Kostenstellenrechnung

Bei der Bildung von Kostenstellen sollten Sie die folgenden Dinge beachten:

• Es gibt üblicherweise fünf Kostenbereiche: Material, Fertigung, Vertrieb, Verwaltung, Allgemeines
• Es gibt verschiedene Arten von Kostenstellen: Haupt-, Neben- und Hilfskostenstellen
• Achten Sie darauf, dass Sie gleichartige Vorgänge zusammen verbuchen, beispielsweise die Anschaffung von zwei neuen Autos. Unter diese Kostenstellen sollte dann aber nur der Fuhrpark verbucht werden.
• Einer Kostenstelle sollte jeweils nur ein Mitarbeiter vorstehen. Vermeiden Sie Überschneidungen.

Was sind die Bestandteile eines Kostenstellenplans?

Für die Bestandteile des Kostenstellenplans gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Es handelt sich um einen Teil des internen Rechnungswesens und dient demnach sozusagen als Hilfsmittel. Dementsprechend ist der Kostenstellenplan nicht an bestimmte Vorschriften gebunden.

Trotzdem muss der Kostenstellenplan seine Aufgabe erfüllen. Darum gibt es einige Bestandteile, ohne den der hilfreiche Kostenstellenplan nicht auskommen kann. Dafür wird der Kostenstellenplan in Hauptkostenstellen und Nebenkostenstellen unterteilt. Die Nebenkostenstellen werden nochmal in Hilfskostenstellen und Allgemeinkostenstellen gegliedert.

Die Hauptkostenstellen setzen sich aus dem Material, der Verwaltung, der Fertigung, dem Vertrieb und den allgemeinen Kosten zusammen. Diese Kostenstellen sind den einzelnen Kosten im Kostenstellenplan übergeordnet.

Alles Kostenpunkte werden im Kostenstellenplan einer der Hauptkostenstellen zugeordnet. Dadurch ergibt sich eine Gliederung. Zum Beispiel gehören Rohstoffkosten zum Material. Aber auch die Lagerkosten und die Warenannahme gehören zu dieser Hauptkostenstelle, da sie eng mit dem Material verbunden sind.

Ein typisches Beispiel für die Vertriebskosten sind die Kosten für Transport. Aber zum Beispiel auch die Werbekosten für ein Produkt werden hier eingeordnet.

Welche Kostenstellen zusätzlich im Kostenstellenplan berücksichtigt werden sollen, kann pauschal nicht gesagt werden. Das ist sehr stark vom Unternehmen abhängig. Es kann sinnvoll sein, auch die Kosten für den Verkauf separat aufzuführen. Und wenn das im Unternehmen eine größere Rolle spielt, sollten auch die Forschungs- und Entwicklungskostenstellen aufgelistet werden.

Ein guter Ansatz ist immer, die einzelnen Bereiche eines Unternehmens im Kostenstellenplan zu berücksichtigen. Jeder Bereich verursacht seine eigenen Kosten. Diese sind auf diese Weise übersichtlich im Kostenstellenplan gegliedert.

Abb. 2: Verteilung auf das Produkt

Kostenstellenrechnung in der Vollkostenrechnung

Die Kostenstellenrechnung ist ein fester Bestandteil der Vollkostenrechnung. Sie kommt direkt an zweiter Stelle.

Die Vollkostenrechnung dient dazu, die Herstellungskosten zu einem bestimmten Produkt oder die Vollkosten für ein gesamtes Verfahren zu berechnen. Dafür ist sie in drei Kostenrechnungsarten aufgeteilt: die Kostenartenrechnung, die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung.

Bei der Vollkostenrechnung wird immer die Reihenfolge Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung eingehalten, um zum Ergebnis zu kommen.
Die Kostenartenrechnung ermittelt die Kosten, die angefallen sind. Mit ihr wird also bestimmt, wie die Kosten entstanden sind.

Die Kostenstellenrechnung hingegen zeigt an, wo die Kosten angefallen sind.

Über die Kostenträgerrechnung wird dann ermittelt, was die Kosten verursacht. Der Kostenträger ist dementsprechend ein Produkt, ein Verfahren oder ein anderer Kostenpunkt, dem konkret die Kosten zugerechnet werden können.

Was ist ein Betriebsabrechnungsbogen?

Die im Laufe der Periode angefallenen Gemeinkosten werden auf die einzelnen Kostenstellen gebucht. Am Ende der Periode steht also fest, wie viele Kosten, die nicht direkt dem Produkt zugeordnet werden können, in den einzelnen Stellen entstanden sind. Ziel der Kostenstellenrechnung ist es, diese Kosten über Zuschlagssätze auf die Produkte zu verteilen.

Mithilfe des BAB werden diese Zuschlagssätze ermittelt. Für prozentuale Zuschläge sind Bezugsgrößen notwendig. Die verteilten Kosten müssen mit den Bezugsgrößen in einem sinnvollen Zusammenhang stehen. Daher werden die folgende Zuschlagssätze ermittelt.

Fertigungsgemeinkostenzuschlag

Die Bezugsgröße für die Verteilung der Fertigungsgemeinkosten (FGK) ist der Anteil an Fertigungslöhnen in den Produktkosten. Diese Fertigungslöhne werden direkt ermittelt. Verteilt werden alle Gemeinkosten, die in den Fertigungskostenstellen anfallen. Logisch können verschiedene Zuschlagssätze für die Fertigungsgemeinkosten ermittelt werden.

Voraussetzung ist, dass die Fertigung in logisch unterschiedliche Bereiche eingeteilt werden kann und dass diese Einteilung sich auch in den direkten Lohnkosten der Produkte wiederfindet. So benötigen die Zuschlagssätze für Fertigungsbereich A und B die direkten Lohnkosten aus den Bereichen A und B im Produkt. Der Vorteil ist die realistischere Verteilung der Gemeinkosten.

Materialgemeinkostenzuschlag

Die Materialgemeinkosten (MGK) fassen die indirekten Kosten zusammen, die durch die Beschaffung und Lagerung der Materialien entstehen. Verteilt werden sie auf der Grundlage des im Produkt enthaltenen Materialwertes. Produkte mit hohen Materialkosten tragen große Anteile der Gemeinkosten, Produkte mit niedrigen Materialanteilen geringe Anteile an Gemeinkosten.

Eine Trennung der Materialgemeinkostenzuschlagssätze (z. B. in Material mit geringem und hohem Beschaffungsaufwand) widerspricht dem System nicht, findet sich in der Praxis jedoch kaum. Der Aufwand für die Erfassung der Gemeinkosten entsprechend dieser Einteilung ist meist zu hoch.

Vertriebsgemeinkostenzuschlag

Die im Vertrieb anfallenden Gemeinkosten werden auf der Grundlage der Herstellkosten verteilt. Dazu müssen diese vorher ermittelt werden.

Die Zuschläge für die FGK und MGK bilden aus diesem Grund die erste Stufe der Zuschlagsermittlung. Die Bezugsgröße „Herstellkosten“ als Grundlage für die Verteilung von Vertriebsgemeinkosten (VertrGK) stammt aus der wissenschaftlichen Literatur und ist allgemein üblich. Realistisch ist dies in den seltensten Fällen.

Verwaltungsgemeinkostenzuschlag

Auch für die Verwaltungsgemeinkosten (VerwGK) werden die Herstellkosten als Bezugsgröße eingesetzt. Der grundsätzlich fehlende Bezug zur Realität gilt auch hier. Ein besserer Schlüssel kann jedoch in vielen Fällen nicht mit vertretbarem Aufwand gewählt werden.

Abb. 3:  Beispiel BAB

Wie sieht die tägliche Praxis aus?

Die Kostenstellenrechnung hat Auswirkungen auf die tägliche Arbeit des Kostenrechners. Auch die Kostenstellenleiter werden immer wieder mit den Anforderungen und Ergebnissen der Kostenstellenrechnung konfrontiert. Besonders auf die notwendigen zusätzlichen Erfassungen bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen muss geachtet werden.

Die Buchung der Eingangsrechnungen

In Unternehmen ohne Kostenstellenrechnung werden die Eingangsrechnungen der Gemeinkosten nach Kostenarten differenziert und auf die entsprechenden Kostenkonten in der Buchhaltung gebucht. Die Werte dieser Konten werden dann an die Kostenrechnung für das interne Rechnungswesen weitergegeben und dort verarbeitet.

Das ist bei einer Kostenstellenrechnung nicht möglich. Die neuen Informationen dieser Kostenrechnungsaufgabe müssen bezahlt werden mit zusätzlichem Aufwand bei der Verbuchung der Rechnungen.

So wird der Verbrauch von Hilfsmaterial, das dem Lager entnommen wird, ohne die Berücksichtigung von Kostenstellen einmal monatlich in einer Summe auf das Kostenkonto „Hilfsmaterial“ verbucht. In einer Kostenstellenrechnung wird in der Materialwirtschaft die Entnahme von Hilfsmaterial für jede Kostenstelle separat festgehalten.

Eine separate Verbuchung der Kosten wird notwendig. Aus einer Buchung werden mehrere, der Aufwand vervielfacht sich. Doch wer muss diesen Aufwand tragen?

Drei Stellen sind denkbar:

Die Kostenrechner

Sie könnten die Sammelbuchung aus der Buchhaltung anhand von zusätzlichen Belegen auseinander nehmen und die Einzelbeträge je Kostenstelle manuell buchen. Das bedeutet, dass sich neben der Buchhaltung auch der Kostenrechner noch einmal mit der Rechnung oder dem Entnahmebeleg beschäftigen muss.

Außerdem kommt es bei getrennten Verbuchungen immer zu Fehlern, die einen entsprechenden Abstimmungsaufwand verursachen. Diese Lösung ist also nur zu verantworten, wenn die notwendigen Informationen in der Buchhaltung noch nicht vorliegen (z. B. weil der Schlüssel zur Verteilung einer Rechnung auf die Kostenstellen noch nicht vorliegt).

Die Buchhaltung

Demnach erfolgt die separate Verbuchung in der Buchhaltung. Das bedeutet, dass die Zuordnung von Gemeinkosten zu Kostenstellen bekannt sein muss. Bewährt hat sich, die entsprechenden Informationen auf der Rechnung oder dem Beleg anzuführen, sodass beim Buchen zügig verarbeitet werden kann.

IT-Anwendungen

In modernen IT-Anwendungen wird in der Buchhaltung nur noch wenig manuell verbucht. Die Eingangsrechnungen kommen direkt aus der Rechnungsprüfung oder dem Einkauf, Kostenbelege aus dem Unternehmen werden über digitale Schnittstellen verbucht. Es ist daher notwendig, die für die Verteilung auf Kostenstellen notwendigen Informationen bereits in den Fachabteilungen (Einkauf, Bestellwesen, Materialwirtschaft) zu erfassen.