Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

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    Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

    Generell unterliegen bei Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB kaufmännische Dokumente den Aufbewahrungsfristen. Man unterscheidet dabei zwischen zwei Zeiträumen, der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

    Detaillierte Informationen sind ebenfalls in zahlreichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:

    • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
    • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU)

    Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.

    Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (AO)

    Gemäß § 147 AO regelt die Abgabenordnung als Bestandteil des Steuerrechts, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Daraus ergibt sich die Aufbewahrungspflicht für alle Unternehmer:innen, die gemäß dem deutschen Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind. Neben dieser Aufbewahrungspflicht nach §140 AO geht das deutsche Steuerrecht über die Abgabenordnung hinaus. Wenn Unternehmer:innen ihre Aufzeichnungen nach anderen Gesetzen führen, sind sie verpflichtet, die Besteuerung entsprechend diesen Gesetzen zu erfüllen. So müssen z.B. bestimmte Kaufleute die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) beachten.

    Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (HGB)

    Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt in § 257 vor, dass alle Kaufleute ihre Unterlagen aufbewahren müssen. Darüber hinaus müssen nach § 238 HGB die Buchführung und alle Geschäftsvorfälle so beschaffen sein, dass sie auch von Dritten lückenlos nachvollzogen werden können.

    Wer muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten?

    Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat. Dazu zählen nicht nur Handelsgesellschaften (z.B. GmbH oder OHG), sondern auch Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die viel Umsatz und Gewinn erzielen.

    • Gewerbetreibende: Mehr als 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn pro Jahr
    • Land- und Forstwirte: 60.000 € Gewinn pro Jahr oder eine Nutzfläche mit Wirtschaftswert größer als 25.000€

    Auch Privatpersonen müssen wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Belege über steuerpflichtige Leistungen für zwei Jahre aufbewahren.

    Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Privatpersonen?

    Im Gegensatz zu Unternehmern und Kaufleuten sind Privatpersonen nicht gesetzlich verpflichtet, bestimmte steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

    Dennoch kann es sinnvoll sein, bestimmte Unterlagen noch eine gewisse Zeit aufzubewahren, bevor sie vernichtet werden. Dies gilt insbesondere für Unterlagen, die für die Steuererklärung von Bedeutung sein können. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten privaten Dokumente einzuhalten, um sicherzustellen, dass das Finanzamt im Bedarfsfall auf die relevanten Informationen zugreifen kann:

    • Kontoauszüge und Bankunterlagen: Damit Zahlungen laufender Verträge oder auch ein Anspruch auf Garantie nachgewiesen werden kann, empfehlen wir eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.
    • Rechnungen und Quittungen: Für größere Anschaffungen gilt eine Gewährungsfrist von 2 Jahren. Falles es zu einer Reklamation kommt, sollten Sie den Beleg gut aufbewahren.
    • Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen: Für die jährliche Steuererklärung sollten Sie auch Gehaltsabrechnungen aufbewahren. Auch raten wir Ihnen alle Unterlagen zur Rentenabrechnung bis zum Renteneintritt zu sammeln.
    • Mietverträge: Die Verjährungsfrist bei Mietverträgen liebt bei 3 Jahres. Bis dahin sollten Sie die Dokumente gut aufbewahren.
    • Zeugnisse und Urkunden: Zeugnisse und Urkunden gelten für Ihr ganzes Leben. Achten Sie deshalb gut auf diese Dokumente.
    • Versicherungsunterlagen: Wir empfehlen Ihnen, Versicherungsverträge und -berichte für die Dauer ihrer Gültigkeit aufzubewahren. Eine Ausnahme gilt für steuerrelevante Versicherungsunterlagen. Hier sind die Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen zu beachten.

    Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

    Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das ist der Fall bei:

    • einer begonnenen Betriebsprüfung,
    • einer vorläufigen Steuerfestsetzung,
    • steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
    • einem schwebenden oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartenden
    • Rechtsbehelfsverfahren sowie
    • einer Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

    Die Aufbewahrungspflicht sollte durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.

    Was ist aufzubewahren?

    Abgabenordnung

    Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt die Abgabenordnung folgende Unterlagen:

    • Bücher und Aufzeichnungen,
    • Inventare,
    • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
    • Lageberichte,
    • Eröffnungsbilanz,
    • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
    • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
    • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
    • Buchungsbelege,
    • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
    • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

    Handelsgesetzbuch

    Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

    • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
    • die empfangenen Handelsbriefe,
    • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
    • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege),
    • Sonstige Unterlagen wie zum Beispiel Ausfuhrbelege, Registrierkassenstreifen und Bewertungen von Eigenleistungen.

    Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer.

    Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Unterlagen
    Abb. 1: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

    Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

    Da Sie als Unternehmens– und oder Existenzgründer rechtlich zur Aufbewahrung von Dokumenten über mehrere Jahre verpflichtet sind, obliegt die Form der Aufbewahrung Ihrer eigenen Verantwortung. Auf jeden Fall müssen Sie sicherstellen, dass die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können. Ebenso existieren hinsichtlich der Form der Aufbewahrung Vorschriften des Gesetzgebers.

    Die wichtigste Vorschrift ist die Lesbarkeit der Dokumente, die Sie gewährleisten müssen. So müssen Rechnungen auch noch nach zehn Jahren lesbar sein. Das bedeutet, dass Sie von Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt wurden und die im Verlauf der Jahre nicht mehr leserlich sind, Kopien anzufertigen haben, die zusammen mit der entsprechenden Rechnung aufzubewahren sind.

    Hier für Sie aus der Fülle der Aufbewahrungsarten ein kurzer (und daher nicht vollständiger) Überblick:

    • Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen sind im Original aufzubewahren.
    • Als bildliche Wiedergabe sind Handels- und Geschäftsbriefe und Rechnungen aufzuheben.
    • Für elektronisch übermittelte Rechnungen ist zu beachten, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren einen verlässlichen Prüf-Pfad für den Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen können muss.
    • Alle sonstigen Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufbewahrt werden.
    • Originär digitale Unterlagen und Dokumente sind so aufzubewahren, dass die maschinelle Auswertung ermöglicht wird.

    Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert.

    Wo müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

    Nach § 146 Abs. 2 AO müssen aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Belege grundsätzlich in Deutschland bewahrt werden. Anders ist das beim Handelsgesetzbuch. Dort wird kein bestimmter Aufbewahrungsort vorschrieben. Die Dokumente müssen lediglich innerhalb einer angemessenen Zeit vorgelegt werden (§ 239 Abs. 4 HGB). Unter bestimmten Voraussetzungen können nach § 146 Abs. 2a AO Bücher, digitale Rechnungen und sonstige elektronische Aufzeichnungen auch im Gemeinschaftsgebiet elektronisch geführt und aufbewahrt werden.

    Bei der Aufbewahrung von Rechnungen müssen inländische Unternehmer:innen alle Rechnungen im Inland aufbewahren, es sei denn, die elektronische Aufbewahrung gewährleistet einen vollständigen Datenfernabruf. In diesem Fall dürfen die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahrt werden. Jedoch muss der Finanzverwaltung mitgeteilt werden, dass die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

    Es besteht seit dem 1. Januar 2023 die Möglichkeit, elektronische Bücher und Aufzeichnungen auf schriftlichen oder elektronischen Antrag gemäß §146 Absatz 2b AO in einem oder mehreren Drittstaaten zu führen und aufzubewahren, unter der Bedingung, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, wie die Bekanntgabe des Standorts und die Gewährleistung des Datenzugriffs.

    Folgen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungsfrist

    • Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff StGB (Strafgesetzbuch)
    • Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften
    • Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden
    • Bei Vorliegen der jeweiligen weiteren Voraussetzungen kann die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben

    Was muss 6 und was 10 Jahre aufbewahrt werden?

    Die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Geschäftsunterlagen beträgt entweder 6 oder 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung geregelt:

    • Nach § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
    • Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

    Welche Unterlagen genau wie lange aufbewahrt werden müssen, haben wir in dieser alphabetisch sortierten Tabelle für Sie zusammengestellt:

    Gesetzliche Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert

     

    SchriftgutAufbewahrungsfrist (Jahre)
    Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)10
    Abschreibungsunterlagen10
    Abtretungserklärungen, soweit erledigt6
    Änderungsnachweise der EDV-Buchführung10
    Akkreditive10
    Aktenvermerke,
    wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege
    6
    10
    Angebote mit Auftragsfolge6
    Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)10
    Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)10
    Anlagenvermögensbücher- und Karteien10
    Anträge auf Arbeitnehmersparzulage6
    Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)10
    Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation10
    Aufzeichnungen10
    Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung)10
    Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege
    wenn sonstige
    10
    6
    Bankbelege10
    Bankbürgschaften nach Vertragsende6
    Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb10
    Belegformate10
    Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege10
    Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)10
    Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung10
    Bestell- und Auftragsunterlagen6
    Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen10
    Betriebskostenrechnungen6
    Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)6
    Bewertungsunterlagen10
    Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)10
    Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen10
    Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation10
    Buchungsanweisungen, -belege10
    Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
    als Buchungsbeleg
    6
    10
    Dauerauftragsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage)10
    Dateien, Beschreibungen der10
    Dateiverzeichnisse10
    Datensätze, Beschreibung und Aufbau der10
    Datensicherungsregeln10
    Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)10
    Depotauszüge (soweit nicht Inventare)10
    Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,
    Lizenzen, Zollunterlagen etc.)
    6
    Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung10
    Eingabedatenformate10
    Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu10
    Einnahmenüberschussrechnung10
    Einheitswertunterlagen10
    Eröffnungsbilanzen10
    Essensmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage)6
    Exportunterlagen6
    Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg)6
    Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei
    EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege
    10
    Finanzberichte6
    Frachtbriefe6
    Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen
    soweit Buchungsbeleg
    10
    Geschäftsberichte10
    Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),
    als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift, soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam
    6
    Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage)6
    Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)10
    Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen10
    Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)10
    Gutschriften im Sinne der „umgekehrten Rechnung“10
    Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift)6
    Handelsbücher10
    Handelsregisterauszüge,
    beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich
    6
    Hauptabschlussübersicht10
    Inventare (§ 240 HGB)10
    Investitionszulage (Unterlagen)6
    Jahresabschluss mit Erläuterungen10
    Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent10
    Kalkulation und Kalkulationsunterlagen,
    wenn handels- oder steuerrechtlich relevant
    z.B. für Vorratsbewertung (außer für Kalkulation der Herstellkosten)
    6
    Kassenberichte10
    Kassenbücher/-blätter10
    Kassenzettel,
    wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel
    6
    0
    Kontenpläne und Kontenplanänderungen10
    Kontenregister10
    Kontoauszüge10
    Konzernabschluss (§ 290 HGB)10
    Konzernlagebericht (§ 290 HGB§ 350 HGB)10
    Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,
    wenn Buchungsbeleg
    6
    10
    Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen10
    Lagerbuchführungen10
    Lieferscheine,
    sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung
    6
    10
    Lohnbelege als Buchungsbelege10
    Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen10
    Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion10
    Mahnbescheide und
    Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und
    inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)
    6
    Maske (Bildschirm-, Druck-)10
    Menu-Übersicht10
    Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege10
    Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlage)6
    Nebenbücher10
    Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung10
    Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege6
    Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege10
    Preislisten,
    wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen
    6
    10
    Programmablaufbeschreibungen10
    Programmverzeichnisse10
    Protokolle als Handelsbrief6
    Prozessakten6
    Prüfungsberichte des Abschlussprüfers10
    Quittungen10
    Rechnungen an Unternehmer10
    Rechnung an Privatpersonen für Werkleistung imZusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht

    für den Rechnungsempfänger)

    10
    Reisekostenabrechnung10
    Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)10
    Sachkonten10
    Saldenbilanzen10
    Schadensunterlagen,
    wenn Bilanzunterlagen
    6
    10
    Scheck- und Wechselunterlagen,
    als Buchungsbeleg
    6
    10
    Schriftwechsel6
    Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung10
    Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen10
    Steuererklärungen und Steuerbescheide10
    Systemhandbücher10
    Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege10
    Überstundenlisten, wenn Lohnbelege10
    Überweisungsbelege10
    Umsatzsteuervoranmeldungen10
    Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung10
    Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)10
    Verkaufsbücher10
    Vermögensverzeichnis10
    Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege10
    Versicherungspolicen,
    wenn nach Ablauf der Versicherung
    10
    6
    Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von
    Bedeutung und wenn Buchungsbelege
    10
    Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)10
    Wareneingangs- und Warenausgangsbücher10
    Wechsel10
    Zahlungsanweisungen10
    Zollbelege6
    Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung10
    Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)10

    Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.

    Zusammenfassung

    Sie sehen, nicht nur wenn Sie eine Rechnung schreiben oder einen Beleg oder eine Gutschrift erhalten, müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten.

    Außerdem gibt es noch spezielle Fristen im Aktien-, Arbeits-, Beamten-, Produkthaftungs-, Sozialversicherungs-, Steuer-, sowie Banken- und Versicherungsgesetz und ebenfalls in der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung und der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe.

    Für weitere Informationen und Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Er kann Ihnen als Fachmann genau sagen, wie lange Sie das Dokument oder den Beleg aufbewahren müssen. Auch zuständiges Finanzamt gibt Ihnen gerne darüber Auskunft, wie lange Sie die jeweilige Geschäftsunterlage aufbewahren müssen. Mit dem Rechnungsprogramm Lexware Office von Lexware können Sie problemlos uns schnell Belege bzw. Rechnungen scannen und archivieren.

    Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.

    Quelle: IHK Berlin und Stuttgart

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