E-Bilanz
Inhaltsverzeichnis
Die E-Bilanz (Elektronische Bilanz) ist der digitale Jahresabschluss eines Unternehmens bzw. eines Gewerbetreibenden, welcher in elektronischer Form via ELSTER an das Finanzamt übermittelt wird. Folgende Informationen sollten enthalten sein:
- Stammdaten des steuerpflichtigen Unternehmens
- Bilanz
- Gewinn– und Verlustrechnung (GuV)
- Kontoauszüge einiger Sachkonten
Die E-Bilanz ist notwendig, damit das Finanzamt die zu zahlenden Ertragssteuern ermitteln und letztendlich festsetzen kann. Seit 2011 ist die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses an die Steuerbehörden für alle Firmen verpflichtend. Nachzulesen ist dies in § 5b Abs. 1 EStG. Etwaige Härtefallregelungen finden Sie in § 5b Abs. 2 EStG.
1 Wer gibt die E-Bilanz ab?
Im Grunde ist jeder in Deutschland, der unbeschränkt steuerpflichtig ist, zu einer Elektronischen Bilanz verpflichtet. Entscheidend dafür sind folgende Kriterien:
- Sie fallen unter die Sonderregelungen des § 5a EStG (z. B. Handelsschiffe)
- Sie ermitteln Ihren Gewinn gemäß $ 4 Abs. 1 EStG (Vergleich des Betriebsvermögens).
- Sie sind laut § 5 EStG dazu verpflichtet, eine Gewinnermittlung vorzunehmen (Stichwort Buchführungspflicht).
Daraus ergeben sich diese Gruppierungen, welche eine E-Bilanz selbst erstellen müssen:
- Einzelunternehmer
- Offene Handelsgesellschaften (OHG)
- Kapitalgesellschaften
- Kommanditgesellschaften (KG)
- Nicht-Kaufleute (freiwilliger Eintrag im Handelsregister)
Eine spezielle Position nehmen Nicht-Kaufleute ein. Sobald diese einen gewinn im Wirtschaftsjahr von weniger als 50.000 EUR verzeichnen oder der Umsatz niedriger als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt, sind sie von der E-Bilanz-Übermittlung befreit.
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Hinweis: Keine unbillige Härte
Nutznießer der Härtefallregelung sind vor allem Kleinbetriebe. Die E-Bilanz darf nämlich in keinem Fall persönlich oder wirtschaftlich unzumutbar sein. Wenn es für Sie beispielsweise enormen Aufwand benötigt, die entsprechende Technik für die elektronische Übermittlung der E-Bilanz an das Finanzamt zu beschaffen, tritt die Härtefallregelung in Kraft. Ebenso wenn Sie nicht über die notwendigen persönlichen Fähigkeiten verfügen, die Datenübertragung durchzuführen. In diesem Fällen ist es möglich, sowohl die GuV als auch die Bilanz in Papierform an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.
Hinweis: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Ausgenommen von der E-Bilanz sind alle Unternehmen, welche lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Für diese Fälle existieren einfachere Formulare, welche jedoch ebenfalls elektronisch übermittelt werden müssen.
2 Organisation der E-Bilanz
Sie können die Elektronische Bilanz mit einer Steuererklärung vergleichen. Auch hier haben Sie vordefinierte Felder, die Sie mit vorgeschriebenen Inhalten füllen müssen. Diese Vorschrift nennt sich Taxonomie, der dazugehörige Standard nennt sich XBRL (eXtensible Business Reporting Language). Hierbei handelt es sich um eine spezielle Programmiersprache, welche für die elektronische Dokumentation im Finanzbereich verwendet wird. Die Sprache der E-Bilanz ist jedoch nicht starr. Tatsächlich wird sie in der Regel jährlich den Wünschen der Finanzbehörden angepasst.
Hinweis: Unkenntnis hinsichtlich XBRL ist in Ordnung
Sie müssen jedoch nicht befürchten, dass XBRL lernen müssen. Heutzutage gibt es spezielle IT-Systeme, welche auf die Taxonomie spezialisiert sind und Ihnen die Arbeit abnehmen.
Die Taxonomien sind für alle Steuerpflichtigen gleich. Es gibt allerdings Ausnahmen für einige Branchen. Dazu zählen beispielsweise Versicherungen oder auch Banken. Diese haben in ihrer E-Bilanz eigene Taxonomien. Diese gibt es beispielsweise für folgende Felder:
- Unternehmensdaten (Stammdaten)
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
- Bilanz
Die Felder des Datensatzes sind äußerst umfangreich. Denn nur so wird gewährleistet, dass die Bedürfnisse der verschiedenen Rechtsformen oder auch Kontenpläne erfüllt werden. Aktuell gibt es über 5.000 verschiedene Taxonomie-Felder. Jedoch muss nicht jeder Steuerpflichtige alle ausfüllen. Die Anzahl ist unter anderem abhängig von den bereits erwähnten Rechtsformen und Kontenplänen. Im Allgemeinen geht das Finanzamt davon aus, dass die Kerntaxonomien im Schnitt 17 % der vorhandenen Felder ausmachen.
Abb. 1: Taxonomie (Ausschnitt)
Ein Großteil der Felder spielen demnach in der E-Bilanz nicht automatisch für jeden eine Rolle. Handelt es sich um ein Mussfeld, muss es mit NIL (Not In List) gefüllt werden. Für einige Inhalte verlangt die Taxonomie dann eine Erläuterung, z. B. in Form eines Kontoauszugs.
Um dem Steuerpflichtigen das Füllen der Felder zu erleichtern, gibt es Auffangpositionen. Diese werden benutzt, wenn z. B. die Aufteilung eines Inhaltes (z. B. Umsatzerlöse) in die von der Behörde gewünschte Detaillierung (z. B. 19 % USt, 7 % USt und 0 % USt) in der Buchhaltung nicht vorhanden ist. Die Buchhaltung muss dann nicht an die Taxonomie angepasst werden. Allerdings wird mit jeder neuen Taxonomie die Zahl der erlaubten Auffangpositionen geringer. Dadurch wird erzwungen, dass die Buchhaltung entsprechende Konten anlegt und detailliert bucht.
3 E-Bilanz operativ
Die komplexe Taxonomie wird in der operativen Arbeit einfacher umgesetzt, als es zunächst erscheint. Dazu bieten die IT-Systeme im Finanzbereich eigene Module an. Externe Steuerberater können diese Aufgabe über Datev oder andere Systeme abwickeln. Operativ wird die E-Bilanz in 4 Schritten abgearbeitet.
Schritt 1: Analyse des Buchungsverhaltens
Die aktuelle Buchhaltung wird hinsichtlich der organisatorischen Einheiten in der Taxonomie untersucht. Dabei wird jedem Sachkonto in der Buchhaltung eine Position aus der Taxonomie zugeordnet. Eventuell muss das Buchungsverhalten des Steuerpflichtigen so angepasst werden, dass eine Zuordnung möglich ist (z. B. eine detailliertere Buchung der Erlöse).
Schritt 2: Überleitung aufbauen
Die in der Analyse gefundenen Ergebnisse müssen in einer Überleitung technisch festgehalten werden. Dazu wird eine Überleitung in Form einer digital lesbaren Datei erstellt. Darin wird festgelegt, welches Sachkonto aus dem Unternehmen einer Position in der Taxonomie der E-Bilanz zugeordnet wird. Dieser Vorgang wird von vielen Steuerberatern „Matching“ genannt.
Schritt 3: Füllen der E-Bilanz
Die digitale Überleitung wird benutzt, um in einem automatischen Vorgang die E-Bilanz aus der unternehmenseigenen Buchhaltung zu füllen. Der rein technische Vorgang erzeugt einen Datensatz im XBRL-Format, der der gewünschten Taxonomie entspricht. Komfortable Programme zur Überleitung können bereits an dieser Stelle funktionale Kontrollen durchführen. Diese stellen fest, ob alle Mussfelder gefüllt sind, ob Summenfelder korrekt berechnet wurden und ob andere Plausibilitäten eingehalten wurden.
Die Taxonomie legt fest, dass für einige Felder, also einige Konten, weitere Erläuterungen anzufügen sind. Der in manchen Feldbeschreibungen geäußerte Wunsch, diese Erläuterungen zu liefern, sollte erfüllt werden. Sonst kommt es zu Nachfragen und damit zu zusätzlicher Arbeit. Die zusätzlichen Informationen werden in den meisten Fällen in Form eines Kontoauszuges gewünscht und geliefert. Deren Erstellung kann in das automatische Erstellen der E-Bilanz integriert werden.
Schritt 4: Übermitteln der E-Bilanz
Die E-Bilanz in Form des XBRL-Datensatzes wird an die Finanzbehörden übertragen. Dazu wird der Zugang über das Finanzamtsportal ELSTER verwendet. Bei der Übertragung wird eine Kontrolle durchgeführt. Unvollständige Sätze, fehlerhafte Summen und andere technische Ungereimtheiten führen zu einer Fehlermeldung. Die E-Bilanz muss erneut übertragen werden.
Abb. 2: Operativer Ablauf
Analyse und Aufbau der Überleitung werden theoretisch nur einmal erstellt. In der Praxis der E-Bilanz sind Anpassungen notwendig. Wird in der Buchhaltung ein neues Konto eingerichtet, muss dieses in die Überleitung integriert werden. Wenn die Taxonomie geändert wird, muss diese untersucht werden. Betrifft die Änderung die Überleitung des Unternehmens, muss auch hier eine Anpassung vorgenommen werden.
4 Nutzen der E-Bilanz
Das Bundesministerium für Finanzen weist in seinen Erläuterungen zur E-Bilanz darauf hin, dass es sich dabei um einen weiteren Schritt zur digitalen öffentlichen Verwaltung handelt. Der Steuerpflichte profitiere von dem digitalen Weg in das Finanzamt. Die entstehenden Kosten für die E-Bilanz-Software und die zusätzliche Arbeit werden nicht berücksichtigt. Der Nutzen der E-Bilanz liegt auf Seiten der Finanzbehörden.
Durch die Vorlage standardisierter Informationen in digitaler Form können elektronische Prüfungen vorgenommen werden. Diese führen inhaltliche Plausibilitätschecks durch. Dadurch können Ungereimtheiten in der Buchhaltung und/oder in der Steuererklärung erkannt werden. Das führt zu einer Auswahl von Unternehmen für eine Betriebsprüfung, die mehr Erfolg verspricht als eine Zufallsauswahl. Ein weiterer Schritt kann sein, dass regelmäßige Betriebsprüfungen für kleine und mittlere Unternehmen durch anlassbezogene Prüfungen ersetzt werden.