Kostenstellen

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Fragen Sie sich: Was ist eine Kostenstelle? Die Antwort zunächst in aller Kürze: Kostenstellen stammen aus der Kostenrechnung und bezeichnen den Ort oder den Bereich in einem Unternehmen, an welchem bestimmte Kosten anfallen. Die Kostenstellenrechnung hilft Ihnen dabei, die Kostenentstehung nachzuverfolgen und gegebenenfalls Sparpotenziale zu erkennen.

Was ist eine Kostenstelle?

Wer in einem Unternehmen für das Rechnungswesen und die Buchhaltung verantwortlich ist, möchte häufig ermitteln, wo spezifische Kosten angefallen sind. Hier ist die sogenannte Kostenstellenrechnung das zentrale Element in der Kosten- und Leistungsrechnung eines Unternehmens. In der Kostenstellenrechnung werden anfallende Kosten auf die sogenannten Kostenstellen aufgeteilt. Diese können sich in Ihrer Natur unterscheiden. So gibt es in Unternehmen folgende Arten von Kostenstellen:

Hauptkostenstellen oder Endkostenstellen: Dies sind üblicherweise die Kostenbereiche, in denen die Kostenträger – also die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens – den hauptsächlichen Teil ihrer Kosten verursachen. Das sind im Wesentlichen die Materialbeschaffung, die Produktion und der Vertrieb, aber auch die Verwaltung.
Nebenkostenstellen (auch Vorkostenstellen): Diese Kostenbereiche zeichnen sich durch eine eigene Auftragsabwicklung aus. Beispiele sind die Herstellung von Nebenprodukten oder das Recycling.
Hilfskostenstellen gehören ebenfalls zu den Vorkostenstellen. Hiermit sind Kostenbereiche gemeint, die nicht unmittelbar an der Prozesskette der Herstellung der Produkte oder Dienstleistung beteiligt sind. Beispiele sind die Kantine oder der Werkschutz.

Kostenstellen (beispielsweise im Vertrieb) können auch Erlöse generieren. Ein sogenanntes Profit-Center agiert am Markt und kann mit einem Gewinnziel ausgestattet werden. Reine Kostenstellen wie in der Verwaltung bekommen ihre Zielvorgaben eher mit Blick auf die Senkung von Kosten.

Kostenstellen bezeichnen den Bereich in einem Unternehme, wo Kosten auftreten.

Kostenstellenrechnung vs. Kostenträgerrechnung

Bei der Kostenträgerrechnung wird in Einzelkosten und Gemeinkosten unterschieden. Einzelkosten können direkt einem Kostenträger zugeordnet werden, was die Belastung einer Kostenstelle nicht mehr notwendig macht. Gemeinkosten dagegen müssen anteilig auf Kostenträger oder Kostenstellen umgerechnet werden. Konkret bedeutet dies, dass nur die Gemeinkosten auf die Kostenstellen aufgesplittet werden.

Kostenstelleneinzelkosten und Kostenstellengemeinkosten

Kostenträger verursachen Einzel- und Gemeinkosten. Die Kostenträgergemeinkosten werden auf die Kostenstellen aufgeteilt. Die den Kostenstellen zuzuordnenden Kosten werden wiederum in Kostenstelleneinzelkosten und -gemeinkosten unterschieden. Die Kostenstelleneinzelkosten können direkt der Kostenstelle zugeordnet werden. Wenn die EDV-Abteilung beispielsweise in einem Büro einen defekten Computer repariert, sind Materialbedarf und Personalaufwand der Abteilung des betroffenen Computers direkt zuzuordnen.

Auch Löhne und Gehälter können sehr einfach den Abteilungen zugewiesen werden, in denen die Mitarbeitenden tätig sind. Zu den Kostenstellengemeinkosten gehört dagegen unter anderem die Miete für ein Gebäude, die auf einzelne Büros und die dahinter stehenden Abteilungen/Kostenstellen umzulegen ist. Hierfür wird ein spezieller Verteilungsschlüssel erstellt und angewandt.

Kostenstellenplan

Grundlage der Verteilung der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen ist der sogenannte Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Dazu ist ein Kostenstellenplan notwendig, der für jedes Unternehmen bedarfsgerecht erstellt werden muss. Der Kostenstellenplan sollte übersichtlich gegliedert sein, indem er den einzelnen Funktionsbereichen des klassischen Geschäftsablaufs folgt. So gibt es unter anderem Kostenstellen aus den Bereichen Material, Vertrieb und Verwaltung. Diese einzelnen Kostenstellenbereiche können dann noch einmal nach Bedarf untergliedert werden.

So könnte der Materialbereich, der die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe umfasst, etwa die Unterpunkte Einkauf, Materialprüfung und Lagerung enthalten. In der Folge ist es möglich, dem Weg des Materials durch das Unternehmen weiter zu folgen und die einzelnen Verwertungs- und Verarbeitungsbereiche als Kostenstellen auszuführen. Weiterhin lassen sich im allgemeinen Bereich der Verwaltung insbesondere Kostenstellen wie die Poststelle oder die Energiekosten finden.

Die einzelnen Kostenstellen sind in ihrer Systematik durch ein Schlüsselsystem aus Ziffern gekennzeichnet, mit dem Haupt- oder Unterbereiche identifiziert werden können und das daher der Übersichtlichkeit sowie der leichten Auffindbarkeit bestimmter Kostenstellen dient.

Bildung von Kostenstellen

Kostenstellen können auf unterschiedliche Weise gebildet werden. Eine etablierte Vorgehensweise ist die Unterteilung nach der Funktion, etwa wenn es um die Verwaltung oder die Geschäftsbereiche der Fertigung geht. Ein weiteres Einteilungskriterium kann die räumliche Zuordnung sein, etwa die Sammlung aller Kosten in einem bestimmten Büro. Noch eine andere Möglichkeit ist die Einteilung nach bestimmten Abteilungen. Auch die Verrechnung nach Hauptkostenstellen (etwa Material oder Verwaltung) und Neben- oder Hilfskostenstellen (unter anderem EDV-Service oder Reparatur-Service) ist eine gängige Variante.

Der gern verwendete englische Begriff Costcenter muss definitorisch von der Kostenstelle abgegrenzt werden. Unter einem Costcenter wird üblicherweise eine eigenständige Unternehmenseinheit verstanden, die eine oder mehrere Kostenstellen in sich vereinigt. Das Costcenter ist damit nicht gleichbedeutend mit der Kostenstelle.

Funktion von Kostenstellen und der Kostenstellenrechnung

Mit der Kostenstellenrechnung sollen in einem Unternehmen vornehmlich vier Hauptfunktionen abgedeckt werden. Diese Funktionen drehen sich im Kern immer um eine korrekte Zuordnung von Kosten. Aus den Erkenntnissen der Zuordnung können dann bei Bedarf Maßnahmen abgeleitet werden.

Sachgerechte Verteilung

Gemeinkosten, die in einem Unternehmen anfallen, müssen sachgerecht auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden. So werden insbesondere die Kosten für den Stromverbrauch nach einem bestimmten Schlüssel auf die Werkstatt, bestimmte Bürobereiche oder die Fertigung mit ihren unterschiedlichen Bereichen umgelegt.

Verrechnung interner Leistungen

Eine zweite Funktion ist die Verrechnung von Leistungen zwischen den einzelnen Funktionseinheiten eines Unternehmens. Etwa dann, wenn die Werkstatt oder die EDV-Abteilung spezielle Dienstleistungen für einen Betriebsteil oder ein Büro vollbringt, was dann auf die betreffende Kostenstelle umgelegt werden muss. Verursacher der Kosten ist letztlich die Kostenstelle, die die Dienstleistung empfängt.

Ermittlung von Kalkulationssätzen

Eine weitere wichtige Funktion ist es, Kalkulationssätze zu ermitteln. Diese Sätze sagen aus, in welchem Anteil bestimmte Kosten (etwa Strom oder Miete) auf einzelne Abteilungen beziehungsweise Kostenstellen verteilt werden sollen, um dem tatsächlichen Nutzungsanfall möglichst gerecht zu werden. Miete lässt sich beispielsweise über die Flächennutzung (Größe der Büros) aufschlüsseln, Strom oder Wasser nach dem tatsächlichen Anfall oder entsprechend der Anzahl der Mitarbeitenden in einer Abteilung.

Kostenkontrolle

Auch die Kostenkontrolle ist ein wichtiger Faktor, der zur Aufteilung von Funktionseinheiten in einem Unternehmen auf spezifische Kostenstellen geführt hat. Denn immer dann, wenn nach dem Verursacherprinzip aufgeteilt wird, wird auch der jeweilige Verbrauch einer Kostenstelle (etwa Material oder Strom) nach dem tatsächlichen Anfall erfasst. Damit lassen sich eventuelle Einsparpotenziale oft zügig identifizieren. Außerdem kann über die Analyse des zeitlichen Verlaufs auch ermittelt werden, ob sich der Verbrauch einer Kostenstelle in einem bestimmten Zeitraum so verändert hat, dass Handlungsbedarf besteht.