Rechnung schreiben
als Kleinunternehmer:in

Für Kleinunternehmer:innen gelten besondere Regeln, die ihre Buchhaltung vereinfachen und weniger Steuerabgaben mit sich bringen sollen. Wenn Sie eine Rechnung als Kleinunternehmer:in schreiben, müssen Sie deshalb ein paar Besonderheiten beachten. Mehr dazu in diesem Artikel.

Wann gelten Sie als Kleinunternehmer:in?

Wer als Kleinunternehmer:in eingeordnet wird, ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Für Kleinunternehmer:innen gilt die Kleinunternehmerregelung, die sie von der Ausweisung der Umsatzsteuer auf Rechnungen befreit. Damit Sie als Kleinunternehmer:in gelten und unter die Kleinunternehmerregelung fallen, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Der Umsatz im Gründungsjahr (bzw. Vorjahr) darf 22.000 Euro nicht übersteigen.
• Der Umsatz im laufenden Jahr (bzw. Folgejahr) darf 50.000 Euro nicht übersteigen.

Hinweis: Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, auch wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen. Allerdings sind Sie dann für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.

Unterschied Kleinunternehmer:in und Kleingewerbetreibende:r
Selbstständige, Freiberufler:innen und Gewerbetreibende können Kleinunternehmer:innen sein. So ist es im Umsatzsteuergesetz festgehalten. Die Voraussetzung dafür sind die jeweiligen Umsatzgrenzen.

Als Kleingewerbetreibende gelten Gewerbebetriebe, die nicht an die Vorschriften des Handelsgesetzbuches gebunden sind. Das ist dann der Fall, wenn „das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert” (§ 1 Abs. 2 Handelsgesetzbuch, HGB). Für Kleingewerbetreibende gelten die allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Sie müssen keine doppelte Buchführung betreiben, keine Bilanzen erstellen und werden i. d. R. nicht ins Handelsregister eingetragen.

Kurz gefasst: Kleinunternehmer:innen, die ein Gewerbe betreiben und Umsatzsteuer abführen, sind Kleingewerbetreibende.

Wie beantragen Sie die Kleinunternehmerregelung?

Bei der Gründung eines Kleingewerbes können Sie die Kleinunternehmerregelung direkt beantragen. Hierzu müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung des zuständigen Finanzamtes ausfüllen. Möchten Sie die Regelung nach der Gründung beantragen, muss dies direkt beim zuständigen Finanzamt erfolgen.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer:in bieten sich Ihnen folgende Vorteile:

• Sie sparen Zeit: Für Kleinunternehmer:innen fällt die Umsatzsteuervoranmeldung weg, da sie keine Umsatzsteuer ausweisen und beim Finanzamt melden müssen. Ab dem Steuerjahr 2024 fällt außerdem die Abgabepflicht einer Umsatzsteuererklärung weg.
• Wettbewerbsvorteil: Verkaufen Sie Waren oder bieten Dienstleistungen an Privatkund:innen an, können Sie Ihre Ware oder Dienstleistung günstiger anbieten, da auf diese keine Umsatzsteuer fällig wird. Kund:innen zahlen also nur den Nettopreis.

Die Vorteile der Kleinunternehmerregelung sind gleichzeitig auch die Nachteile:

• Kein Abzug der Vorsteuer: Da Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist dies ein Nachteil, wenn Sie größere Investitionen tätigen (wie z. B. die Anschaffung eines neuen PCs). Die Mehrwertsteuer können Sie sich nicht vom Finanzamt erstatten lassen.
• Wettbewerbsnachteil: Bieten Sie Ihre Dienstleistungen oder Waren Firmen an, können diese mit Ihrer Rechnung keine Vorsteuer geltend machen. Das kann dazu führen, dass sie sich für eine:n Mitbewerber:in entscheiden.

Welche Angaben müssen Sie als Kleinunternehmer:in auf Ihrer Rechnung machen?

Als Kleinunternehmer:in sind Sie zum Rechnung schreiben für Ihre verkauften Produkte oder Leistungen verpflichtet. Hierbei müssen Kleinunternehmer:innen folgende Pflichtangaben auf ihrer Rechnung machen:

• Vollständiger Name des:der Rechnungssteller:in,
• vollständiger Name des:der Rechnungsempfänger:in,
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer,
• Rechnungs- und Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistungen,
• Liefer- bzw. Leistungsdatum (stimmt dieses Datum mit dem Rechnungsdatum überein, kann dieses durch einen Hinweis darauf ersetzt werden),
• Grund der fehlenden Umsatzsteuerangaben (z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG“).

Sonderregelung Umsatzsteuer
Wenn Sie sich für die Kleinunternehmerregelung entschieden haben, sind Sie nicht dazu berechtigt, Umsatzsteuer von Ihren Kund:innen einzufordern, da Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Dementsprechend dürfen Sie auf Ihrer Rechnung auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch müssen Sie keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Aber: Sie müssen bis zum Steuerjahr 2023 in einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung die Gesamtumsätze des Erklärungsjahres und des Vorjahres angeben. Mit dem Steuerjahr 2024 fällt diese Pflicht weg, um Kleinunternehmer:innen bürokratisch etwas mehr zu entlasten.