Faktura
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
In Deutschland wird Faktura als Oberbegriff für Dokumente verwendet, die Kund:innen über das für ein Produkt oder eine Dienstleistung fällige Entgelt informieren. Dazu zählen Rechnungen, Quittungen sowie Eigenbelege. Für die drei Formen gibt es individuelle gesetzliche Vorschriften, die bei der Erstellung beachtet werden müssen. Bei der Faktura wird unterschieden zwischen Vor- und Nachfakturierung. Ausschlaggebend dafür ist der Zeitpunkt, zu dem die Faktura erstellt wird. Fakturierung hingegen meint den gesamten Rechnungsstellungsprozess.
Was ist eine Faktura?
Im wörtlichen Sinne handelt es sich bei der Faktura um die Stellung einer Rechnung. Als Fakturierung bezeichnet man den gesamten Rechnungserstellungsprozess. Das beinhaltet sowohl die gesetzlich vorgeschriebene, korrekte Ausstellung und Verbuchung jeglicher Rechnungen und Gutschriften, als auch die Ausstellung von Mahnungen und Zahlungserinnerungen oder Abschlags- und Schlussrechnungen.
Um sicherzustellen, dass das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung alle Zahlungsein- und -ausgänge lückenlos nachvollziehen kann, ist eine korrekte Dokumentation und sorgfältige Aufbewahrung Ihrer Faktura unerlässlich. Die gesetzlichen Regelungen zur Rechnungsstellung sind sowohl im Handelsrecht als auch im Steuerrecht verankert.
Hinweis: Die Fakturierung ist ein Teil des Forderungsmanagements, zu dem auch das Mahnverfahren oder das Inkasso gehören. Die Fakturierung ist also notwendig, damit Sie für Ihre Produkte oder Dienstleistungen bezahlt werden.
Wer ist zur Fakturierung verpflichtet?
Nach §14 UStG ist jede:r Unternehmer:in, der:die einen Umsatz an eine:n andere:n Unternehmer:in für dessen Unternehmen ausführt, dazu verpflichtet, zu fakturieren, also eine Rechnung auszustellen. Eine Ausnahme bilden Leistungen an Privatpersonen. In diesem Fall ist eine Fakturierung nicht zwingend notwendig.
Formen einer Faktura
Die Begriffe Faktura und Rechnung werden oft synonym verwendet. Tatsächlich handelt es sich bei der Faktura jedoch um einen Oberbegriff für mehrere Dokumentarten. Weitere Formen der Faktura sind Quittungen und Eigenbelege. Jede Rechnung ist also eine Faktura, aber nicht jede Faktura ist eine Rechnung.
Anforderungen an eine Rechnung
Für die Erstellung von Rechnungen gelten gesetzliche Vorschriften. Es genügt nicht, einfach einen Betrag auf ein Blatt Papier zu schreiben. Für eine gesetzlich korrekt erstellte Rechnung sind folgende Pflichtangaben festgelegt:
- Name und Anschrift des/der Empfänger:in
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens oder Ihrer Person, wenn sie beispielsweise als Freiberufler:in tätig sind
- Die Steuernummer Ihres Unternehmens
- Falls vorhanden, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Falls Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, müssen Sie stattdessen einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung schreiben
- Die Rechnungsnummer. Diese darf nur einmal vergeben werden und muss fortlaufend sein. Am besten orientieren Sie sich an einem System, das Sie sich leicht merken können. Zum Beispiel das Datum und am Ende eine fortlaufende Zahl
- Datum der Rechnungsausstellung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Die Menge und Bezeichnung des Produktes bzw. der erbrachten Leistung. Die Bezeichnung sollte erkenntlich machen, um was für eine Art von Leistung oder Produkt es sich handelt. Zudem sollte sie so genau wie möglich sein, um Nachfragen bei der Steuerprüfung zu vermeiden
- Wenn Sie Umsatzsteuer ausweisen, der Steuersatz und der Steuerbetrag, ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den:die Leistungsempfänger:in oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift”.
Neben den Pflichtangaben gibt es noch weitere Punkte, die bei einer Rechnung beachtet werden sollten:
- Geben Sie Ihre Kontaktdaten für mögliche Rückfragen an.
- Damit die Kund:innen ihre Rechnung auch bezahlen können, dürfen Sie natürlich auch die Kontodaten Ihres Unternehmens oder Ihres Geschäftskontos nicht vergessen.
- Ein Zahlungsziel zum Beispiel „innerhalb von 14 Tagen“ sowie ein Hinweis auf mögliche Folgekosten bei Überschreitung dieser Zahlungsfrist sollten auch nicht fehlen. Um Probleme bei der Fakturierung zu vermeiden, sollten Sie auch Änderungen und Abweichungen wie Retouren, Reklamationen, Stornierungen, Rabattaktionen und Zahlungstoleranzen durch Irrtümer auf der Rechnung vermerken.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung übersichtlich gestaltet ist, damit Ihre Kund:innen nicht verwirrt werden und alle Informationen im Blick haben.
Hier können Sie sich eine Rechnungsvorlage herunterladen.
Hinweis: Sogenannte Kleinbetragsrechnungen (z.B. Bewirtungsbelege, Kassenbons oder Quittungen) stellen einen Sonderfall dar. Darunter versteht man Rechnungen, die einen Betrag von 250 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigen. In diesem Fall müssen nicht alle oben genannten Angaben gemacht werden. So kann beispielsweise die Kundenanschrift weggelassen werden und auch eine Rechnungsnummer ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Anforderungen an eine Quittung
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine Lieferung oder Dienstleistung. In den meisten Fällen wird damit der Erhalt einer Geldleistung dokumentiert. Quittungen werden in der Praxis vor allem bei Barzahlungen verwendet. Denn Barzahlungen können im Gegensatz zu Überweisungen nicht einfach durch einen Kontoauszug nachgewiesen werden.
Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Quittung gibt es nur dann, wenn Sie danach fragen bzw. gefragt werden.
Die Pflichtangaben auf einer Quittung sind deutlich geringer als bei einer Rechnung. Sie müssen folgende Angaben auf der Quittung machen:
- Der Nachname des/der Quittungempfänger:in
- Das Ausstellungsdatum und der Ausstellungsort
- Bezeichnung und Menge des Produkts oder der Leistung
- Der Steuerbetrag
- Der Umsatzsteuersatz von entweder 7 oder 19 Prozent
- Der Bruttopreis in Zahlen
- Der Bruttopreis in Worten
Eine Quittungsnummer ist nicht verpflichtend, aber natürlich trotzdem sinnvoll für die Übersicht.
Sie können hier eine Quittung mit der Quittung Vorlage online erstellen.
Hinweis: Häufig werden Kassenbons als Quittung bezeichnet, allerdings enthalten sie im Vergleich zum Quittungsbeleg nicht alle erforderlichen Angaben. In der Regel werden Kassenbons nicht als Quittung anerkannt.
Anforderungen an einen Eigenbeleg
Der Eigenbeleg ist ein Ersatz für verlorengegangene oder nicht ausgestellte Rechnungen und Quittungen. Das Finanzamt erkennt Eigenbelege an, sofern Sie für jede Buchung von Einnahmen und Ausgaben einen separaten Beleg erstellen.
Auch für den Eigenbeleg gibt es einige Pflichtangaben:
- Die Höhe der bezahlten Summe
- Das Produkt oder die Leistung, die bezahlt wurde
- Das Datum der Bezahlung
- Der:die Empfänger:in der Bezahlung
Am sichersten ist es natürlich, wenn Sie in einem Eigenbeleg alle Angaben machen, die auch auf einer Rechnung stehen. Außerdem sollten Sie begründen, warum keine Originalrechnung vorliegt.
Da es sich beim Eigenbeleg um keine ordnungsgemäße Rechnung handelt, können Sie darauf keine Vorsteuer geltend machen.
Hier geht es zur Eigenbeleg Vorlage.
Wichtig: Der Eigenbeleg ist eine Notlösung. Zu viele Eigenbelege schaden der Glaubwürdigkeit Ihrer Buchführung. Reichen Sie ihn also nur ein, wenn Sie keine andere Möglichkeit haben. Zuvor sollten Sie beispielsweise versuchen, ein Duplikat der Originalrechnung zu bekommen.
Die Unterschiede zwischen Vor- und Nachfakturierung
Bei der Erstellung einer Faktura wird zwischen Vor- und Nachfakturierung unterschieden:
- Vorfakturierung: Die Vorfakturierung ist auch als Vorkasse bekannt. Das heißt, dass das Geld bereits vor der Lieferung oder der Leistungserbringung eingefordert wird. Ein bekanntes Beispiel sind Prepaid-Systeme.
- Nachfakturierung: Die Nachfakturierung kommt deutlich häufiger vor. Dabei wird zuerst die Leistung erbracht, dann die Faktura erstellt und bezahlt.
Faktura Software
Die Fakturierung ist für jedes Unternehmen unumgänglich. Müssen Sie viele Rechnungen erstellen oder arbeiten mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen, bietet sich dafür eine Faktura Software an.
Eine gute Faktura Software nimmt Ihnen Arbeit ab, indem sie:
- rechtssichere Vorlagen beinhaltet
- Kundendaten speichert
- Ihre Zahlungseingänge kontrolliert
Faktura Software gibt es in unterschiedlichen Ausführungen. Eine Hilfe sind sie aber immer und sei es nur, damit all Ihre Rechnungen einheitlich erstellt werden und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Lexware Office bietet Ihnen nicht nur alle Funktionen der Fakturierung, sondern ein vollumfängliches Buchhaltungsprogramm.
FAQ zur Faktura
Was versteht man unter Faktura?
Faktura ist ein Oberbegriff für mehrere Dokumentarten, die Kund:innen über das für ein Produkt oder eine Dienstleistung fällige Entgelt informieren.
Sind Faktura und Rechnung das Gleiche?
Bei der Rechnung handelt es sich lediglich um eine Form der Faktura. Weitere Formen sind Quittungen und Eigenbelege.
Ist Faktura und Fakturierung das Gleiche?
Nein, Faktura und Fakturierung sind nicht das Gleiche. Faktura bezieht sich auf die Rechnung (oder Quittung etc.) selbst, also das Dokument, das Details zu verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Preise und Zahlungsbedingungen enthält. Fakturierung hingegen beschreibt den gesamten Prozess des Erstellens und Verwaltens dieser Rechnungen. Dies umfasst das Ausstellen, Versenden und Überwachen der Rechnungen sowie die Buchhaltung und Zahlungsverfolgung. Während die Faktura ein konkretes Dokument ist, stellt die Fakturierung einen umfassenden Geschäftsprozess dar.
Wie unterscheiden sich Vorfakturierung und Nachfakturierung?
Vor- und Nachfakturierung unterscheiden sich durch den Zeitpunkt, zu dem die Faktura erstellt wird. Bei der Vorfakturierung wird die Faktura vor der Erbringung der Dienstleistung oder Lieferung des Produkts ausgestellt. Die Nachfakturierung hingegen erfolgt nach Abschluss der Dienstleistung oder Lieferung des Produkts.