Reisekostenabrechnung
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
Bei einer Reisekostenabrechnung werden die entstandenen Kosten auf einer Geschäftsreise zusammengestellt. Dazu zählen Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Reisenebenkosten (zum Beispiel Park- oder Gepäckgebühren). Arbeitnehmer:innen können über die Reisekostenabrechnung diese Kosten geltend machen und sie sich von den Arbeitgeber:innen erstatten lassen. Es besteht jedoch kein rechtsverbindlicher Anspruch auf die Erstattung der Reisekosten durch den:die Arbeitgeber:in.
Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Sie sind auf Geschäftsreise? Dann haben Sie alle Voraussetzungen erfüllt, um eine Reisekostenabrechnung erstellen zu dürfen. Es gibt keine Ausnahmen – Geschäftsführer:innen sowie Angestellte können ihre Reisekosten abrechnen.
Wichtig ist, dass es keine gesetzliche Pflicht ist, eine Reisekostenabrechnung anzufertigen. Wenn ein Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen keine Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zahlt, können Angestellte die Kosten bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Damit Arbeitnehmer:innen sich ihre Reisekosten erstatten lassen können, brauchen sie entsprechende Rechnungen, Quittungen und Belege.
Allerdings wird nicht jede auswärtige Tätigkeit als Dienstreise bewertet. Besuchen Sie beispielsweise eine:n Kund:in in der Nähe Ihrer Arbeitsstätte, ist das keine Dienstreise, sondern eine reine Auswärtstätigkeit ohne Anspruch auf Erstattung von Reisekosten. Grundsätzlich spricht man von einer Dienstreise, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.
Wie erstellt man eine Reisekostenabrechnung?
Für die Reisekostenabrechnung gibt es keine formalen Vorgaben und es wird auch kein bestimmtes Formular benötigt. Um Fehler zu vermeiden, empfiehlt es sich dennoch, die Reisekostenabrechnung nicht handschriftlich, sondern mithilfe einer Vorlage durchzuführen.
Bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung müssen Sie einiges beachten. Bereits wenn Sie Kleinigkeiten vergessen oder sich versehentlich Fehler in das Dokument einschleichen, bekommen Sie unter Umständen Ärger mit dem Finanzamt und Ihnen können hohe Nachzahlungen drohen.
Wichtig ist, dass Sie auf jeder Reiseabrechnung zunächst folgende Punkte korrekt angeben:
- Name des Dienstreisenden (ggf. mit Mitarbeiter:innennummer)
- Datum (inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise)
- Reisedauer
- Grund der Reise (freiberuflich, nebenberuflich, geschäftlicher Anlass etc.)
- Reiseziel
- Unterschrift
Ihre Reisekosten geben Sie in der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder in der Gewinn– und Verlustrechnung (GuV) als Betriebsausgaben an. Das heißt, die Kosten sind steuermindernd und Sie können alle Reisekosten im Detail auflisten, die Ihnen durch die Dienstreise entstanden sind:
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwendungen
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Beachten Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung außerdem folgenden Grundsatz: Alle Ausgaben, für die Sie keine Pauschale ansetzen, müssen Sie mit einer Quittung entsprechend belegen.
Mit der kostenlosen Reisekostenabrechnungsvorlage können Sie ganz einfach Ihre Reisekosten erstatten lassen.
Wie berechnet man Reisekosten? – Fahrtkosten ermitteln und korrekt angeben
Berücksichtigt werden Hin- und Rückfahrten sowie Fahrten am Zielort. Bei längeren Dienstreisen können Sie auch sogenannte Zwischenheimfahrten, Fahrten zu Ihrem Wohnsitz, als Reisekosten berechnen.
Nutzen Sie einen Firmenwagen für Ihre Dienstreisen, müssen Sie ein ordentliches Fahrtenbuch führen oder alternativ die Ein-Prozent-Methode zur Besteuerung anwenden. Abgesehen davon müssen Sie nichts weiter beachten.
Treten Sie Ihre Geschäftsreisen mit Bus, Bahn oder Flugzeug an, dürfen Sie die entstehenden Reisekosten in voller Höhe von der Steuer absetzen. Alles, was Sie hier für Ihre Reisekostenabrechnung benötigen, ist ein entsprechender Beleg.
Etwas komplizierter wird es, sobald Sie ein privates Fahrzeug für Ihre Dienstreise nutzen. Hier haben Sie für die Besteuerung zwei Möglichkeiten:
| Pauschaler Kilometersatz | Individueller Kilometersatz |
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Hinweis: Verwenden Sie ein teures Privat-Fahrzeug für dienstliche Zwecke, kann es sich steuerlich für Sie auszahlen, wenn Sie für Ihre Reisekostenabrechnung den individuellen Kilometersatz berechnen – auch wenn dieser etwas aufwendiger ist.
Diese Kosten können Sie sich nach Ihrer Dienstreise erstatten lassen
Neben den regulären Fahrtkosten können Sie für Ihre Geschäftsreisen ebenfalls Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten geltend machen:
1. Verpflegungsmehraufwendungen
Grundsätzlich werden Ihnen alle Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet. Wie viel Geld Sie zurückerhalten, staffelt sich laut der gesetzlichen Reisekostenrichtlinie allerdings jeweils nach Ihrer Abwesenheitsdauer pro Kalendertag.
Seit der Reisekostenreform von 2014 gibt es zwei Pauschalen, die Sie für Ihre beruflichen Abwesenheitszeiten innerhalb Deutschlands einfach in der Reisekostenabrechnung angeben können:
| Reisedauer | Pauschaler Auszahlungsbetrag |
| mind. 8 Stunden | 14 Euro |
| mind. 24 Stunden | 28 Euro |
Für den Anreise- und Abreisetag erhalten Sie in der Regel einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro. Das gilt auch, wenn sie an diesen Tagen nicht acht Stunden unterwegs waren.
Diese Pauschale kann nicht erhöht, sondern nur gekürzt werden. Letzteres kommt vor, wenn Sie beispielsweise von einem Kunden zum Essen eingeladen wurden oder Ihr Hotel ein Frühstück anbietet.
Wichtig: Sollten Ihnen Mahlzeiten über einen Wert von 28 Euro ausgegeben werden, müssen Sie nichts nachzahlen.
Sollte Ihre Dienstreise ins Ausland gehen, ist der Verpflegungsmehraufwand abhängig von Ihrem Reiseland. In wenigen Ländern variiert die Pauschale zusätzlich je nach Ort. Die aktuell geltenden Pauschalen können Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachlesen. Bei einem nicht gelisteten Reiseziel gilt stets der für Luxemburg gültige Pauschbetrag. Am besten informieren Sie sich im Vorfeld dienstlicher Auslandsreisen über die aktuellen Regelungen für Ihr Reiseziel.
2. Übernachtungskosten
Zu den Übernachtungskosten zählen alle Kosten, die durch Übernachtungen entstehen. Das sind zum Beispiel Ausgaben für Hotelaufenthalte oder auch die Miete für ein Appartement. Die Kosten können in voller Höher angegeben werden, wenn die entsprechenden Belege vorhanden sind.
Im Hinblick auf die Abrechnung von Übernachtungskosten auf Ihren Dienstreisen haben Sie zwei Möglichkeiten:
a. Sie verwenden einen pauschalen Satz in Ihrer Reisekostenabrechnung. Dieser beträgt hierzulande 20 Euro. Sie benötigen keinen Einzelnachweis.
b. Sie entscheiden sich, Ihre Belege einzureichen und erhalten eine Erstattung in nachgewiesener Höhe.
Bei Dienstreisen ins Ausland sind die Übernachtungspauschalen, genau wie die Verpflegungspauschalen, von Ihrem Reiseland abhängig. Eine Übersicht über die Pauschbeträge finden Sie ebenfalls im Schreiben des Bundesfinanzministeriums.
Wichtig: Beachten Sie, dass Übernachtungskosten häufig bereits den Preis für das Frühstück beinhalten. Das Frühstück ist allerdings in der Verpflegungspauschale enthalten. Das heißt, das Frühstück muss in der Reisekostenabrechnung, sofern kein konkreter Preis ausgezeichnet ist, mit einem Betrag von 4,50 Euro von den Übernachtungskosten abgezogen werden.
3. Reisenebenkosten
Unter die Reisenebenkosten fallen grundsätzlich alle weiteren Ausgaben, die rund um Ihre Geschäftsreise zusätzlich anfallen. Um Ihre Reisekostenabrechnung zu erstellen, können Sie zum Beispiel folgende Posten als Reisenebenkosten angeben:
- Parkgebühren
- Maut
- Fährkosten
- Gepäckgebühren
- Berufliche Telefonate
- Im Rahmen eines Verkehrsunfalls mögliche Schadensersatzforderungen
- Trinkgelder
- Selbstbezahlte Mahlzeiten
- Schließfächer
- Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen
- Diebstahl beruflicher Gegenständer oder privater Gegenstände, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden
Reisenebenkosten dürfen Sie in voller Höhe in Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen. Voraussetzung für eine Rückerstattung ist, dass Sie die entsprechenden Belege dafür vorlegen können.
Sollte ein Beleg verloren gehen oder es gibt keinen Nachweis (beispielsweise bei Trinkgeldern), können Sie einen Eigenbeleg erstellen. Wichtig dabei ist, dass Sie alle wichtigen Informationen angeben:
- Anschrift des:der Zahlungsempfänger:in
- Art der Kosten
- Datum
- Alle Kostendetails
- Begründung für die Erstellung des Eigenbelegs
- Unterschrift
Beachten Sie, dass bei einem Eigenbeleg kein Vorsteuerabzug durchgeführt werden kann.
FAQ zur Reisekostenabrechnung
Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?
Sowohl Geschäftsführer:innen als auch Angestellte können ihre Reisekosten abrechnen.
Haben Arbeitnehmer:innen Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten?
Arbeitnehmer:innen haben grundsätzlich keinen Anspruch darauf, ihre Reisekosten von ihren Arbeitgebenden erstattet zu bekommen. Allerdings können Arbeitnehmer:innen ihre Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen bei der Einkommenssteuerklärung als Werbungskosten geltend machen, wenn diese nicht vom Unternehmen übernommen werden.
Was darf bei einer Reisekostenabrechnung nicht fehlen?
Auf einer Reisekostenabrechnung muss stets der Name des Reisenden, das Datum sowie die Dauer und der Grund der Reise und das Reiseziel angegeben werden.
Welche Kosten können bei einer Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden?
Neben den Fahrtkosten können Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten wie zum Beispiel Parkgebühren oder Kosten für berufliche Telefonate geltend gemacht werden.
Welche Regelungen gelten für Auslandsreisen?
Sobald Sie dienstlich ins Ausland verreisen, greifen andere Pauschalen für die Reisekostenabrechnung als innerhalb Deutschlands. Die aktuellen Sätze werden regelmäßig im Rahmen eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht. Je nach Reiseland können diese unterschiedlich hoch ausfallen.