Bewirtungskosten

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Bewirtungskosten sind die Kosten, die bei einer Bewirtung im betrieblichen bzw. beruflichen Bereich entstehen. Diese fallen beispielsweise bei Geschäftsessen oder auch bei Betriebsfeiern an.

Zu den Bewirtungskosten zählen alle Ausgaben, die beim „Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln“ entstehen. Dazu gehören also nicht nur die Kosten für das Essen an sich, sondern auch etwaige Trinkgelder oder etwa Garderobengebühren.

Allgemeine Höflichkeitsgesten, wie das Anbieten von Getränken und Keksen bei einem Meeting, fallen nicht unter die Bewirtungskosten.

Betriebliche und geschäftliche Bewirtungen

Für die Feststellung der steuerlichen Abzugsfähigkeit ist zwischen betrieblichen Anlässen und geschäftlichen Anlässen zu unterscheiden. Erstere sind zu 100 % als Betriebsausgaben buchbar und absetzbar, letztere nur zu 70 % – die übrigen 30 % müssen Sie als nicht abziehbare Bewirtungskosten buchen.

Worin die Unterschiede liegen? Ein betriebsbedingter Anlass liegt beispielsweise vor, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden während einer Besprechung mit Kaffee und Gebäck bewirten. Ein weiterer betriebsbedingter Anlass ist beispielsweise die Gewährung eines Zuschusses zum Kantinenessen. Auch die bei einer Betriebsfeier anfallenden Aufwendungen sind betrieblich veranlasste Bewirtungskosten, sofern nur Arbeitnehmer:innen Ihres eigenen Unternehmens teilnehmen und die Kosten in angemessener Höhe anfallen.

Sobald Familienangehörige Ihrer Mitarbeitenden teilnehmen, ist die Sachlage nicht mehr ganz eindeutig. Es kann aber weiterhin von einem betriebsbedingten Anlass ausgegangen werden, weil eine solche Betriebsfeier der Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen dient und zu einer Identifizierung mit Ihrem Unternehmen beiträgt.

Sobald unternehmensfremde Personen in den Genuss Ihrer betrieblichen Bewirtung kommen, sind die anfallenden Bewirtungskosten in der Regel geschäftlich (nicht: betrieblich) veranlasst. Mögliche Beispiele hierfür sind Geschäftsessen mit Ihren Kund:innen oder anderen Geschäftspartner:innen. Sollten Sie für den Vertrieb Ihrer Produkte die Dienstleistung von Handelsverter:innen oder Fachberater:innen in Anspruch nehmen, so sind beispielsweise die bei einer Produktschulung anfallenden Bewirtungskosten geschäftlich veranlasst, weil die Teilnehmer:innen nicht in Ihrem Unternehmen angestellt sind.

Einen Sonderfall stellen die Aufwendungen bei einer Produkt- bzw. Warenverkostung mit potenziellen Kund:innen im Herstellungsbetrieb oder auf einer Messe dar. Diese Bewirtungskosten sind zu 100 % als Werbekosten abziehbar. Dabei dürfen Sie zudem – beispielsweise im Zuge einer Weinverkostung – kleine Aufmerksamkeiten wie Brot oder Käse dazu reichen.

Die Kriterien

Damit die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden können, gibt es ein paar Kriterien, die einen betrieblichen/geschäftlichen Anlass von einem privaten Anlass abgrenzen. Das ist beispielsweise auch wesentlich, wenn es um Dienstjubiläen oder Abschiedsfeiern geht:

Gastgeber ist das Unternehmen oder der:die Steuerpflichtige.
Die Gästeliste bestimmt das Unternehmen, die Führungskraft oder der:die Mitarbeitende.
Die Gäste sind Kolleg:innen, Mitarbeiter:innen, Presse- und Verbandsvertreter:innen oder Bekannte/Angehörige des:der Betroffenen.
Die Veranstaltung findet im Unternehmen, im Restaurant oder im Haus des:der Steuerpflichtigen statt.
Der Charakter der Veranstaltung ist insgesamt eher betrieblicher Natur.

Wenn Sie Geschäftsfreund:innen zu einer Geburtstagsfeier zu sich nach Hause einladen, liegt eher ein privater Anlass vor – es sei denn, Sie veranstalten sowohl eine private Geburtstagsfeier als auch eine, bei der ausschließlich geschäftliche Kontakte eingeladen sind.

Bewirtungskosten buchen und steuerlich absetzen

Sobald geklärt ist, ob Ihre Aufwendungen für eine Bewirtung geschäftlich oder betrieblich veranlasst sind, können Sie diese zu 70 % respektive zu 100 % als Betriebsausgaben absetzen. Wenn an der Bewirtung unternehmensfremde Personen und eigene Mitarbeitende teilnehmen, werden die Aufwendungen anteilig zu 70 % absetzbar. Der Anteil von 30 %, der nicht absetzbar ist, deckt den Eigenbedarf des Gastgebers oder der Gastgeberin.

Die eingangs beschriebenen Höflichkeitsgesten wie Wasser, Kaffee, Tee und Gebäck sind hingegen grundsätzlich zu 100 % als Betriebsausgaben abziehbar und benötigen auch keinen Bewirtungsbeleg nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

Bewirtungskosten bei Betriebsveranstaltungen

Entstehen Bewirtungskosten bei einer Betriebsveranstaltung (z. B. bei der Weihnachtsfeier), können Sie diese in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen, müssen allerdings noch einen Zusatzaspekt beachten. Sind die Gesamtkosten (inkl. Saalmiete, auftretende Künstler, Personal etc.) pro Arbeitnehmer:in höher als 110,00 €, ist der darüber hinausgehende Betrag lohnsteuerpflichtig. Er gilt dann als zusätzliche Lohnleistung und muss entsprechend abgerechnet werden.

Bevor Sie die Bewirtungskosten steuerlich absetzen, sind noch zwei wesentliche Voraussetzungen zu erfüllen:

Die Bewirtungskosten müssen anhand von Bewirtungsbelegen (siehe Vorlage) korrekt nachgewiesen und dokumentiert werden.
Die Bewirtungskosten müssen dem Anlass entsprechend angemessen sein.

Angemessene Bewirtungskosten stehen immer im Verhältnis zum Anlass des Geschäftsessens. Verhandeln Sie mit potentiellen Investoren über eine Millioneninvestition, ist eine luxuriösere Bewirtung zulässig, als wenn Sie mit einem:einer Bewerber:in auf eine 450-Euro-Stelle sprechen, um ihn oder sie eventuell einzustellen.

Bewirtungskosten mit Bewirtungsbeleg nachweisen

Um Bewirtungskosten geltend machen zu können, muss ein vom Veranstaltungsort/Restaurant ausgestellter oder selbst erstellter, in allen Fällen aber persönlich ausgefüllter und unterzeichneter Bewirtungsbeleg mit den folgenden Angaben ausgestellt werden:

Ort und Datum der Bewirtung
Anlass der Bewirtung
Namen der bewirteten Personen
Unterschrift des Bewirtenden

Dazu kommt eine formal korrekte, maschinell erstellte Rechnung des Restaurants mit weiteren Angaben:

Anschrift des Restaurants
Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer)
Ausstellungsdatum der Rechnung (auch wenn identisch mit Bewirtungsdatum)
Aufschlüsselung aller Speisen und Getränke
Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Umsatzsteuerbetrag und anzuwendenden Steuersätzen

Restaurants stellen in der Regel auf Nachfrage separate Bewirtungsbelege mit Vordrucken für alle erforderlichen Informationen aus. Sie können sich aber auch unsere Vorlage eines Bewirtungsbelegs anschauen und herunterladen.

Bewirtungsbeleg: Vorlage für die Bewirtungskosten

Zur Vorlage

Folgende weitere Bedingungen sollten Sie beachten:

Trinkgelder werden selten kassenmäßig seitens des Restaurants ausgewiesen. Sie können aber steuerlich geltend gemacht werden. Daher sollten Sie per Hand auf der Rechnung vermerkt werden und vom:von der Bewirtenden gegengezeichnet werden.
Bei Beträgen über 100,00 € muss der Name des:der bewirtenden Steuerpflichtigen ausgewiesen werden.
Der Anlass der Bewirtung muss konkret ausgeführt werden. Formulierungen wie „Arbeitsbesprechung“, „Geschäftsessen” oder „Infogespräch“ reichen nicht. Konkrete Bezüge zu einem bestimmten Projekt und der inhaltliche Anlass der Besprechung sind dagegen aussagekräftig und somit zulässig.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass Bewirtungsaufwendungen nur dann abzugsfähig sind, wenn sie besonders aufgezeichnet sind. Damit sind besondere Voraussetzungen für die Buchführung bei Bewirtungskosten gemeint.

Angemessenheit der Bewirtungskosten

Während beim Ausfüllen des Bewirtungsbelegs noch klare Vorgaben zu erfüllen sind, ist die Frage nach der Angemessenheit der Bewirtungskosten eher eine Sache von Gefühl und Wellenschlag. Grundlage ist eine „allgemeine Verkehrsauffassung“, die ihr Augenmerk auf branchenübliche Verhältnisse richtet.

Neben der Größe Ihres Unternehmens, der Höhe Ihres längerfristigen Umsatzes und Ihres Gewinns sollten Sie vor allen Dingen im Auge behalten, wie bedeutend der Repräsentationsaufwand für Ihren Geschäftserfolg ist und wie vergleichbare Betriebe die Höhe von Bewirtungskosten handhaben.

Auch die Hierarchiestufe, auf der sich Bewirtete und Bewirtende bewegen, kann eine Rolle spielen. Wenn der:die CEO eines DAX-Unternehmens mit dem:der CEO eines anderen DAX-Unternehmens speist, darf die Flasche Rotwein sicher schon mal 50,00 € mehr kosten, als wenn Ingenieur:innen sich nach einem allmonatlichen technischem Fachgespräch zu einem Abendessen treffen.

Scorecards und Bewirtungskosten

In diesem Zusammenhang ist es interessant darauf hinzuweisen, dass gerade in größeren Unternehmen so genannte Scorecards existieren, die Anhaltspunkte zur Angemessenheit geben. Dabei geht es allerdings nicht primär um steuerliche Gesichtspunkte, sondern um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Hier soll versucht werden, Themen wie Korruption und Bestechung vorzubeugen. In einem international agierenden Unternehmen muss schließlich auch berücksichtigt werden, dass ein 50-Euro-Abendessen in Deutschland einen ganz anderen Stellenwert hat als in einem Entwicklungsland.

Wenn Sie als bewirtende:r Unternehmer:in eine:n öffentliche:n Mandatsträger:in zum Essen einladen, dann sollten Sie ein ganz besonderes Augenmerk auf die Angemessenheit haben. Mandatsträger:innen sind Stadträt:innen, Verwaltungsbeamt:innen, Professor:innen, Bürgermeister:innen, Parlamentarier:innen, etc. Für diesen Personenkreis sind – regional durchaus unterschiedlich – Einladungen zu Veranstaltungen, besonders mit der Wirtschaft und Wirtschaftsverbänden klar geregelt. Diese Personen dürfen teilweise weniger akzeptieren, als in einer Wirtschaftsbranche als angemessen definiert ist. Weniger ist manchmal mehr.

Die Umsatzsteuerliche Behandlung

Wenn Sie als Unternehmer:in oder auch Freiberufler:in vorsteuerabzugsberechtigt sind, dann können Sie bei geschäftlich veranlassten Bewirtungsaufwendungen die enthaltene Umsatzsteuer vollständig von der Vorsteuer abziehen – und nicht nur die Umsatzsteuer der abzugsfähigen 70 % der Gesamtkosten. Bei betriebsbedingten Aufwendungen können Sie selbstverständlich auch die volle Höhe geltend machen.

Für Trinkgeld, welches Sie freiwillig zahlen, ist der Vorsteuerabzug allerdings nicht vorgesehen – Trinkgelder sind keine Umsätze nach dem UStG, da hier keine Gegenleistung vorliegt. Für sie gilt nur, dass die Aufwendungen als Werbekosten abzugsfähig sind.

Bei Rechnungsbeträgen über 150,00 € müssen laut Umsatzsteuergesetz für den Vorsteuerabzug folgende Angaben auf der Rechnung stehen:

Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuerbetrag in Euro
Anschrift des:der Bewirtenden (eine handschriftliche Ergänzung ist gegebenenfalls ausreichend)
Steuer– oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants

Bewirtungskosten buchen

Grundsätzlich lassen sich Bewirtungskosten mit mehreren Buchungssätzen buchen. Wir Sie sie buchen, hat vor allem mit Ihrer umsatzsteuerlichen Behandlung und der Zusammensetzung der Bewirtungskosten zu tun.

Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt, müssen Sie Ihre Bewirtungskosten in abziehbare und nicht abziehbare Bewirtungskosten aufteilen und von den abziehbaren Bewirtungskosten die Mehrwertsteuer als Vorsteuer buchen. Wenn Sie ein Trinkgeld geben, ist das (nicht umsatzsteuerpflichtige!) Trinkgeld zusätzlich zu buchen.

Bewirtungskosten buchen in SKR 04 und SKR 03

Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich werden die Aufwendungen beispielsweise auf gesonderten Konten im Rahmen der Buchführung gebucht. Bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung sind die Bewirtungskosten von Beginn an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzuzeichnen.

Es gilt jedoch stets, die Aufwendungen fortlaufend und zeitnah aufzuzeichnen und zu verbuchen. Eine gesonderte Auftrennung nach Bewirtungen aus geschäftlichem und aus betrieblichem Anlass ist jedoch nicht erforderlich. Die abziehbaren 70 % der Bewirtungskosten buchen Sie mit SKR 04 auf 6640 “Bewirtungskosten” und die 30 % nicht abziehbaren Bewirtungskosten buchen Sie auf 6644 “nicht abzugsfähige Bewirtungskosten”. Im SKR 03 ist das Konto “Bewirtungskosten” 4650 und “nicht abzugsfähige Bewirtungskosten” ist das Konto 4654.

Bewirtungskosten und Vorsteuer buchen in SKR 04 und SKR 03

Die Konten für die abziehbare Vorsteuer sind 1570 für SKR 03 und 1400 für SKR 04. Je nach dem, welchen Standardkontenrahmen Sie bei Ihrer Buchführung verwenden, buchen Sie auf der Soll-Seite Bewirtungskosten, nicht abzugsfähige Bewirtungskosten und die abziehbare Vorsteuer an die Haben-Seite, die Ihre Bank oder Kasse bezeichnet. Bei einer Bewirtung in Höhe von 59,50 Euro inklusive 19 %

Umsatzsteuer buchen Sie in SKR 04:

6640 Bewirtungskosten 35,00 €

6644 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 15,00 €

1406 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €

an 1800 Bank 59,50 €

Im Standardkontenrahmen 3 (SKR 03) buchen Sie für dieses Beispiel:

4650 Bewirtungskosten 35,00 €

4654 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 15,00 €

1576 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €

an 1200 Bank 59,50 €

Trinkgeld und Bewirtungskosten buchen

Buchen Sie zusätzlich zu dem oben genannten Beispiel 5,00 Euro Trinkgeld hinzu, dann müssen Sie das Trinkgeld ebenfalls zu 70 % den abzugsfähigen und zu 30 % den nicht abzugsfähigen Bewirtungskosten zurechnen. Achtung: Das hat keine Auswirkung auf die Umsatzsteuer! Ein Umsatz ist immer eine Leistung für eine Gegenleistung. Beim Trinkgeld gibt es keine Gegenleistung, als ist Trinkgeld nie steuerbar!

Die Rechnung in Höhe von 59,50 € inkl. 19 % Umsatzsteuer zuzüglich 5,00 € Trinkgeld buchen Sie wie folgt in SKR 04:

6640 Bewirtungskosten 38,50 €

6644 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 16,50 €

1406 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €

an 1800 Bank 64,50 €

So sieht das in SKR 03 aus:

4650 Bewirtungskosten 38,50 €

4654 nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 16,50 €

1576 abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 €

an 1200 Bank 64,50 €

Aus den 35,00 Euro abziehbaren Bewirtungskosten sind 38,50 Euro geworden, da 70 % der 5,00 Euro Trinkgeld (also 3,50 Euro) diesen zuzurechnen sind. Aus den 15,00 Euro nicht abziehbare Bewirtungskosten sind 16,50 Euro geworden, da die übrigen 30 % des Trinkgelds (also 1,50 Euro) hier hinzugekommen sind. Die abziehbare Vorsteuer verändert sich wie bereits erklärt nicht. Der Betrag, der von der Bank abgezogen wird, hat sich entsprechend des Trinkgelds um 5,00 Euro erhöht.

Was geht über die Bewirtung hinaus?

Freikarten für Konzerte oder Fußballspiele, der Besuch in Nachtclubs mit entsprechendem Rahmenprogramm: Das sind Ausgaben, die mit Bewirtung nichts zu tun haben. Das sind Vorgänge, die eher im Bereich der schon erwähnten Compliance-Richtlinien transparent gemacht werden müssen und unter Umständen als Geschenke an Geschäftsfreunde zu buchen sind. Die passenden Buchhaltungskonten für abzugsfähige Geschenke sind 4630 bzw. 4631 im SKR 03 und die Konten 6610 bzw. 6611 nach SKR 04 – abhängig von der Schenkungssteuer nach § 37b EStG. Jedes Unternehmen hat dabei seine eigenen Regeln, was angenommen werden darf und was nicht.

So arbeiten Sie mit der Bewirtungsbeleg Vorlage!

Nun schwirrt Ihnen von dem vielen Stoff rund um das Buchen von Bewirtungskosten und den Nachweis von Bewirtungsbelegen wahrscheinlich der Kopf. Wenn Sie als Gründer:in eines jungen Unternehmens eigentlich nur wissen wollten, ob und wie Sie ein Abendessen mit Ihrem:Ihrer ersten Kund:in die Bewirtungskosten steuerlich absetzen können, dann finden Sie nachfolgend eine kompakte Übersicht:

Für Bewirtungen gibt es betriebliche Veranlassungen (intern) und geschäftliche Veranlassungen (extern mit Geschäftspartner:innen).
Betriebliche, also interne Bewirtungskosten sind zu 100 % steuerlich abzugsfähig. Das schließt auch Trinkgelder mit ein.
Geschäftliche, also externe Bewirtungskosten, sind zu 70 % abzugsfähig, sofern die Kosten angemessen und der Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt sind. Das schließt auch Trinkgelder mit ein.
Die Angemessenheit richtet sich nach branchenüblichen Aspekten wie Firmengröße, Umsatz und Relevanz der Repräsentation.
Bewirtungskosten müssen über formal korrekte Rechnungen und Bewirtungsbelege (siehe Bewirtungsbeleg-Vorlage zum Download) nachgewiesen und buchhalterisch gesondert aufgezeichnet werden.
Bei Vorliegen einer Vorsteuerabzugsberechtigung können die in den Bewirtungskosten enthaltenen Umsatzsteuern in voller Höhe von der Vorsteuer abgezogen werden.
Trinkgelder sind immer umsatzsteuerfrei.