Vorsteuerabzugsberechtigt

Das Wichtigste in Kürze

Der Begriff „vorsteuerabzugsberechtigt“ bezieht sich auf die Möglichkeit eines Unternehmens, die gezahlte Umsatzsteuer von seinen Ausgaben abzuziehen. Vorsteuerabzugsberechtigt sind Unternehmen, die selbst Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen. Dieser Vorsteuerabzug erfolgt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung. Privatpersonen sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Der Vorsteuerabzug hat für Unternehmen den Vorteil, ihre Liquidität zu erhöhen. Kleinunternehmer sollten abwägen, ob es sich lohnt, vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, basierend auf ihren Ausgaben und ihrer Kundenstruktur.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Der Begriff „vorsteuerabzugsberechtigt“ hört sich sehr sperrig an. Um seine Bedeutung zu definieren, muss das Wort „vorsteuerabzugsberechtigt“ in einem größeren Kontext gesehen werden. Zum besseren Verständnis der Vorsteuerabzugsberechtigung müssen Sie zunächst wissen, was Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer sind.

Ein paar Definitionen vorab

• Die Mehrwertsteuer ist eine Steuer, die Privatpersonen entrichten, wenn sie für Waren oder Dienstleistungen bezahlen. Auf jeder Rechnung, die sie begleichen, egal, ob auf dem Kassenbon im Supermarkt oder auf einer schriftlich zugestellten Anwaltsrechnung ist dieser Steuerbetrag ausgewiesen. Je nach Ware oder Dienstleistung liegt der Mehrwertsteuersatz in Deutschland bei 7% oder 19% (Stand: 2022). In seltenen Fällen liegt er auch bei 0 %, etwa, wenn Leistungserbringer:in ein:e Kleinunternehmer:in ist oder wenn Geschäfte auf der umsatzsteuerfreien Insel Helgoland getätigt werden. Das Unternehmen, welches den Rechnungsbetrag einstreicht, überführt den Steuerbetrag ans Finanzamt.
• Die Umsatzsteuer ist dasselbe wie die Mehrwertsteuer, nur aus der Sicht des rechnungsstellenden Unternehmens betrachtet. Wenn Sie als Gewerbetreibende:r oder Freiberufler:in eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen ausstellen, dann weisen Sie die Steuer für Privatleute als Mehrwertsteuer aus und für gewerbliche Kund:innen als Umsatzsteuer.
• Die Vorsteuer ist nochmals dasselbe, aber diesmal aus der Sicht des vorsteuerberechtigten Unternehmens, welches die Rechnung zu begleichen hat. Wenn Sie für Ihr Büro insbesondere Schreibutensilien einkaufen, dann bezahlen Sie zunächst den Bruttobetrag an Ihren Lieferanten, also den Nettowert plus die von ihm ausgewiesene Umsatzsteuer. Sofern Sie alle notwendigen Voraussetzungen mitbringen, sind Sie in einem solchen Fall vorsteuerabzugsberechtigt, also berechtigt, Ihre eigene Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt um die an das Büromöbel-Unternehmen entrichtete Vorsteuer zu verringern.

Wann ist ein Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt?

Sie sind als Unternehmer:in oder Freiberufler:in vorsteuerabzugsberechtigt, wenn Sie selbst auf Ihren Rechnungen Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer ausweisen und diese an das Finanzamt abführen. Als ein solches Unternehmen können Sie sich die Vorsteuer vom Finanzamt wieder erstatten lassen. Wenn Sie sich als Kleinunternehmer:in von der Umsatzsteuer haben befreien lassen, dann sind sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt, müssen aber auch keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen.

Auch Privatpersonen sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Allerdings können Sie als Kleinunternehmer:in eine Regelbesteuerung beantragen und auf diesem Wege vorsteuerabzugsberechtigt werden. Damit einher geht dann allerdings auch die Pflicht, die Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen und an das Finanzamt zu transferieren.

Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt: Welche Bedeutung hat das für Sie?

Sie haben festgestellt, dass Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und fragen sich nun, welche Konsequenzen das für Sie hat. Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug geschieht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung. Je nachdem, wie groß Ihre Umsätze als Unternehmer:in sind, hat das Finanzamt festgelegt, ob Sie die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, quartalsweise oder jährlich zu leisten haben.

Sie geben dabei Ihre Umsätze an (Ihre Rechnungen dienen als Nachweis) und überweisen die von Ihren Kund:innen erhaltenen Umsatzsteuerbeträge abzüglich der Vorsteuer an das Finanzamt. Dabei können Sie alle Ihre geleisteten Vorsteuerzahlungen von der Umsatzsteuer abziehen (ebenfalls mit Nachweisen).

Es kann passieren, dass Sie beispielsweise nach einem umsatzschwachen Quartal mit höheren Ausgaben sogar einen Betrag vom Finanzamt erstattet bekommen.

Für welche Leistungen gilt die Vorsteuerabzugsberechtigung?

Wenn Sie als Unternehmer:in oder Freiberufler:in vorsteuerabzugsberechtigt sind, heißt das nicht, dass Sie private Ausgaben in den Vorsteuerabzug einbringen dürfen. Gerade für Freiberufler:innen und Solo-Selbstständige vermischen sich aber manchmal bestimmte Ausgaben wie Telefon- und Internetkosten oder Ausgaben für das geschäftlich genutzte, hingegen dem Privatvermögen zugehörige Auto. Deshalb müssen Sie beim Einreichen des Vorsteuerabzugs Ihre gezahlten Rechnungen auf folgende Merkmale überprüfen:

• Die Leistung ist für betriebliche Zwecke erbracht worden. Für nicht klar trennbare Leistungen, die Sie sowohl privat als auch für Ihr Unternehmen nutzen, können Sie die Leistung anteilig in Vorabzug bringen. Vorteilhaft ist es, das mit dem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung im Vorfeld (schriftlich!) abzusprechen. Aber grundsätzlich sollte die betriebliche Nutzung überwiegen. Ein anschauliches Beispiel hierfür ist die Lizenzgebühr für Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme. Wenn Sie nur alle drei Wochen mal einen privaten Brief verfassen, dann ist die tägliche Nutzung in Ihrem Betrieb eindeutig als dominant, also als „fast ausschließlich geschäftlich“ anzusehen. Unter 10 % betrieblicher Nutzung müssen die entsprechenden Wirtschaftsgüter zwingend dem privaten Bereich zugeordnet werden.
• Die Leistung wurde von einem anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen erbracht. Auf der Rechnung muss der Umsatz- bzw. Vorsteuerbetrag klar ausgewiesen sein. Wenn die Lieferung oder Leistung von einem umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmen erbracht wurde, sind Sie für diese Ausgabe nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
• Die Rechnung muss ordnungsgemäß ausgestellt sein. Dazu gehören die klare und gesonderte Ausweisung des Umsatzsteuerbetrags sowie alle gesetzlichen Pflichtangaben (z. B. Umsatzsteuer-ID und/oder Steuernummer des Lieferanten, vollständige Adresse des Lieferanten und Ihres Unternehmens, etc.).

Warum ist ein Vorsteuerabzug sinnvoll?

Vorsteuerabzugsberechtigt zu sein bedeutet für Sie, einen entscheidenden Vorteil zu haben. Es erhöht Ihre Liquidität.

Ohne Vorsteuerabzug nach dem Allphasen-Netto-Umsatzsteuer-System, wie es im Steuergesetz heißt, würden Sie jeden Monat oder jedes Quartal die volle Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten und könnten sich die gezahlte Mehrwertsteuer erst wieder im Rahmen des Jahresabschlusses zurückholen. Gerade wenn Sie sehr viel einkaufen müssen, unter anderem Baumaterialien für einen Handwerksbetrieb, kann das Thema Vorsteuer vorübergehend eine entscheidende Entlastung darstellen.

Und wenn Ihr Konto mal ins Negative rutscht und Dispozinsen fällig werden, dann kann aus der Vorsteuerabzugsberechtigung sogar ein echter Kostenvorteil erwachsen. Sollte so etwas nicht vorkommen, macht es in der Gesamtbilanz natürlich keinen Unterschied. Da ist die Vorsteuer dann ein neutraler Durchlaufposten, den Sie einmal bezahlen, später aber wieder erstattet bekommen.

Für Kleinunternehmer:innen: Ab wann lohnt es sich, vorsteuerabzugsberechtigt zu sein?

Bevor Sie als Kleinunternehmer:in die Regelbesteuerung beantragen, um auch vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, sollten Sie die Bedeutung erst in vollem Umfang erfassen und zumindest zwei Gesichtspunkte für sich und Ihr Unternehmen genauer beleuchten. Das ist einerseits Ihre Ausgabensituation und andererseits Ihre Kundenstruktur.

Wenn Sie hohe Ausgaben haben oder Investitionen tätigen müssen, dann kann es sinnvoll sein, sich die Vorsteuer vom Finanzamt wiederzuholen. Sie müssen bei einmaligen Investitionen allerdings berücksichtigen, dass der Antrag auf Regelbesteuerung fünf Jahre bindend ist. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bevorzugen, haben Sie immerhin noch die Möglichkeit, die bezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgaben geltend zu machen.

Vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, heißt auch, Umsatzsteuer auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Wenn Ihre Kund:innen hauptsächlich ebenfalls Unternehmen sind, dann interessiert diese nur der Netto-Betrag auf Ihren Rechnungen, weil sie ihrerseits vorsteuerabzugsberechtigt sind. Sollten Ihre Kund:innen allerdings hauptsächlich aus dem Privatsektor kommen, dann ist die Umsatzsteuer ein fundamental Element der Preisgestaltung. Sie als Unternehmer:in benötigen den Nettoerlös für Ihre Gewinn-und-Verlust-Rechnung, aber Ihre Kund:innen sehen den Bruttopreis, den sie vollständig bezahlen müssen.

Wenn Sie sich entscheiden, ein:e Kleinunternehmer:in zu bleiben, dann können Sie im Vergleich zu größeren Konkurrenten über die Umsatzsteuerbefreiung einen Wettbewerbsvorteil ausspielen. Ein weiterer Gesichtspunkt ist in diesem Zusammenhang die Art der Waren oder Leistungen, die Sie anbieten. Als Buchhändler:in oder Lebensmittelhändler:in arbeiten Sie bei den meisten Ihrer Produkte mit einem geringeren Mehrwertsteuersatz, der Unterschied zwischen brutto und netto ist für Ihre Kund:innen also viel kleiner.

Am besten ist es, diese Frage mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zu klären. Eine Pauschalbewertung, ob es sich lohnt, freiwillig vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, ist nicht möglich.

Es hört sich zunächst kompliziert an, aber dann ist es doch recht einfach

Die Bedeutung von „vorsteuerabzugsberechtigt“ sollte klar geworden sein. Auch wenn sich zu Beginn alles recht kompliziert anhört, so vereinfacht sich alles zügig, wenn sich herausstellt, dass Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer eigentlich dasselbe meinen, nur aus einer anderen Perspektive betrachtet werden. Daher werden hier noch einmal die wesentlichen Punkte zur Vorsteuerabzugsberechtigung kurz zusammengefasst:

• Vorsteuer ist die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer, die Sie als selbstständige:r Unternehmer:in an andere Unternehmen bezahlen.
• Sie sind vorsteuerabzugsberechtigt, wenn Sie selbst auch Umsatzsteuer ausweisen und abführen.
• Den Vorsteuerabzug führen Sie im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung, ein Mal jährlich auch durch die Umsatzsteuerjahreserklärung durch.
• Die Vorsteuerabzugsberechtigung verschafft Ihnen Vorteile bei Ihrer Liquidität.
• Für Kleinunternehmer:innen kann es bei hohen Ausgaben und hauptsächlich gewerblicher Kundenstruktur vorteilhaft sein, eine Regelbesteuerung zu beantragen und dann auch vorsteuerabzugsberechtigt zu sein.