Tankgutschein

Steuerfreie Tankgutscheine von Arbeitgeber:innen für Arbeitnehmer:innen

Neben den üblichen Lohn- und Gehaltszahlungen, dürfen Arbeitgeber:innen ihren Angestellten auch Sachleistungen zukommen lassen. Dabei ist der Tankgutschein sehr beliebt. Dieser kann steuerfrei an die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen weitergegeben werden. Allerdings gelten dafür gewisse Voraussetzungen und Gesetze.

Tankgutscheine und Tankkarten für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen können durch die Vergabe von Gutscheinen für Waren oder auch das Tanken unter Umständen Lohnsteuer sparen. Es handelt sich dabei um einen Sachbezug beziehungsweise eine Sachzuwendung.

Dieser Sachbezug darf aber nicht statt des eigentlichen Lohns gezahlt werden. Der Arbeitslohn muss immer korrekt ausgezahlt werden, damit er sozialversicherungsfrei bleibt. Das Gehalt kann also nicht einfach in einen Sachbezug wie einen Tankgutschein umgewandelt werden.

Tankkarten und Gutscheine aller Art sind deshalb sogenannte Lohnnebenleistungen. Sie werden also neben dem Lohn vergeben. Dabei handelt es sich im Grunde um ein Geschenk von Arbeitgeber:innen an Arbeitnehmer:innen, das Wertschätzung ausdrücken soll.

Dass ausgerechnet Tankgutscheine sich so großer Beliebtheit als Lohnnebenleistung erfreuen, hat einen recht simplen Grund: Fast alle Arbeitnehmer:innen können damit etwas anfangen, weil fast alle Arbeitnehmer:innen ein Auto fahren. Und Sprit ist teuer, wie wir alle wissen.

Tankgutscheine sind also fast schon sowas wie eine eigene Währung, die in den Unternehmen verteilt wird. Allerdings sinkt der Wert dieser Währung langsam etwas ab.

Tankgutschein: So bleibt er steuerfrei

Laut dem Einkommensteuergesetz (EstG) ist es Arbeitgeber:innen erlaubt, Sachbezüge in Höhe von bis zu 50,00 Euro im Monat an ihre Mitarbeiter:innen abzugeben. Das gilt logischerweise pro Mitarbeiter und Mitarbeiterin.

Der 50-Euro-Sachbezug bleibt dann steuerfrei, wenn diese Freigrenze nicht überschritten wird. Dabei gilt, dass mehrere Sachbezüge vom Wert her zusammengerechnet werden. Bekommt ein:e Mitarbeiter:in also beispielsweise einen Tankgutschein in Höhe von 30,00 Euro am Anfang des Monats, darf sie in dem Monat höchstens noch einen Sachbezug im Wert von 20,00 Euro zusätzlich erhalten, damit die Freigrenze nicht überschritten wird.

Die Freigrenze von 50,00 Euro ist eine Bruttogrenze. Es handelt sich dabei also um den Bruttowert der Sachbezüge.

Die Steuerbefreiung gilt sowohl für Arbeitgeber:in als auch für Arbeitnehmer:in.

Vorteile durch steuerfreie Tankgutscheine für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen

Tankgutscheine für Mitarbeiter:innen sind in erster Linie so zu verstehen, dass sie den Angestellten eine Freude machen sollen. Sie dienen als Motivator und Unterstützung für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Für diese Art der Lohnnebenleistungen existiert in der Regel ein Budget, das durch Sozialabgaben und Lohnnebenkosten belastet wird. Bei Gutscheinen entfallen aber die Lohnnebenkosten.

Das wurde in den 1990er Jahren im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes (StVereinfG) beschlossen, weil der Gesetzgeber erkannte, wie wichtig kleine Gesten als Motivationsschub sein können.

Die Idee geht auf, denn tatsächlich erkennen Arbeitnehmer:innen diese Geste durch ihre Vorgesetzten durchaus an und erachten sie nicht als selbstverständlich. Häufig können sich die Mitarbeiter:innen sogar noch genau erinnern, wann und wo sie den Tankgutschein eingelöst haben.

Was in vielen Unternehmen lange Zeit – und auch teilweise immer noch – unterging, ist die Wertschätzung und Dankbarkeit seitens des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin gegenüber den Angestellten. Die Erledigung der Arbeit wurde als selbstverständlich angesehen, schließlich werden die Mitarbeiter:innen dafür bezahlt.

Allerdings ist durch zahlreiche Studien belegt, dass Geld allein kein Motivator ist. Geld verschafft keinen Antrieb und ab einem bestimmten Einkommen sind auch Gehaltserhöhungen nur noch eine Nebensächlichkeit.

Deshalb wird in vielen Unternehmen auf kleine Gesten und Geschenke gesetzt. Diese zeigen sich dann beispielsweise in Form von Gutscheinen zum Tanken oder für Waren.

Alternativen zum Tankgutschein

Wie bereits in diesem Artikel kurz angeschnitten, sinkt der Wert von Tankgutscheinen ein wenig. Das liegt daran, dass nicht mehr alle Arbeitnehmer:innen ein Auto besitzen und die öffentlichen Verkehrsmittel nutzen. Oder sie fahren ein Auto mit elektrischem Motor.

Glücklicherweise gilt die steuerfreie Grenze für Sachbezüge aber nicht nur für Tankkarten, sondern auch für andere „Benefits“. Im Grunde können die 50,00 Euro in jeder Form von Sachbezug vergeben werden.

Allerdings haben sich Gutscheine bewährt und die gibt es ja für mehr als nur für Tankstellen. Ein Gutschein kann auch für viele Geschäfte ausgestellt werden. Die sogenannten Sachbezugskarten gibt es für zahlreiche Einrichtungen. Es ist also im Grunde für jeden Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin was dabei.

Vor allem das Internet hat da einige neue Möglichkeiten eröffnet. Sachbezüge können beispielsweise in Form von Guthabenkarten für Online-Shops vergeben werden. Oder auch spezieller für Plattformen für Musik- oder Film-Streaming. Oder Gaming-Plattformen.

Aber auch stationäre Geschäfte bieten nach wie vor häufig Gutscheine an. Warum nicht mal einen Gutschein für den regionalen Einzelhandel verschenken? Oder für das Kleidungsgeschäft in der Stadt? Die Möglichkeiten sind unbegrenzt – außer, ab 50,00 Euro.

Das steuerliche Zuflussprinzip bei Sachbezügen

Bei dem steuerlichen Zuflussprinzip handelt es sich um einen Grundsatz im Einkommensteuerrecht. Es regelt Überschusseinkünfte.

Simpel erklärt besagt das steuerliche Zuflussprinzip, dass die steuerliche Zuordnung auf alle Einnahmen in dem Jahr erfolgt, in dem sie zugeflossen sind.

Für steuerfreie Sachbezüge hat das zwar keine große Bewandtnis, aber regelt einen wichtigen Aspekt:

Sachbezüge in Form von Gutscheinen müssen nicht in dem Jahr verwendet werden, in dem sie erhalten wurden.

Bekommen Mitarbeiter:innen also beispielsweise am Ende des Jahres Tankkarten oder Warengutscheine zum Beispiel als zusätzliches Weihnachtsgeschenk, müssen diese nicht noch vor Jahresende eingelöst werden.

Gutscheine können so lange eingelöst werden, wie es der Gutschein selbst zulässt. In der Regel haben diese eine Laufzeit, die auf der Gutscheinkarte angegeben ist.

Übrigens dürfen Gutscheine auch gesammelt und gleichzeitig eingelöst werden, sofern dies nicht anders angegeben ist.

Neue Regelungen seit 2020

Wie bereits erwähnt, ist es nicht möglich, das eigentliche Gehalt in Form von Sachbezügen auszuzahlen. Wird das gemacht, bleiben die Steuern voll bestehen und es entsteht kein Vorteil. Vor dem Jahr 2020 war das noch möglich, wurde aber geändert.

Ebenfalls ist es seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2020 nicht mehr möglich, Quittungen fürs Tanken oder sonstige Ausgaben nachträglich als Sachbezüge zu erstatten.

Zuvor war es so, dass Mitarbeiter:innen ihre Tankstellenquittungen denn Arbeitgeber:innen vorlegen konnten und die Arbeitgeber:innen diese als steuerfreie Sachbezüge nachträglich erstatteten. Da das teilweise ausgenutzt wurde, um Steuerzahlungen zu umgehen, wurde diese Möglichkeit gesetzlich unterbunden.

Nachteile bei Tankgutscheinen für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen

Auch im Jahr 2023 sollte man den Tankgutschein noch lange nicht abschreiben. Auch wenn, wie bereits erwähnt, weniger Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit dem Auto fahren, haben Tankgutscheine nach wie vor einen großen Reiz. Alternativ gibt es wie gesagt auch Gutscheine für andere Einrichtungen.

In Zeiten der Inflation sind Gutscheine besonders interessant, da sie steuerfrei sind und gleichzeitig das eigene Bargeld dort bleibt, wo man es besser für etwas anderes verwenden kann. Da auch die Energiepreise steigen, ist das eine willkommene Entlastung, wenn man den Tank mit einer Karte füllen und deshalb auch noch die Stromrechnung begleichen kann.

Allerdings haben Tankgutscheine und generell Sachbezüge auch Nachteile.

Zum einen ist die Ausstellung von Gutscheinen mit einem gewissen Aufwand verbunden. Bei mehreren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die zwölfmal jährlich einen Gutschein bekommen, kommt ein wenig Papierkram zusammen.

Die Gutscheine müssen zuerst bestellt werden und bei jeder Verteilung muss der Arbeitgeber beziehungsweise die Arbeitgeberin genau dokumentieren, an wen die Gutscheine gingen. Vor allem, wenn nicht jede:r Angestellte den gleichen Gutschein bekommt, kann das aufwändig werden.

Für Mitarbeiter:innen stellt sich hingegen das kleine Problem, dass sie den Gutschein zum Einlösen dabei haben müssen. Es ist in der Vergangenheit nicht erst einmal vorgekommen, dass jemand an der Tankstelle mit einem Gutschein bezahlen wollte, nur um festzustellen, dass der Gutschein noch zu Hause liegt.

Zudem sind die meisten Gutscheine an ein bestimmtes Geschäft oder zumindest eine bestimmte Kette gebunden. Ein Tankgutschein von Aral kann beispielsweise nicht bei der Esso eingelöst werden.

Mittlerweile gibt es auch virtuelle Benefit-Karten, die zumindest manche dieser Nachteile umgehen. Allerdings sind auch diese immer an die vorhandenen Partner der Anbieter gebunden und eine freie Auswahl ist eher nicht möglich. Auch hier unterliegt man also gewissen Einschränkungen und die virtuellen Karten sind eher unpersönlich. Dann vielleicht doch die bewährte Methode.