Reisekosten absetzen

Was zählt zu den Reisekosten?

Viele Berufe erfordern regelmäßige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Sei es für den Besuch einer Messe, einen Kundenbesuch oder eine Montage. Immer, wenn beispielsweise Mitarbeiter:innen vorübergehend außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind, handelt es sich um eine Geschäftsreise. Dabei entstehende Kosten können sie sich durch den:der Arbeitgeber:in erstatten lassen. Eine Pflicht besteht für Arbeitgeber:innen allerdings nicht. Werden keine Kosten erstattet, haben Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit, ihre Reisekosten als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung steuerlich geltend zu machen. Werden Selbstständige auswärts tätig, stellen die Reisekosten Betriebsausgaben dar.

Zu den Reisekosten zählen Kosten, die im Zusammenhang einer Dienstreise entstehen:

• Fahrtkosten (Flugtickets, Bahntickets, Benzinkosten etc.)
• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten (Eintritt, Parkgebühren, Taxi, Mautgebühren, Kundenpräsente, Gepäckgebühren)

Unter diesen Voraussetzungen können Reisekosten abgesetzt werden

Damit die Kosten für eine Geschäftsreise abgesetzt werden können, sollten die folgenden Punkte erfüllt werden:

• Arbeitnehmer:innen müssen außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig werden
• Bei Selbständigen ist Voraussetzung für die Absetzbarkeit von Reisekosten, dass sie außerhalb ihrer ersten Betriebsstätte tätig werden
• Die Reise darf nicht länger als drei Monate andauern, sonst wird der Aufenthaltsort als erste Tätigkeitsstätte gewertet
• Es muss immer einen klaren betrieblichen Anlass geben, der unmittelbar Gewinn in Aussicht stellt.

Für das Absetzen der Reisekosten ist eine Dokumentation notwendig. Dafür müssen jedoch nicht alle Belege für jedes Brötchen aufbewahrt werden. Ein Nachweis der Übernachtungs-, Fahrt- und Reisenebenkosten, sowie für den Grund der beruflichen Auswärtstätigkeit reicht aus. Die Belege müssen dem Finanzamt nur auf Nachfrage vorgelegt und nicht mit der Steuererklärung abgegeben werden.

TIPP: Eine Geschäftsreise kann unter den folgenden zwei Voraussetzungen mit einer privat veranlassten Reise verbunden werden:

• Der betriebliche Teil muss überwiegen
• Die Kosten müssen klar voneinander abgegrenzt werden

Arbeitgeber:innen verlangen meist eine Reisekostenabrechnung von Ihren Mitarbeiter:innen, wenn diese eine Geschäftsreise gemacht haben. Das Erstellen einer solchen Reisekostenabrechnung ist allerdings keine Pflicht und wird beim Absetzen in den Werbungskosten nicht benötigt.

Das muss in einer Reisekostenabrechnung stehen

Grundsätzlich gibt es keine formalen Vorgaben, die bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung beachtet werden müssen. Trotz dessen sollte das Dokument die folgenden Punkte enthalten:

• Name des Dienstreisenden (ggf. mit Mitarbeiter:innennummer)
• Datum (inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise)
• Reisedauer
• Grund (freiberuflich, nebenberuflich, geschäftlicher Anlass etc.)
• Reiseziel
• Unterschrift
• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen ab einer Abwesenheit von mind. 8 Stunden
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten (in voller Höhe)

Bei den Fahrtkosten haben Arbeitgeber:innen mehrere Möglichkeiten, die Kosten für eine Dienstreise mit einem PKW zu ermitteln.

• Kilometerpauschale: Pro Kilometer können Arbeitgeber:innen über die Kilometerpauschale – auch bekannt als Reisekostenpauschale oder Spritpauschale – von 0,30 Euro pro Kilometer erstatten.
• Tatsächlicher Aufwand: Wahlweise haben Arbeitgeber:innen auch die Möglichkeit den tatsächlichen Aufwand bzw. den fahrzeugindividuellen Kilometersatz ermitteln. Hierfür sollte ein Fahrtenbuch geführt werden, in dem die gefahrenen Kilometer dokumentiert werden.

Prinzipiell gilt: Für das Abrechnen der Reisekosten, sollten für alle Kosten, die nicht pauschal abgerechnet werden, wie zum Beispiel der Verpflegungsmehraufwand, die Belege aufbewahrt werden.

Abrechnung für Ihre Mitarbeiter:innen

Alle Kosten, die im Zusammenhang einer Geschäftsreise entstehen, können von Arbeitgeber:innen in den Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Entscheiden Sie sich als Arbeitgeber:in gegen die Erstattung der Reisekosten, haben Ihre Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand über die Werbungskosten in ihrer Steuererklärung anzugeben. In § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStGsteht, jede:r Mitarbeiter:in hat das Recht, bei einer Dienstreise die Verpflegungspauschale einzufordern. Auch andere Reisekosten können über Werbungskosten angegeben werden. Das Finanzamt prüft dies und erstattet ggf. die Kosten.

Abrechnung für Selbstständige

Sie können Ihre Reisekosten über Ihre Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Sind Sie im Auftrag Ihres Auftraggeber:innen unterwegs, können Sie als Selbstständige:r die Kosten für eine Geschäftsreise an Ihre Auftraggeber:innen weitergeben. Reisen Sie bspw. im Auftrag eine:r Kund:in auf eine Messe oder besuchen Sie einen Kunden in einer anderen Stadt, besteht die Option, die Unkosten für die Reise Ihren Kund:innen in Rechnung zu stellen. Hierbei haben Sie drei Möglichkeiten, die im Folgenden erläutert werden.

Doch nicht immer stehen Geschäftsreisen von Selbstständigen in Zusammenhang mit Auftraggeber:innen. Wenn Sie bspw. eigenständig auf eine Messe gehen, weil Sie sich mit anderen Selbstständigen Ihrer Branche austauschen möchten, können Sie Ihre Reisekosten in den Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung

Hier organisieren Sie die Reise selbst und lassen alle Rechnungen, die durch die Reise entstehen, auf Ihren Namen ausstellen. Das heißt, Sie bezahlen die Reisekosten im Voraus, tragen die Kosten in Ihrer Buchhaltung ein und ziehen die Vorsteuer über Ihre Steuererklärung ab. Nach der Reise geben Sie die Auslagen in der Rechnung an Ihre Kund:innen als gesonderte Position mit an.

Beachten Sie, dass im Steuergesetz der folgende Grundsatz gilt: „Nebenleistungen teilen umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung“ (UStH § 3.10 Abs. 5). Das heißt, für alle Posten muss der gleiche Steuersatz verwendet werden, wie für die Hauptleistung (die selbstständige Tätigkeit). In der Auflistung stehen demnach die Nettobeträge der Reisekosten plus 19 Prozent Umsatzsteuer, da für die selbstständige Leistung in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer anfallen. Wichtig ist hier, dass die Reisekosten als Nettobeträge in die Rechnung mit aufgenommen werden und darauf 19 Prozent Umsatzsteuer und nicht die ermäßigten, im Hotel gezahlten sieben Prozent gezählt werden. Die 19 Prozent Umsatzsteuer werden dann an das Finanzamt abgeführt.

Aufgrund des geringen Aufwands wird diese Option sehr häufig genutzt.

Preise erhöhen oder Pauschalabrechnung

Eine andere Option, die Reisekosten bei dem:der Auftraggeber:in einzuholen, ist das Erhöhen der Preise. Das heißt, Sie kalkulieren Ihre Preise so, dass die Spesen einer Geschäftsreise bereits abgedeckt sind.

Sie können allerdings auch eine Spesenpauschale berechnen, die Sie als extra Position in der Rechnung auflisten und mit 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen.
Beide dieser Möglichkeiten eignen sich vor allem, weil Selbstständige sich nicht für die tatsächlichen Preise rechtfertigen müssen. Über die Kalkulation, sei es über erhöhte Preise oder eine Spesenpauschale ist alles Notwendige abgedeckt und der:die Kund:in weiß, was für Kosten auf ihn:sie zukommen.

Rechnung an Kunden

Als dritte Möglichkeit, können Sie vor der Geschäftsreise vereinbaren, dass der:die Kund:in die Reisekosten direkt übernimmt. Das heißt, Sie buchen die Leistungen direkt im Namen des:der Auftraggeber:in und geben deren Daten als Rechnungsempfänger:in an. Entscheiden Sie sich für diese Option, können Sie jedoch keine Vorsteuer abziehen, da die Adresse Ihres:Ihrer Kund:in auf den Rechnungen steht.

Folgendes Beispiel soll die Option verdeutlichen:

Herr Wisowsky (selbstständiger Architekt) reist zu seiner Kundin Frau Martin, um ein Bauprojekt zu besichtigen. Er bucht Hin- und Rückfahrt sowie eine Hotelübernachtung im Namen von Frau Martin, streckt die Kosten vor und schickt Frau Martin im Anschluss die Rechnung. Frau Martin überweist die ausgelegten Reisekosten an Herrn Wisowsky und zieht die Vorsteuer selbst ab. Herr Wisowsky kann die Vorsteuer nicht abziehen, da die Rechnungen nicht auf seinen Namen ausgestellt sind.

Für Selbstständige ist die Abrechnung der Reisekosten sehr aufwendig. Viele Kund:innen präferieren diese Option, da sie so eine Einsicht in die tatsächlichen Kosten haben und die Vorsteuer abziehen können. Selbstständige selbst haben mit dieser Abrechnung jedoch nur einen Mehraufwand.

Einordnung der Optionen für Selbstständige

Am unkompliziertesten sind Optionen eins und zwei. Die Spesenabrechnung mit einer Kalkulation durch Preiserhöhung oder die Abrechnung einer Pauschale ist dabei buchhalterisch am einfachsten. Sie müssen Ihren Auftraggeber:innen keine Rechnungen nachweisen und können die Endrechnung ohne viel Aufwand erstellen. Der Nachteil ist allerdings, dass Sie nicht sicher sein können, ob die einkalkulierten Einnahmen die Reisekosten komplett abdecken werden.

Option 1 eignet sich vor allem, wenn Sie die tatsächlichen Kosten von Ihren Auftraggeber:innen einfordern möchten, bspw. um kein Risiko einzugehen. Vergessen Sie hier jedoch nicht, dass die Nebenleistungen das Schicksal der Hauptleistungen teilen und daher der gleiche Steuersatz angewendet werden muss.

Die dritte Möglichkeit bringt sehr viel Aufwand mit sich und empfiehlt sich daher nur, wenn Ihr:e Auftraggeber:in auf diese Reisekostenabrechnung besteht. Durch das Buchen im Namen des:der Kund:in sind Sie nur Vermittler:in: Sie strecken das Geld vor und müssen es dann im Nachhinein wieder zurückholen.