Geschäftsessen steuerlich geltend machen

Was ist ein Geschäftsessen?

Von einem Geschäftsessen spricht man immer dann, wenn nachgewiesen werden kann, dass das Essen mit einem geschäftlichen Anlass verknüpft ist. Geschäftsessen finden meist in einem Restaurant statt. Wichtig dabei ist der geschäftliche Zusammenhang. Hierbei wird zwischen zwei Arten unterschieden:

• Essen aus betrieblichem Anlass:
  Veranstaltungen, die zur Kategorie “Betrieblich veranlasste Bewirtungen” zählen, sind Geschäftsessen mit Mitarbeitenden. Anfallende Steuern für Essen dieser Art können zu 100 Prozent abgesetzt werden. Der Grund für das Essen muss genau und klar definiert sein. Das kann bspw. eine Jubiläumsfeier, ein Jahresabschlussfest oder eine Besprechung über die Weiterentwicklung des Unternehmens sein.
• Essen mit geschäftlicher Absicht:
  Hiermit sind Treffen mit Geschäftspartner:innen jeglicher Art gemeint. Das können potenzielle Kund:innen, Dienstleister:innen oder Treffen mit dem:der Steuerberater:in sein. Kosten für diese Treffen sind zu 70 Prozent absetzbar. Das heißt, es gibt einen Eigenanteil von 30 Prozent, den das Unternehmen bzw. der:die Selbstständige selbst trägt.

Wer kann Geschäftsessen absetzen?

Grundsätzlich kann jede:r Geschäftsessen absetzen: Arbeitgeber:innen, Selbstständige, Mitarbeitende und sogar Privatpersonen. Setzen Privatpersonen Geschäftsessen ab, dürfen sie sich Geld nicht zusätzlich vom Unternehmen auszahlen lassen.

Wichtig: Die geschäftliche Absicht muss immer erkennbar sein.

Beispiele für Geschäftsessen sind:

• Vertragsunterzeichnung
• Betriebsfeiern
• Gespräche mit Dienstleister:innen oder Steuerberater:innen.

Solo-Selbstständige können lediglich Treffen aus geschäftlichem Anlass absetzen, da sie aufgrund ihrer Solo-Selbstständigkeit keine Mitarbeitenden beschäftigen und dadurch keine Firmenjubiläen veranstalten.

Geschäftsessen absetzen. Diese Voraussetzungen müssen Sie erfüllen

Um Bewirtungskosten abzusetzen, benötigen Sie den Kassenbeleg bzw. die Rechnung, mit einer Auflistung aller Kosten des Treffens. Das sind sämtliche Kosten für Speisen, Getränke (alkoholische Getränke sind ebenfalls absetzbar) und das gezahlte Trinkgeld. All diese Kosten können Sie über Ihre Steuererklärung als Bewirtungskosten absetzen. Zusätzlich zum Kassenbeleg bzw. zur Rechnung brauchen Sie dafür zwingend einen Bewirtungsbeleg. Dieser enthält weitere Informationen, die der Fiskus als Nachweis für das Geschäftsessen benötigt. Viele Gaststätten haben bereits einen Bewirtungsbelegvordruck auf der Rückseite der Rechnung, den Sie lediglich ausfüllen müssen. Alternativ können Sie entweder ein eigenes Dokument bzw. eine Vorlage nutzen oder den Kassenbeleg auf ein DIN A 4 Blatt kleben und die fehlenden Informationen ergänzen.

Den Bewirtungsbeleg sollten Sie mindestens 10 Jahre aufbewahren. Sie müssen diesen nicht mit der Steuererklärung an das Finanzamt schicken. Falls das Finanzamt Nachfragen hat, müssen Sie den Bewirtungsbeleg aber vorlegen.

Bewirtungskosten in der Steuererklärung – Das müssen Sie beachten

Damit Sie Ihre Bewirtungskosten in Ihrer Steuererklärung absetzen können, benötigen Sie neben der Rechnung einen Bewirtungsbeleg. Dieser muss bestimmte Anforderungen erfüllen, damit er vom Finanzamt akzeptiert wird.

Folgende Angaben müssen auf einem Bewirtungsbeleg stehen

• Name und Anschrift der Gaststätte
• Daten des Gastgebers (Ihr Name und Ihre Anschrift bzw. die des Unternehmens)
• Name und Anschrift des Gastes
• Datum und zeitlicher Rahmen
• Grund für das Geschäftsessen
• Auflistung aller Speisen und Getränke
• Trinkgeld
• Nettobetrag
• Umsatzsteuersatz
• Bruttobetrag
• Unterschrift

Der Grund für das Geschäftsessen sollte so genau wie möglich beschrieben werden. Ein einziges Wort wie bspw. “Vertragsunterzeichnung” reicht nicht aus. Besser ist in diesem Fall z. B: “Treffen zur Vertragsunterzeichnung für die Zusammenarbeit von Grafiker XY und Verkehrsgesellschaft Z”.

Das Finanzamt schreibt im Einkommensteuergesetz §4 Abs 5 Nr. 2, dass die Kosten für die Bewirtung angemessen sein müssen. Hier ist keine offizielle Grenze festgelegt. Je nach Treffen, Personenanzahl oder Länge des Geschäftsessens variieren die Kosten. Sie sollten den Betrag im Blick behalten und darauf achten, dass er nicht ausgesprochen hoch ist.

Bis zu einem Betrag von 250 Euro zählen Bewirtungsbelege als Kleinbetragsrechnung. Ist der Betrag höher als 250 Euro, sind zusätzliche Angaben nötig:

Gesonderter Ausweis des Rechnungsbetrags in Euro – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte

Hier geben Sie die Bewirtungskosten in Ihrer Steuererklärung an

Ausgaben für ein Geschäftsessen sind Bewirtungsaufwendungen. Diese geben Selbstständige und Unternehmer:innen in ihrer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) im Bereich „Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben“ an. Dabei sollten die Kosten in 70 Prozent abzugsfähig und 30 Prozent nichtabzugsfähig aufgeteilt werden.

Geschäftsessen auf Dienstreisen

Sie möchten Ihre Businesspartner:innen treffen und müssen dafür geschäftlich verreisen? Dann können Sie, wie oben erklärt, die Kosten des Geschäftsessen mit einem Bewirtungsbeleg zu 70 Prozent absetzen.Wenn Ihre berufliche Reise länger als 8 Stunden andauert, können Sie zusätzlich den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Der Verpflegungsmehraufwand ist Teil der Reisekosten und steht jede:m bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden zu.

Beispiele

Geschäftsessen auf Fachmesse

Auf einer Fachmesse trifft Herr Weber, Chef einer Staubsaugerfirma, seine Lieferanten der Firma Blitzi, die er gemeinsam mit seinen Mitarbeiter:innen zum Essen einlädt. Die Kosten für 15 Personen betragen 600 Euro (netto) zuzüglich Umsatzsteuer. Im Nachhinein möchte sich Herr Weber die Kosten erstatten lassen. Das Essen fand aus geschäftlichem Interesse statt, daher kann Herr Weber 70 Prozent der Betriebskosten abziehen. Dementsprechend sind 180 Euro nicht abzugsfähig.
Die Bewirtung von Webers eigenen Mitarbeiter:innen führt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale seiner Mitarbeiter:innen. Für die Mitarbeiter:innen der Firma Blitzi gibt es keine Kürzung der Verpflegungspauschale, da es sich um eine Einladung von Dritten handelt.

Geschäftsessen aus betrieblichem Anlass

Zum Jahresabschluss ist es Tradition, dass Frau Müller ihre drei Mitarbeitenden zum Abendessen einlädt. Der Anlass ist demnach ein betrieblicher. Das heißt, Frau Müller kann im Nachhinein 100 Prozent der entstandenen Kosten geltend machen. Sie sollte dabei lediglich beachten, dass die Kosten pro Kopf nicht mehr als 110 Euro betragen.