Rechnung

Bei der Rechnungstellung sollte Folgendes beachtet werden:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Aufgrund der Bezeichnungen in der Rechnung müssen sich der vollständige Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Dies gilt auch, wenn die Rechnung unter Nennung nur des Namens des Leistungsempfängers mit „c/o“ an einen mit dem Empfang der Rechnung beauftragten Dritten geht; hier muss in der Rechnung die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers enthalten sein. Ausreichend kann auch die Verwendung von Künstlernamen, zur Identifizierung geeigneten Pseudonymen, Firmen- bzw. Geschäftsnamen bei Handwerkern und die Firmenbezeichnung eines früheren Betriebsinhabers sein.

Bei einer Organschaft können der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei mehreren Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteilen gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden

Muss die USt-ID auf die Rechnung? Wurde dem leistenden Unternehmer keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt, ist zwingend die erteilte Steuernummer auszuweisen, ggf. die gesonderte Steuernummer für Zwecke der Umsatzbesteuerung (z. B. bei von der Zuständigkeit nach dem Betriebssitz abweichender Zuständigkeit nach § 21 AO) bzw. die ggf. neu erteilte Steuernummer (z. B. bei Verlagerung des Unternehmenssitzes). Nicht erforderlich sind Name oder Anschrift des Finanzamts, Finanzamtsnummer oder Länderschlüssel. Auch bei Gutschriftserteilung ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des Leistenden (nicht die des Gutschriftserteilers) anzugeben.

Bei Dauerleistungen (z. B. Vermietungen, Leasing, Steuerberater) reicht es aus, wenn die Steuernummer/USt-IdNr. im Vertrag und nicht im Zahlungsbeleg enthalten ist. Bei geänderten Steuernummern ist der Vertragspartner zu informieren.

Tätigt der Unternehmer gleichzeitig ein Eigengeschäft (im eigenen Namen) und eine Vermittlungsleistung (in fremdem Namen und für fremde Rechnung), gilt Folgendes:

• Für das Eigengeschäft gibt der leistende Unternehmer seine Steuernummer oder USt-IdNr. an.
• Bei der Abrechnung des vermittelten Umsatzes (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro) muss er die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) angeben.
• Werden Eigengeschäft und vermittelter Umsatz in einer Rechnung aufgeführt, kann der jeweilige Umsatz durch Kennziffern oder durch Symbole der jeweiligen Steuernummer oder USt-IdNr. zugeordnet werden. Diese sind in der Rechnung oder in anderen Dokumenten zu erläutern.

Bei einer Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben. Bei Kleinbetragsrechnungen und bei Fahrausweisen ist die Steuernummer oder USt-IdNr. nicht anzugeben. Bei Kleinunternehmern, bei abzurechnenden ausschließlich steuerfreien Umsätzen und bei der Überwälzung der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse-Charge-Verfahren) ist die Steuernummer oder USt-IdNr. anzugeben, sofern keine Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweise vorliegen. Wurde den vorgenannten Unternehmern keine gesonderte Steuernummer für Umsatzsteuerzwecke erteilt, haben sie die ihnen für Ertragsteuerzwecke erteilte Steuernummer anzugeben.

Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)

Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer können verwendet werden:

• eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben,
• mehrere separate Nummernkreise, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig ver­geben wird,
• Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte.

Bei der Erstellung einer Gutschrift muss der Gutschriftsaussteller die fortlaufende Nummer vergeben. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.

Leistungsbeschreibung

Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsüblich ist jede im Ge­schäftsverkehr für einen Gegenstand allgemein verwendete Bezeichnung, z. B. auch Markenartikelbezeichnungen. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z. B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel.

Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z. B. Geschenkartikel, reichen nicht aus.

Zur Identifizierung einer abgerechneten Leistung können andere Geschäftsunterlagen (z. B. Lieferscheine) herangezogen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass das Abrechnungsdokument selbst auf die anderen Geschäftsunterlagen verweist und diese eindeutig bezeichnet. Die in Bezug genommenen Geschäftsunterlagen müssen der Rechnung jedoch nicht beigefügt sein.

Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts (Anzahlung)

Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Rechnungen über bereits ausgeführte Lieferungen oder sonstige Leistungen in jedem Fall gesondert anzugeben. Bei Übereinstimmung des Zeitpunkts der Leistung und der Rechnungsstellung reicht folgender Zusatz aus: „Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum“. Ausreichend ist auch die Angabe des Kalendermonats der Leistungsausführung oder ein Verweis in der Rechnung mit Umsatzsteuerausweis auf andere Dokumente, aus denen sich der Zeitpunkt der Leistung ergibt, z. B. der Lieferschein. Ggf. muss im Lieferschein neben dem Lieferscheindatum das Leistungsdatum gesondert angegeben werden. Entspricht das Leistungsdatum dem Lieferscheindatum, reicht folgender Hinweis aus: „Lieferscheindatum entspricht dem Leistungsdatum“.

Als Leistungszeitpunkt gilt bei normalen Lieferungen der Zeitpunkt des Beginns der Beförderung oder Versendung der Ware an einen Dritten, bei nicht bewegten Lieferungen (z. B. Verkauf von Ware an den bisherigen Mieter) der Tag der Verschaffung der Verfügungsmacht und bei sonstigen Leistungen der Zeitpunkt, an dem die sonstige Leistung vollendet ist.

Fehlt in der Rechnung das Leistungsdatum oder ist es erkennbar unrichtig, sollte der Leistungsempfänger unverzüglich eine Rechnungsberichtigung verlangen; ansonsten ist sein Vorsteuerabzug gefährdet.

Bei Dauerleistungen (Miet- oder Pachtvertrag, Wartungsvertrag oder Pauschalvertrag mit einem Steuerberater) ergibt sich der Leistungszeitraum meist aus dem zugrunde liegenden Vertrag; andernfalls ergibt er sich aus dem ergänzenden Zahlungsbeleg (Überweisungsauftrag oder Kontoauszug) oder evtl. auch aus einer Nebenkostenabrechnung des Vermieters. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 EUR Bruttoentgelt und Fahrausweisen ist die Angabe des Zeitpunkts der Leistung nicht erforderlich.

Die gesonderte Angabe des Zeitpunkts eines vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Entgelts/Teilentgelts ist nur dann erforderlich, wenn dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Auch hier reicht die Angabe des Monats der Vereinnahmung aus. Andernfalls ist die Abrechnung über eine noch nicht erbrachte Leistung in der Rechnung kenntlich zu machen.

Nettoentgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen

In der Rechnung ist zwingend das Nettoentgelt anzugeben. Bei verschiedenen Steuersätzen oder Steuerbefreiungen in einer Rechnung ist das Entgelt auf die einzelnen Steuersätze oder Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln.

Anzugeben ist auch jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. In der Rechnung ist auf die entsprechende Konditionsvereinbarung hinzuweisen.

Voraussetzung ist jedoch, dass die gesonderten Konditionsvereinbarungen schriftlich beim Leistenden und beim Leistungsempfänger vorliegen und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung vorgelegt werden können. Bei späteren Konditionsänderungen muss der bisherige Rechnungshinweis nicht geändert werden.

Bei Skontovereinbarungen sind Angaben wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ ausreichend; der Skontobetrag muss nicht benannt werden.

Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

In Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen sind der Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag anzugeben. Die Angabe des Bruttoentgelts und der darin enthaltenen Umsatzsteuer reicht nicht aus.

Wird in einer Rechnung über Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen durch Maschinen der Umsatzsteuerbetrag automatisch ermittelt und durch diese in der Rechnung angegeben, ist der Ausweis des Umsatzsteuerbetrags in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird.

Bei Kleinbetragsrechnungen reicht die Angabe des Bruttobetrags und des Steuersatzes aus.

Ein Mietvertrag, in dem der monatliche Mietzins unter Angabe des darin enthaltenen Umsatzsteuerbetrags vereinbart ist, erfüllt die Voraussetzungen einer Rechnung i. S. d. § 14 UStG erst in Verbindung mit ergänzenden Zahlungsbelegen, aus denen sich der zeitliche Mietumfang ergibt.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen ist in der Rechnung auf die Steuerbefreiung hinzuweisen. Nicht erforderlich ist die Benennung der entsprechenden Vorschrift des UStG oder der MwStSystRL. Ausreichend ist ein allgemeiner Hinweis in umgangssprachlicher Form (wie z. B. „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“, „Krankentransport“ usw.). Ein fehlender Hinweis hat jedoch keine Folgen für den Rechnungssteller, insbesondere ist die Steuerfreiheit seiner Umsätze nicht davon abhängig.

Berichtigung von Rechnungen

Fehlt eine der notwendigen Rechnungsangaben oder sind die Angaben in der Rechnung unzutreffend, kann der Rechnungsempfänger hieraus keinen Vorsteuerabzug erhalten. Deshalb muss die Rechnung ggf. berichtigt werden. Die Berichtigung hat der Rechnungsaussteller selbst vorzunehmen oder ein Dritter, der mit der Ausstellung der Rechnung beauftragt war, bei Gutschriften der Gutschriftsaussteller.

Wird das Berichtigungsdokument elektronisch übermittelt, müssen die für elektronische Rechnungen geltenden Voraussetzungen eingehalten werden.

Für die Berichtigung einer Rechnung genügt die einfache Schriftform auch dann, wenn in einem notariell beurkundeten Kaufvertrag mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet worden ist. Aus der berichtigten Rechnung muss sich eindeutig ergeben, wer die Berichtigung vorgenommen hat und dass ein Berichtigungswille besteht.

Besitzt der Leistungsempfänger eine für den Vorsteuerabzug nicht ausreichende Rechnung, kann er eine berichtigte Rechnung verlangen. Dies muss er allerdings ggf. vor den ordentlichen Gerichten durchsetzen.

Nach bisheriger Verwaltungsauffassung ist der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger erst im Zeitpunkt des Zugangs der berichtigten Rechnung möglich, also nicht rückwirkend, was zum Anfallen von Nachzahlungszinsen führt. Nunmehr hat jedoch der EuGH entschieden, dass im Falle einer Rechnung mit fehlender Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden die entsprechende Rechnungsberichtigung rückwirkend gilt, sodass keine Nachzahlungszinsen mehr anfallen würden.

Die o. g. Rechtsprechung von EuGH und BFH widerspricht der geltenden Verwaltungsauffassung. Eine Reaktion der Finanzverwaltung bleibt abzuwarten. Bis dahin sollte bei einer Versagung des Vorsteuerabzugs wegen Rechnungsmängeln Einspruch eingelegt werden und sofort die Rechnungsberichtigung beim Rechnungssteller eingefordert werden. Die Rechnungsberichtigung ist dem Finanzamt vor Ergehen einer Einspruchsentscheidung vorzulegen.

Ein anderer Fall liegt vor, wenn nach Rechnungstellung das vereinbarte Leistungsentgelt berichtigt wird (z. B. aufgrund von Reklamationen und Mängelrügen des Kunden). Hier muss der Leistungsempfänger den bisher geltend gemachten Vorsteuerabzug unverzüglich berichtigen – auch wenn er (noch) keine berichtigte Rechnung erhalten hat.

Vorsteuerabzug und ordnungsgemäße Rechnung

Der Vorsteuerabzug setzt u. a. eine von einem anderen Unternehmer empfangene Lieferung oder sonstige Leistung voraus sowie eine dem Leistungsempfänger vorliegende vollständige und richtige Rechnung mit allen Pflichtangaben der §§ 14 und 14a UStG. Nach Verwaltungsauffassung muss der Leistungsempfänger die Rechnungsangaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen, da er die Feststellungslast für die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen des Vorsteuerabzugs trägt.

Der Vorsteuerabzug ist jedoch dann nicht möglich, wenn der Rechnungsaussteller die ausgewiesene Umsatzsteuer gesetzlich nicht geschuldet hatte. Dies ist der Fall bei zu hohem Steuerausweis (z. B. bei steuerfreier Leistung oder nicht steuerbarer Geschäftsveräußerung nach § 1 Abs. 1a UStG) und beim unberechtigten Umsatzsteuerausweis durch Nichtunternehmer. Der Vorsteuerabzug wird von der Rechtsprechung auch versagt, wenn

• die Identität des Leistenden mit den Rechnungsangaben nicht übereinstimmt,
• über nicht ausgeführte Leistungen abgerechnet wird,
• die ausgeführte Leistung in der Rechnung unzutreffend beschrieben wird,
• der Leistungszeitpunkt in der Rechnung nicht angegeben wird,
• in der Rechnung statt der Steuernummer des Leistenden ein anderes Aktenzeichen des Finanzamts ausgewiesen wird.

Da der Leistungsempfänger hinsichtlich des Vorsteuerabzugs ein erhebliches Risiko trägt, sollten Eingangsrechnungen unverzüglich und sehr genau auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Ggf. ist durch Rückfrage beim Rechnungsaussteller zu klären, ob der Umsatzsteuerausweis zu Recht erfolgt ist. Fehlen die o. g. erforderlichen Rechnungsangaben ganz oder ist z. B. der angegebene Leistungszeitpunkt erkennbar nicht zutreffend oder erfolgen zu im Voraus vereinbarten Entgeltsminderungen wie Skonti, Boni und Rabatten keine oder unzureichende Angaben, ist

• die Rechnung unverzüglich zurückzuschicken und eine Rechnungsberichtigung zu fordern;
• bis zur erfolgten Rechnungsberichtigung die Zahlung (zumindest der Umsatzsteuer) zu verweigern.

Verweigert der Leistende die Rechnungsberichtigung, sollte der Leistungsempfänger sein Zu­rückbehaltungsrecht nach § 273 BGB geltend machen. Wird der Vorsteuerabzug wegen eines schuldhaften Verhaltens des Rechnungsausstellers beim Leistungsempfänger versagt, kann sich für den Leistungsempfänger nach Auffassung der OFD Nürnberg ein Schadensersatzanspruch gegen den Leistenden ergeben. In Zweifelsfällen ist zur zivilrechtlichen Absicherung im Vertrag die Klausel aufzunehmen, dass bei einer Versagung des Vorsteuerabzugs der Rechnungsaussteller dem Leistungsempfänger die bezahlte Umsatzsteuer zurückzuzahlen hat, und der Leistungsempfänger zur Zahlung der ausgewiesenen Umsatzsteuer nur dann verpflichtet ist, wenn die erforderlichen Pflichtangaben in der Rechnung vollständig und richtig enthalten sind.

Der Vorsteuerabzug kann erst zu dem Zeitpunkt geltend gemacht werden, in dem sowohl die Leistung erbracht wurde als auch eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Steuerausweis vorliegt (zur Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung vgl. jedoch Tz. 2.2). Hat jedoch der Leistungsempfänger bereits vor Ausführung der Leistung Anzahlungen geleistet, kann er den Vorsteuerabzug geltend machen, sofern ihm darüber eine Rechnung des Leistenden vorliegt.

Eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift wird als vorsteuerabzugsfähige Rechnung anerkannt, wenn

• sie dem leistenden Unternehmer übermittelt worden ist,
• dieser dem ihm zugeleiteten Dokument nicht widerspricht und
• in der Gutschrift das Wort „Gutschrift“ genannt ist.

Widerspricht der Gutschriftsempfänger der Abrechnung per Gutschrift später doch noch, verliert der Gutschriftsaussteller das Recht zum Vorsteuerabzug jedoch erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem der Widerspruch erklärt wird (also nicht rückwirkend).

Besondere Erleichterungen gelten für eine Kleinbetragsrechnung und für Fahrausweise.

Aufbewahrung von Rechnungen

Der leistende Unternehmer muss ein Doppel seiner Rechnung (auch wenn sie von einem Dritten ausgestellt wurde) 10 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahres lesbar aufbewahren. Dies gilt auch für die Eingangsrechnung bei unternehmerischen Leistungsempfängern. Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 5.000 EUR verhängen.

Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück haben nichtunternehmerische Leistungsempfänger (ggf. auch Mieter) die Eingangsrechnung 2 Jahre nach Schluss des Jahres der Ausstellung aufzubewahren. Anstatt der Rechnung ist es in diesem Fall auch zulässig, den entsprechenden Zahlungsbeleg (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (z. B. Verträge) aufzubewahren.

Bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann das Finanzamt ein Bußgeld bis zu 500 EUR verhängen. Bei den in § 4 Nr. 12 UStG bezeichneten sonstigen Leistungen besteht laut Verwaltung jedoch keine Pflicht zur Rechnungsaufbewahrung (z. B. bei Übernachtungen in Hotels und Pensionen, Abstellplatz- und Campingplatzvermietung).