PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Prozessmanagements. Er dient unter anderem der Weiterentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen. Aber auch bei der Fehler-Ursache-Analyse ist der PDCA-Zyklus ein wichtiges Instrument.

Die Ziele des PDCA-Zyklus ergeben sich bereits aus dem Namen. Dazu gehören die Entdeckung von Potenzialen und Möglichkeiten, das Ausprobieren neuer Ideen, die Kontrolle des Erfolgs und die Umsetzung von Innovationen.

Deming hat auch den PDSA-Kreis entwickelt, der seinen PDCA-Zyklus ein wenig konkretisiert. Hier stehen die Buchstaben für: Plan, Do, Study, Act. Also nur eine geringe Abweichung. An der Anwendung ändert sich auch nichts. Deming war nur der Meinung, dass der „Check“ im PDCA-Zyklus häufig missverstanden wurde mit einer Überprüfung auf Fehler oder Schwachstellen. Der Begriff „Study“ hingegen soll verdeutlichen, dass es darum geht, einen Prozess zu verstehen und zu verinnerlichen, denn nur so kann er laut Deming verbessert und weiterentwickelt werden.

Plan, Do, Check, Act

Die vier Stufen des PDCA-Zyklus ergänzen sich. Wird eine Phase ausgelassen und der Zyklus durchbrochen, sind die Ergebnisse unbrauchbar. Die einzelnen Stufen im Detail beziehen sich auf unterschiedliche Aspekte:

Plan

Beim Planen handelt es sich um alle Vorgänge, die für die Planung eines Prozesses wichtig sind. Das beginnt mit der Zielsetzung. Erst wenn man weiß, was erreicht werden soll, kann man mit der Planung anfangen.

Die Analyse des vorhandenen Prozesses ist der erste Schritt in der Planungsphase. Man spricht dabei auch von einer Bestandsaufnahme. Dabei wird nach Ursachen für mögliche Probleme gesucht oder Optimierungspotenziale entdeckt.

Auf Basis der Analyse leitet man dann die Maßnahmen und Strategien ab, die für eine Verbesserung des Prozesses sorgen sollen. Dafür werden diese Maßnahmen und Strategien ausformuliert und anschließend geplant.

Do

Die Umsetzung der Pläne aus der ersten Phase folgt umgehend. Dabei ist es ausdrücklich erlaubt, zu experimentieren und Dinge auszuprobieren. Die Konzepte sollen getestet werden.

Der wichtigste Aspekt der Do-Phase ist es, Erkenntnisse über die Wirksamkeit und Erfolgschancen der geplanten Maßnahmen zu erlangen.

Check

Oder auch Study, wie wir bereits in diesem Artikel erfahren haben. Hier zeigt sich auch der Unterschied, denn das, was die meisten Leute als den Check verstehen, findet bereits in Phase 1 beim „Plan“ statt.

Hier werden hingegen die Ergebnisse der Planungen analysiert und die Prozesse studiert.

Durch eine ausführliche Auseinandersetzung mit den Prozessen und einer ausgiebigen Kontrolle der geplanten Abläufe werden weitere Optimierungen und Anpassungen vorgenommen.

Am Ende dieser Phase müssen die Erwartungen erfüllt sein, um die abschließende Strategie zu entwickeln.

Act

Auf der Basis der letztlich entwickelten Strategie, werden die neuen Standards für die Prozesse festgelegt.

Das ist in der Theorie der Abschluss des Verbesserungsprozesses. Aber der PDCA-Zyklus ist ein ständiger Kreislauf und beginnt wieder von vorne.

Beispiel für die Anwendung des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus kann zum Beispiel im Zeitmanagement angewendet werden.

In der Planungsphase schauen Sie sich das aktuelle Zeitmanagement an und suchen nach Potenzialen. Darauf basierend planen Sie die Zeit um.

Das umgeplante Zeitmanagement wenden Sie dann in der Umsetzungsphase an und erhalten so weitere Erkenntnisse darüber, wo sie noch optimieren können.

Anschließend überprüfen Sie in der Prüfungsphase, welche Zeiten sich bewährt haben und welche nicht und passen das Zeitmanagement erneut an.

In der Handlungsphase verfeinern Sie dann das Zeitmanagement weiter.

Sind Sie nicht komplett zufrieden, geht es wieder von vorne los und der Kreislauf setzt sich fort.

Vorteile und Nachteile des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist einfach aufgebaut und umsetzbar. Lange Erklärungen sind nicht notwendig.

Außerdem ist der PDCA-Zyklus auf vielen Gebieten und in vielen unterschiedlichen Bereichen anwendbar. Im Grunde kann er für alle Prozesse, Aufgaben, Abläufe und Produkte anwenden.

Durch die richtige Anwendung finden kontinuierliche Verbesserungen statt.

Allerdings ist der Prozess auch endlos, was auf Dauer zermürbend wirken kann.

Für eine proaktive Vorgehensweise wird der PDCA-Zyklus eher nicht verwendet. Er dient eher als Reaktion auf einen bereits bestehenden Zustand.

Die Veränderungen finden durch den ewigen Kreislauf eher langfristig statt. Kurzfristige Verbesserungen sind zwar möglich, aber halten eher selten, was sie versprechen und werden in der nächsten Runde des PDCA-Zyklus oft wieder ersetzt beziehungsweise optimiert.