Kassenbon, Kassenführung
und Bonpflicht

Abhängig von der Art Ihrer Kassenführung gibt es unterschiedliche Dinge zu beachten. Wie muss ein Kassenbon aussehen? Sind Sie von der Bonpflicht betroffen? Und wie müssen Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Welche Angaben muss der Kassenbon enthalten?

Diese Angaben sind verpflichtend für jeden ausgegebenen Kassenbon:

1. Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens
2. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
3. Entgelt und Steuerbetrag für Waren oder Leistungen sowie den
4. Umsatzsteuersatz
5. Betrag je Zahlungsart
6. Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Beginn und Ende der Abrechnung
7. Transaktionsnummer
8. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder
9. Sicherheitsmoduls
10. Signaturzähler
11. Prüfwert

Die Punkte 5 bis 9 werden durch die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) des Kassensystems automatisch vorgenommen.

Tipp: QR-Codes sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, vereinfachen aber das elektronische Lesen von Kassenbons.

Was ist die Belegausgabepflicht?

Am 1. Januar 2020 ist die Belegausgabepflicht, umgangssprachlich Bonpflicht genannt, in Kraft getreten. Ihr Ziel ist es, Steuerbetrug zu erschweren. Durch die verpflichtende Ausgabe von Kassenbons werden einzelne Geschäftsvorfälle transparent. Beim Abgleich der Bons mit der Aufzeichnung der Kassensoftware lassen sich Manipulationen der Kasse erkennen. Dies geschieht mit Hilfe der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die das richtige Bonieren von Transaktionen bestätigt und nachvollziehbar macht.

Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle Kassensysteme die aktuellen Anforderungen zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erfüllen. Neueste Kassensysteme verfügten bereits vorher über eine TSE, für ältere Modelle gab es bis zum 31. Dezember 2022 eine Übergangsfrist. Während dieser mussten die Kassen nachgerüstet oder ausgetauscht werden.

Hinweis: Von der Bonpflicht weiterhin ausgenommen bleiben nur offene Ladenkassen, die über keine elektronischen Aufzeichnungssysteme verfügen.

Obwohl für den:die Kund:in keine Pflicht zur Entgegennahme des Bons besteht, müssen Bons immer angeboten werden. Eine Missachtung ist zwar nicht strafbar, rückt Sie aber in den Fokus des Finanzamts. Dieses kann annehmen, dass Sie gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstoßen und mit häufigeren Betriebsprüfungen auf diesen Verdacht reagieren. Dabei entstehende Unklarheiten können zu Umsatzschätzungen durch das Finanzamt und damit zu Nachzahlungen führen.

Digitale Kassenbelege als kostensenkende und umweltfreundliche Alternative

Die Bonpflicht erntete nicht nur Kritik für die entstehenden Kosten durch Nachrüstungen und Papierverbrauch, sondern auch wegen der Umweltbelastung. Für diese Probleme gibt es mittlerweile eine Lösung: digitale Kassenbelege. Diese können Sie Kund:innen über verschiedene Kanäle wie bspw. E-Mail, WhatsApp oder einen QR-Code zukommen lassen. Dabei müssen Sie durch ein standardisiertes Datenformat wie zum Beispiel PDF oder JPG sicherstellen, dass das Empfangen und Öffnen der Datei auf Endgeräten mit kostenfreier Standardsoftware möglich ist. Wie bei der Papierform, ist die Erstellung und das Angebot durch Sie, nicht aber die Entgegennahme durch die Kund:innen verpflichtend.

Achtung: Die Option auf einen Bon aus Papier muss trotzdem weiterhin bestehen, falls Kund:innen diesen wünschen.

Ist es möglich, sich von der Bonpflicht befreien zu lassen?

Grundsätzlich sieht das Gesetz eine Möglichkeit zur Befreiung von der Belegausgabepflicht vor. Die hohen Hürden führen jedoch selten zu erfolgreichen Anträgen. Die Voraussetzung zur Befreiung, geregelt in §146 Abs. 2 Satz 2 Abgabeordnung setzt sich dabei aus zwei Bausteinen zusammen:

1. Der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen
   Ist es branchentypisch, die Identität eines Großteils Ihrer Kund:innen nicht zu kennen, kann dies Grundlage für eine Befreiung sein. Dies triff jedoch auf große Teile der Wirtschaft wie beispielsweise den Einzelhandel oder die Gastronomie zu und ist daher allein nicht ausreichend.
2. Eine Ausgabe von Kassenbons ist nicht zumutbar
   Ebenso muss die Ausgabe von Kassenbons unzumutbar sein. Die Unzumutbarkeit wird dabei unter Betrachtung des Einzelfalls festgestellt. Sind Sie in der Lage schlüssig zu begründen, wieso die Ausgabe von Kassenbons für Sie unzumutbar ist, kann das Finanzamt Sie von der Pflicht befreien. Diese Gründe sind dabei nicht definiert. Persönliche Gründe oder das Entstehen von Kosten stellen keine Argumente zur Befreiung dar.

Durch Unterdrückung der Belegausgabe darf die Funktion der TSE nicht eingeschränkt werden.

Kassenführungsformen mit und ohne Kassenbon

Die Benutzung eines elektronischen Kassensystems verpflichtet zur Nutzung einer TSE und der Ausgabe von Kassenbons. Trotz der rechtlichen Änderungen bezüglich Registrierkassen und anderen elektronischen Kassenformen ist in Deutschland weiterhin die Nutzung einer offenen Ladenkasse erlaubt, welche von der Bonpflicht ausgenommen ist. Doch wo liegen die Vor- und Nachteile der beiden Formen?

In Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht. Offene Ladenkassen beispielsweise in Form eines Portemonnaies oder einer Geldkassette befreien Sie von der Bonpflicht, sind einfach zu bedienen und bedürfen keiner Technik.

Besonders häufig ist diese Form der Kassenführung daher zum Beispiel auf Wochenmärkten oder im kleineren Einzelhandel anzutreffen. Mit einer offenen Ladenkasse sind Sie allerdings an jedem einzelnen Geschäftstag zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet und elektronischer Zahlungsverkehr muss gesondert vom Kassenbuch für Bartransaktionen erfasst werden. Der größte Nachteil an der offenen Ladenkasse ist besonders die Fehleranfälligkeit dieser Aufzeichnungen.

Registrierkassen oder andere Systemlösungen stellen heute den Standard dar und verpflichten Sie zur Ausgabe eines Kassenbons. Mit ihnen lässt sich die Erfassung von Daten, Rabatten, Steuern und Beständen automatisieren. Sie bieten eine hohe Datensicherheit und können verschiedene Zahlungsarten bedienen – sie vereinfachen die Buchhaltung deutlich. Jedoch ist die Bedienung oft komplexer und bedarf häufig einer Schulung. Anschaffung und Nutzung sind dabei meist mit höheren Kosten verbunden als bei der offenen Ladenkasse. Des Weiteren benötigt ein elektronisches Kassensystem Strom und oft auch eine Netzwerkverbindung.

Bevor Sie sich für eine Kassenform entscheiden, sollten Sie daher die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens betrachten. Ein Wechsel zwischen den Formen ist jederzeit möglich, jedoch häufig mit Kosten verbunden. Beachten Sie außerdem, dass der Wechsel von einem elektronischen Kassensystem zu einer offenen Ladenkasse das Interesse des Finanzamts wecken kann. Häufige Kassen-Nachschauen sind das Ergebnis.