StrukturZeit

Case Study 1: Automatisierter Buchungs- und Rechnungsprozess für Gruppen-Coaching

• Ausgangssituation:
  Die Anbieterin von Gruppen- und Einzel-Yoga- sowie Coaching-Programmen hat ihre Buchungen, Rechnungen und E-Mail-Kommunikation bislang komplett händisch erledigt – ein hoher Zeitaufwand und viel Routinearbeit.
• Lösung:
  Über ein einfaches Buchungsformular auf ihrer Website wird der gesamte Prozess jetzt automatisiert: Nach jeder Anmeldung laufen Buchung, Rechnungserstellung und Versand der E-Mails automatisch im Hintergrund ab – ohne Shop-System, auf Wunsch auch mit Zahlungsanbieter-Anbindung möglich.
• Mehrwert:
  Die Anbieterin gewinnt spürbar mehr Zeit und kann sich wieder auf ihre Kunden konzentrieren. Routineaufgaben entfallen, der Prozess bleibt trotzdem individuell und professionell.

Case Study 2: Automatisiertes Belegmanagement für die Buchhaltung

• Ausgangssituation:
  Alle Belege mussten zuvor manuell aus dem E-Mail-Postfach heruntergeladen, sortiert und einzeln in die Buchhaltungssoftware und einen separaten Cloud-Ordner übertragen werden – ein mühsamer und zeitraubender Prozess.
• Lösung:
  Jetzt werden die Belege automatisch aus den E-Mails eingesammelt und gleichzeitig aus dem Postfach entfernt. Sie werden nach Jahr und Monat sortiert in einer Cloud gesichert und direkt zu Lexware Office hochgeladen. Der entsprechende Cloud-Ordner kann auf Wunsch sogar automatisiert für die Steuerberatung freigegeben werden.
• Mehrwert:
  Die Kundin muss sich weder um das E-Mail-Postfach noch um die Ablage oder Übertragung kümmern. Alles läuft strukturiert, sicher und komplett automatisch – mit einem Klick kann die Steuerberatung darauf zugreifen.

FAQ – Automatisierte Buchhaltungsprozesse für Soloselbstständige

• Mit wem arbeitest Du zusammen?
  Mit Soloselbstständigen, Freelancern und kleinen Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse – rund um Angebote, Rechnungen und Belegmanagement – endlich stressfrei automatisieren wollen.
• Welche Tool-Voraussetzungen gibt es?
  Du benötigst eine Lexware Office XL-Lizenz und einen Make.com-Account. Andere Tools (z. B. Cloud-Dienste, E-Mail, Shopsysteme) können auf Wunsch angebunden werden.
• Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
  Ich arbeite im Done-for-you-Modell: Nach einem kostenfreien Automatisierungs-Check übernehme ich die komplette Einrichtung und Umsetzung der Automatisierung für dich.
• Wie kann ich dich kontaktieren?
  Du erreichst mich unkompliziert per WhatsApp oder über meine Webseite. Dort kannst du direkt den Fragebogen für den kostenfreien Automatisierungs-Check ausfüllen.
• Welche Prozesse kann man automatisieren?
  Mein Fokus liegt auf der Automatisierung aller Prozesse rund um die Buchhaltung: Von der Angebots- und Rechnungserstellung bis zum Belegmanagement – mit und ohne Shop-Anbindung. Weitere Backoffice Abläufe sind ebenfalls umsetzbar.
• Wie schnell geht das?
  Die Umsetzung startet meist innerhalb weniger Tage, sobald die Voraussetzungen klar sind und der Automatisierungs-Check abgeschlossen ist.
• Was kostet die Umsetzung?
• Du zahlst mein Service-Honorar – die Toolkosten für Lexware und Make.com übernimmst du selbst. So bleibt alles transparent und flexibel.
• Brauche ich technisches Vorwissen?
  Nein, du kannst dich ganz auf deine Kernarbeit konzentrieren – ich übernehme alles und erkläre dir die neuen Abläufe, wenn du möchtest.