Geschäftsreise

Der Prozess der Geschäftsreise ist relativ lang. Er beginnt bereits mit der Planung und endet mit der Heimkehr.

Reisevorbereitung

Die Reisevorbereitung setzt sich im Grunde aus einigen Fragen zusammen, die geklärt werden müssen:

• Was ist der Zweck der Reise?
• Was ist das Reiseziel?
• Wie lange dauer die Reise?
• Wie viele Personen nehmen an der Reise teil?
• Welche Geschäftspartner:innen werden aufgesucht?

Basierend auf den Antworten wird die Reise vorbereitet. Dazu muss die Reise organisiert werden.

Reiseorganisation

Im Rahmen der Reiseorganisation wird alles nötige in die Wege geleitet, damit die Geschäftsreise angetreten werden kann.

Dazu gehört die Organisation der nötigen Reisedokumente wie Reisepässe oder ein nötiges Einreisvisum, aber auch die Buchung von Unterkünften oder Leihfahrzeugen. Sollen bestimmte Veranstaltungen besucht werden, müssen dafür auch die Eintrittskarten besorgt werden. Das kann zum Beispiel für Konferenzen oder Messen notwendig sein.

Bei Auslandsreisen müssen eventuell auch noch die Zahlungsmittel bedacht werden. Es wird nicht überall mit dem Euro gezahlt.

Reisedurchführung

Eine Geschäftsreise hat immer einen beruflichen Grund. Bei der Durchführung ist es deshalb wichtig, diesen Grund immer im Fokus zu behalten. Stehen Treffen mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen an oder sollen Veranstaltungen besucht werden, muss alles andere diesen Aktivitäten untergeordnet werden.

Neben diesen Aktivitäte gibt es aber noch freie Zeit oder auch Arbeitszeit abseits der Reisegründe. Wie diese genutzt wird, ist im Grunden den Reisenden selbst überlassen.

Reisekostenabrechnung

Die Aufwendungen, die während einer Geschäftsreise anfallen, werden über die Reisekostenabrechnung mit Arbeitgeber:innen abgerechnet. In der Reisekostenabrechnung werden alle Fahrtkosten und der Verpflegungsmehraufwand festgehalten. Wichtig ist, dass für alle Ausgaben Belege vorgelegt werden können. Ohne einen Nachweis, müssen die Kosten nicht erstattet werden.

Die Reisekosten werden in der Regel über pauschale Beträge verrechnet. Diese sind von der Länge und der Art der Reise abhängig. Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand richten sich beispielsweise nach den Stunden, die die Geschäftsreise gedauert hat. Die Kilometerpauschale hingegen nach den gefahrenen Kilometern.

Controlling

Das Controlling von Geschäftsreisen wird in vielen Unternehmen vernachlässigt. Dabei kann es durchaus dazu beitragen, langfristig Kosten zu sparen, indem Geschäftsreisen besser geplant werden.

Für das Controlling werden die Daten von Kreditkarteninstituten, Reisebüros und Leistungsträgern im Verbund mit bisherigen Geschäftsreisen ausgewertet. Dadurch kann das Geschäftsreiseaufkommen analysiert, aber auch Einblicke in die Verhaltensweise während Geschäftsreisen erlangt werden.

Diese Art der Analyse macht Anpassungen bei den Abläufen vor und während Geschäftsreisen möglich.

Eine Geschäftsreise planen

Haben Sie schon mal einen Urlaub geplant? Dann wissen Sie, wie schwierig es sein kann, an alles zu denken, das man auf einer Reise benötigt. Bei der Planung einer Geschäftsreise ist es nicht anders. Egal, ob Sie die Reise für sich selbst oder eine:n Vorgesetzte:n planen müssen, es gibt einige Fragen im Vorfeld zu beantworten und Aspekte zu beachten.

Das Reiseziel

Zuerst sollten Sie sich mit dem Reiseziel beschäftigen. Handelt es sich um ein Ziel innerhalb Deutschlands, gibt es nicht viel zu beachten. Bei Auslandsreisen sollten Sie sich aber im Vorfeld um die Beantwortung folgender Fragen kümmern:

• Mit welchem Verkehrsmittel ist das Ziel am besten zu erreichen (Flugzeug, Zug, Auto etc.)?
• Muss Geld in eine andere Währung umgetauscht werden?
• Sind Impfungen notwendig?
• Wie hoch ist die Zeitverschiebung?
• Wie steht es um die Kommunikationstechnik und dem Internet im Land?
• Benötigen Sie einen Dolmetscher?
• Gibt es zum Zeitpunkt der Reise im entsprechenden Land etwas zu beachten? Ist zum Beispiel Urlaubssaison und viel Tourismus zu erwarten oder ist dort ein Feiertag während dem Aufenthalt?

Der Reisezweck

Der Zweck der Reise ist ebenfalls wichtig, um weitere Fragen zu beantworten:

• Was ist der Zweck der Reise?
• Benötigen Sie vor Ort ein Büro, dass Sie für einige Tage mieten müssen, um beispielsweise Geschäftspartner:innen zu empfangen?
• Welchen Geschäftspartner:innen oder Gesprächspartner:innen werden Sie auf der Reise begegnen?
• Haben Sie bereits alle wichtigen Termine mit diesen Partner:innen festgelegt?
• Welche Unterlagen müssen Sie mitnehmen?
• Sollten Sie Gastgeschenke mitbringen und wenn ja, was wäre passend und was ist im entsprechenden Land vielleicht als Geschenk verpönt?

Die Reisedauer

In Bezug auf eine Vertretung während Ihrer Abwesenheit ist natürlich auch die Dauer der Geschäftsreise wichtig. Dazu sollten Sie sich folgenden Fragen stellen:

• Haben Sie eine Vertretung bestimmt?
• Welche Kompetenzen werden auf die Vertretung übertragen?
• Welche Aufgaben können auf andere Mitarbeiter:innen delegiert werden?
• Welche Aufgaben können vorerst ruhen?
• Bei welchen Entscheidungen müssen Sie im Vorfeld unbedingt kontaktiert werden?
• Ist der Kontakt jederzeit möglich?
• Müssen vor der Abreise noch wichtige Dinge mit Mitarbeiter:innen besprochen werden?

Wichtige Unterlagen für die Geschäftsreise

Keine Geschäftsreise sollte ohne die nötigen Unterlagen angetreten werden. Vor allem bei Reisen ins Ausland sind bestimmte Dokumente unerlässlich und es besteht auch immer die Möglichkeit, dass man sich nicht mal eben vergessene Unterlagen per E-Mail zuschicken kann.

Vor allem müssen Sie sich natürlich ausweisen können. Ihr gültiger Personalausweis und/oder Reisepass darf also unter keinen Umständen fehlen. Wollen Sie ein Fahrzeug mieten, muss natürlich auch der Führerschein mit. Kümmern Sie sich früh genug darum, falls Sie noch einen neuen Ausweis oder ein Visum beantragen müssen. Bis Sie diese erhalten, kann es eine Weile dauern.

Welche Unterlagen Sie für die geschäftlichen Gespräche und Vorhaben einpacken müssen, hängt natürlich vom Zweck der Reise und den Gesprächspartner:innen ab.

Für Geschäftsunterlagen gilt zudem immer der Rat, dass Sie von allem nur Kopien mitnehmen und die Originale vor Ort im Unternehmen bleiben. Wird etwas gestohlen oder geht anderweitig verloren, haben Sie dann immer noch die Originale zur Hand.

Falls gewollt, können Sie sich zuvor natürlich auch über Sehenswürdigkeiten und Freizeitangebote informieren und sich einen Reiseplan erstellen, der alle Ihre Termine und Freizeitvorhaben beinhaltet. Man kann schließlich nie zu gut vorbereitet sein.

Geschäftsreise buchen

Wie bereits erwähnt, werden Reisekosten pauschal angesetzt. Sie können aber trotzdem von der Steuer abgesetzt werden.

Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand liegen bei 14,00 Euro ab 8 Stunden Reise und 28,00 Euro ab einer Reisedauer von 24 Stunden. Bei jeder vollen achten Stunde kommen zusätzlich 14,00 Euro hinzu oder bei zusätzlichen 24 Stunden entsprechend 28,00 Euro.

Aber Achtung: Es gelten immer nur die vollen Dauern. Bei einer Reise, die 15 Stunden dauert, gibt es nur die 14,00 Euro für eine 8-Stunden-Reise. Bei einer Reise von 26 Stunden entsprechend die 28,00 Euro für 24 Stunden.

Die Kosten gehören auf das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“.

Beispiel zur Buchung

Angenommen, Sie unternehmen eine Geschäftsreise, die nicht weit entfernt ist. Sie sind insgesamt 12 Stunden unterwegs. Die Dauer erfüllt also die Vorgaben für den 8-Stunden-Pauschbetrag. Sie buchen also 14,00 Euro auf das Konto für „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“.

Ein paar Tage später unternehmen Sie aber eine längere Geschäftsreise. Sie fahren am Montagmorgen um 6 Uhr los und kommen am Dienstagabend um 20 Uhr zurück.

Die Geschäftsreise beträgt also insgesamt eine Dauer von 38 Stunden. Jetzt rechnen Sie zusammen, welche Pauschbeträge hier zusammenkommen. Einmal 24 Stunden und einmal 8 Stunden. Die restlichen 6 Stunden erfüllen leider keinen vollen Pauschbetrag.

Sie buchen also 28,00 Euro und 14,00 Euro gemeinsam auf das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“.

Checkliste Geschäftsreise

Was genau Sie auf einer Geschäftsreise benötigen, ist natürlich von der Reise selbst abhängig. Wir haben hier aber eine Checkliste für Sie, mit der Sie immer für jede Geschäftsreise ausgerüstet sind:

Beginnen wir mit den wichtigsten Dokumenten:

• Gültiges Ausweisdokument wie Personalausweis oder Reisepass
• Führerschein (gegebenenfalls international gültig)
• Reiseunterlagen und Tickets
• Auslandskrankenversicherung
• Bargeld in entsprechender Währung
• Kreditkarte
• Visitenkarten
• Sperr- und Notfallnummer für den Fall eines Diebstahls oder Verlustes

Weiter machen wir mit Gegenständen, die Sie vermutlich brauchen werden:

• Handy beziehungsweise Smartphone
• Laptop
• Ladekabel, Powerbank oder Akkus
• Reiseapotheke
• Weltstecker für internationale Reisen
• Wechselkleidung
• Zahnbürste und Zahncreme
• Deo
• Kamm oder Bürste
• Trinken
• Hygieneartikel

Und bevor Sie auf längere Reisen gehen, müssen Sie sich noch um bestimmte Dinge kümmern:

• Vertretung bestimmen
• Vollmachten erteilen
• Kontaktdaten und Aufenthaltsort hinterlegen