Outsourcing

Abb. 1: Mögliche Felder für Outsourcing

Grundsätzlich gilt: Alle Themen und Bereiche, die in den unteren Feldern der Matrix liegen, eignen sich besonders gut für eine Auslagerung. Hier kann der auslagernde Betrieb ohne unvertretbar große Risiken erste Erfahrungen mit Outsourcing sammeln. Bei allen anderen Bereichen sollte man sich immer sehr genau überlegen, ob man die Funktionen überhaupt auslagern möchte. Wenn dies der Fall ist, sollten unbedingt Erfahrungen mit der Auslagerung der genannten unkritischen Bereiche vorliegen. Oder man sollte ein auf Outsourcing spezialisiertes Beratungsunternehmen hinzuziehen, um eine reibungslose Auslagerung mit geringen Risiken umsetzen zu können.

Jedes Unternehmen sollte zudem für sich selbst Kernbereiche (Mission Critical) und strategisch wichtige Funktionen definieren, die unbedingt im Unternehmen verbleiben und nicht ausgelagert werden sollen. Dazu können z. B. die IT, die Entwicklung, der Finanzbereich oder die Leitung gehören. Alle anderen Funktionen können einzeln auf ihre Eignung für Outsourcing überprüft werden.

Abb. 2: Wichtige Schritte beim Ablauf des Outsourcings

1. Schritt: Identifikation möglicher Felder und Istanalyse

Zuerst sollten Sie sich Klarheit darüber verschaffen, welche Aufgaben oder Unternehmensbereiche Sie überhaupt auslagern möchten oder können. Diese Festlegung können Sie erst treffen, wenn Sie die Unternehmensziele und -strategien überprüft haben und sicher sind, dass es sich nicht um einen Kernbereich handelt. Wenn mehrere Bereiche in Betracht kommen, empfiehlt es sich, eine priorisierte Liste zu erstellen und diese nacheinander abzuarbeiten.

Für jede Aufgabe bzw. für jeden Bereich sollten Sie dann ein Profil erstellen, das die Vor- und Nachteile einer Outsourcing-Lösung detailliert darstellt. Versuchen Sie, die Vorteile möglichst monetär greifbar zu machen. Dabei geht es vor allem darum, ein Gefühl für die Größenordnung zu bekommen, und weniger darum, mit buchhalterischer Genauigkeit die angepeilte Ersparnis auf ein paar Euro genau festzulegen.

2. Schritt: Internen Verantwortlichen bestimmen und Partner auswählen

Stehen ein oder mehrere Felder fest, sollte möglichst ein Mitarbeiter im Unternehmen vollständig mit der Planung, Umsetzung und der späteren Begleitung im Tagesgeschäft beauftragt werden. Zur Planung gehören die Erarbeitung eines Konzepts, eines Termin- und Meilensteinplans sowie die Identifikation und die Auswahl möglicher Outsourcing-Partner. Auch die Gestaltung der Verträge sowie der Aufbau eines Berichtswesens und die Implementierung geeigneter Kommunikationsstränge fallen in den Aufgabenbereich dieses Mitarbeiters. Nicht zuletzt müssen Mitarbeiter und Betriebsrat informiert bzw. in die Umsetzung eingebunden werden.

In dieser Phase steht vor allem die Auswahl eines Anbieters im Vordergrund. Folgende Fragen sollten Sie unbedingt beantworten:

• Wie lange ist ein Anbieter bereits mit seiner Leistung am Markt?
• Über welchen Kundenstamm verfügt der Anbieter? Wie ist die Kundenentwicklung, d. h. der Saldo aus Zu- und Abgängen?
• Wie lange dauert eine Kundenbeziehung im Schnitt?
• Von wem geht in der Regel die Kündigung des Vertrags aus?
• Hat es in der Vergangenheit bekannt gewordene Unregelmäßigkeiten gegeben?
• Bietet das Unternehmen von sich aus an, dass man sich auch alleine mit Referenzkunden austauschen kann?
• Werden ein oder mehrere unverbindliche Sondierungs- und Kennenlerntermine angeboten?
• Gibt es detaillierte Leistungsbeschreibungen und Kostenaufstellungen?
• Sind verschiedene Fallbeispiele für typische Musterkunden verfügbar, um sich einen Überblick über mögliche Vor- und Nachteile verschaffen zu können?
• Können Sie in Ruhe entscheiden oder setzt Sie der Anbieter unter Druck?
• Übernimmt der Anbieter Mitarbeiter und ggf. Vermögensgegenstände?
• Welche Mitsprache- und Kontrollrechte gesteht der Anbieter dem auslagernden Unternehmen zu?
• Wie stellen Sie sicher, dass der Anbieter seine Beschäftigten regelmäßig schult und sich stets die neuesten technischen Lösungen anschafft?
• Gibt es konkrete Vorschläge für den Aufbau und die Gestaltung von Kommunikation und Information?

Praxis-Tipp

Kontrolle des ausgelagerten Bereichs

Sie sollten versuchen, die Verantwortung, Koordination und Steuerung für den ausgelagerten Bereich im eigenen Betrieb zu behalten. Versuchen Sie, mit dem Anbieter eine Vereinbarung auszuhandeln, bei der Sie jederzeit – auch unangemeldet – einen vollständigen Einblick in die Leistungserstellung erhalten können. Besonders wichtig sind Punkte wie die Überprüfung der Aus- und Weiterbildung beim Anbieter, die Überprüfung der Investitionsvorhaben in neue Technologien oder des Know-how-Transfers zwischen Ihnen und dem Anbieter.

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Outsourcing-Anbieter einen festen Ansprechpartner haben, der alle notwendigen Entscheidungskompetenzen besitzt, um auch bei Problemen eine sofortige Lösung herbeiführen zu können.

3. Schritt: Vertragsgestaltung

Stehen Inhalte, Partner und Umsetzungstermine fest, geht es darum, möglichst exakt festzuhalten, was in welchem Umfang zu leisten ist. Zum Vertragswerk sollten u. a. gehören:

• Beschreibung der Ziele und der Ausgangssituation.
• Eine detaillierte Beschreibung von Leistungsinhalt und -umfang, einschließlich aktueller und künftiger Bezugsmengen (Unternehmensplanung und Wachstumsraten berücksichtigen!).
• Kosten, z. B. Gesamtkosten oder Kosten je Vorgang, Kosten für den Abruf zusätzlicher, kurzfristig zu erbringender Leistungen.
• Verpflichtung des Outsourcing-Anbieters zur permanenten Bereitstellung der neuesten Ausrüstung, Werkzeuge, Verfahren, Technologien.
• Verpflichtung zur regelmäßigen Aus- und Weiterbildung des Personals.
• Know-how-Transfer, um das eigene Personal auf dem aktuellen Wissensstand zu halten.
• Zeiten, innerhalb derer die Leistungen spätestens erbracht werden müssen.
• Festlegung einer maximalen Fehlerquote. Beispiele für Ziele und Fehlerquoten bei der Auslagerung der Buchhaltung können sein: 95 % der Belege müssen richtig und zeitnah kontiert werden. Auch der Begriff „zeitnah“ ist dann zu definieren. 98 % aller Rechnungen müssen spätestens 2 Tage nach Leistungserbringung beim Empfänger sein und dürfen maximal 2,80 EUR kosten.
• Festlegung der Migration vom auslagernden Unternehmen zum Anbieter.
• Festlegung, ob und welche Arbeiten unter welchen Voraussetzungen an Subunternehmer vergeben werden dürfen.
• Laufzeiten und Kündigungsrechte.
• Datenschutz, Vertraulichkeit und Geheimhaltung.
• Schadenersatz und Vertragsstrafen bei Nicht- oder Schlechterfüllung. Auch hier ein Beispiel: Werden regelmäßig weniger als 98 % der Rechnungen rechtzeitig zugestellt und verzögert sich der Zahlungseingang entsprechend, muss der Dienstleister für mögliche Liquiditätsprobleme und die Kosten für die Behebung aufkommen.
• Berichtsstränge, -inhalte und -termine.
• Notfallkonzept vor allem bei kritischen Projekten, etwa in der IT oder im Bereich Entwicklung.
• Festlegung eines Eskalationspfades bei größeren Problemen.

Praxis-Tipp

Hinzuziehen eines Rechtsanwalts

In der Regel ist es unabdingbar, sich durch einen Rechtsanwalt vertreten zu lassen, um auch juristische Details und die möglichen Folgen von Formulierungen beurteilen zu können.

4. Schritt: Umsetzung und Tagesgeschäft

Zur Umsetzungsphase gehört zunächst der Transfer von Mitarbeitern, Vermögen oder sonstigen Ressourcen zum Anbieter. Dann ist es erforderlich, dass beide Unternehmen gemeinsam eine auf die Bedürfnisse des abgebenden Unternehmens abgestimmte Organisation einführen. Der auslagernde Betrieb sollte ein spezielles Controlling implementieren, das die Leistungserbringung und -güte permanent überwacht. Dazu gehören auch die Einrichtung eines spezifischen Berichtswesens sowie die Definition von Kennzahlen, die z. B. Güte, Fehlerquoten, Kosten und Termine überwachen. Beim auslagernden Unternehmen sollte mittelfristig vor allem die Leistungsgüte gesteigert werden können – bei gleichzeitiger Reduktion der Kosten. Dies lässt sich z. B. durch den Vergleich von Kennzahlen vor und nach der Umstellung beurteilen.

Das abgebende Unternehmen sollte zumindest für eine Übergangszeit versuchen, eine Art Parallelbetrieb aufrechtzuerhalten, um im Falle eines möglichen Scheiterns noch handlungsfähig zu bleiben. Eventuell besteht die Möglichkeit, zunächst nur einen Teil der Aufgaben zu verlagern. Ist man nach einer Testphase mit dem Anbieter zufrieden, kann über eine Ausweitung bzw. vollständige Abgabe verhandelt werden. Im Fall des Scheiterns müssen Sie mit der Suche nach einem neuen Anbieter beginnen. Wollen Sie weitere Bereiche auslagern, beginnt die Arbeit von vorne.

5 Entscheidung für Outsourcing treffen

Outsourcing greift immer tief in die Strukturen eines Betriebs ein. Die Entscheidung für oder gegen die Auslagerung bestimmter Arbeiten sollte daher ohne Ausnahmen von der Geschäftsleitung getroffen werden. Kostenrechnung und Controlling können und sollen die Entscheidung lediglich vorbereiten, alle relevanten Parameter offenlegen, Vor- und Nachteile darstellen sowie bei der Umsetzung unterstützen.

Fragen Sie sich vor einer endgültigen Entscheidung für Outsourcing unbedingt auch, ob es Alternativen zu einer Auslagerung gibt. Häufig lassen sich z. B. Kooperationen mit anderen Firmen eingehen oder es ist ein fallweiser Zukauf ausgewählter Leistungen möglich. Der Vorteil bei den genannten Alternativen ist, dass Sie sich weniger eng und weniger langfristig an einen Partner binden müssen und dennoch einen großen Teil der oben genannten Vorteile realisieren können. Nachteilig wirkt sich auch hier aus, dass es eine zumindest grundlegende Abhängigkeit vom Partner oder Lieferer gibt.

6 Outsourcing-Entscheidung regelmäßig überprüfen

Auch wenn Sie sich mit der Entscheidung, Bereiche oder Aufgaben auszulagern, grundsätzlich langfristig binden, sollten Sie regelmäßig, am besten jährlich prüfen, ob sich Gegebenheiten geändert haben und ob das eventuell Auswirkungen auf Ihre Entscheidung bzw. Ihren Betrieb hat. Folgende Fragen können Ihnen bei einer derartigen Einordnung helfen:

• Sollen die heute fremd bezogenen Leistungen grundsätzlich weiterhin von Dritten bezogen werden?
• Haben sich ein oder mehrere wichtige Rahmenbedingungen möglicherweise geändert, hat sich z. B. herausgestellt, dass es trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu Wissensverlusten und Weitergabe sensibler Daten gekommen ist?
• Haben diese Änderungen Einfluss auf die bereits getroffenen Entscheidungen und soll eine Entscheidung ggf. revidiert werden?
• Sind Sie mit dem aktuellen Anbieter nach wie vor zufrieden? Ist er zuverlässig und hält seine Zusagen uneingeschränkt ein?
• Hat sich die Leistungsqualität verbessert und sind die Kosten im erwarteten Maß gesunken?
• Sind alle erwarteten Vorteile eingetreten oder überwiegen ggf. die Nachteile?
• Soll überprüft werden, ob der aktuelle Dienstleister gewechselt werden soll?

7 Outsourcing-Beispiele aus der Praxis zur Berechnung der Kostenvorteile

Ein Unternehmen prüft, ob es sich aus Kostensicht lohnt, die EDV auszulagern, um die Leistungen nicht mehr selbst erbringen zu müssen. Dazu wird ein Kostenvergleich vorgenommen, um die Entscheidung aus betriebswirtschaftlicher Sicht prüfen und bewerten zu können.

Das Unternehmen listet zunächst sämtliche Kosten auf, die entstehen, um die notwendigen Leistungen durch die eigene EDV-Abteilung erbringen zu können. Neben Personalkosten fallen Kosten für Räume, Abschreibungen, Energien, Wartung, Versicherungen und laufenden Betrieb an. Die Datenerhebung ist grundsätzlich unproblematisch, da das Unternehmen für die EDV eine eigene Kostenstelle eingerichtet hat. Bei den Kosten handelt es sich um Istwerte aus dem aktuellen Jahr, die auf das Gesamtjahr hochgerechnet worden sind. Insgesamt ist die Kostenplanung relativ einfach und verlässlich durchzuführen, da es laufende Verträge gibt, aus denen sich die Belastung gut ablesen lässt, z. B. Personal, Räume und Versicherungen. Bei anderen Positionen, etwa Material oder Reparaturen wurde geschätzt bzw. es wurden Durchschnittswerte aus mehreren Jahren gebildet.

Um einen realistischen Kostenvergleich vornehmen zu können, hat der Geschäftsführer mit mehreren Anbietern gesprochen und Punkt für Punkt einen detaillierten Leistungs- und Anforderungskatalog erstellt. Auf Basis dieser Angaben haben die Anbieter ihre Angebote erstellt. Die Kosten des günstigsten Dienstleisters hat das Unternehmen seinen aktuellen Kosten gegenübergestellt. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht rechnet sich das Vorhaben, weil der EDV-Dienstleister seine Leistungen um rund 43.000 EUR jährlich günstiger anbieten kann (vgl. nachstehende Übersicht).

Abb. 3: Kostenvergleich Eigenfertigung/Fremdbezug für den Bereich EDV