Umsatzsteuervoranmeldung

Linienmuster
Breadcrumb-Navigation

    Das Wichtigste in Kürze

    Die Umsatzsteuervoranmeldung erleichtert Unternehmer:innen die frühzeitige Begleichung der Umsatzsteuer und bietet gleichzeitig Planungssicherheit. Sie gilt für Unternehmen, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Für Kleinunternehmer:innen und bestimmte Berufsgruppen gelten besondere Regeln.

    Unternehmen können zwischen einer monatlichen und vierteljährlichen Voranmeldung wählen. Welches, die passende Option ist, hängt von Faktoren wie dem Vorjahresumsatz und der Umsatzsteuerschuld ab.

    Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird, von der Umsatzsteuerpflicht.

    Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

    In der Regel müssen alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Dabei handelt es sich um eine Vorauszahlung der Steuer. Kleinunternehmer:innen sind von dieser Pflicht ausgenommen.

    Durch die Umsatzsteuervoranmeldung wird verhindert, dass Unternehmer:innen ihre jährliche Steuer auf einmal zahlen müssen, sondern die Zahllast auf das gesamte Jahr verteilen können. Für kleine Unternehmer:innen hat die Umsatzsteuervoranmeldung den Vorteil, dass sie weniger in Zahlungsschwierigkeiten am Anfang eines Jahres kommen. Mit den Voranmeldungen sorgt der Fiskus dafür, dass ihm keine zu zahlende Umsatzsteuer entgeht, und Sie als Unternehmer:in zahlen regelmäßig realistische und aktuelle Beträge entsprechend Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung – Planbarkeit und (Zahlungs-)Sicherheit stehen im Vordergrund.

    Wer muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

    Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) müssen grundsätzlich alle Unternehmen abgeben, die umsatzsteuerpflichtig sind. Unternehmen, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen oder abführen, sind daher verpflichtet, regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen.

    Es gibt jedoch Ausnahmen, wie z.B. die Kleinunternehmerregelung oder bestimmte Berufsgruppen mit speziellen Tätigkeiten, deren Umsätze nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, für die die Verpflichtung zur UStVA entfallen kann. Das sind bspw. Ärzt:innen, Versicherungsvertreter:innen und Hebammen.

    Anmeldezeiträume: Die monatliche und die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung

    Die Umsatzsteuer wird nicht wie jede andere Steuer behandelt. Es gibt einige Sonderregeln, an die Sie sich halten müssen, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind.

    Wie der Name schon verrät, müssen Sie die Umsatzsteuer nicht einfach entrichten, sondern voranmelden. Die Umsatzsteuervoranmeldung können Sie entweder monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt übermitteln. Das Verhältnis zwischen den Ausgaben und den Einnahmen entscheidet dann darüber, wie viel Umsatzsteuer Sie tatsächlich zahlen müssen oder ob Sie sogar einen Betrag zurückerstattet bekommen.

    Ob Sie die Umsatzsteuer monatlich oder quartalsweise anmelden müssen, hängt von der Umsatzsteuerzahllast des vorausgegangenen Kalenderjahres ab:

    Bei einer vorausgegangenen Zahllast von mehr als 7.500 Euro müssen Sie die Umsatzsteuer monatlich voranmelden. Lag die Steuerschuld im vorherigen Jahr unter 7.500 Euro, muss eine Voranmeldung vierteljährlich erfolgen. Wenn die Steuerschuld im vorherigen Kalenderjahr unter 1.000 Euro lag, kann Sie das Finanzamt sogar komplett von der Pflicht zur Voranmeldung befreien. Dann müssen Sie die Umsatzsteuer nur jährlich entrichten und eine Voranmeldung ist nicht nötig.

    Durch die Einführung des Wachstumschancengesetz ist ab dem Besteuerungszeitraum 2025 eine Befreiung möglich, wenn die Steuerschuld im vorausgegangenen Kalenderjahr 2.000 Euro nicht übersteigt.

    Weil bei einer Neugründung keine Zahlen zur Steuerschuld existieren, entscheidet das Finanzamt über die Höhe der Vorauszahlungen anhand des geschätzten Umsatzes auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Diesen Fragebogen müssen Sie bei der Gründung eines Unternehmens oder der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit ausfüllen und an das Finanzamt übermitteln.

    Der Stichtag für die Voranmeldung ist immer der zehnte Tag des Monats. Fällt dieser auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, endet die Abgabefrist am darauffolgenden Werktag.

    Antrag auf monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung

    Grundsätzlich können Sie beim Finanzamt verschiedene Anträge zur Umsatzsteuervoranmeldung stellen.

    So können Sie, wenn sich bei derzeit quartalsweiser Voranmeldung abzeichnet, dass Ihre Umsatzsteuerzahllast höher sein wird, einen Antrag auf monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.

    Andersherum können Sie bei monatlichem Voranmeldezeitraum die quartalsweise Voranmeldung beantragen.

    Grundsätzlich können Sie vorzeitig alles bei Ihrem Finanzamt beantragen, was zu Ihren Zahlen des laufenden Jahres passt.

    Dauerfristverlängerung

    Schaffen Sie es nicht, in der vorgegebenen Zeit die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen und an das Finanzamt zu senden, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dafür reicht ein formloses Schreiben. Eine Begründung ist nicht notwendig.. Wird Ihnen die Dauerfristverlängerung gewährt, bekommen Sie jeweils exakt einen Monat mehr Zeit, um die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.

    Eine Dauerfristverlängerung ist allerdings mit einer Sondervorauszahlung verbunden. Die Höhe der Vorauszahlung orientiert sich an der Zahlungslast des Vorjahres und beträgt 1/11 dieses Betrages.

    Betrug Ihre Steuerschuld im Vorjahr also beispielsweise 220.000 Euro, müssen Sie eine Sondervorauszahlung von 20.000 Euro leisten, um die Dauerfristverlängerung genehmigt zu bekommen.

    Die Sondervorauszahlung wird Ihnen erst mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung des laufenden Jahres durch Abzug von der Umsatzsteuerschuld erstattet.

    Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung 2024

    Achten Sie darauf, dass Sie die Fristen immer einhalten. Versäumen Sie eine Frist, kann das schnell teuer werden. Es sind Strafen von bis zu 25.000 Euro möglich.

    Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2024, wenn Sie monatliche Vorauszahlungen leisten:

    Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung 2024

    Voranmeldezeitraum 2024

    Termin für die Umsatzsteuer

    Termin für die Dauerfristverlängerung

    Januar

    12.02.2024

    11.03.2024

    Februar

    11.03.2024

    10.04.2024

    März

    10.04.2024

    10.05.2024

    April

    10.05.2024

    10.06.2024

    Mai

    10.06.2024

    10.07.2024

    Juni

    10.07.2024

    12.08.2024

    Juli

    12.08.2024

    10.09.2024

    August

    10.09.2024

    10.10.2024

    September

    10.10.2024

    11.11.2024

    Oktober

    11.11.2024

    10.12.2024

    November

    10.12.2024

    10.01.2025

    Dezember

    10.01.2025

    10.02.2025

    Die Abgabefristen für die Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2024, wenn Sie quartalsweise Ihre Vorauszahlungen leisten:

    Quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr 2023

    Voranmeldezeitraum 2024

    Termin für die Umsatzsteuer

    Termin für die Dauerfristverlängerung

    1. Quartal

    10.04.2024

    10.05.2024

    2. Quartal

    10.07.2024

    12.08.2024

    3. Quartal

    10.10.2024

    11.11.2024

    4. Quartal

    10.01.2025

    10.02.2025

    Der Stichtag für die Umsatzsteuer ist immer der Zehnte eines Monats. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende, gilt der erste Werktag nach dem Zehnten.

    Kleinunternehmerregelung

    Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht. Kleinunternehmen müssen also keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, dürfen aber auch keine Umsatzsteuer von der Steuer absetzen. Umsatzsteuervorauszahlungen müssen dementsprechend auch nicht geleistet werden.

    Das kann ein Vorteil sein, wenn Sie beispielsweise wenige Ausgaben haben. Von Nachteil ist es allerdings, wenn, wenn Sie viel in Ihr Unternehmen bzw. Ihre Selbstständigkeit investieren müssen, denn mit der Kleinunternehmerregelung können Sie sich die Umsatzsteuer nicht zurückholen.

    Die Kleinunternehmerregelung können alle Unternehmen und Selbstständige in Anspruch nehmen, deren Jahresumsatz unter 22.000 Euro liegt und deren Umsatz im Folgejahr vermutlich 50.000 Euro nicht übersteigt.

    Die Kleinunternehmerregelung können Sie direkt bei der Gründung Ihres Unternehmens im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung festlegen. Dafür müssen Ihre Schätzungen zu den oben genannten Umsätzen passen. Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nicht oder wechseln Sie von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung frühestens nach fünf Jahren wieder beantragen. Das bedeutet, dass Sie die nächsten fünf Jahre umsatzsteuerpflichtig sind und dementsprechend Umsatzsteuervorauszahlungen leisten müssen.

    Hinweis: Das Wachstumschancengesetz sieht vor, Kleinunternehmer:innen zukünftig bürokratisch zu entlasten. Ab dem Steuerjahr 2024 sind diese von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit.

    Unterschiede zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer

    Wenn Sie Umsatzsteuer zahlen müssen, dann zahlen Sie auch Vorsteuer. Im Grunde sind Umsatzsteuer und Vorsteuer das Gleiche. Es kommt nur darauf an, auf welcher Seite einer Rechnung Sie stehen. Sind Sie der oder die Rechnungsersteller:in, weisen Sie auf der Rechnung die Umsatzsteuer aus. Begleichen Sie eine Ihnen gestellte Rechnung, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen ist, zahlen Sie diese als Vorsteuer.

    Die Vorsteuer mindert Ihre Umsatzsteuerzahllast, indem Sie die gezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuer abziehen, die Sie an das Finanzamt entrichten müssen. Dieser Vorgang nennt sich Vorsteuerabzug.

    Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

    Sie müssen die Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermitteln. Ein einfacher Weg, eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen, ist das offizielle Online-Portal ELSTER, in dem möglichst alle nötigen Steuerunterlagen online erstellt und direkt an das zuständige Finanzamt weitergeleitet werden sollen.

    ELSTER stellt ein vorgefertigtes Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung zur Verfügung, das Sie über den Weg „Alle Formulare – Umsatzsteuer“ finden. Um das ELSTER-Formular online ausfüllen zu können, müssen Sie sich im Portal registrieren und authentifizieren.

    Noch schneller und einfacher können Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung mit Lexware Office erledigen. Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erstellen Sie dann mit nur einem Klick und übermitteln Ihre Umsatzsteuer-Zahllast direkt an das Finanzamt.

    Schritt für Schritt durch die Umsatzsteuervoranmeldung

    Sie wollen Ihre Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen? Wir schauen uns das ELSTER-Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung jetzt Schritt für Schritt an und erklären Ihnen, was Sie beachten müssen.

    Das Formular besteht aus elf Seiten. Manche davon sind selbsterklärend, andere für die meisten Unternehmen irrelevant:

    1. Angaben zum Unternehmen

    Wie üblich bei Steuerformularen, müssen Sie zunächst die wichtigsten Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer selbstständigen Tätigkeit angeben. Die Seite ist selbsterklärend.

    2. Mitwirkung/Beratung

    Ebenfalls selbsterklärend. Hat Ihnen eine Kanzlei oder ein:e Steuerberater:in bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung geholfen, gehören die entsprechenden Daten hier hin.

    3. Lieferungen und sonstige Leistungen (einschließlich unentgeltlicher Wertabgaben)

    Hier beginnt die eigentliche Umsatzsteuervoranmeldung. Sie müssen die Angaben in Euro machen. Fremde Währungen müssen also umgerechnet werden. Runden Sie immer auf den vollen Euro auf.

    Die steuerpflichtigen Umsätze sind bereits in 19 und 7 Prozent unterteilt. Sie müssen also nur noch die entsprechenden Beträge eintragen. Für andere Steuersätze sind ebenfalls entsprechende Felder vorgegeben.

    Die steuerfreien Umsätze mit Vorsteuerabzug beziehen sich vor allem auf den innergemeinschaftlichen Erwerb, also Geschäfte im EU-Ausland.

    4. Innergemeinschaftliche Erwerbe

    Hier sind die steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerbe aufgeführt. Bedenken Sie immer, dass Privatpersonen auch im In- und Ausland keine Umsatzsteuer ausweisen oder zahlen.

    Außerdem ist hier noch einmal die Erinnerung wichtig, dass bei umsatzsteuerpflichtigen Geschäften im Ausland nur die Empfänger:innen die ausgewiesene Umsatzsteuer im eigenen Land zahlen. Die Rechnungssteller:innen weisen die Umsatzsteuer nur auf der Rechnung aus, zahlen Sie aber nicht.

    5. Leistungsempfänger:innen als Steuerschuldner:in

    Hier tragen Sie die Beträge ein, die Sie als Empfänger:in für Auslandsgeschäfte an das Finanzamt zahlen mussten.

    6. Ergänzende Angaben zu Umsätzen

    Hierbei handelt es sich um weitere Geschäfte im EU-Ausland, deren Umsätze nicht steuerbar sind, die im Inland aber der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Hier können auch die unterschiedlichen Umsatzsteuergesetze in den Ländern eine Rolle spielen, da nicht auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung in jedem Land eine Umsatzsteuer erhoben wird. Kaufen Sie beispielsweise ein Produkt im EU-Ausland, auf das dort keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, in Deutschland aber schon, müssen Sie das hier eintragen.

    7. Abziehbare Vorsteuerbeträge

    Den Vorsteuerabzug haben wir weiter oben bereits erwähnt. Hier gelten nur Umsatzsteuerbeträge nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz.

    8. Andere Steuerbeträge

    Ändert sich die Besteuerungsform oder der Steuersatz und es entstehen dadurch Nachzahlungen, müssen Sie diese hier eintragen.

    Fälschlicherweise oder falsch in Rechnungen ausgestellte Umsatzsteuer gehört ebenfalls hierhin.

    9. Überschuss und Berechnung

    Hier rechnen Sie alle Summen zusammen.

    10. Ergänzenden Angaben zu Minderungen

    Hier können Sie Berichtigungen angeben, falls sich in bestimmten Fällen die Bemessungsgrundlage verändert hat.

    Die genauen Regelungen dazu können Sie im UStG § 17 Absatz 1 und Absatz 2 nachlesen.

    11. Sonstige Angaben

    Wollen Sie, dass der Erstattungsbetrag verrechnet wird, können Sie das hier angeben. Wenn Sie das eingerichtete Lastschriftmandat widerrufen möchten, ist das ebenfalls hier anzugeben.

    Haben Sie ergänzende Angaben, können Sie sie zum Schluss eintragen.

    Eine konsolidierte Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

    Bei der konsolidierten Umsatzsteuervoranmeldung gehen Sie genau so vor wie bei einer normalen Umsatzsteuererklärung. Allerdings bedeutet eine Konsolidierung, dass Sie alle Angaben auf alle Ihre Unternehmen und selbstständigen Tätigkeiten beziehen. Das bedeutet, dass Sie nicht für jede angemeldete Tätigkeit eine separate Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, sondern diese zu einer zusammenfassen.

    Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren

    Stellen Sie fest, dass Sie einen oder mehrere Fehler in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung gemacht, diese aber bereits versendet haben, können Sie diese Fehler korrigieren. Dazu erstellen Sie einfach eine neue USt-Voranmeldung und machen auf der Startseite einen Haken bei „berichtigte Anmeldung“.

    Beachten Sie, dass auch Korrekturen innerhalb der Abgabefrist gemacht werden müssen. Ansonsten können Sie die Fehler am Ende des Jahres im Rahmen der Umsatzsteuererklärung korrigieren.

    Wichtig ist, dass bei der berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung alle Angaben richtig eingefügt sind, denn aus rechtlicher Sicht kann die Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung als eine Selbstanzeige gewertet werden und bei erneuten Fehlern Konsequenzen haben.

    Existenzgründer:innen und die Umsatzsteuervoranmeldung

    Nach Ablauf einer zweijährigen Frist für Existenzgründer:innen besteht die Pflicht zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht automatisch weiter. Sie sind verpflichtet, beim Finanzamt einen Antrag auf Änderung der Umsatzsteuervoranmeldung in eine vierteljährliche oder jährliche Abgabe zu stellen, wenn die Voraussetzungen, insbesondere hinsichtlich des Umsatzes, erfüllt sind.

    Die Umsatzsteuervoranmeldung und die Ist-Versteuerung

    Wenn Sie Unternehmer:in sind, müssen Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, nachdem Sie eine Rechnung ausgestellt haben. Wenn Ihr Vorjahresumsatz jedoch unter 800.000 Euro lag (bis zum Steuerjahr 2023 600.000 Euro), können Sie beim Finanzamt die sogenannte Ist-Versteuerung beantragen.

    Ein Vorteil dieser Methode ist, dass Sie bei der Ist-Versteuerung die Umsatzsteuer erst dann abführen müssen, wenn Ihr:e Kund:innen die Rechnung tatsächlich beglichen haben. In Verbindung mit einer Dauerfristverlängerung ergibt sich gegenüber der gesetzlichen Fälligkeit ohne diese beiden Vorteile eine um mehrere Monate verzögerte Fälligkeit der Umsatzsteuer.

    Die Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis

    So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis:

    1. Erfassung von steuerrelevanten Geschäftsvorgängen: Unternehmen müssen ihre Einnahmen und Ausgaben regelmäßig erfassen und darauf achten, die Umsatzsteuer, die sie von Kunden erhalten (Umsatzsteuer) und die Umsatzsteuer, die sie selbst an Lieferanten zahlen (Vorsteuer), separat zu dokumentieren.
    2. Berechnung der abzuführenden Umsatzsteuer: Die einfache Formel lautet: Abzuführende Umsatzsteuer = Eingenommene Umsatzsteuer (aus Verkäufen) – Vorsteuer (aus Einkäufen)
    3. Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung: Das Unternehmen muss die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch über das Elster-Portal beim zuständigen Finanzamt einreichen.
    4. Zahlung: Wenn die eingenommene Umsatzsteuer höher ist als die gezahlte Vorsteuer, muss das Unternehmen die Differenz an das Finanzamt zahlen. Ist die Vorsteuer höher, kann es zu einer Erstattung kommen.

    Beispiel:

    Nehmen wir an, ein Unternehmen verkauft im Januar Produkte im Wert von 11.900 € (inkl. 19% Umsatzsteuer). Gleichzeitig kauft es Waren für 1.190 € (inkl. 19% Umsatzsteuer).

    Umsatzsteuer aus Verkäufen: 11.900 € * 19/119 = 1.900 €
    Vorsteuer aus Einkäufen: 1.190 € * 19/119 = 190 €
    Abzuführende Umsatzsteuer: 1.900 € – 190 € = 1.710 €

    Das Unternehmen muss also 1.710 € an das Finanzamt zahlen.

    Es ist wichtig, die UStVA fristgerecht und korrekt einzureichen, um Versäumniszuschläge und Strafen zu vermeiden. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin zu konsultieren.

    Fazit

    Alle Unternehmen, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen, sind zu einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet, es sei denn die Umsatzsteuerschuld des Vorjahres beträgt weniger als1.000 Euro (ab 2024: 2.000 Euro). In diesen Fällen kann Sie das Finanzamt von der Pflicht befreien.

    Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER zu erstellen, sondern können die Erstellung auch einem Steuerberatungsbüro überlassen oder beispielsweise eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office zu Hilfe nehmen.

    Sie kümmern sich um Ihr Business,
    Lexware Office erledigt den Rest

    • Einfache Bedienung ohne Buchhaltungskenntnisse
    • Endlich Ordnung in Rechnungen, Belegen & Banking
    • Zeit sparen mit automatisierten Buchhaltungsprozessen
    • Mobil arbeiten per Web, App & unterwegs
    • Ideal für Selbstständige, Unternehmer, Handwerker uvm.
    Mobiles Arbeiten mit Lexware Office: Buchhaltung, Lohnabrechnung und Online Banking – alles in einem Programm
    lxlp