Umsatzsteuer-Nachschau

Umsatzsteuer-Nachschau: Wenn der Prüfer zweimal klingelt

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist eine noch recht neue Form der Überprüfung. Dabei kommt der Finanzbeamte einfach bei Ihnen vorbei – und das ohne vorherige Anmeldung. Die Finanzbehörde will sich mit der Umsatzsteuer-Nachschau vor allem ein Bild von den tatsächlichen Verhältnissen eines Unternehmens verschaffen.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Jahreserklärungen stehen immer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Das kann bedeuten, dass das Finanzamt Ihre Steuerangaben später nochmals genau unter die Lupe nimmt. Dafür gibt es vier Varianten:

• die Umsatzsteuer-Nachschau,
• die Umsatzsteuer-Sonderprüfung,
• die Betriebsprüfung oder
• die Prüfung bei der Veranlagung.

Umsatzsteuer-Nachschau bei Existenzgründern

Bei der Umsatzsteuer-Nachschau geht es auch darum, den Vorsteuer-Betrug einzudämmen. Meist werden auf diese Weise neu gegründete Unternehmen auf ihre tatsächliche Existenz geprüft oder Selbstständige, die den Großteil ihres Geschäfts mit dem Ausland abwickeln.

Aber auch hohe Vorsteuerguthaben können dafür sorgen, dass ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt vorbeischaut.

Tipp: Wenn Sie in einem Voranmeldungszeitraum hohe Umsatzsteuer-Erstattungen melden, sollten Sie dem Finanzamt Kopien der Belege einreichen. Dann kann der Sachbearbeiter die Erstattungsansprüche besser nachvollziehen.

Eine Umsatzsteuer-Nachschau darf das Finanzamt nur vornehmen, um Punkte festzustellen, die für die Umsatzsteuer wichtig sein könnten. Es kann auch angesetzt werden, wenn Fragen anderer Finanzämter geklärt werden sollen.

Kontrolle der unternehmerischen Tätigkeit

Typisch für eine Umsatzsteuer-Nachschau ist der Fall, dass das Finanzamt noch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung von Ihnen erhalten hat. Es liegen bislang zum Beispiel lediglich eine Gewerbeanmeldung oder andere Hinweise vor, die auf Ihre unternehmerische Tätigkeit hindeuten.

In einer solchen Situation will das Finanzamt mit der Umsatzsteuer-Nachschau feststellen, ob Sie tatsächlich ein Gewerbe betreiben, Ihre Aufzeichnungspflichten erfüllen oder beispielsweise ein Kassenbuch ordnungsgemäß führen. Dabei legt der Prüfer sein Augenmerk auf die Umsatzsteuer, etwa auf

• die Existenz und Art des Unternehmens
• einzelne Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder
• einzelne Buchungsvorgänge

Weitere Anlass für eine Umsatzsteuer-Nachschau kann die Abgabe berichtigter Voranmeldungen sein. Wenn das Finanzamt erhebliche Abweichungen bei Umsätzen und Vorsteuern zwischen Ihren Steuererklärungen und den Voranmeldungen feststellt, kann es ebenfalls zu einer Umsatzsteuer-Nachschau kommen.

Nachfragen erlaubt

Wenn der Finanzbeamte klingelt, wird er Ihnen seinen Dienstausweis zeigen. Sollten Sie Zweifel haben, rufen Sie kurz beim Finanzamt an. So können Sie klären, ob es sich tatsächlich um eine Umsatzsteuer-Nachschau handelt. Wenn Sie den Prüfer nicht ins Büro lassen oder ihm die Vorlage von Unterlagen verweigern, müssen Sie damit rechnen, dass er entweder die strittigen Punkte zu Ihren Ungunsten schätzt – oder aber eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung anordnet.

Vor Beginn der Umsatzsteuer-Nachschau müssen Sie über Ihre Rechte und Pflichten belehrt werden. Das gilt nicht nur für die Unterlagen, sondern auch für den Anlass und Umfang der Umsatzsteuer-Nachschau.

Achtung: Sie dürfen Ihren Steuerberater während der Umsatzsteuer-Nachschau hinzuziehen. Allerdings muss der Prüfer mit dem Beginn der Umsatzsteuer-Nachschau nicht warten, bis der Berater erschienen ist.

Einsicht erlaubt, Durchsuchen verboten

Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau darf der Prüfer alle umsatzsteuerlich relevanten Unterlagen einsehen. Allerdings ist es nicht erlaubt, dass er Ihren Betrieb durchsucht oder gar Unterlagen beschlagnahmt. Auch in Ihre Privaträume müssen Sie den Prüfer nicht hineinlassen. Ausnahme: Haben Sie den Teil eines Raumes als betrieblich genutzt angegeben, darf der Prüfer diesen auch betreten und in Augenschein nehmen. Muss der Prüfer durch die ganze Wohnung gehen, um das betreffende Zimmer zu erreichen, ist dies erlaubt.

Hat der Prüfer Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten, kann er – ohne vorherige Prüfungsanordnung – zu einer Außenprüfung übergehen. Er muss dies lediglich schriftlich festhalten und Datum und Uhrzeit der Prüfung dokumentieren.

Tipp: Da die Umsatzsteuer-Nachschau auf die Umsatzsteuer begrenzt ist, kann nach einem Übergang zu einer Außenprüfung nur die Umsatzsteuer geprüft werden. Somit kommt nur eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung in Betracht. Dazu müssen aber konkrete Anhaltspunkte vorliegen – etwa, dass der Prüfer bemerkt, dass Investitionen gar nicht vorgenommen wurden, aber Vorsteuerabzug dafür geltend gemacht wurde.

Geht die Finanzverwaltung bei der Umsatzsteuer-Nachschau zu einer Außenprüfung über, sollten Sie unbedingt auf Folgendes achten, um sich gegebenenfalls mit einem Einspruch wehren zu können:

• Der Prüfer muss einen konkreten Anlass nennen.
• Er muss Sie – an Ort und Stelle – schriftlich auf den Übergang zur Außenprüfung hinweisen.
• Er muss den Prüfungsumfang schriftlich festlegen.

Es kann aber auch sehr viel harmloser für Sie gehen. Denn der Prüfer hat auch die Möglichkeit, Sie aufzufordern, Ihre Bücher und Unterlagen richtig zu stellen. Oder er sagt Ihnen, dass Sie eine berichtigte Steuererklärung abgeben sollen.

Keine Einsicht in alte Unterlagen

Wenn Sie von einer Umsatzsteuer-Nachschau betroffen sind, sollten Sie genau darauf achten, dass der Prüfer seine Kompetenzen nicht überschreitet. Die Umsatzsteuer-Nachschau ist nur dazu bestimmt, gegenwärtige Ereignisse und steuerliche Umstände des Unternehmens zu beleuchten. Deshalb darf der Prüfer verlangen, dass Sie ihm Geschäftsunterlagen aus vergangenen Jahren vorlegen.

Tipp: Wenn der Prüfer kommt, sollten Sie als erstes Ihren Steuerberater anrufen. Lassen Sie sich vom Finanzbeamten genau erklären, aus welchen Gründen die Umsatzsteuer-Nachschau vorgenommen werden soll – am besten mit schriftlicher Bestätigung.

Sie können eine Umsatzsteuer-Nachschau durchaus nutzen, Zweifelsfälle oder spezielle Fragen mit dem Prüfer zu besprechen. Damit beugen Sie für später vor – zum Beispiel, dass das Finanzamt bestimmte Sachverhalte später zu Ihren Ungunsten anders beurteilt.