Umsatzsteuervoranmeldung

Der Stichtag für die Umsatzsteuer ist immer der Zehnte eines Monats. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende, gilt der erste Werktag nach dem Zehnten.

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht. Kleinunternehmen müssen also keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, dürfen aber auch keine Umsatzsteuer von der Steuer absetzen. Umsatzsteuervorauszahlungen müssen dementsprechend auch nicht geleistet werden.

Das kann ein Vorteil sein, wenn Sie beispielsweise wenige Ausgaben haben. Von Nachteil ist es allerdings, wenn, wenn Sie viel in Ihr Unternehmen bzw. Ihre Selbstständigkeit investieren müssen, denn mit der Kleinunternehmerregelung können Sie sich die Umsatzsteuer nicht zurückholen.

Die Kleinunternehmerregelung können alle Unternehmen und Selbstständige in Anspruch nehmen, deren Jahresumsatz unter 22.000 Euro liegt und deren Umsatz im Folgejahr vermutlich 50.000 Euro nicht übersteigt.

Die Kleinunternehmerregelung können Sie direkt bei der Gründung Ihres Unternehmens im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung festlegen. Dafür müssen Ihre Schätzungen zu den oben genannten Umsätzen passen. Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nicht oder wechseln Sie von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung, dürfen Sie die Kleinunternehmerregelung frühestens nach fünf Jahren wieder beantragen. Das bedeutet, dass Sie die nächsten fünf Jahre umsatzsteuerpflichtig sind und dementsprechend Umsatzsteuervorauszahlungen leisten müssen.

Hinweis: Das Wachstumschancengesetz sieht vor, Kleinunternehmer:innen zukünftig bürokratisch zu entlasten. Ab dem Steuerjahr 2024 sind diese von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit.

Unterschiede zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer

Wenn Sie Umsatzsteuer zahlen müssen, dann zahlen Sie auch Vorsteuer. Im Grunde sind Umsatzsteuer und Vorsteuer das Gleiche. Es kommt nur darauf an, auf welcher Seite einer Rechnung Sie stehen. Sind Sie der oder die Rechnungsersteller:in, weisen Sie auf der Rechnung die Umsatzsteuer aus. Begleichen Sie eine Ihnen gestellte Rechnung, auf der Umsatzsteuer ausgewiesen ist, zahlen Sie diese als Vorsteuer.

Die Vorsteuer mindert Ihre Umsatzsteuerzahllast, indem Sie die gezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuer abziehen, die Sie an das Finanzamt entrichten müssen. Dieser Vorgang nennt sich Vorsteuerabzug.

Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

Sie müssen die Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermitteln. Ein einfacher Weg, eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen, ist das offizielle Online-Portal ELSTER, in dem möglichst alle nötigen Steuerunterlagen online erstellt und direkt an das zuständige Finanzamt weitergeleitet werden sollen.

ELSTER stellt ein vorgefertigtes Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung zur Verfügung, das Sie über den Weg „Alle Formulare – Umsatzsteuer“ finden. Um das ELSTER-Formular online ausfüllen zu können, müssen Sie sich im Portal registrieren und authentifizieren.

Noch schneller und einfacher können Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung mit Lexware Office erledigen. Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erstellen Sie dann mit nur einem Klick und übermitteln Ihre Umsatzsteuer-Zahllast direkt an das Finanzamt.

Schritt für Schritt durch die Umsatzsteuervoranmeldung

Sie wollen Ihre Umsatzsteuervoranmeldung selbst machen? Wir schauen uns das ELSTER-Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung jetzt Schritt für Schritt an und erklären Ihnen, was Sie beachten müssen.

Das Formular besteht aus elf Seiten. Manche davon sind selbsterklärend, andere für die meisten Unternehmen irrelevant:

1. Angaben zum Unternehmen

Wie üblich bei Steuerformularen, müssen Sie zunächst die wichtigsten Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer selbstständigen Tätigkeit angeben. Die Seite ist selbsterklärend.

2. Mitwirkung/Beratung

Ebenfalls selbsterklärend. Hat Ihnen eine Kanzlei oder ein:e Steuerberater:in bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung geholfen, gehören die entsprechenden Daten hier hin.

3. Lieferungen und sonstige Leistungen (einschließlich unentgeltlicher Wertabgaben)

Hier beginnt die eigentliche Umsatzsteuervoranmeldung. Sie müssen die Angaben in Euro machen. Fremde Währungen müssen also umgerechnet werden. Runden Sie immer auf den vollen Euro auf.

Die steuerpflichtigen Umsätze sind bereits in 19 und 7 Prozent unterteilt. Sie müssen also nur noch die entsprechenden Beträge eintragen. Für andere Steuersätze sind ebenfalls entsprechende Felder vorgegeben.

Die steuerfreien Umsätze mit Vorsteuerabzug beziehen sich vor allem auf den innergemeinschaftlichen Erwerb, also Geschäfte im EU-Ausland.

4. Innergemeinschaftliche Erwerbe

Hier sind die steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerbe aufgeführt. Bedenken Sie immer, dass Privatpersonen auch im In- und Ausland keine Umsatzsteuer ausweisen oder zahlen.

Außerdem ist hier noch einmal die Erinnerung wichtig, dass bei umsatzsteuerpflichtigen Geschäften im Ausland nur die Empfänger:innen die ausgewiesene Umsatzsteuer im eigenen Land zahlen. Die Rechnungssteller:innen weisen die Umsatzsteuer nur auf der Rechnung aus, zahlen Sie aber nicht.

5. Leistungsempfänger:innen als Steuerschuldner:in

Hier tragen Sie die Beträge ein, die Sie als Empfänger:in für Auslandsgeschäfte an das Finanzamt zahlen mussten.

6. Ergänzende Angaben zu Umsätzen

Hierbei handelt es sich um weitere Geschäfte im EU-Ausland, deren Umsätze nicht steuerbar sind, die im Inland aber der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Hier können auch die unterschiedlichen Umsatzsteuergesetze in den Ländern eine Rolle spielen, da nicht auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung in jedem Land eine Umsatzsteuer erhoben wird. Kaufen Sie beispielsweise ein Produkt im EU-Ausland, auf das dort keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, in Deutschland aber schon, müssen Sie das hier eintragen.

7. Abziehbare Vorsteuerbeträge

Den Vorsteuerabzug haben wir weiter oben bereits erwähnt. Hier gelten nur Umsatzsteuerbeträge nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz.

8. Andere Steuerbeträge

Ändert sich die Besteuerungsform oder der Steuersatz und es entstehen dadurch Nachzahlungen, müssen Sie diese hier eintragen.

Fälschlicherweise oder falsch in Rechnungen ausgestellte Umsatzsteuer gehört ebenfalls hierhin.

9. Überschuss und Berechnung

Hier rechnen Sie alle Summen zusammen.

10. Ergänzenden Angaben zu Minderungen

Hier können Sie Berichtigungen angeben, falls sich in bestimmten Fällen die Bemessungsgrundlage verändert hat.

Die genauen Regelungen dazu können Sie im UStG § 17 Absatz 1 und Absatz 2 nachlesen.

11. Sonstige Angaben

Wollen Sie, dass der Erstattungsbetrag verrechnet wird, können Sie das hier angeben. Wenn Sie das eingerichtete Lastschriftmandat widerrufen möchten, ist das ebenfalls hier anzugeben.

Haben Sie ergänzende Angaben, können Sie sie zum Schluss eintragen.

Eine konsolidierte Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

Bei der konsolidierten Umsatzsteuervoranmeldung gehen Sie genau so vor wie bei einer normalen Umsatzsteuererklärung. Allerdings bedeutet eine Konsolidierung, dass Sie alle Angaben auf alle Ihre Unternehmen und selbstständigen Tätigkeiten beziehen. Das bedeutet, dass Sie nicht für jede angemeldete Tätigkeit eine separate Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, sondern diese zu einer zusammenfassen.

Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren

Stellen Sie fest, dass Sie einen oder mehrere Fehler in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung gemacht, diese aber bereits versendet haben, können Sie diese Fehler korrigieren. Dazu erstellen Sie einfach eine neue USt-Voranmeldung und machen auf der Startseite einen Haken bei „berichtigte Anmeldung“.

Beachten Sie, dass auch Korrekturen innerhalb der Abgabefrist gemacht werden müssen. Ansonsten können Sie die Fehler am Ende des Jahres im Rahmen der Umsatzsteuererklärung korrigieren.

Wichtig ist, dass bei der berichtigten Umsatzsteuervoranmeldung alle Angaben richtig eingefügt sind, denn aus rechtlicher Sicht kann die Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung als eine Selbstanzeige gewertet werden und bei erneuten Fehlern Konsequenzen haben.

Existenzgründer:innen und die Umsatzsteuervoranmeldung

Nach Ablauf einer zweijährigen Frist für Existenzgründer:innen besteht die Pflicht zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht automatisch weiter. Sie sind verpflichtet, beim Finanzamt einen Antrag auf Änderung der Umsatzsteuervoranmeldung in eine vierteljährliche oder jährliche Abgabe zu stellen, wenn die Voraussetzungen, insbesondere hinsichtlich des Umsatzes, erfüllt sind.

Die Umsatzsteuervoranmeldung und die Ist-Versteuerung

Wenn Sie Unternehmer:in sind, müssen Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, nachdem Sie eine Rechnung ausgestellt haben. Wenn Ihr Vorjahresumsatz jedoch unter 800.000 Euro lag (bis zum Steuerjahr 2023 600.000 Euro), können Sie beim Finanzamt die sogenannte Ist-Versteuerung beantragen.

Ein Vorteil dieser Methode ist, dass Sie bei der Ist-Versteuerung die Umsatzsteuer erst dann abführen müssen, wenn Ihr:e Kund:innen die Rechnung tatsächlich beglichen haben. In Verbindung mit einer Dauerfristverlängerung ergibt sich gegenüber der gesetzlichen Fälligkeit ohne diese beiden Vorteile eine um mehrere Monate verzögerte Fälligkeit der Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis

So funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung in der Praxis:

1. Erfassung von steuerrelevanten Geschäftsvorgängen: Unternehmen müssen ihre Einnahmen und Ausgaben regelmäßig erfassen und darauf achten, die Umsatzsteuer, die sie von Kunden erhalten (Umsatzsteuer) und die Umsatzsteuer, die sie selbst an Lieferanten zahlen (Vorsteuer), separat zu dokumentieren.
2. Berechnung der abzuführenden Umsatzsteuer: Die einfache Formel lautet: Abzuführende Umsatzsteuer = Eingenommene Umsatzsteuer (aus Verkäufen) – Vorsteuer (aus Einkäufen)
3. Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung: Das Unternehmen muss die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch über das Elster-Portal beim zuständigen Finanzamt einreichen.
4. Zahlung: Wenn die eingenommene Umsatzsteuer höher ist als die gezahlte Vorsteuer, muss das Unternehmen die Differenz an das Finanzamt zahlen. Ist die Vorsteuer höher, kann es zu einer Erstattung kommen.

Beispiel:

Nehmen wir an, ein Unternehmen verkauft im Januar Produkte im Wert von 11.900 € (inkl. 19% Umsatzsteuer). Gleichzeitig kauft es Waren für 1.190 € (inkl. 19% Umsatzsteuer).

Umsatzsteuer aus Verkäufen: 11.900 € * 19/119 = 1.900 €
Vorsteuer aus Einkäufen: 1.190 € * 19/119 = 190 €
Abzuführende Umsatzsteuer: 1.900 € – 190 € = 1.710 €

Das Unternehmen muss also 1.710 € an das Finanzamt zahlen.

Es ist wichtig, die UStVA fristgerecht und korrekt einzureichen, um Versäumniszuschläge und Strafen zu vermeiden. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin zu konsultieren.

Fazit

Alle Unternehmen, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen, sind zu einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet, es sei denn die Umsatzsteuerschuld des Vorjahres beträgt weniger als1.000 Euro (ab 2024: 2.000 Euro). In diesen Fällen kann Sie das Finanzamt von der Pflicht befreien.

Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER zu erstellen, sondern können die Erstellung auch einem Steuerberatungsbüro überlassen oder beispielsweise eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office zu Hilfe nehmen.