Prokura

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    Das Wichtigste in Kürze

    Die Prokura ist eine umfassende Vertretungsmacht, die es einer Person erlaubt, für ein Unternehmen zu handeln, die im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt ist und in das Handelsregister eingetragen werden muss.

    Sie kann in verschiedenen Formen erteilt werden, u.a. als Einzelprokura, Gesamtprokura und Filialprokura, die unterschiedliche Stufen der Allein- oder Gesamtvertretungsbefugnis beinhalten.

    Prokuristen haben weitreichende Befugnisse, die jedoch bestimmten Beschränkungen unterliegen und jederzeit durch den Prokuristen oder seinen gesetzlichen Vertreter widerrufen werden können, was ebenfalls in das Handelsregister einzutragen ist.

    Prokura Definition

    Eine Prokura ist eine Vertretungsmacht, die über das HGB (=Handelsgesetzbuch) geregelt wird. Sie bevollmächtigt eine Person stellvertretend für ein Unternehmen zu handeln.

    Die Prokura ist sehr umfassend und eröffnet weitreichenden Handlungsspielraum, der nahezu vergleichbar mit dem der Geschäftsführung ist. Meist erhalten Führungskräfte wie der/die Personalleiter:in oder auch der/die Einkaufsleiter:in eine Vertretungsmacht, um die täglichen Geschäfte erledigen zu können.

    Welche Unternehmen dürfen eine Prokura erteilen?

    Wird eine Prokura erteilt, muss diese in das Handelsregister eingetragen werden.

    Achtung: Die Rechtsform entscheidet, ob man eine Prokura erteilen darf.

    Nicht jedes Unternehmen darf eine Prokura erteilen. So dürfen sich nur

    von Prokuristen vertreten lassen.

    Natürliche Personen können jedoch keine Prokura erteilen. Dies gilt auch für den Inhaber eines Kleingewerbes oder einen einfachen Kaufmann, da diese nicht im Handelsregister eingetragen sind. Auch Prokuristen können keine Prokura erteilen.

    Arten der Prokura

    Wie auch die Handlungsvollmacht kann die Prokura in drei unterschiedliche Arten unterteilt werden:

    Arten der Prokura

    Einzelprokura

    Mit der Einzelprokura darf der/die Prokurist:in den Geschäftsherren allein und eigenverantwortlich vertreten und in dessen Namen handeln. Diese Art der Prokura ist die umfangreichste Form.

    Gesamtprokura

    Mit der Gesamtprokura wird die Vertretungsmacht auf mehrere Personen verteilt. Als Grundlage dient hier §48 Absatz 2 Handelsgesetzbuch: Der/die Prokurist:in darf nur gemeinschaftlich mit den anderen Prokuristen das Unternehmen vertreten. Sprich: Eine Entscheidung darf nicht vom Einzelnen getroffen werden, sondern nur gemeinsam.

    Die Gesamtprokura kann weiter unterteilt werden:

    Echte Gesamtprokura

    Darf der/die Prokurist:in nicht allein und nur gemeinsam mit weiteren Prokuristen handeln, spricht man von einer echten Gesamtprokura.

    Halbseitige Gesamtprokura

    Bei der halbseitigen Gesamtprokura handelt es sich um eine Mischform aus Einzelprokura und Gesamtprokura. So gibt es einen oder mehrere Prokuristen mit einer Einzelprokura und mehrere Prokuristen mit einer Gesamtprokura. Letztere dürfen nur gemeinsam handeln, erster ist unabhängig vom Rest.

    Unechte Gesamtprokura

    Bei dieser Form der Prokura darf der/die Prokurist:in nur in Verbindung mit einem Vorstandsmitglied oder der Geschäftsführung das Unternehmen vertreten.

    Filialprokura

    Wie der Name Filialprokura schon vermuten lässt, ist diese Art der Prokura auf eine Filiale oder Niederlassung beschränkt. Eine Voraussetzung dafür ist, dass die jeweiligen Niederlassungen selbstständige Unternehmen sind. Sie wird unter §50 Absatz 3 HGB geregelt.

    Was ist der Unterschied zwischen einer Prokura und einer Handlungsvollmacht?

    Zwischen der Prokura und der Handlungsvollmacht gibt es elementare Unterschiede:

    Während die Prokura allumfassend ist, unterliegt die Handlungsvollmacht einer Beschränkung und muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Auch in der Erteilung unterscheiden sie sich: Eine Handlungsvollmacht darf von einem Handlungsbemächtigten erteilt werden, die Prokura nur von dem/der Inhaber:in oder gesetzlichen Vertreter dessen/derer.

    Rechtsgrundlagen

    Die Prokura wird im HGB (=Handelsgesetzbuch) §§48 bis 53 geregelt. Sollten sich Lücken ergeben, wird die Prokura durch das BGB (=Bürgerliches Gesetbuch) §§ 164 ff ergänzt.

    Eintragung der Prokura ins Handelsregister

    Die Prokura muss in das Handelsregister eingetragen werden. Die Eintragung muss notariell beglaubigt werden, weswegen in der Regel der Notar die Vertretungsmacht abwickelt. Der/die Prokurist:in selbst muss bei der Eintragung nicht vor Ort sein, da diese Pflicht bei dem/der Inhaber:in oder seinem/ihrem gesetzlichen Vertreter liegt.

    Tatsächlich müsste bei einer kurzweiligen Bestellung zum Prokuristen die betreffende Person nicht einmal informiert sein. In der Praxis macht das jedoch eher wenig Sinn.

    Kosten der Eintragung ins Handelsregister

    Die Erteilung einer Prokura ist mit Kosten verbunden: Durch die notarielle Beglaubigung entstehen Kosten im Rahmen der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (GNotKG).

    Möchte beispielsweise eine GmbH eine:n Prokurist:in benennen, kostet das im Schnitt 220€ (Notargebühren und Gerichtskosten zusammen). Eine Löschung der Vertretungsmacht kostet rund 50€. Die tatsächlichen Kosten hängen am Ende allerdings von der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens ab.

    Erteilung der Prokura

    Die Prokura erteilen können nur der/die Inhaber:in oder sein/ihr gesetzlicher Vertreter. Bei einer GmbH kann die Geschäftsführung die Vollmacht erteilen, für die jedoch ein Gesellschafterbeschluss benötigt wird.

    Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht kann die Prokura nicht konkludent – durch schlüssiges Handeln – erteilt werden, sondern nur mit ausdrücklicher Erklärung. Mit Ernennungserklärung ist die Prokura ohne Wartezeit direkt gültig. Die Eintragung ins Handelsregister ist demnach reine – gesetzliche – Formsache nach §53 HGB.

    Gegenüber Dritten ist die Art der Prokura entscheidend: Geschäftspartner müssen sich informieren, ob eine Gesamt- oder Einzelprokura vorliegt.

    Wer darf keine Prokura erteilen?

    • Natürliche Personen
    • Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag
    • Prokuristen

    Was ist ein Prokurist?

    Eine Person, die die Prokura erhält, ist nach HGB ein Prokurist.

    Wer kann Prokurist werden?

    Die Vollmacht darf nur an eine natürliche Person erteilt werden, die volljährig und voll geschäftsfähig ist. In der Regel bestimmen Gesellschafter leitende Mitarbeiter:innen zu Prokuristen. In der Theorie kann jedoch auch eine unternehmensfremde Person die Vollmacht erhalten. Voraussetzungen persönlicher oder fachlicher Art müssen dabei nicht gegeben sein. Es empfiehlt sich allerdings nur Personen die Prokura zu erteilen, wenn der/die Inhaber:in oder Gesellschafter diesen weisungsbefugt sind.

    Tipp: Darf ein:e Gesellschafter:in einer GmbH nach §6 GmbHG oder §35 GewO nicht die Geschäftsführung einnehmen, kann ihm/ihr dennoch die Gesamtprokura erteilt werden.

    Was darf ein Prokurist?

    Der Umfang der Vertretungsmacht ist sehr weitläufig: So berechtigt §49 Absatz 1 HGB den Prokuristen zu allen üblichen gerichtlichen wie außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen im Unternehmen.

    Dazu zählen der Einkauf von Produkten und Leistungen, die Aufnahme von Darlehen, Personalprozesse steuern oder auch die Vertretung vor Gericht. Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht darf der Prokurist auch Grundstücke verwalten, den Geschäftssitz verlegen oder Unternehmensbeteiligungen kaufen und verkaufen.

    Der Umfang der Prokura unterliegt jedoch auch Beschränkungen. So dürfen Prokuristen beispielsweise nicht den Namen des Unternehmens ändern, Insolvenz anmelden, das Unternehmen verkaufen oder Veränderungen der Gesellschafter vornehmen.

    Was dürfen Prokuristen nicht?

    Prokuristen haben eine umfassende Vollmacht über die üblichen Geschäfte des Unternehmens. Davon ausgenommen sind die sogenannten Grundlagengeschäfte. Das sind Geschäfte, die den Bestand einer Gesellschaft betreffen. Grundlagengeschäfte dürfen nur von Gesellschaftern durchgeführt werden. Dazu zählen:

    • Veränderung des Firmennamens oder des Gesellschaftsvertrags
    • Personelle Änderungen bei den Gesellschaftern durchführen
    • Veräußerung von Geschäftsanteilen oder Grundstücken
    • Insolvenz anmelden
    • Verkauf des Unternehmens

    Was verdient ein Prokurist?

    Die Gehälter von Prokuristen sind je nach Branche sehr unterschiedlich. Branchen wie Chemie oder Verfahrenstechnik zahlen in der Regel Jahresgehälter von über 100.000 Euro. Ähnlich hohe Einkommen sind auch in der Automobilindustrie und im Maschinenbau üblich. Auch zwischen den Bundesländern gibt es Unterschiede bei den Prokuristengehältern

    Beendigung der Prokura

    Generell gilt: Der/die Inhaber:in oder sein/ihr gesetzlicher Vertreter haben jederzeit die Möglichkeit, die Prokura zu widerrufen. Der Widerruf gewinnt mit Bekanntmachung an Gültigkeit. Weitere Gründe für das Erlöschen der Prokura sind die Einstellung des Geschäftsbetriebs, bei Insolvenz, beim Auslaufen des Vertrages, auf dem die Prokura beruht, oder auch durch das Ableben des Prokuristen.

    Achtung: Auch der Widerruf einer Prokura muss ins Handelsregister eingetragen werden.

    Beim Erlöschen der Prokura endet bei Mitarbeiter:innen nicht direkt das Arbeitsverhältnis. Soll der/die Mitarbeiter:in das Unternehmen verlassen, muss der Arbeitsvertrag gesondert unter den vertraglich geregelten Bedingungen beendet werden. Prokuristen haben in der Regel nur einen sehr begrenzten Kündigungsschutz, weswegen es nicht schwer werden wird betreffende Person zu entlassen.

    Die Risiken der Prokura

    Neben den zahlreichen Vorteilen bringt die Prokura auch Nachteile mit sich. Die Bedeutung einer Prokura ist nicht zu unterschätzen. Der/die Prokurist:in mit einer Einzelprokura unterliegt kaum einer Beschränkung und kann weitreichende Entscheidungen für das Unternehmen treffen. Bei Kompetenzüberschreitungen oder Fehlentscheidungen steht am Ende der/die Inhaber:in dafür ein und übernimmt im Zweifelsfalle die Haftung.

    Prokuristen sollten mit größter Sorgfalt agieren, da sie sonst Gefahr laufen sich schadensersatzpflichtig zu machen. Vor einer Haftung bei Insolvenz braucht sich der/die Prokurist:in im Normalfall keine Sorgen zu machen, sofern er/sie sich zurückhält und nicht zu häufig für die potenziell ausfallende Geschäftsführung einspringt.

    Zusammenfassung: Was muss bei der Prokura beachtet werden?

    Die Prokura kann jederzeit gekündigt werden und ist nicht übertragbar. Sie erlischt auch nicht durch den Tod des Inhabers des Handelsgeschäftes.

    Die Erteilung, Beendigung oder das Erlöschen der Prokura müssen im Handelsregister angemeldet werden, einschließlich einer Gesamtprokura.

    Die Befugnis, eine Prokura zu erteilen, liegt ausschließlich beim Inhaber einer Handelsgesellschaft oder seinem gesetzlichen Vertreter.

    Kaufleute im Sinne des HGB sowie Erbengemeinschaften, eingetragene Genossenschaften, Testamentsvollstrecker und Nachlassverwalter, die ein Handelsgeschäft des Erblassers verwalten, haben ebenfalls das Recht, Prokura zu erteilen.

    FAQ: Prokura

    Welcher Beschränkung unterliegt die Prokura?

    Der Umfang dieser Vertretungsmacht wird mit der Erteilung festgelegt. So kann eine Beschränkung vorliegen, wenn keine Einzelprokura erteilt wird, sondern beispielsweise eine Filialprokura oder unechte Prokura. Unabhängig ihrer Beschränkung wird sie mit Beschreibung ihres Umfangs und Datum ihrer Erteilung ins HGB eingetragen.

    Eine Unterprokura ist in Deutschland nach HGB und BGB ausgeschlossen. Prokuristen dürfen nur durch den/die Inhaber:in oder seinen/ihren gesetzlichen Vertreter bestellt werden. Eine Übertragung auf andere Personen oder gar die eigene Bestellung weiterer Prokuristen ist von Gesetzeswegen her nicht zulässig.

    Die Prokura kann jederzeit von dem/der Inhaber:in oder seinem/ihrem gesetzlichen Vertreter widerrufen werden. Dieser Widerruf muss auch in das Handelsregister eingetragen werden. Die Prokura kann auch auf natürliche Weise erlöschen: So kann beispielsweise der Arbeitsvertrag des Prokuristen enden, das Unternehmen meldet Insolvenz an oder auch im Todesfall des Bevollmächtigten.

    Mit der Prokura wird Mitarbeiter:innen eine umfassende Vertretungsmacht gegeben. Prokuristen erhalten im weitreichenden Umfang Befugnisse, die kaum einer Beschränkung unterliegen. So können Prozesse in der Unternehmensleitung delegiert und beschleunigt werden. Zudem ermöglicht die Prokura Gesellschaftern aktiv die Geschäftsbelange zu regeln.

    Bei einer Gesamtprokura dürfen nur die Gesamtzahl der Prokuristen eine Entscheidung treffen. Bei einer einseitigen Handlung reicht es jedoch aus, wenn nur ein:e Prokurist:in davon erfährt. Beispiele dafür sind Kündigungen von Mitarbeiter:innen, der Eingang eines Angebots oder andere einseitige Willenserklärungen.

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