Arbeitszimmer absetzen

Was ist ein häusliches Arbeitszimmer?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum in Ihrer Privatwohnung oder Ihrem Haus, den Sie überwiegend, d. h. zu über 90 Prozent, zur Erledigung büromäßiger Arbeiten nutzen. Büromäßige Arbeiten sind dabei Arbeiten gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer sowie organisatorischer oder künstlerischer Art.

Bei Ihrem Arbeitszimmer muss es sich außerdem um einen abgeschlossenen und abgetrennten Raum handeln, der von den Privaträumen getrennt ist, beispielsweise durch eine Tür. Die Einrichtung sollte sich auf das begrenzen, was zur Erledigung des beruflichen Zwecks notwendig ist.

Bestimmte Kosten für ein solches häusliches Arbeitszimmer können Sie auf verschiedene Weisen von der Steuer absetzen.

Betriebsausgaben für häusliches Arbeitszimmer absetzen oder Tagespauschale?

Liegen bei Ihnen die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer vor, haben Sie 2023 mehrere Wahlrechte. Sie können entweder alle im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer entstandenen Kosten als Betriebsausgaben absetzen, Sie beantragen die Jahrespauschale von 1.260 Euro oder Sie entscheiden sich für die Tagespauschale (in den Jahren 2020 bis Ende 2022 noch als Homeoffice-Pauschale bezeichnet) von 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro. Wann sich welche Abzugsvariante anbietet, erfahren Sie in den folgenden Passagen.

Arbeitszimmer absetzen: Das sind die Grundvoraussetzungen

Präsentieren Sie dem Finanzamt die tatsächlichen Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben, spielt das Finanzamt nur mit, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (BMF, Schreiben v. 15.8.2023, Az. IV C 6 – S 2145/19/10006:027):

• Der Raum in Ihrer Wohnung oder in Ihrem Haus muss ausschließlich betrieblich genutzt werden. Das bedeutet: Es liegt kein häusliches Arbeitszimmer vor, wenn der Raum zu mehr als 10 Prozent für private Zwecke genutzt wird.
• Handelt es sich bei dem Raum um ein Durchgangszimmer, um in andere private Räume zu gelangen, liegt steuerlich kein häusliches Arbeitszimmer vor.
  Seit 2023 können Sie die Ausgaben für ein Arbeitszimmer nur dann steuerlich absetzen, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigungen darstellt.
• Kann das Finanzamt davon überzeugt werden, dass ein häusliches Arbeitszimmer vorliegt, sind die Kosten für dieses Arbeitszimmer nur absetzbar, wenn die Arbeitszimmerkosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um 2023 ein Arbeitszimmer abzusetzen?

Möchten Sie als Selbständige:r 2023 also die auf das häusliche Arbeitszimmer entfallenden Ausgaben absetzen, müssen Sie dem Finanzamt im Zweifel plausibel nachweisen, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigungen darstellt. Dem zeitlichen (quantitativen) Umfang der Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers kommt dabei lediglich eine indizielle Bedeutung zu. Das bedeutet im Klartext: Kann nachgewiesen werden, dass der qualitative Schwerpunkt der Arbeiten nur im häuslichen Arbeitszimmer liegt, reicht das 2023 aus, um die vollen Ausgaben für das Büro absetzen zu können.

Beispiel 1: Im Arbeitszimmer liegt der qualitative Schwerpunkt

Sie besprechen mit Kund:innen in der Einrichtung deren Wünsche. Im häuslichen Arbeitszimmer erfolgt dann der Schwerpunkt, nämlich das Erstellen der Ablaufpläne und Bauzeichnungen. In diesem Fall liegt der Schwerpunkt und damit der Mittelpunkt der Betätigung im häuslichen Arbeitszimmer, selbst wenn die Gespräche mit den Kund:innen außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers länger dauern als die Umsetzung der Wünsche der Kund:innen.

Welche Ausgaben für das Arbeitszimmer kann ich absetzen?

Gelingt Ihnen der Nachweis, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit darstellt, stellt sich die Frage, welche Kosten Sie für das Büro absetzen dürfen. Die Antwort darauf lautet: Grundsätzlich alle direkt auf das Arbeitszimmer entfallenden Kosten (z. B. Reinigung, Tapete, Renovierung des betrieblich genutzten Raums) und alle anteilig dem Arbeitszimmer zuzurechnenden Kosten (z. B. anteilige Miete, anteilige Zinsen, anteilige Abschreibung, anteilige Kosten für Strom, Wasser, Heizung).

Liegen die direkten und die anteilig auf das häusliche Arbeitszimmer entfallenden Kosten über dem Betrag von 1.260 Euro im Jahr, müssen Sie die Belege als Nachweise zu Ihren Buchhaltungslagen nehmen und aufbewahren.

Liegen die ermittelten tatsächlichen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer dagegen unter 1.260 Euro, sollte stattdessen die Jahrespauschale gewählt werden (siehe nachfolgenden Informationen). Der Clou an der Jahrespauschale: Es müssen keine tatsächlichen Ausgaben nachgewiesen werden.

Arbeitszimmer absetzen: Das bringt die neue Jahrespauschale

Haben Sie keine Lust, die Arbeitszimmerkosten aufwändig zu ermitteln, können Sie sich ab 2023 für die Jahrespauschale in Höhe von 1.260 Euro entscheiden. Zu dieser Pauschale müssen Sie Folgendes wissen:

• Sie können jedes Jahr erneut wählen, ob Sie die tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer absetzen oder lieber die Jahrespauschale abziehen möchten.
• Liegen die Voraussetzungen für die Jahrespauschale allerdings nicht für volle 12 Monate vor, mindert sich die absetzbare Jahrespauschale in jedem Monat um ein Zwölftel.

Beispiel 1: Keine Lust, die Arbeitszimmerkosten zu ermitteln oder tatsächliche Kosten unter 1.260 Euro

Die Voraussetzungen für das häusliche Arbeitszimmer liegen im gesamten Kalenderjahr vor. Sie ermitteln die direkten und die anteilig auf Ihr häusliches Arbeitszimmer entfallenden Kosten. Die Kosten betragen 890 Euro. Alternative: Sie haben keine Lust, die Belege zu suchen und die tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer zu ermitteln. Folge: Sie können seit 2023 die Jahrespauschale wählen und so für das häusliche Arbeitszimmer 1.260 Euro ohne Nachweis absetzen.
Beispiel 2: Voraussetzungen für Arbeitszimmer nur für sieben Monate erfüllt

Die Voraussetzungen für das häusliche Arbeitszimmer (Mittelpunkt) liegen erst seit Juni 2023 vor. Sie ermitteln die direkten und die anteilig auf Ihr häusliches Arbeitszimmer entfallenden Kosten. Die Kosten betragen 890 Euro. Folge: In diesem Fall könnten Sie nur eine Jahrespauschale in Höhe von 735 Euro (1.260 Euro x 7/12) absetzen. Hier sollten Sie also besser die tatsächlichen Kosten von 890 Euro für das Arbeitszimmer absetzen. In diesem Fall kann es aber sogar besser sein, statt des Betriebsausgabenabzugs für das häusliche Arbeitszimmer die neue Tagespauschale (früher als Homeoffice-Pauschale bezeichnet) zu wählen. Dann könnten Sie nämlich doch noch bis zu 1.260 Euro pro Jahr absetzen.

Arbeitszimmer absetzen: Was gilt, wenn mehrere Personen das Arbeitszimmer nutzen?

Nutzen Sie und Ihr:e Ehegatt:in ein häusliches Arbeitszimmer gemeinsam, sind die Voraussetzungen zum Vorliegen eines häuslichen Arbeitszimmers und zum Mittelpunkt für jede:n Steuerzahler:in getrennt zu prüfen, wenn die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden sollen. Hier gelten folgende Steuerspielregeln:

• Bei der Zahlung von einem gemeinsamen Konto sind die grundstücksorientierten Aufwendungen (Abschreibung, Schuldzinsen, Miete) bei dem:der Nutzer:in nur als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar, wenn sie von ihm:ihr geschuldet werden.
• Die nutzungsorientierten Aufwendungen (z. B. für Energie, Wasser, Reinigung) können in voller Höhe steuerlich abgesetzt werden, soweit sie auf die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers entfallen.

Beispiel: Grundstücksorientierte oder nutzungsorientierte Kosten?

Sie sind verheiratet und Sie und Ihr:e Ehegatt:in nutzen gemeinsam ein häusliches Arbeitszimmer (Nutzungsanteil jeweils 50 Prozent). Nur für Sie stellt das Arbeitszimmer den Mittelpunkt dar. Die Gesamtaufwendungen für das Arbeitszimmer betragen 3.000 Euro für Miete und 1.000 Euro für Strom, Wasser und Gas. Die Kosten wurden vom gemeinsamen Konto beglichen. Mieter:in der Wohnung ist nur Ihr:e Ehegatt:in. Folge: Sie können in diesem Fall entweder 500 Euro für das Arbeitszimmer absetzen (50 Prozent der nutzungsorientierten Kosten) oder Sie entscheiden sich für die Jahrespauschale von 1.260 Euro. Die 3.000 Euro Mietaufwendungen können Sie leider nicht anteilig absetzen, weil diese nur Ihr:e Ehegatt:in als Mieter:in schuldet.

Neue Jahrespauschale: Beantragen Sie und Ihr:e Ehegatt:in oder Ihr:e Lebensgefährt:in statt der tatsächlichen Kosten die Jahrespauschale von 1.260 Euro, dann ist die Jahrespauschale personenbezogen anzuwenden. Das bedeutet im Klartext: Sind für jeden Nutzenden die Voraussetzungen erfüllt, kann jeweils bis zu 1.260 Euro pro Jahr für das Arbeitszimmer abgesetzt werden. Eine Aufteilung in nutzungsorientierte und grundstücksorientierte Kosten findet hier nicht statt, weil bei der Jahrespauschale keine Kosten nachgewiesen werden müssen.

Arbeitszimmer absetzen: Alternative Tagespauschale

Stellt das Arbeitszimmer für Sie nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung dar, kann das Finanzamt nicht überzeugt werden oder haben Sie schlichtweg keine Lust, Nachweise zu führen, können Sie alternativ zu den tatsächlichen Kosten oder zur Jahrespauschale auch die Tagespauschale wählen.

Die Tagespauschale bekommt jede:r, der:die in einer Arbeitsecke in der Küche oder am Wohnzimmertisch arbeitet. Sie können pauschal – also ohne Nachweis von Ausgaben – 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro als Betriebsausgaben absetzen. Die Pauschale ist an keine zeitliche Komponente gebunden. Selbst wenn Sie nur an den Wochenenden, an den Feiertagen oder in Ihrem Urlaub nur jeweils fünf Minuten am Tag betrieblichen Tätigkeiten nachgehen, können Sie diese Pauschale für die Arbeit im Homeoffice absetzen.