Informationen zu Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehrwaufwand

Verpflegungskosten, die aufgrund einer Dienstreise bzw. auswärtigen Tätigkeit entstehen, bezeichnet man als Verpflegungsmehraufwand. Damit wird die finanzielle Belastung gemindert, wenn Sie oder Ihr:e Mitarbeiter:in geschäftlich unterwegs sind. Dafür gibt es die Verpflegungspauschale. Diese ist steuer- und sozialversicherungsfrei und kann je nach Dauer des Aufenthalts, Land und Gesetzgebung variieren.

Beim Verpflegungsmehraufwand müssen Sie Folgendes beachten:

Pauschalen für Reisen in Deutschland

Eintägige Reise

Sind Ihre Mitarbeiter:innen mehr als 8 Stunden von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend, kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 Euro gezahlt werden. Für eintägige Reisen gibt es also entweder 0 oder 14 Euro .

Mehrtägige Reise

Eine mehrtägige Reise liegt vor, wenn die Reise mehr als 24 Stunden andauert. Für den An- und Abreisetag erhalten Ihre Mitarbeiter:innen eine Pauschale von 14 Euro, egal wann die Reise begann oder endet. Für einen kompletten Tag, den Ihre Mitarbeiter:innen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte verbringen (mehr als 24 Stunden) erhalten diese eine Pauschale von 28 Euro.

Verpflegungspauschalen im Ausland

Diese Regelungen greifen auch bei Reisen ins Ausland. Jedoch gelten je nach Land andere Pauschalen, die im jeweiligen Schreiben des Bundesfinanzministeriums festgehalten sind:

• Die Auslandspauschalen bis 31. Dezember 2023 finden Sie im BMF Schreiben v. 23.11.2022
• Die Auslandspauschalen ab 01. Januar 2024 finden Sie im BMF Schreiben vom 21.11.2023

Bei diesen Ausnahmen haben Mitarbeiter:innen keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand

Werden die Anforderungen für die Auszahlung der Verpflegungspauschale nicht erfüllt, haben Sie als Arbeitgeber:in die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter:innen einen mit 25 Prozent pauschal versteuerten Betrag zu gewähren (bspw. für ein Abendessen). Das tritt ein, wenn

• sich der:die Mitarbeiter:in länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte befindet (Dreimonatsfrist).
• die auswärtige Tätigkeit weniger als 8 Stunden andauert.
  der:die Arbeitgeber:in nicht über die Abwesenheitszeiten informiert ist.

Dreimonatsfrist

Die Zahlung von steuerfreien Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Wird die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mehr als vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist wieder von vorne.

Verpflegungskürzung bei Ihren Arbeitnehmer:innen

Erhalten Ihre Arbeitnehmer:innen auf ihrer Reise von Auftraggeber:innen oder Veranstalter:innen eine Mahlzeit, wird der Verpflegungsmehraufwand wie folgt gekürzt:

Für jedes gezahlte Frühstück müssen 5,60 Euro (20 Prozent von 28 Euro) und für jedes Mittag- oder Abendessen 11,20 Euro (40 Prozent von 28 Euro) von der Pauschale abgezogen werden.

Übernachtungskosten

Arbeitgeber:innen haben drei Optionen beim Erstatten der Übernachtungskosten:

• keine Übernahme der Übernachtungskosten,
• die Auszahlung des kompletten Betrags oder
• die Auszahlung einer Übernachtungspauschale. Eine aktuelle Liste mit den geltenden Pauschbeträgen finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums

Eine Übernachtung im Rahmen einer Geschäftsreise muss nicht zwingend in einem Hotel sein. Erstattet werden auch Kosten für Mietaufwendungen eines Zimmers oder einer Wohnung. Außerdem zählen zu den Übernachtungskosten Nebenleistungen wie bspw. Kurtaxe oder Kreditkartengebühren.

Der:die Arbeitgeber:in kann dem:der Arbeitnehmenden die gesamten Kosten für die Übernachtung steuerfrei erstatten. Der:die Selbstständige kann die Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen.

Info: Ist bei dem:der Arbeitnehmenden in der Hotelrechnung ein Frühstück enthalten spielt es keine Rolle, ob dies in einer Service-Pauschale enthalten ist oder offen ausgewiesen wird. Die Mahlzeiten werden entsprechend von den Verpflegungspauschalen gekürzt.

Bei Selbstständigen wird nur dann die Kürzung von den Verpflegungspauschalen vorgenommen, wenn das Frühstück nicht offen ausgewiesen wird.

Info: Selbstständige können in ihrer Steuererklärung nur den tatsächlichen Betrag einer geschäftlichen Übernachtung als Betriebsausgabe absetzen und keine Pauschale einfordern. Das heißt, die Belege müssen als Nachweis für die Übernachtung aufgehoben werden.

Fahrtkosten

Bei der Abrechnung der Fahrtkosten haben Arbeitgeber:innen mehrere Möglichkeiten, die Kosten für eine Dienstreise mit einem PKW zu ermitteln.

• Kilometerpauschale: Pro Kilometer können Arbeitgeber:innen über die Kilometerpauschale – auch bekannt als Reisekostenpauschale oder Spritpauschale – von 0,30 Euro erstatten.
• Tatsächlicher Aufwand: Wahlweise haben Arbeitgeber:innen auch die Möglichkeit den tatsächlichen Aufwand bzw. den fahrzeugindividuellen Kilometersatz zu ermitteln. Hierfür sollte ein Fahrtenbuch geführt werden, in dem die gefahrenen Kilometer dokumentiert werden.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten werden in voller Höhe erstattet. Dazu gehören unter anderem:

• Gepäckgebühren
• Taxigebühren
• Mautgebühren
• Parkgebühren
• Eintritte u. v. m.

Kosten, die aus privaten Gründen entstehen (bsp. private Stadtrundfahrten oder private Telefongespräche), zählen nicht zu den Reisenebenkosten.

Wichtig: Grundsätzlich sollten alle Belege für Kosten, die nicht pauschal abgerechnet werden, mindestens 10 Jahre aufbewahrt und auf Nachfrage dem Finanzamt ausgehändigt werden.