Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix teilt sich in diese vier Bereiche auf:

Bereich A – Wichtige und dringende Aufgaben

Oben rechts sind die wichtigen und dringenden Aufgaben. Diese Aufgaben sollten von Ihnen selbst so schnell wie möglich erledigt werden.

Man spricht dabei auch von den Muss-Aufgaben. Dazu gehören beispielsweise Beschwerden von Kund:innen, Aufgaben mit einer festen, kurzfristigen Deadline, technische Probleme oder Abmahnungen.

Bereich B – Wichtige, aber weniger dringende Aufgaben

Oben links sind die Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber deren Fristen noch nicht anstehen. Diese Aufgaben sind gut dafür geeignet, zwischendurch erledigt zu werden.

Feste Aufgaben, die keinen festen Termin haben, neigen dazu, sich immer weiter nach hinten zu schieben. Deshalb ist es sinnvoll, für diese Aufgaben ebenfalls Termine festzulegen. Diese müssen nicht zeitnah liegen, aber präsent sein, damit man sich daran orientieren kann. Schiebt man sie zu lange vor sich her, können auch diese Aufgaben in die Kategorie A rutschen, deshalb erledigt man sie besser, bevor das passiert.

Ein Beispiel für eine Aufgabe in der Kategorie B ist ein auslaufender Vertrag. Das Vertragsende ist bekannt, steht aber noch nicht an. Die Aufgabe muss also bearbeitet werden, aber ist aktuell noch nicht dringend.

Bereich C – Weniger wichtige, aber dringende Aufgaben

Die Aufgaben dieser Kategorie haben zwar eine Frist, sind aber nicht wichtig für den Abschluss eines Auftrags oder den Fortbestand des Unternehmens. Wenn sie nicht in den eigenen Zeitplan passen, können diese Aufgaben delegiert werden.

Zu diesen Aufgaben gehören beispielsweise die Sortierung von Berichten, die Planung einer Weihnachtsfeier oder einen Termin für ein Firmen-Foto-Shooting zu organisieren.

Nur selten werden Aufgaben der Kategorie C wichtiger, es sei denn, sie werden durch andere Umstände beeinflusst. Wird in einem kleinen Unternehmen beispielsweise die Belegschaft größtenteils ausgetauscht, kann der Fototermin wichtiger werden, damit das aktuelle Team auf der eigenen Homepage oder in Social Media präsentiert werden kann.

Bereich D – Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben

Die Aufgaben in der Kategorie unten links sind weder wichtig noch dringend. Das birgt die große Gefahr, dass sie ständig liegen bleiben. Deshalb ist es häufig sinnvoll, auch diese Aufgaben zu delegieren, wenn einem selbst die Zeit dafür fehlt.

Zu den Aufgaben in dieser Kategorie gehören beispielsweise Anrufe bei Kolleg:innen, die nicht direkt relevant für das Unternehmen sind oder die Bearbeitung des Videos von der letzten Betriebsfeier.

Die Priorisierung von Aufgaben

Es ist nicht immer leicht, die Aufgaben den Kategorien zuzuordnen. Auch die Übersicht kann verloren gehen, wenn eine Fülle an Aufgaben vor einem liegt und man diese in der Eisenhower-Matrix kategorisieren will. Es gibt aber ein paar Tipps, die man anwenden kann, um nicht den Überblick zu verlieren.

Zuerst sollten Sie sich auf eine Auswahl an Aufgaben konzentrieren. Mehr als 10 Aufgaben pro Kategorie kann den Rahmen sprengen. Wenn Sie mehr als 40 Aufgaben offen haben, versuchen Sie, eine Vorauswahl zu treffen oder teilen Sie die Menge auf und erstellen Sie zwei Eisenhower-Matrizen für jede Hälfte der Aufgaben.

Wenn in jeder Kategorie höchstens 10 Aufgaben stehen, bleibt die Eisenhower-Matrix übersichtlich. Allerdings muss dafür erstmal die Priorisierung der Aufgaben stattfinden.

Dafür kann es hilfreich sein, zuerst einmal alle Aufgaben farblich zu markieren. Für jede Wichtigkeit gibt es eine Farbe und für jede Dringlichkeit auch eine Farbe. Markieren Sie die Aufgaben entsprechend der Wichtigkeit und der Dringlichkeit. Anschließend haben Sie einen ungefähren Überblick darüber, wie sich die Aufgaben verteilen werden.

Mit To-Do-Listen können Sie die Prioritäten bereits ein wenig sortieren. Erstellen Sie eine Liste für private Aufgaben und eine für berufliche Aufgaben. So können Sie anschließend besser trennen, welche Aufgaben für welchen Bereich wichtig sind und welche nicht.

Um eine abschließende Priorisierung vorzunehmen, ist es sinnvoll, zuerst Aufgaben zu eliminieren und dann die Kategorisierung vorzunehmen. Beispielsweise können Aufgaben der Kategorie D erstmal gestrichen werden. Vielleicht ist es auch möglich, Aufgaben zu einer zusammenzulegen.

Die Priorisierung kann dann anhand dieser Auswahl und der Markierungen stattfinden.

Beispiel für die Anwendung der Eisenhower-Matrix

Angenommen, Sie sind selbstständig mit einem Softwareunternehmen und kümmern sich selbst um das Marketing. Dazu gehören unter anderem ein Blog und die Auftritte in den sozialen Medien.

Auf ihrer Aufgabenliste stehen diese Aufgaben mit den entsprechenden Fristen:

• bei einer Fortbildung anmelden (ohne Frist)
• Statusbesprechung vorbereiten (nächste Woche ist die Statusbesprechung)
• E-Mails von Kunden und Kundinnen bearbeiten (Heute)
• E-Mails von Nicht-Kunden und Nicht-Kundinnen bearbeiten (ohne Frist)
• Blogbeitrag schreiben (bis morgen)
• Blogbeitrag veröffentlichen (morgen)
• ein persönliches Projekt bearbeiten (ohne Frist)
• Marketing auf Social Media (irgendwann diese Woche)

Die Aufgaben können Sie zuerst danach ordnen, ob eine Frist besteht oder nicht:

• E-Mails von Kunden und Kundinnen bearbeiten (Heute)
• Blogbeitrag schreiben (bis morgen)
• Blogbeitrag veröffentlichen (morgen)
• Marketing auf Social Media (irgendwann diese Woche)
• Statusbesprechung vorbereiten (nächste Woche ist die Statusbesprechung)
• bei einer Fortbildung anmelden (ohne Frist)
• ein persönliches Projekt bearbeiten (ohne Frist)
• E-Mails von Nicht-Kunden und Nicht-Kundinnen bearbeiten (ohne Frist)

Anhand dieser Anordnung können Sie dann die Aufgaben den Kategorien zuordnen:

In Kategorie D sind die weniger wichtigen und weniger dringlichen Aufgaben:

• ein persönliches Projekt bearbeiten (ohne Frist)

In Kategorie C befinden sich die weniger wichtigen, aber dringenden Arbeiten:

• Statusbesprechung vorbereiten (nächste Woche ist die Statusbesprechung)
• E-Mails von Nicht-Kunden und Nicht-Kundinnen bearbeiten (ohne Frist)

In Kategorie B sind die wichtigen aber weniger dringlichen Aufgaben:

• Marketing auf Social Media (irgendwann diese Woche)
• bei einer Fortbildung anmelden (ohne Frist)

Die restlichen wichtigen und dringenden Aufgaben kommen in Kategorie A:

• E-Mails von Kunden und Kundinnen bearbeiten (Heute)
• Blogbeitrag schreiben (bis morgen)
• Blogbeitrag veröffentlichen (morgen)

Vorteile und Nachteile der Eisenhower-Matrix

Der größte Vorteil des Eisenhower-Prinzips ist die simple Anwendung. Die Technik kann einfach erlernt werden und setzt kein Vorwissen voraus.

Die Umsetzung der Eisenhower-Matrix ist komplett ohne Hilfsmittel möglich. Stift und Papier reichen völlig aus.

Eine genaue Differenzierung von Wichtigkeit und Dringlichkeit hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren.

Durch die richtige Anwendung der Eisenhower-Matrix steigert sich die Produktivität. Das kann im gesamten Unternehmen angewendet werden und hat so einen Einfluss auf alle produktiven Abläufe.

Bei vielen Aufgaben kann die Eisenhower-Matrix allerdings sehr unübersichtlich werden. Deshalb ist es sinnvoll, eine Vorauswahl zu treffen.

Die Priorisierung ist eine eher subjektive Angelegenheit. Unterschiedliche Personen würden die Aufgaben unterschiedlich verteilen. Für Team-Aufgaben eignet sich das Eisenhower-Prinzip also weniger oder eine Person muss für alle die Priorisierung vornehmen.

Vor allem die Einteilung der Wichtigkeit kann schwierig sein. Während die Dringlichkeit noch an Fristen abgelegt werden kann, sind die Indizien für die Wichtigkeit schwerer zu definieren. Handelt es sich nicht gerade um Aufgaben, die einem größeren Ziel dienen, das wiederum eine Frist hat, müssen andere Aspekte für die Bewertung der Wichtigkeit herangezogen werden.

Das Eisenhower-Prinzip beschränkt sich auf die Ordnung und Organisation der eigenen Aufgaben. Sie gibt aber keine weitreichenden Ideen, zum Beispiel, wie man diese Aufgaben effizient erledigen kann.

Die Aktualität einer Eisenhower-Matrix ist stark davon abhängig, wann neue Aufgaben hinzukommen. Für Personen, die täglich neue Aufgaben bekommen, ist eine Eisenhower-Matrix schneller veraltet oder muss neu erstellt werden. Natürlich kann die Eisenhower-Matrix auch regelmäßig erstellt werden, um jederzeit möglichst aktuell zu bleiben.

Weitere Methoden für das Zeitmanagement

Es gibt noch andere Methoden, die dem Zeitmanagement dienen:

• Die ABC-Methode – hier werden drei Kategorien für die Sortierung verwendet. A, B und C ordnen die Aufgaben absteigend. A-Aufgaben sind am wichtigsten, C-Aufgaben sind weniger wichtig.
• Das Pareto-Prinzip – auch als 80/20-Regel bekannt, besagt das Pareto-Prinzip, dass 80 Prozent aller Ergebnisse durch nur 20 Prozent des Aufwands erreicht werden. Die Idee dahinter ist, zu erkennen, welche Aufgaben wirklichen Fortschritt bringen und diese zu priorisieren.
• Die Pomodoro-Technik – hier wird die Arbeit selbst eingeteilt, statt Aufgaben zu priorisieren. Dabei werden kurze Zeitfenster gesetzt, in denen Aufgaben erledigt werden. Beispielsweise werden 25 Minuten konzentriert gearbeitet und dann 5 Minuten Pause gemacht. Das soll dabei helfen, die Konzentration aufrechtzuerhalten.