Quittung ausstellen:
Diese Regeln müssen
Sie beachten

Quittung, Rechnung, Kassenbon – das alles sieht auf den ersten Blick so aus, als erfüllt es die gleichen Funktionen. Doch dem ist nicht so: Was eine Quittung ausmacht und wo die Unterschiede z. B. zu einer Rechnung liegen, erfahren Sie hier.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg, der als Empfangsbestätigung für erhaltene Zahlungen oder andere Dienstleistungen fungiert. Meist wird eine Quittung bei Barzahlungen als gültiger Zahlungsnachweis ausgestellt.

§368 BGB legt fest, dass ein rechtlicher Anspruch auf eine Quittung besteht: Der Gläubiger ist dem Schuldner auf Nachfrage zum Ausstellen einer Quittung verpflichtet.

Quittung und Rechnung unterscheiden sich in ihrer Funktion. Eine Quittung ist, anders als eine Rechnung, eine Empfangsbestätigung, die bescheinigt, dass eine finanzielle Forderung (meist als Barzahlung) beglichen wurde. Eine Rechnung ist hingegen eine Zahlungsaufforderung, die den zu zahlenden Betrag und die Zahlungsfrist sowie weitere Pflichtangaben wie Steuernummer oder Rechnungsnummer enthält. Eine Quittung kommt also dann zum Einsatz, wenn ein Betrag bereits bezahlt wurde – eine Rechnung schreiben Sie, wenn ein Betrag noch zu zahlen ist.

Hinweis: Eine Quittung kann eine Rechnung ersetzen, wenn sie alle für eine Rechnung notwendigen Angaben enthält.

Auch der Kassenbon ist etwas grundsätzlich anderes als eine Quittung. Er dient als Nachweis über den Geschäftsvorgang, der an einer Kasse stattgefunden hat. Der Kassenbon wird i. d. R. nicht als Quittung anerkannt, da er nicht die dafür nötigen Angaben enthält.

Sonderformen

Neben der „normalen“ Quittung gibt es auch Sonderformen, z. B. die:

• Ausgleichsquittung: Diese Art der Quittung ist eine Empfangsbestätigung für sämtliche Arbeitspapiere oder -materialien etc., die bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zurückgegeben wurden. Sie bestätigt, dass keine Ansprüche mehr des:der Arbeitnehmenden gegenüber dem:der Arbeitgeber:in bestehen.
• Löschungsbewilligung: Hierbei handelt es sich um die Zustimmung zur Löschung eines Grundbuchrechts.
• Bankquittung: Die Bankquittung ist eine zusätzliche Bestätigung, dass eine Zahlung auf einem Konto eingegangen ist. Sie wird von der Bank oder dem Kreditinstitut ausgestellt.

Wie stelle ich eine Quittung aus?

Die Ausstellung einer Quittung erfolgt häufig händisch. Als Quittungsvorlage dient hierzu ein Block mit Vordrucken. Der Vordruck enthält alle notwendigen Felder, die Sie ausfüllen müssen. Alternativ können Sie auch online eine Quittungsvorlage herunterladen und als PDF speichern, sie digital ausfüllen und schließlich ausdrucken.

Möglich ist auch, eine E-Quittung zu nutzen. Sie ist das digitale Äquivalent zur Papierquittung und bietet zum Beispiel die Vorteile, dass Datum und fortlaufende Nummerierung automatisch eingefügt werden und sie leserlicher ist als die handschriftliche Version. Zudem kann die Quittung automatisch der jeweiligen Rechnung zugeordnet werden, wenn Sie eine Softwarelösung nutzen.

Diese Pflichtangaben muss eine Quittung enthalten

Bei der Ausstellung der Quittung müssen Sie darauf achten, dass sämtliche Quittungen fortlaufende Nummern haben, damit es nicht zu Verwechslungen kommt. Folgende Pflichtangaben müssen enthalten sein:

• Name und Anschrift des Empfängers,
• Name und Anschrift des Ausstellers,
• Bezeichnung der Empfangsbekenntnis als Quittung,
• Art und Menge des Artikels,
• Betrag (Netto),
• Betrag (Brutto) in Zahlen und Worten,
• Höhe des Steuerbetrags (Steuersatz 7 % oder 19 %),
• Quittungsgrund,
• Vermerk, dass der Betrag bzw. die Leistung oder Ware erhalten wurde,
• Ausstellungsort und -datum,
• Unterschrift oder Stempel.

Regelung zur Quittung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen bei der Ausstellung einer Quittung keine Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer angeben und somit keinen Steuersatz. Das heißt, damit entfällt auch der gesonderte Ausweis des Brutto- u. Nettobetrages.

So gehen Sie bei einer verlorenen Quittung vor

Einnahmequittungen können Sie mit einer Kopie oder Zweitschrift ersetzen. Diese sind als solche zu kennzeichnen. Bei Ausgabequittungen können Sie ggf. an den:die Ersteller:in herantreten und um einen Ersatz der Quittung bitten.

Fehlen Ihnen einzelne Quittungen, die im Gesamtwert keinen bedeutenden Betrag übersteigen, können Sie einen Eigenbeleg erstellen. Dieser muss alle Pflichtangaben enthalten und die Ausgabe eindeutig rechtfertigen. Häufige Eigenbelege sollten Sie vermeiden, denn das könnte Ihre Buchhaltung schlecht beim Finanzamt dastehen lassen.