Eigenbeleg

Was wird unter einem Eigenbeleg verstanden?

Sofern Sie als Existenzgründer eine Firma leiten, spielt die Buchführung und die Beachtung aller damit im Zusammenhang stehenden gesetzlichen Vorgaben eine eminent wichtige Rolle. auf diesem Gebiet heißt einer der ehernen Grundsätze, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf. Das bedeutet, dass eine kaufmännische Buchung niemals ohne eine Rechnung erfolgen kann. Um eine reibungslose Buchführung, nicht zuletzt im Sinne des Fiskus, zu gewährleisten, müssen Sie alle Belege und Rechnungen ganz besonders sorgfältig aufbewahren, denn auch für den Eigenbeleg gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Welche Arten von Belegen gibt es?

Generell unterscheidet man Rechnungsbelege in interne sowie externe Belege, wobei interne Belege innerhalb Ihres Betriebes für die Buchhaltung erstellt werden. Charakteristisch hierfür sind zum Beispiel Material-Entnahmescheine oder Lohnlisten. Dementsprechend sind externe Dokumente solche, die außerhalb Ihres Betriebes entstehen, wie beispielsweise bei sonstigen Wareneingängen, bei der Post oder bei Banken, die immer gegen zu zeichnen sind.

Interne Belege sind Quittungen, die der Nachvollziehbarkeit interner Geschäftsvorgänge dienen und damit betriebswirtschaftliche Fakten in Ihrem Unternehmen abbilden. Aufgrund der Tatsache, dass bei einem internen Beleg keine externe Person sie erstellt hat, zählen diese bereits zu den Eigenbelegen. Charakteristisch für die Art der Quittung ist die Tatsache, dass sie immer als Ersatz für eine Rechnung dient. Sollte es also für einen Geschäftsvorfall keine Belege geben, müssen Sie immer einen Eigenbeleg zur Vorlage beim Finanzamt erstellen.

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit, einen Notbeleg auszustellen, der als Ersatz für den externen Beleg dient. Ein solches Dokument können Sie zum Beispiel immer dann verfertigen, wenn der Taxifahrer Ihnen keinen Beleg ausstelle konnte. Bitte bedenken Sie, dass ein Notbeleg stets dieselben Angaben aufweisen muss wie bei einem externen Beleg.

Die Gesetzlichen Grundlagen für die Anfertigung eines solchen Beleges

Diese fließen in die gesetzlichen Vorschriften ein, die der Gesetzgeber für die Buchführung vorgegeben hat und deren Beachtung besonders wegen der Ermittlung der Steuerzahlung gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist. In folgenden Gesetzestexten wurden diese manifestiert:

• Der Abgabenordnung (AO)
• Dem Handelsgesetzbuch (HGB)
• Dem Einkommens- und Körperschaftssteuergesetz
• (EStG, KStG)
• Den Steuerrichtlinien und Durchführungsverordnungen
• Dem Umsatzsteuergesetz (UStG)

Welche Anforderungen stellt das Finanzamt an einen ordnungsgemäß ausgestellten Eigenbeleg?

Der Eigenbeleg, dies vorab, ist generell formfrei. Dennoch sollten Sie, als Jungunternehmer, folgende Angaben auf einem solchen Dokument festhalten:

• Die Kosten (entweder in Form des Gesamtpreises oder als Einzelpreis)
• Den Umsatzsteuersatz
• Den Ausgabe-Grund
• Das Datum der Zahlung sowie das der Eigenbelegerstellung, falls es vom Datum der Zahlung abweicht
• Den Zahlungsempfänger mit Namen und vollständiger Anschrift
• Einen Nachweis bezüglich der Höhe des Eigenbelegs
• Die Art der Aufwendung
• Den Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs (Dieser kann zum Beispiel der Diebstahl oder der Verlust eines Original-Belegs, die Benutzung eines Automaten oder ein nicht quittiertes Trinkgeld sein.)
• Die eigene Unterschrift des Ausstellers

Sollten Sie einen Eigenbeleg wegen der Zahlung eines Trinkgeldes erstellen, vergessen Sie bitte nicht den Anlass des Besuches, die Namen der Personen und des Betriebes auf diesem zu erfassen!

Weitere wichtige Fakten im Rahmen der Erstellung von Eigenbelegen

Auch als Existenz- oder Unternehmensgründer sollten Sie keine Sammelbelege anfertigen, denn für jeden einzelnen Betrag ist die Erstellung eines gesonderten Eigenbelegs unabdingbar. Im Steuerrecht ist die Regelung gültig, dass Sie alle beruflichen und betrieblich veranlassten Aufwendungen nachweisen müssen. Eine Minderung der Steuerlast kann nämlich dann nicht erfolgen, wenn dem Finanzamt keine gültigen Quittungen und Rechnungen vorliegen. Sofern also für einen geschäftlichen Vorgang keine Quittung oder gültige Rechnung vorhanden sein, müssen Sie als Ersatz einen Eigenbeleg erstellen.

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Damit ein solches Dokument vom Fiskus akzeptiert werden kann, muss eine jede Ausgabe entweder beruflich notwendig oder betrieblich veranlasst sein. Darüber hinaus hat die Ausgabe hinsichtlich ihrer Höhe einen plausiblen und glaubhaften Charakter aufzuweisen. Letzten Endes ist es jedoch immer der Entscheidung des zuständigen Finanzbeamten überlassen, ob er Ihren Eigenbeleg im Rahmen Ihrer Steuererklärung anerkennt oder nicht. Grundsätzlich jedoch ist ein Eigenbeleg stets nur eine Notlösung.

Üblich dagegen sind Eigenbelege bei geringfügigen Ausgaben, die im Rahmen des täglichen Geschäftslebens anfallen, wie bei der Zahlung von Parkgebühren oder Eintrittsgeldern. Bei solchen Belegen werden Sie in aller Regel keine Schwierigkeiten bezüglich der Anerkennung durch das Finanzamt haben, da sie im Rahmen gängiger Geschäftspraxis üblich und gestattet sind.

Warum ist es wichtig, dass Sie sich, gerade als Existenz-/Geschäftsgründer, mit den Gegebenheiten des Eigenbelegs vertraut machen?

Da Sie in diesem Zusammenhang in aller Regel zur Buchführung verpflichtet sind, deren essentieller Teil („keine Buchung ohne Beleg“) eben solche Dokumente sind, ist die Beschäftigung mit allen Details des Eigenbelegs von außerordentlicher Wichtigkeit.

Für wen ist die Erstellung des Eigenbelegs wichtig?

Um es gleich vorweg zu nehmen: Sowohl Privat- als auch Geschäftsleute können einen Eigenbeleg erstellen, wobei hier natürlich die Schwerpunkte verschieden gewichtet sind. Denn für Sie, als Existenzgründer, haben Eigenbelege natürlich eine weitaus größere Bedeutung als für Privatleute. Dennoch bilden solche Dokumente unter anderem grundsätzlich die Basis für Steuerminderungen. Völlig unproblematisch sind meist die Eigenbelege, die lediglich Kleinbeträge bis zu 150 Euro brutto umfassen, besonders dann, wenn Zahlungen über ein Konto erfolgten, da hier immer ein Bankauszug als Beleg existiert.