Lieferantenmanagement
Inhaltsverzeichnis
Ein gutes Lieferantenmanagement ist in Unternehmen, die mit viele Lieferant:innen zusammenarbeiten, ein wichtiger Aspekt für den dauerhaften Erfolg. Obwohl es auf den ersten Blick nicht so wirkt, haben Lieferant:innen einen großen Einfluss auf fast alle Abläufe eines Unternehmens. Durch sie bleibt der Fluss an Waren und Gütern in Bewegung. Ohne, droht ein Stillstand.
Lieferantenmanagement Definition
Das Lieferantenmanagement beschreibt eine durchdachte Planung der Beziehungen zwischen Unternehmen und Lieferant:innen. Diese Beziehung wird systematisch gesteuert. Dadurch soll ein transparenter Vergleich entstehen.
Die Wertschöpfungskette eines Unternehmens wird dadurch auf wirtschaftlicher und technischer Ebene optimiert.
Das Lieferantenmanagement gewinnt immer mehr an Wert, da der Anteil an Fremdleistungen steigt. Vor allem in der Industrie werden teilweise bis zu 70 Prozent der Leistungen von externen Unternehmen übernommen. Deshalb reicht es nicht mehr aus, die betriebsinterne Wertschöpfungskette zu betrachten.
Das Lieferantenmanagement betrifft in der Regel vor allem den Einkauf. Die individuellen Aspekte und die Ausprägung des Lieferantenmanagements ist vom Unternehmen und der Umsetzung abhängig.
Das Ziel des Lieferantenmanagements ist das Finden von potenziellen Lieferant:innen und bestehende Lieferant:innen durch eine engere Beziehung strategisch auszurichten. Dabei stehen vor allem die Risikoabsicherung, Synergieeffekte und eine Co-Innovation im Vordergrund.
Dabei wird zwischen strategischen und operativen Zielen unterschieden. Passend dazu gibt es auch eine Unterteilung des strategischen Lieferantenmanagements und des operativen Lieferantenmanagements.
Der Prozess im Lieferantenmanagement
Das Lieferantenmanagement ist ein Prozess, der sich aus mehreren Schritten zusammensetzt. Alle Schritte sind wichtig für die erfolgreiche Umsetzung des Lieferantenmanagements. Manche Schritte sind nochmal hervorzuheben, da sie besonders wichtig sind und sozusagen das Grundgerüst für ein funktionierendes Lieferantenmanagement darstellen:
- Lieferantenbewertung – alle Lieferant:innen werden erfasst und durch einheitliche Kriterien in Bezug auf die Leistungsfähigkeit bewertet
- Lieferantenentwicklung – gemeinsame Programme können für die Optimierung und das Setzen von Zielen genutzt werden
- Lieferantenintegration – eine Erweiterung der Aufgaben für bestehende Lieferant:innen findet statt und bestimmte Aktivitäten werden verlagert
- Lieferantencontrolling – die Erfüllung der im Rahmen der Lieferantenentwicklung gesetzten Zielvorgaben wird regelmäßig überprüft, um Schwächen frühzeitig zu erkennen und reagieren zu können
Das Lieferantenmanagement wird in die strategische und die operative Komponente unterteilt. Beide Varianten haben eigenen Prozesse, Aufgaben und Ziele.
Abb. 1: Lieferantenmanagement Prozess
Operatives Lieferantenmanagement
Beim operativen Lieferantenmanagement dreht sich fast alles um die Bewertung und die Förderung der Lieferant:innen. Die durchgehende Bewertung von Lieferant:innen ist notwendig, um eine Förderung vornehmen zu können. Das geschieht dann durch gezielte Maßnahmen, die aus der Bewertung abgeleitet werden.
Das Ziel des operativen Lieferantenmanagements ist die Leistungssteigerung von Lieferant:innen. Gleichzeitig sollen die Beschaffungskosten gesenkt werden.
Für einen objektiven Vergleich von Lieferant:innen miteinander muss auf eine transparente Basis geachtet werden. Das erfordert eine Aussortierung, sodass am Ende nur noch die wettbewerbsfähigen Lieferant:innen übrig bleiben.
Das gelingt mit folgenden Schritten:
Lieferantenidentifikation und Lieferantenanalyse
Die Identifikation der Lieferant:innen wird mit einer Datenbank bewerkstelligt, die eigenhändig angelegt wird. Diese Datenbank enthält alle wichtigen Informationen und Kriterien, die für das eigene Unternehmen und die Zusammenarbeit mit Lieferant:innen wichtig sind.
Die Kernabfrage ist hier das Preis-Leistungs-Verhältnis. Die potenziellen Lieferant:innen werden also daran gemessen, wie hoch ihr Nutzen im Vergleich zum Preis für das Unternehmen sind.
Eine Lieferantenanalyse ist natürlich nur dann möglich, wenn die entsprechenden Daten in der Datenbank zu finden sind. Um diese Daten zu sammeln und anzulegen, müssen die entsprechenden Lieferant:innen über einen gewissen Zeitraum beobachtet und recherchiert werden.
Die Datenbank sollte sowohl mit Daten als auch Kennzahlen und Verfahren gefüllt werden, um einen nützlichen Vergleich anstellen zu können. Die möglichen Verfahren sind beispielsweise der Vergleich von Kennzahlen oder eine Bilanzanalyse.
Lieferantenbewertung
Für die Bewertung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die jeweils eine umfassende und systematische Bewertung auf Basis der Leistungsfähigkeit ergeben.
Mit der ABC-Analyse lässt sich die Wichtigkeit von Objekten bewerten. Dabei werden drei Gruppen erstellt, die in die Stärke der Umsätze eingeteilt werden. Gruppe A ist die umsatzstärkste Gruppe. Gruppe B liegt im Mittelfeld. Gruppe C weist nur einen schwachen Umsatz auf.
Diese Einteilung zeigt also, dass Gruppe A die wichtigsten Lieferant:innen sind, während sich in Gruppe C die Lieferant:innen befinden, die nicht ganz so wichtig sind.
Die Portfolioanalyse bezieht hingegen mehrere Faktoren mit in die Bewertung ein. Dazu gehören Risiken und Gefahren. Das sind zum Beispiel mögliche Preisschwankungen bei den Produkten von Lieferant:innen und die Verfügbarkeit von diesen Produkten.
Außerdem werden Marktanteil von Lieferant:innen und der Beschaffungsaufwand im Zusammenhang mit den Lieferant:innen beachtet.
Dem gegenüber stehen Faktoren, die direkte Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben können. Dazu gehören die Lieferfähigkeit und die Qualität oder auch die Anzahl der betroffenen Bereiche innerhalb des Unternehmens im Falle eines Ausfalls oder Fehlern.
Die Auswirkungen auf die Wettbewerbsstellung und die Kundenzufriedenheit werden ebenfalls berücksichtigt und auch die Bedeutung für den Umsatz fließt in die Bewertung mit ein.
Die Ziele im operativen Lieferantenmanagement sind diese:
- die besten Lieferant:innen finden und sich auf diese konzentrieren
- eine transparente Lieferantenbasis schaffen
- das Einkaufsvolumen bündeln
- die Leistung von Lieferant:innen verbessern
- Potenziale für Optimierungen aufdecken
- Verhandlungssituationen mit Lieferant:innen verbessern
Strategisches Lieferantenmanagement
Wie der Name schon sagt, konzentriert sich das strategische Lieferantenmanagement auf die strategischen Maßnahmen, die bei der Auswahl der Lieferant:innen im Vordergrund stehen.
Dazu gehören die Beurteilung und die Auswahl der Lieferant:innen, die Beziehungspflege und der Aufbau einer Vertrauensbasis. Zudem ist auch die Entwicklung der Lieferant:innen selbst ein Aspekt des strategischen Lieferantenmanagements.
Lieferantenentwicklung
Die Lieferantenentwicklung kann passiv oder aktiv umgesetzt werden. Wichtig ist, dass eine konkrete Zieldefinition vorliegt und ein Zeitrahmen festgelegt wird.
Die aktive Lieferantenentwicklung besteht aus Maßnahmen, die Unternehmen und Lieferant:in gemeinsam erstellen und festlegen. Die Maßnahmen werden von beiden Seiten durchgeführt. Das erfordert vor allem vom Unternehmen ein hohes Engagement, da die strategische Bedeutung der entsprechenden Produkte sehr hoch ist.
Die Größe eines Unternehmens ist entscheidend dafür, wie viele Teams und Abteilungen sich mit der aktiven Lieferantenentwicklung befassen müssen.
Bei der passiven Lieferantenentwicklung findet die Entwicklung von den Lieferant:innen selbst ausgehend statt. Das Unternehmen definiert die Ziele und stellt gegebenenfalls das nötige Wissen zur Verfügung, damit diese Entwicklung vollzogen werden kann.
Der Fortschritt der Entwicklung muss gut beobachtet werden, um rechtzeitig reagieren zu können.
Lieferantenauswahl und Lieferantencontrolling
Das Lieferantencontrolling ist eng mit der Lieferantenauswahl verbunden, da es die wichtigsten Kriterien für die Auswahl vorgibt.
Das Controlling dient aber auch der Kontrolle der Prozesse und Zielvorgaben. Werden Ziele nicht erreicht, müssen seitens der Lieferant:innen die Prozesse angepasst werden. Alternativ kann die Zusammenarbeit beendet werden.
Die Lieferantenauswahl und das Lieferantencontrolling sind die wichtigsten Aufgaben in der Steuerung einer Lieferantenbeziehung.
Die Ziele im strategische Lieferantenmanagement sind diese:
- Erhöhung der Lieferantenqualität
- Reduzierung des Versorgungsrisikos
- Erschaffung von Synergieeffekten
- Kooperationen und Integrationen herstellen
- Co-Innovation schaffen
- Erhalt und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
Lieferantenmanagement Aufgaben
Das Lieferantenmanagement teilt sich in vier hauptsächliche Aufgaben ein:
- Auswahl neuer Lieferant:innen
- Durchführen von Lieferantenaudits
- Entwickeln von Lieferant:innen
- Bewerten von Lieferant:innen
Diese Aufgaben werden im Rahmen des Lieferantenmanagementprozesses auf vier Rollen verteilt:
Das Projektmanagement ist für die Steuerung des gesamten Prozesses zuständig. Das übernimmt in der Regel ein:e Projektmanager:in. Zu den Aufgaben gehört das Finden von neuen Prozessen und Produkten, die aus der bestehenden Basis der Lieferant:innen herausgesucht werden müssen, um die beste Variante zu finden.
Projektmanager:innen sind in der Regel bereits gut informiert, weil sie an der Auswahl von Lieferant:innen beteiligt sind. Dadurch haben sie bereits einen Einblick in Bestände.
Die Methodenentwicklung und Qualitätssicherung ist die theoretische Komponente des Lieferantenmanagements. Hier werden alle Kernprozesse regelmäßig verfeinert und angepasst um flüssiger zu laufen und sicher zu bleiben.
Dazu gehört vor allem die Digitalisierung der Prozesse, sofern das möglich ist, aber auch die nötigen Tools zu entwickeln, um alle Prozesse umsetzen zu können.
Im Grunde beginnt hier auch das Lieferantenmanagement mit der bereits erwähnten Lieferantendatenbank und zieht sich bis zum Ende mit der Dokumentation sämtlicher Fortschritte durch.
Das Informationsmanagement erfasst und analysiert alle Informationen und Daten sowohl intern als auch extern. Es ist auch für die Lieferantenbewertung zuständig.
Die Assistenz kümmert sich um administrative Aufgaben. Das klingt zwar erstmal vernachlässigbar, aber tatsächlich kann dieser Bereich bis zu 30 Prozent aller Aufgaben im Lieferantenmanagementprozess ausmachen.
Dazu gehören unter anderem die Protokollführung bei Meetings und die Koordination und Festlegung von Terminen.
Das Lieferantenmanagement funktioniert nur dann, wenn alle Bereiche und Abläufe gut strukturiert verlaufen und miteinander arbeiten. Die Erfolge stellen sich dann sowohl im Unternehmen als auch bei den Lieferant:innen ein.