Controlling: strategisch & operativ
Inhaltsverzeichnis
Was ist Controlling?
Das Controlling ist eine gesonderte Abteilung eines Unternehmens. Der Begriff leitet sich ab aus dem englischen „to control“ („steuern“, „lenken“). Neben der Steuerung besteht die Aufgabe des Controllings in der Planung und Kontrolle des Unternehmens. Dabei unterscheidet man zwischen zwei Bereichen:
- Strategisches Controlling: Arbeitet mit qualifizierten Daten, wie zum Beispiel SWOT-Analysen, Benchmarking oder Wettbewerbsanalysen
- Operatives Controlling: Hier beruht die Arbeit auf quantifizierbaren Daten wie beispielsweise der Budgetierung, Break-Even-Analysen oder Investitionsrechnungen
Wer mit seinem Unternehmen bestehen und langfristig Erfolg haben möchte, muss den globalen Märkten und ihrer Schnelllebigkeit gewachsen sein. Auf mögliche Risiken und Chancen gilt es frühzeitig zu reagieren, um beispielsweise rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können. In diesem Zusammenhang hat das Controlling die Aufgabe, entscheidende Daten zu liefern, bzw. die Daten aus der Finanz- und Betriebsbuchhaltung zielorientiert zu analysieren und zu bewerten.
Was ist der Unterschied zwischen operativem und strategischem Controlling?
Das Controlling kann in operative und strategische Kontrollbereiche unterteilt werden. Sie unterscheiden sich in der Dimension, der Informationsquelle und den Zielgrößen.
Das strategische Controlling bezieht sich auf langfristige Planungen, die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Unternehmens sowie auf Informationen aus dem direkten Umfeld. Die Ziele sind vor allem auf die Steigerung des Erfolgspotenzials und die Existenzsicherung ausgerichtet.
Im Gegensatz dazu fokussiert das operative Controlling auf die kurz- oder mittelfristige Planung und legt den Schwerpunkt auf den Gewinn und die Rentabilität. Die Informationen stammen aus dem internen Rechnungswesen, in welchem Gewinne und Rentabilität erfasst werden. Die Zielsetzung des operativen Controllings ist auf konkrete Aspekte ausgerichtet, während es gleichzeitig mehrere Faktoren wie Kosten, Leistungen, Aufwendungen, Erträge, Auszahlungen und Einzahlungen beeinflusst.
Auf welche Daten stützt sich das Controlling?
Der Controller bezieht die notwendigen Informationen für seine Arbeit aus der Buchführung sowie der Kostenrechnung. Diese analysiert er und bewertet sie, indem er typische Controllinginformationen hinzufügt. Der Controller erstellt sozusagen klassische Berichte, die einen Überblick über die betriebswirtschaftliche Situation des Gesamtbetriebes, einzelner Bereiche sowie hergestellter Produkte oder Dienstleistungen zulassen.
Dabei werden diese Berichte in unterschiedlichen Zeitabständen erstellt. Plant das Unternehmen beispielsweise die Investition in eine bestimmte Maschine, wird der Controller mit der Erstellung einer einmaligen Wirtschaftlichkeitsberechnung für diese Maschine beauftragt.
Typische wiederkehrende oder regelmäßige Berichte sind beispielsweise:
- ABC-Analysen von Kunden
- Kundenerfolgsrechnungen
- Überwachungen des Budgets
- Balanced Scorecard
Nach der Analyse sowie der Auswertung der Daten informiert der Controller den Unternehmer selbst bzw. die Zuständigen der Managementebene. Außerdem leitet er die notwendigen Informationen an die Mitarbeiter eines jeweiligen Verantwortungsbereichs weiter.
Eine gezielte Planung sowie die Definition von kurz-, mittel- oder langfristigen Unternehmenszielen berücksichtigt den Zukunftsaspekt des Betriebs und dienen einer vereinfachten Steuerung aller verantwortlichen Abteilungen.
Die Aufgaben und Ziele des Controllings
Bevor wir näher auf die Aufgaben und Ziele des Controllings eingehen, hier eine kurze Übersicht:
Welche Ziele verfolgt das Controlling?
Mit der Einführung einer Controlling-Abteilung wird das Erreichen gesetzter Unternehmensziele überwacht und die betriebliche Tätigkeit insgesamt verbessert. Dazu verfolgt das Controlling verschiedene Ziele:
- Informationen bereitstellen: Das Controlling sammelt die zu einer Entscheidungsfindung notwendigen Informationen und leitet diese an die zuständigen Stellen weiter.
Beispiel: Ein Betrieb wird damit beauftragt, ein neues Produkt herzustellen. Die Unternehmensleitung muss entscheiden, in welchem Werk die Fertigung durchgeführt werden soll. Dazu versorgt das Controlling die Verantwortlichen mit notwendigen Daten zu Lohnkosten, Produktivität oder möglichen Kapazitäten. - Daten bewerten: Das Controlling stellt notwendige Daten zur Entscheidungsfindung nicht nur bereit, sondern analysiert diese auch. Dazu unternimmt der Controller einen Abgleich von Soll- und Ist-Werten und ermittelt auf diese Weise den Unternehmenserfolg. Stellt er bei seiner Analyse Abweichungen fest, analysiert er die Ursache dafür und erarbeitet Handlungsempfehlungen, um ungünstigen Entwicklungen rechtzeitig entgegenzusteuern.
Praxis–Tipp: Es geht nicht darum, möglichst viele negative Abweichungen aufzudecken. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass das Ziel des Unternehmens-Controlling darin besteht, rechtzeitig auf Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Stand reagieren zu können. - Prozesse optimieren: Das Controlling hat ebenso die Aufgabe, einzelne Teilbereiche eines Unternehmens und deren Arbeit zu koordinieren. Ziel ist, dass die Arbeit jeder einzelnen Stelle optimal eingesetzt wird. Das heißt: Jeder Unternehmensbereich soll größtmögliche Leistung erbringen und dabei kosteneffizient arbeiten. Das Controlling nimmt in diesem Zusammenhang eine Überwachungsfunktion ein und prüft, ob die übergeordneten Unternehmensziele mit den Zielen und der Arbeitsweise jedes einzelnen Bereichs übereinstimmen. Das Controlling behält also das Gesamtziel des Unternehmens im Blick und gewährleistet dessen Erreichen.
Controlling: Aufgaben und Instrumente
Innerhalb des Controllings kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz, um den Unternehmenserfolg zu steuern und zu optimieren sowie gesetzte Ziele zu erreichen. Je nach Bedarf können verschiedene Methoden flexibel angewandt werden. Als wichtigste Grundlage dienen die Daten, die in der Buchhaltung sowie der Kostenrechnung erfasst wurden.
Planung
Das wichtigste Instrument für eine effektive Steuerung des Unternehmens ist die Planung aller Unternehmensaktivitäten. Der Controller baut zu diesem Zweck ein Planungssystem auf, das alle Bereiche abdeckt.
Der Controller erstellt ein umfassendes Planungssystem für alle Bereiche des Unternehmens, um eine effektive Steuerung sicherzustellen. Ausgehend von der Absatzplanung werden Produktions-, Beschaffungs-, Personal-, Kosten-, Erlös-, Investitions- und Finanzplanung erstellt, die zur Erstellung einer Planbilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für die Planperiode führen. Der Controller vergleicht die erwarteten Kennziffern mit den Zielwerten der Unternehmensleitung und wiederholt den Planungsprozess, falls die Werte nicht erreicht werden.
Praxis-Tipp
Mehrere Planungsrunden vorsehen
Die Planung ist kein linearer Vorgang. Wegen der vielfältigen Abhängigkeiten der Pläne untereinander müssen Sie mit Rückkopplungen rechnen und mehrere Planungsrunden vorsehen. Das ist normal. Sollte in Ihrem Fall die Planung ohne Anpassung möglich sein, hat Ihr Unternehmen keinen Engpass. Das vereinfacht zwar die Planung, ist jedoch sehr selten und gleichzeitig ein Zeichen für Überkapazitäten.
Über die Vorgabe der gewünschten Kennziffern aus der Planbilanz und der geplanten GuV nimmt die Unternehmensleitung Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Gleichzeitig werden Nebenbedingungen (z. B. Mindestumsatz, Fertigung im Ausland etc.) vorgegeben, deren Einhaltung der Controller überprüft.
Über die Planung und mit Hilfe des Controllings wird das Unternehmen gesteuert. Das gilt nicht nur für das oberste Management. Das gleiche Vorgehen kann auch auf Bereichsebene und in den Abteilungen gewählt werden, um eine effektive Steuerung zu erreichen.
Praxis-Tipp
Mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten aufbauen
Bauen Sie mehrere Planungssysteme mit unterschiedlichen Planungshorizonten auf. Sie benötigen für die aktuelle Steuerung eine Planung der nächsten 12 Monate. Für die strategische Planung liegt der Planungshorizont zwischen 3 und 5 Jahren. Die Systeme unterscheiden sich auch in der Genauigkeit. Je näher der Planungshorizont ist, desto genauer muss die Vorhersage erfolgen.
Budgetierung
Die Planung ist ein Aufgabenbereich des Unternehmens-Controllings und die Voraussetzung für die Budgetierung. Diese übernimmt nach der Genehmigung der Planwerte die Verteilung auf die Kostenstellen und die regelmäßige Überwachung.
Dazu werden verschiedene Schritte durchgeführt:
Vorgehensweise der Budgetierung
Schritt | Zeitpunkt | Inhalt |
1 | vor Beginn der Planperiode | Verteilung der einzelnen Pläne auf die Kostenstellen |
2
| vor Beginn der Planperiode | Verteilung der Planwerte je Kostenstelle auf Monate |
3 | monatlich nach Ablauf des Monats | Feststellen der Istwerte je Kostenstelle |
4
| monatlich nach Ablauf des Monats | Ermitteln der Abweichungen zwischen Istwerten und Sollwerten |
5 | monatlich nach Ablauf des Monats | Analyse der Abweichungen, Finden von Erklärungen |
6 | monatlich nach Ablauf des Monats | Einleiten von Maßnahmen zur Reduzierung der Abweichungen |
Tab. 1: Vorgehensweise der Budgetierung
Durch die Budgetierung werden Planung und Verantwortungsbereiche den Kostenstellen zugeordnet, wodurch der Controller die gesteckten Ziele regelmäßig überwachen kann.
Die wichtigste Aufgabe des Controllings ist die Analyse von Abweichungen, um positive oder negative Entwicklungen zu erklären. Bei komplexeren Analysen werden Fachleute hinzugezogen, um Maßnahmen zur Zielerreichung zu finden und umzusetzen.
Praxis-Tipp
Auch positive Abweichungen berücksichtigen und analysieren
Bei der Abweichungsanalyse werden Sie auch positive Abweichungen finden. Analysieren Sie auch diese, damit Sie erkennen, wie der positive Trend unterstützt und verstärkt werden kann. Auch hier müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um die gebotenen und durch die Abweichung angezeigten Chancen zu nutzen. Wird z. B. das Umsatzziel übertroffen, müssen die Pläne in der Produktion und in der Beschaffung angepasst werden.
Balanced Scorecard
Die Balanced Scorecard ist ein System von wichtigen Kennzahlen im Controlling, das nicht nur materielle Aspekte berücksichtigt, sondern auch längerfristige Gesichtspunkte einschließt. Der Controller erstellt aus den Planwerten die Sollwerte und ermittelt monatlich die Istwerte mit den Budgets.
Die betroffenen Mitarbeiter des Controllings werden über die Daten informiert und können ihre Maßnahmen entsprechend ausrichten. Ein Beispiel für eine wichtige Kennzahl ist der Ausbildungsstand der Mitarbeiter.
Prozesskostenrechnung
Die Prozesskostenrechnung ermöglicht es dem Controller, die Kosten betrieblicher Abläufe permanent zu überwachen, indem Gemeinkosten auf die einzelnen Prozesse verteilt werden.
Weitere Instrumente wie Berechnungen zur Wirtschaftlichkeit, Liquiditätsplanung und die ABC-Analyse werden genutzt, um notwendige Informationen zu ermitteln. Die Mitarbeiter im Controlling haben hierbei freie Gestaltungsmöglichkeiten, solange die Instrumente an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten angepasst werden.
Fazit
Das Controlling kann für den Unternehmenserfolg eine wichtige Rolle einnehmen. Mithilfe unterschiedlicher Kennzahlen sollen Prozesse optimiert sowie die Wirtschaftlichkeit und Effizienz des Unternehmens erhöht werden.
Das Erreichen dieser Ziele ist allerdings von einer guten Planung abhängig. Vorbereitung ist also wichtig. Umso mehr, wenn die erreichten Ziele langfristig Bestand haben sollen. Ein Controller vom Fach ist unerlässlich, um das zu garantieren.
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