Journal

Was ist ein Journal?

Gerade Sie, als Existenz- und Unternehmensgründer, können die ordentliche Buchführung nicht umgehen. Ein wichtiges Modul der Buchhaltung ist dabei das Journal, das auch als Grund-oder Tagebuch bezeichnet wird. In einem solchen Journal müssen Sie Ihre sämtlichen Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge mit einer fortlaufenden Nummer, dem Betrag, dem Datum sowie dem Verweis auf einen Beleg erfassen. Hier wird ebenso, neben einer zusätzlichen Erklärung, die Kontierung in Soll und Haben dokumentiert. Der Sinn einer solchen Journal-Führung ist es, alle angefallenen Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge lückenlos nachvollziehen zu können. Damit ist die Möglichkeit gegeben, alle geschäftlichen Vorgänge übersichtlich den einzelnen Bilanzpositionen zuzuordnen. Durch eine solche chronologische Aufstellung nach dem Datum im Journal wird gesichert, dass alle Buchungssätze auch korrekt dokumentiert werden. Aus diesem Grund wird das Journal oft das „Grundbuch der Buchführung“ genannt, eine Buchungsanweisung, die es ermöglicht, die Buchungen ordnungsgemäß in das eigentliche Hauptbuch zu übertragen.

Die gesetzlichen Grundlagen zur Führung des Journals sind in den GoBD Vorschriften dargelegt.

Welche Bücher innerhalb der Buchführung gibt es?

Heutzutage erledigen beinahe alle Unternehmen ihre Buchführung mithilfe einer speziell dafür vorgesehenen Software. Dennoch ist es für Sie wichtig, wenn Sie ein Unternehmen gründen möchten, sich mit den traditionellen Büchern zu beschäftigen. Dazu zählen, neben dem Journal als Grundbuch, das Hauptbuch sowie die Nebenbücher.

Im ersten Schritt sammeln Sie die verschiedensten Belege. Dazu zählen zum Beispiel die Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die Kontoauszüge sowie die Kassenbelege. Im Journal dokumentieren Sie nun alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge. Inhaltlich gehören dazu die Eröffnungsbuchungen, die laufenden, die vorbereitenden sowie die eigentlichen Abschlussbuchungen. So stellt das Journal die Basis jeder Buchführung dar und sorgt für die korrekte zeitliche Dokumentation aller Buchungen.

Das sogenannte Hauptbuch ist im Rahmen der Buchhaltung nach Sachkonten unterteilt, wobei jede Buchung, die im Grundbuch niedergelegt wurde, dem entsprechenden Konto des Hauptbuches zugeordnet werden muss.

Die Aufbewahrungsfrist eines solchen Journals beträgt 10 Jahre.

Wie ist der Aufbau eines Journals beschaffen?

Sie können ein Journal anschaulich mithilfe einer Tabellenkalkulation dokumentieren. Zu diesem Zweck brauchen Sie lediglich folgende Spalten zu erstellen:

• Das Buchungsdatum
• Die Journalnummer
• Das Soll- und Haben-Konto
• Den Buchungstext
• Das Belegdatum sowie die Belegnummer

Gegebenenfalls können Sie noch Angaben über die Steuerart sowie den Steuerbetrag hinzufügen.

Alles in allem haben Sie die Möglichkeit, Ihre Geschäftsvorfälle zunächst in den unterschiedlichsten Büchern festzuhalten, da aus Gründen der Zeitersparnis sowie der Übersicht die meisten geschäftlichen Vorgänge nicht direkt in das Journal eingetragen, sondern an anderer Stelle dokumentiert werden. Hier kommt es natürlich immer auf die Art Ihres Unternehmens an. Auf der Basis dieser Aufzeichnungen können Sie dann das Journal erstellen, wobei Sie diese vier Bücher als Grundlage heranziehen können:

• Das Journal selbst
• Das Kassenbuch, wenn Sie ein solches führen, da hier alle generellen Kassenbewegungen chronologisch aufgelistet werden
• Das Einkaufswarenbuch. Es gibt Betriebe, die gesonderte Bücher für die Wareneinkäufe führen, die dort ebenfalls chronologisch gelistet werden.
• Das Verkaufswarenbuch, sollten Sie ein solches für den Warenverkauf nutzen.

Das Journal trägt auch den Namen „Primanota“

Im Rahmen der Bankbuchhaltung früherer Zeiten wurde das Journal auch „Primanota“ genannt, ein Begriff, der übersetzt „erste Aufzeichnung“ bedeutet. Auch in unserer heutigen Zeit ist dieses Wort noch gebräuchlich und zwar im Sinne eines für die Buchhaltung vorbereiteten Belegstapels. Sogar innerhalb der EDV- gestützten Buchführung existiert dieser Ausdruck weiterhin, wobei es sich um zwar erfasste, aber noch nicht in das Journal eingetragene Buchungen handelt, die zur Dokumentation und Kontrolle ausgedruckt werden.