Prozessoptimierung

Die Ziele der Prozessoptimierung

Welche Ziele die Prozessoptimierung verfolgt, hängt insgesamt zwar vom Unternehmen selbst ab, aber vorrangig geht es dabei immer um die Optimierung von Prozessen und Abläufen, um Effizienz und Effektivität zu steigern.

Das wird aber nicht durch einen Effekt erreicht, sondern durch mehrere Teilziele, die dann in das große Ganze hineinspielen. Im Grunde handelt es sich also um eine Kette von Zielen, die alle dem Hauptziel zuspielen. Diese Ziele können aus ganz unterschiedlichen Bereichen und Richtungen kommen. Die Qualität, die Produktivität, die Kommunikation, der Verbrauch von Ressourcen oder auch die Kosten und Aufwendungen bieten in der Regel ständigen Optimierungsbedarf. Dementsprechend kommen die einzelnen Ziele innerhalb der Prozessoptimierung auch häufig aus diesen Bereichen.

Zu den Zielen der Prozessoptimierung gehören die Folgenden:

Kostensenkungen im Unternehmen

Bei der Senkung der Kosten sagt kein Unternehmen nein. Allerdings gibt es dafür nicht die eine Methode, sondern es muss ein übergreifender Effekt entstehen. Allem voran steht hier die Kontrolle der Ausgaben und eine Analyse, an welcher Stelle Kosten wie eingespart werden können.

Häufig geht das mit einer Optimierung interner Abläufe einher. Ein gutes Beispiel dafür ist Materialverschwendung durch schlecht organisierte Produktionsabläufe. Werden diese Abläufe optimiert und das Material ausfüllender verwendet, senkt das die Kosten.

Es gibt aber auch externe Faktoren, die Kosten verursachen. So können beispielsweise zu hohe Materialkosten dafür verantwortlich sein, dass die Ausgaben zu hoch sind.

Äußere Einflüsse auf die Kosten können auch durch eher langfristige Optimierungen gemindert werden. Beispielsweise sind die Heizkosten stark davon abhängig, welche Art der Heizung verwendet wird. Teure Rohstoffe wie Öl und Gas verursachen langfristig mehr Kosten als eine Wärmepumpe. Die verursacht allerdings in der Anschaffung und im Einbau erstmal hohe Kosten. Die Optimierung ist also nur selten einfach in einem Schritt erledigt, sondern ein eher langfristiger Prozess.

Kommunikationsverbesserung im Unternehmen

Kommunikation ist ein Thema, das immer wieder durch neue Technik und Entwicklungen beeinflusst wird. Das gilt nicht nur für die externe Kommunikation per E-Mail oder Telefon. Auch die interne Kommunikation kann durch moderne Programme und Anwendungen optimieren.

Eine Verkürzung der Kommunikationswege spart am Ende Zeit und Zeit ist Geld, wie wir alle wissen. Die Kommunikation kann dabei auch immer weiter zusätzlich verfeinert werden. Zum Beispiel durch genaue Regelungen für die interne Kommunikation oder Kommunikationspläne und regelmäßigen Besprechungen zu festen Zeiten.

Auslastungsoptimierung im Unternehmen

Dabei geht es vor allem um die Auslastung von Maschinen. Im Grunde gilt hier der Leitsatz: Eine Maschine, die nicht in Betrieb ist, verdient kein Geld.

Das Ziel der Auslastungsoptimierung ist also eine möglichst effiziente Auslastung einer Maschine. Das gelingt in der Regel durch genaue Zeitpläne, die auch die Vorbereitungen und Wartungen berücksichtigt.

Das kann durch optimierte Abläufe oder eine Verbesserung der Technik, beispielsweise durch Digitalisierung gelingen.

Ressourcenreduzierung im Unternehmen

Zu den Ressourcen gehören alle Mittel, die aufgebraucht oder verschlissen werden. Eine gut durchgeplante Ressourcennutzung sieht vor, dass diese effizient verwendet werden.

Ein gutes Beispiel ist der Verfall von Waren, weil diese zu lange eingelagert werden. Das geschieht durch ungenügende Planung der produktiven Prozesse. Vor allem in Branchen mit verderblichen Waren, kann das eine hohe Ressourcenverschwendung verursachen.

Produktivitätssteigerung

Im Grunde gehört eine gesteigerte Produktivität zu den größten Zielen der meisten Prozessoptimierungen. An der Produktivität hängt schließlich der gesamte Erfolg eines Unternehmens.

Ein wichtiger Ansatz ist hier Organisation. Oft wird diese vernachlässigt, weil sie im ersten Schritt viel Arbeit verursachen und Zeit kosten kann. Diese Zeit holt man aber durch organisierte Strukturen schnell wieder rein.

Für Arbeitnehmer:innen sicher nicht die beste Nachricht, aber heutzutage bedeutet Produktivitätssteigerung vor allem auch Automatisierung. Viele Aufgaben können von Programmen und Maschinen übernommen werden, die eine höhere Produktivität als jeder Mensch an den Tag legen.

Zeiteinsparungen im Unternehmen

Durchlaufzeiten beschreiben die Zeitspanne bei der Produktion eines Produkts. Also die Dauer eines Arbeitsvorgangs. Dazu gehören auch Bearbeitungen und Transporte. Die Durchlaufzeit besteht also aus mehreren Teilprozessen, die allesamt optimiert werden können.

Zeiteinsparungen sind immer ein interessantes Thema, da es häufig auch auf die Details ankommt. Beispielsweise werden die Durchlaufzeiten in einer ordentlich organisierten Werkstatt schon dadurch verkürzt, dass jeder weiß, wo er das benötigte Werkzeug findet. Wenn jeder weiß, wo der Hammer hängt und nicht erst eine Viertelstunde danach suchen muss, spart das automatisch sehr viel Zeit ein.

Der Material- und Informationsfluss spielen hier auch eine große Rolle. Durch eine Analyse kann ermittelt werden, wo die größten Zeiteinbußen entstehen oder Wartezeiten zwischen Prozessen liegen, die verkürzt werden können.

Unfallreduzierung im Unternehmen

Grundsätzlich sollten in einem Unternehmen Regelungen für die Sicherheit und den Umgang mit potenziell gefährlichen Utensilien vorhanden sein. Das beginnt schon bei der Bedienung simpler Elemente wie Rolltoren oder Hubwagen. In der Theorie ist alles bei falscher Verwendung ein möglicher Unfallherd.

Sicherheitskleidung und Markierungen für bestimmte Gefahrenbereiche – beispielsweise Lagerhallen mit Gabelstaplern – können dabei helfen, die Sicherheit im Unternehmen zu erhöhen.

Die Optimierungsprozesse haben in diesem Fall zwar die Sicherheit im Sinn, dadurch stellt sich aber ein weiterer positiver Nebeneffekt ein: Weniger Arbeitsunfälle bedeuten weniger Arbeitsausfälle und dadurch eine automatische Verbesserung der internen Abläufe.

Flächennutzung im Unternehmen

Ist das Lager mal wieder voll und Sie wissen nicht, wohin mit weiteren Waren? Das könnte vielleicht daran liegen, dass die Lagerfläche nicht optimal genutzt wird.

Eine bessere Flächennutzung kann auch dadurch entstehen, dass Abteilungen verlagert oder verkleinert werden, die mehr Platz in Anspruch nehmen, als sie benötigen.

Auch eine Verkürzung von Laufwegen ist insgesamt eine bessere Nutzung der vorhandenen Fläche. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, Abteilungen, die in der Produktion voneinander abhängig sind, nebeneinander zu legen, statt zusätzlich zur Produktion den langen Transportweg über das gesamte Firmengelände in Kauf zu nehmen.

Weitere Ziele im Unternehmen

Es gibt noch zahlreiche andere Ziele, die ein Unternehmen im Rahmen der Prozessoptimierung anstreben kann. Zum Beispiel ist Nachhaltigkeit ein sehr wichtiges Thema, das von vielen Unternehmen verfolgt wird. Nachhaltigere Arbeit entsteht in etablierten Unternehmen nur durch eine Prozessoptimierung, da Abläufe und der Umgang mit Waren angepasst werden müssen.

Ebenfalls ist die Work-Life-Balance immer wichtiger. Auch hier optimieren Unternehmen immer wieder Prozesse, um den eigenen Mitarbeiter:innen eine bessere Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Freizeit zu ermöglichen. Dabei ist auch das Workflow-Management ein wichtiger Bestandteil, der die Prozessoptimierung unterstützt.

Obwohl sich die meisten Ziele also auf die Wirtschaftlichkeit konzentrieren, muss das nicht das vorrangige Ziel der Prozessoptimierung sein. Mitarbeiter:innenzufriedenheit oder das Image des Unternehmens können ebenfalls ein starker Antrieb für die Prozessoptimierung sein.

Für alle Ziele der Prozessoptimierung gibt es mehrere Methoden der Umsetzung. Welche Methoden für welche Ziele sinnvoll anwendbar sind, hängt unter anderem vom Unternehmen ab.

Prozesse verbessern mit den Methoden der Prozessoptimierung

Die einzelnen Methoden für eine erfolgreiche Prozessoptimierung funktionieren am besten in Kombination. Es gibt bei der Prozessoptimierung nicht die beste Vorgehensweise, also die beste Methode oder eine Methode, die alle Probleme löst. Die Anwendung der Methoden steht in starker Verbindung mit den einzelnen Zielen der Prozessoptimierung.

Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass die Prozessoptimierung ein fortlaufendes Anliegen ist und sowohl die Methoden als auch die Ziele innerhalb der Prozessoptimierung immer wieder angepasst werden müssen.

Die einzelnen Methoden für die erfolgreiche Prozessoptimierung sind diese:

Ideen

Zugegeben, diese Methode ist nicht die einfallsreichste, aber sie ist dennoch effektiv. Im Rahmen der Prozessoptimierung kann es sinnvoll sein, in einem Team Probleme innerhalb der Prozesse und Abläufe im Unternehmen zu identifizieren und gemeinsam Ideen für die Lösungen dieser Probleme zu entwickeln.

Dabei können Kreativitätstechniken behilflich sein. Beispielsweise das Brainstorming. Dabei werden möglichst viele Lösungsansätze angebracht, ganz unabhängig, wie realistisch oder wie leicht beziehungsweise schwierig umzusetzen diese sind. Die Idee hinter dem Team-Brainstorming ist es, den anderen Teammitgliedern durch eigene Ideen Inspirationen zu weiteren Ideen zu geben. So ergibt sich ein Kreislauf aus Weiterentwicklungen von Vorschlägen und neuen Ansätzen für die Prozessoptimierung.

Auch die 635-Methode kann hier angewendet werden. Sie funktioniert im Grunde ähnlich wie ein Brainstorming, aber mit festgeschriebenen Vorgängen. Jedes der sechs Teammitglieder entwickelt dabei drei Ideen. Diese drei Ideen werden dann jeweils einmal durch das Team gereicht und von jedem Teammitglied um drei weitere Ideen erweitert. Dadurch kommen zu den ursprünglichen drei Ideen fünfmal drei weitere Ideen hinzu. 6 Mitglieder. 3 Ideen. 5 weitere Ideen. 635-Methode.

Die klassische Mindmap kann ebenfalls sehr gut für die Prozessoptimierung genutzt werden. Das Problem wird in der Mitte aufgeschrieben und außen rum sammelt das Team dann Ideen und Lösungsvorschläge.

Die Kreativmethoden lassen sich auch miteinander kombinieren. Eine hilfreiche Mindmap kann beispielsweise gut aus einem Brainstorming heraus entstehen.

Morphologischer Kasten

Der morphologische Kasten ist eine analytische Methode für die Ideenfindung. Sobald ein Problem identifiziert ist, wird es in unterschiedliche Parameter aufgeteilt und diese Parameter nochmal in verschiedene Ausprägungen gegliedert.

Für die einzelnen Ausprägungen werden dann einzelne Ideen gefunden, die das Problem lösen sollen.

Ein Beispiel könnte sein, dass die Produktivität in einem bestimmten Bereich des Unternehmens verbessert werden soll. Die Parameter sind dabei die möglichen Ursachen für das Problem. Das können die bereits bei den Zielen genannten sein. Beispielsweise schlechte Organisation, Zeitmanagement, unzureichende Kommunikation etc.

Der morphologische Kasten ist dabei eine Matrix, in der diese Parameter eingetragen und zueinander in Verbindung gestellt werden. Dadurch ergibt sich ein guter Blick auf die Probleme und die möglichen Lösungen.

Das Ishikawa-Diagramm

Das Ursache-Wirkung-Diagramm oder auch Ishikawa-Diagramm geht die Sache andersherum an. Hier werden zuerst mal die Ursachen definiert und in ein Diagramm eingetragen und daraus resultierend das Problem – also die Wirkung der Ursachen – ermittelt.

Die Ursachen werden mit ihrem Einfluss aufeinander dargestellt. Ursachen können beispielsweise Menschen, Maschinen, Material, Methoden, Techniken oder Abläufe sein.

FMEA

Die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) dient der Früherkennung von Fehlern und Einflüssen, die zu Fehlern führen können. Dabei wird im Grunde der gesamte Entwicklungsverlauf eines Prozesses dokumentiert.

Durch diese Dokumentation entsteht ein durchgehender Einblick auf mögliche Fehlerquellen oder interne und externe Einflüsse, die zu Problemen führen können. Es handelt sich also um eine Art Präventivmaßnahme.

Business-Process-Reengineering

Beim Business-Process-Reengineering werden alle Prozesse von Grund auf neu gestaltet. Das ist zwar mit erheblichem Aufwand verbunden, kann aber sinnvoll sein, wenn eine reine Optimierung nicht mehr zielführend erscheint.

Dabei sollen vor allem Kernkompetenzen im Unternehmen besser herausgearbeitet und in den Fokus gestellt werden. Das kann auch bedeuten, dass komplette Geschäftszweige oder Abteilungen geschlossen oder vereint werden.

Das Business-Process-Reengineering findet sich vor allem in älteren Unternehmen, die sich neu aufstellen wollen. Dafür wird dann häufig auch veraltete Technik durch moderne ersetzt.

Total Quality Management

Das Total Quality Management ist eine Aufgabe der Unternehmensführung. Wie der Name schon sagt, geht es darum, die Qualität übergeordnet für das gesamte Unternehmen zu verbessern. Dabei muss ein komplettes Konzept erstellt werden.

Das Total Quality Management bezieht auch die Mitarbeiter:innen mit ein, die sozusagen als Selbstkontrolle Prozesse im Unternehmen überprüfen. Das Ziel ist immer, die Qualität insgesamt zu verbessern. In der Regel geschieht das mit Blick auf den Kunden beziehungsweise die Kundin.

Wenn gute Qualität für alle Bereiche im Unternehmen das große Ziel ist, ist auch das Endprodukt für die Kund:innen von hoher Qualität.

Lean Production

Die Lean Production legt den Fokus sehr stark auf Ressourcen. Dazu gehört auch Zeit. Die Verschwendung von Zeit und Material soll durch die Lean Production verringert werden.

Das gelingt durch die Verkürzung von Wartezeiten oder die Reduzierung von Arbeitsschritten. Auch möglich ist eine Verbesserung des Workflows zwischen den Abteilungen, wodurch eine flüssigere Produktion stattfindet, die ebenfalls Zeit einspart.

Die 5S-Methode

Diese Methode kommt aus der Arbeitsgestaltung und bietet sich daher hervorragend für die Prozessoptimierung an. Die 5S-Methode ist benannt nach den fünf Ansichten, die diese Methode vereint. Das sind:

• Sortierung
• Sichtbare Ordnung
• Sauberkeit
• Standardisierung
• Sicherung und ständige Verbesserung

Diese Ansichten ergeben einen perfekten Kreislauf für einen funktionierenden Prozess.

Zuerst kommt die Sortierung, was im Grunde die Vorbereitung einer Aufgabe ist.

Es folgt die Ordnung. Das kann auch in die Vorbereitung fallen, steht aber eher dafür, dass eine grundsätzliche Ordnung vorliegt, die die Arbeit erleichtert.

Die Sauberkeit bezieht sich auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz.

Bei der Standardisierung geht es darum, Prozesse zu einem Standard zu machen, damit er zur Routine wird. Je routinierter ein Prozess ist, desto einfacher geht er von der Hand.

Die abschließende Sicherung und Verbesserung beziehen sich auf die durchgehende Optimierung der vorangegangenen Punkte.

REFA

REFA ist der Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung e. V. (ursprünglich Reichsausschuss für Arbeitszeitermittlung, daher REFA).

Der Verband findet einheitliche Lösungen, die sich auf Probleme innerhalb der Industrie beziehen. Dadurch entstehen allgemein anwendbare Lösungen und Methoden.

REFA bietet bestimmte Ausbildungen an, in denen diese Methoden erlernt werden können. Es ist also möglich, das eigene Personal in diese Richtung weiterzubilden.

Die Methoden von REFA sind dabei recht umfassend und beinhalten Datenerfassung, Arbeitsgestaltung und Arbeitsanalytik. Diese teils komplexen Methoden können sehr hilfreich bei der Prozessoptimierung sein und sind logischerweise nicht nur auf die allgemeine Industrie anwendbar, sondern auch auf interne Abläufe im eigenen Unternehmen.

Vor allem mit REFA-geschulten Mitarbeiter:innen lassen sich neue und angepasste Prozesse besser im Unternehmen etablieren.

Six Sigma

Six Sigma kommt aus dem Qualitätsmanagement und ist vor allem in der Autoindustrie sehr beliebt.

Bei Six Sigma wird ein Qualitätsziel gesetzt, das es zu erreichen gilt. Allerdings kann dies nur durch Fachkräfte umgesetzt werden. Trotzdem kann Six Sigma je nach Unternehmen sinnvoll sein.

Kaizen

Kaizen ist ein übergeordneter Begriff für zahlreiche Ansätze, die überwiegend Ordnung im Fokus haben. Durch diese Ordnung werden Arbeitsabläufe verbessert und vereinfacht.

Kaizen erstreckt sich dabei wortwörtlich über das gesamte Unternehmen. Das kann in der Abstellkammer beginnen und breitet sich bis zur Führungsetage aus.

Die Einstellung der Mitarbeiter:innen und deren Ansichten werden bei Kaizen mit einbezogen. Durch eine positive Einstellung zum Unternehmen, den Produkten und der Arbeit wird ein besseres Gefüge geschaffen, in dem sich Arbeitnehmer:innen wohlfühlen und gerne arbeiten.

Kaizen ist im Kern ein Prinzip, das den kontinuierlichen Verbesserungsprozess verfolgt. Dabei handelt es sich nicht direkt um eine Methode, sondern es geht mehr darum, ein Mindset für stetige Verbesserungen zu schaffen.

Kontinuierliche Verbesserungsprozesse eignen sich natürlich perfekt für die Prozessoptimierung. Allerdings müssen sie im gesamten Unternehmen angenommen werden. Das schließt alle ein, von der Geschäftsführerin bis zur Putzkolonne.

Generell gilt für die Prozessoptimierung: Nur, wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Prozessoptimierung dauerhaft erfolgreich sein. Alle müssen ihren Teil zum Erfolg beitragen, damit angepasste Abläufe und verbesserte Prozesse ihre gewünschte Wirkung entfalten. Die Prozessoptimierung ist also ein dauerhafter und das komplette Unternehmen umfassender Prozess, der aber durch eine gute Integrierung in den Unternehmensalltag schnell in Fleisch und Blut übergeht.