Rechnung ins Ausland schreiben

Wie schreibe ich eine Rechnung ins Ausland?

Bei einer Rechnung ins Ausland interessiert sich das Finanzamt nicht nur dafür, dass die daraus resultierenden Einnahmen in der Buchhaltung korrekt erfasst werden. Im Vordergrund stehen vielmehr die richtige umsatzsteuerliche Beurteilung und die entsprechenden Angaben in der Abrechnung.

Damit die richtigen umsatzsteuerlichen Angaben in der Rechnung auftauchen, muss bei Rechnungen ins Ausland zwischen Rechnungen an Kund:innen in der EU und in Drittländer unterschieden werden. Wichtig ist aus umsatzsteuerlicher Sicht auch, ob die Lieferung oder Leistung an ausländische Privatkund:innen oder an ausländische Unternehmer:innen erbracht werden.

Welche Vorgaben muss ich bei einer Rechnung ins Ausland beachten?

Zunächst sollten Sie wissen, dass die Regelungen für Angaben in einer Rechnung in § 14 Abs. 4 UstG zu finden sind. Diese Grundregeln mit wenigen Ausnahmen erwartet das Finanzamt auch bei Rechnungen ins Ausland. Die fortlaufende Rechnungsnummer, der Ausweis der Steuernummer bzw. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die Leistungsbeschreibung sind also auch bei Auslandsrechnungen zu beachten.

Welche Besonderheiten gibt es bei Rechnungen in der EU?

Stellen Sie als deutsche:r Unternehmer:in eine Rechnung über Lieferungen an Kund:innen ins EU-Ausland, müssen Sie folgende Unterscheidungen treffen, um umsatzsteuerlich die richtigen Angaben in Ihren Ausgangsrechnungen machen zu können:

• Sind sowohl der:die Rechnungsaussteller:in als auch der:die Rechnungsempfänger:in umsatzsteuerlich Regelunternehmer:innen?
• Ist der:die Rechnungsaussteller:in Regelunternehmer:in und der:die ausländische Kund:in nicht?
• Ist der:die Rechnungsaussteller:in umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer registriert?

Je nachdem, welche dieser Konstellationen zutreffen, ergeben sich bei Rechnungen ins EU-Ausland verschiedene Steuerregeln zur Rechnungsstellung.

Rechnung ins EU-Ausland: Beide sind Regelunternehmer:innen

Mit Regelunternehmer:innen sind Unternehmer:innen gemeint, die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen und somit im Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) sind. Bei dieser Konstellation darf bei Lieferungen von Deutschland in die EU in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden und der:die im EU-Ausland ansässige Unternehmer:in unterliegt im Ausland der Erwerbsbesteuerung. Im Fachjargon spricht man hier vom sogenannten Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft).

Rechnungsangaben bei Reverse-Charge-Verfahren

Bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahren muss die Rechnung ins Ausland zusätzlich zu den üblichen Rechnungsangaben mindestens folgende Zusatzangaben enthalten:

• USt-IdNr. des:der Rechnungsaussteller:in
• Hinweis auf Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens
• USt-IDNr. des ausländischen Unternehmens

Das Finanzamt erwartet bei der Rechnung ins Ausland, dass der:die deutsche Rechnungsaussteller:in die USt-IdNr. sowie die Adressdaten des:der ausländischen Kund:in auf Gültigkeit überprüft. Dafür bietet das Bundeszentralamt für Steuern auf www.bzst.de ein Prüfungstool an.

Rechnungen ins Ausland bei B2B: Zusammenfassende Meldung ein Muss

Neben der korrekten Rechnung ins europäische Ausland und einer Umsatzsteuervoranmeldung erwartet das Finanzamt in der Regel für jedes Quartal eine Auflistung aller getätigten innergemeinschaftlichen Lieferungen im Rahmen einer zusammenfassenden Meldung.

Rechnungsaussteller:in ist Regelunternehmer:in, der:die EU-Kund:in nicht

Ist der:die Kund:in im EU-Ausland eine Privatperson oder ein:e umsatzsteuerliche:r Kleinunternehmer:in, greifen die Vorschriften zum Reverse-Charge-Verfahren nicht. Das bedeutet: Grundsätzlich ist bei einer Rechnung ins Ausland bei dieser Konstellation deutsche Umsatzsteuer in der Rechnung auszuweisen. Doch wie immer gilt: Kein Grundsatz ohne Ausnahme.

Ausnahme 1: Werden bestimmte Lieferschwellen in ein EU-Ausland an Privatpersonen oder Kleinunternehmer:innen überschritten, darf in der Rechnung ins Ausland nicht mehr die deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen werden, sondern die Umsatzsteuer des EU-Staates. Der:die deutsche Rechnungssteller:in muss sich dann beim ausländischen Finanzamt registrieren lassen und muss dort die Umsatzsteuer abführen.

Ausnahme 2: Werden Leistungen im Zusammenhang mit Fernsehen, Rundfunk, Telekommunikation oder elektronisch für eine Privatperson aus dem EU-Ausland erbracht, greifen die umsatzsteuerlichen Sonderregelungen zum Mini-One-Stop-Shop (MOSS). Hier muss in der Rechnung ins Ausland die Umsatzsteuer des jeweiligen EU-Auslands eingetragen werden, in dem der:die Privatkund:in lebt.

Rechnung ins Ausland bei Kleinunternehmer:innen

Ist der:die Rechnungsaussteller:in in Deutschland umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer:in nach § 19 UstG registriert, darf er:sie keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen und darf im Gegenzug für die Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen keine Vorsteuererstattung beantragen.

Die umsatzsteuerlichen Grundsätze für Kleinunternehmer:innen greifen auch bei Rechnungen ins europäische Ausland, egal, ob die Lieferung an eine:n Unternehmer:in mit USt-IdNr., eine Privatperson oder an eine:n ausländischen Kleinunternehmer:in gestellt wird. Der Ausweis von Umsatzsteuer bei Rechnungen ins Ausland ist für Kleinunternehmer:innen also strengstens tabu.

Was muss ich bei einer Rechnung an ein Drittland (Nicht-EU) beachten?

Bei einem Verkauf von Waren an Kund:innen im Nicht-EU-Ausland müssen Sie sich Unternehmer:in bei Rechnungen in ein Drittland aus umsatzsteuerlicher Sicht dieselben Fragen stellen wie bei Warenlieferungen ins EU-Ausland. Uns zwar wieder folgende Fragen:

• Sind sowohl der:die Rechnungsaussteller:in als auch der:die Rechnungsempfänger:in umsatzsteuerlich Regelunternehmer:innen?
• Ist der:die Rechnungsaussteller:in Regelunternehmer:in und der:die ausländische Kund:in nicht?
• Ist der:die Rechnungsaussteller:in umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer:in registriert?

Je nachdem, welche Konstellation vorliegt, sind wieder unterschiedliche umsatzsteuerliche Regelungen und damit unterschiedliche Angaben in der Rechnung ins Ausland zu beachten.

Rechnung ins Nicht-EU-Ausland: Beide sind Regelunternehmer:innen

Der Ort der Lieferung und Leistung verschiebt sich hier zu dem oder der Kund:in ins Ausland. Das bedeutet im Klartext: Es liegt eine steuerfreie Ausfuhrlieferung vor, die durch einen Ausfuhrnachweis vom Zoll bzw. von einer Spedition bestätig werden muss. In der Rechnung ins Nicht-EU-Ausland darf also keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Rechnungsaussteller:in ist Regelunternehmer:in, der:die Kund:in nicht

In diesem Fall liegt der Leistungsort umsatzsteuerlich in Deutschland. Deshalb muss in der Rechnung an Privatkund:innen oder Kleinunternehmer:innen aus dem Nicht-EU-Ausland deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Rechnungsaussteller:in ist Kleinunternehmer:in

Wie bei Rechnungen ins europäische Ausland gilt auch bei Rechnungen eines in Deutschland registrierten Kleinunternehmens in ein Drittland, dass in der Rechnung niemals Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.