößerung der Nutzfläche oder Wohnfläche führen, sind stets als aktivierungspflichtige Herstellungskosten zu behandeln.
• Durch die Reparaturen tritt eine wesentliche Verbesserung ein.

Kommt das Finanzamt zu der Erkenntnis, das aktivierungspflichtige Kosten vorliegen, dürfen Sie die Reparaturen nur im Rahmen der Gebäudeabschreibung – teils verteilt über Jahrzehnte – absetzen.

Reparaturen absetzen: Nachträgliche Herstellungskosten bei Gebäuden

Eine böse Überraschung können Sie erleben, wenn das Finanzamt nachträglich Herstellungskosten im Sinn von § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG unterstellt. Das kann passieren, wenn

• Sie ein Gebäude kaufen und
• die Aufwendungen (ohne Umsatzsteuer) für Reparaturen innerhalb der ersten drei Jahre
• mehr als 15 Prozent der Gebäudeabschaffungskosten übersteigen.

Reparaturen absetzen: Problemfall Benennungsverlangen

Entscheiden Sie sich bei betrieblichen Reparaturen für einen im Ausland ansässigen Handwerker, der seine Leistungen besonders günstig anbietet, sollten Sie Nachweise fordern, wer tatsächlicher Empfänger der Leistung ist. Heben Sie sich Visitenkarten des Auftragnehmers auf und machen Sie am besten eine Kopie seines Ausweises.

Hintergrund: Nicht selten stellt das Finanzamt bei im Ausland ansässigen Billiganbietern fest, dass es sich bei dem Auftraggeber um eine Scheinfirma handelt. Die tatsächlichen Hintermänner treten nicht Erscheinung. Das Finanzamt vermutet hier insgeheim, dass inländische Hintermänner das Geld bekommen und es nicht versteuern. Steht also fest, dass es sich bei einem Handwerksbetrieb um eine Scheinfirma handelt, startet das Finanzamt ein Benennungsverlangen nach § 160 AO. Hier wird der Auftraggeber dazu aufgefordert, denen tatsächlichen Empfänger einer Leistung zu benennen. Gelingt das nicht, weil keine Nachweise vorgehalten wurden, können Sie die Ausgaben für Reparaturen nicht absetzen. Es kippt also der Betriebsausgabenabzug.

Bauabzugsteuer ein Thema?

Beauftragen Sie als Unternehmer einen anderen Unternehmer mit Bauleistungen, greifen bei Ihnen die Regelungen zur Bauabzugsteuer nach § 48 EStG. Das bedeutet: Sie sind als Unternehmer grundsätzlich zum Einbehalt von 15 Prozent Bauabzugsteuer von der Gegenleistung verpflichtet. Kommen Sie der Abzugsverpflichtung nicht nach, kann das Finanzamt Sie bei Steuerschulden des Auftragnehmers in Höhe der Bauabzugsteuer in Haftung nehmen.

Reparaturen absetzen: Wo trage ich Kosten für Reparaturen in der Steuererklärung ein?

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG, können Sie die Ausgaben für Reparaturen absetzen, in dem Sie die Reparaturkosten in den Zeilen 46, 48, 58 oder 68 der Anlage EÜR 2023 eintragen.

Bilanzieren Sie, buchen Sie Reparaturkosten folgendermaßen: Reparaturkosten an Bank.