ALPEN-Methode

Einen Tagesplan Schritt für Schritt mit der ALPEN-Methode erstellen

Die einzelnen Schritte haben wir bereits aufgelistet. Sie entsprechen den einzelnen Buchstaben im Akronym.

Ein Tagesplan bringt Struktur in Ihren Tag und hilft Ihnen, Ihre Arbeit schneller zu erledigen. Natürlich müssen Sie dafür ein wenig Zeit in die Erstellung des Tagesplans investieren. Glücklicherweise geht das mit der ALPEN-Methode sehr schnell, sodass Sie am Ende eine Menge Zeit einsparen werden.

Aufgaben und Termine notieren

Im ersten Schritt erstellen Sie eine Liste mit all Ihren Aufgaben, Terminen und Aktivitäten des Tages. Das beinhaltet wirklich alle Tätigkeiten, die Sie geplant haben. Von der E-Mail-Beantwortung bis hin zur Dienstreise kommt alles in diese Liste.

Eine der ältesten Methoden, um sich einen Überblick zu verschaffen, ist es, Dinge aufzuschreiben. Es hat aber noch einen zusätzlichen Effekt: man kann sich Dinge besser merken, wenn man sie aufschreibt. Nicht, weil sie dann auf einem Zettel stehen, sondern weil sich unser Gehirn dann für einen Moment damit beschäftigen muss und sie abspeichert.

Haben Sie alle Aufgaben, Termine und Aktivitäten aufgeschrieben, gehen Sie zum nächsten Schritt über.

Länge einschätzen

Der Zeitaufwand der einzelnen Aufgaben ist nicht immer genau abschätzbar. Die Bearbeitung von E-Mails hängt von der Menge der E-Mails ab. Die Dienstreise hingegen hat vermutlich einen festen Zeitrahmen. Bei der Schätzung des Zeitaufwands sollten Sie so genau wie möglich sein.

Die geschätzte Zeit ergibt Ihre Arbeitszeit für den Tag. So können Sie sich im Grunde einen 8-Stunden-Tag zurechtlegen. Können Sie die geschätzte Zeit mal nicht einhalten, weil Sie beispielsweise zu viele E-Mails beantworten müssen, verlegen Sie nach Ablauf der geschätzten Zeit die restlichen E-Mails auf den nächsten Tag, sofern diese nicht unbedingt heute beantwortet werden müssen.

So halten Sie Ihre Arbeitszeit ein und arbeiten effizienter. Dabei spielt auch das Parkinsonsche Gesetz eine Rolle, das besagt, dass Sie so viel Zeit für eine Aufgabe benötigen, wie Sie sich selbst dafür nehmen. Setzen Sie für die Beantwortung Ihrer E-Mails eine Zeit von einer Stunde, werden Sie auch eine Stunde benötigen.

Dabei könnten Sie es vielleicht auch in 30 Minuten schaffen.

Schätzen Sie die Länge also realistisch ein, aber seien Sie dabei nicht zu spendabel mit Ihrer Zeit. Natürlich schaffen Sie die Beantwortung der E-Mails auf jeden Fall in acht Stunden, aber Sie wollen ja auch noch andere Tätigkeiten schaffen.

Pufferzeiten einplanen

Ein Tagesplan ist nur so gut, wie die unvorhersehbaren Ereignisse, die ihn durcheinanderbringen. Plötzlich kommt ein neuer Eilauftrag rein, der oder die Kolleg:in ist krankgeschrieben, ein unerwartetes Telefonat kommt dazwischen. Unvorhersehbare Ereignisse bringen auch den besten Plan in Gefahr.

Deshalb plant die ALPEN-Methode Pufferzeiten ein. Dabei planen Sie nur ungefähr 60 Prozent Ihres Arbeitstages für Aufgaben ein und lassen die restlichen 40 Prozent offen. 20 Prozent davon sind Ihr Zeitpuffer, den Sie verwenden, um Verschiebungen aufzufangen oder, wenn der Tag nach Plan verläuft, andere Aufgaben zu erledigen.

Die restlichen 20 Prozent dienen der sozialen Aktivität. Also Gesprächen mit den Kolleg:innen, Pausen oder einfach das soziale Leben.

Entscheidungen treffen

Der schwierigste Schritt ist das Treffen von Entscheidungen. Hier teilen Sie alle Aufgaben nach Wichtigkeit ein. Sie müssen entscheiden, was Sie heute erledigen wollen und was sich auch noch auf morgen verschieben lässt. Oder delegieren Sie Aufgaben, wenn Sie Mitarbeiter:innen haben.

Am besten verwenden Sie dabei die Eisenhower-Methode und teilen Ihre Aufgaben in die Kategorien „wichtig“, „unwichtig“, „dringend“ und „nicht dringend“ ein und gehen dann folgendermaßen mit Ihren Aufgaben um:

• unwichtig und nicht dringend – aufschieben
• wichtig und nicht dringend – hinten anstellen
• unwichtig und dringend – delegieren
• wichtig und dringend – heute erledigen

Natürlich lassen sich nicht immer alle Aufgaben genau nach diesem Schema einteilen, aber am Ende müssen Sie eine Entscheidung treffen. Die Einteilung dient vor allem der Entlastung. Halten Sie sich zu sehr mit unwichtigen Aufgaben auf, ist es umso stressiger, die wichtigen Aufgaben zu erledigen.

Nachkontrolle

Die Nachkontrolle steht am Ende des Tages an. Dann kontrollieren Sie, ob Ihr Tagesplan funktioniert hat. Dabei können Sie zu jedem Schritt noch einmal einige Fragen beantworten:

• Haben Sie alle Aufgaben geschafft, die Sie sich vorgenommen haben?
• Hat die geschätzte Länge ungefähr gepasst bei den jeweiligen Aufgaben?
• Haben die Pufferzeiten gereicht?
• Haben Sie die richtigen Entscheidungen bezüglich der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben getroffen?

Sie können nicht erwarten, dass das Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode direkt perfekt funktioniert. Sie müssen Ihre Erfahrungswerte nutzen, um Ihre Tagespläne zu verbessern und anzupassen. Mit der Zeit werden Sie feststellen , dass Sie damit viel Zeit sparen.

Ein Beispiel für die ALPEN-Methode
So kann Ihr Zeitplan für einen Arbeitstag ausschauen. Für mehr Struktur können Sie sich auch ganz einfach unsere kostenlose Vorlage herunterladen.

1. 08:30 bis 09:00 Uhr: Ungeöffnete Mails abarbeiten – Dauer: 30 Minuten – Zeitpuffer: 15 Minuten
2. 09:15 bis 10:00 Uhr: Meeting mit der Abteilung – Dauer: 45 Minuten – Zeitpuffer: 15 Minuten
3. 10:15 bis 11:00 Uhr: Planung des neuen Projekts – Dauer: 45 Stunde – Zeitpuffer: 15 Minuten
4. 11:15 bis 11:45 Uhr: Konkretisierung des Plans – Dauer: 30 bis 44 Minuten
5. 12:00 bis 13:00 Uhr: Mittagspause

Dieses Beispiel verdeutlicht, wie Sie mithilfe der ALPEN-Methode Ihren Arbeitstag planen können. Wichtig ist, dass Sie am Ende des Tages nicht vergessen Zeit für die Erstellung eines neuen Tagesplans für den nächsten Tag einzuplanen.

ALPEN-Methode: Vor- und Nachteile

Vorteile

• Die ALPEN-Methode illustriert veranschaulichend die Struktur ihrer Aufgabe
• Die Methode hilft dabei, die eigene Arbeitsweise besser kennenzulernen
• Es zeigt deutlich, wo die Zeitfresser im Arbeitsalltag liegen
• Die Dauer der Aufgaben wird im Voraus abgeschätzt. Auf diese Weise wird ihr Arbeitsalltag deutlich und man verliert sich weniger in Details.
• Die ALPEN-Methode ist auch nützlich, um Nein zu sagen.
• Als positiv zu bewerten ist, dass am Ende des Tages die erledigten Aufgaben einfach abzuhaken sind

Nachteile

• Um die ALPEN-Methode richtig anwenden zu können, müssen Sie in der Lage sein, die Arbeitsaufgaben und die dazugehörigen Zeiten richtig einzuschätzen. Wer im Team arbeitet, wird eine Einschätzung noch schwieriger.
• Die ideale Idee, 40 % pro Tag als Puffer zu verwenden, kann in einigen Branchen unpraktisch sein. Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Sobald Sie mit viel Kunden arbeiten, kann dieser Puffer schnell aufgebraucht sein.
• Ein wichtiger Schritt bei dieser Methode ist die Priorisierung der Aufgaben. Dabei müssen Sie die Arbeit delegieren. In einem modernen und dynamischen Arbeitsumfeld werden solche Gelegenheiten immer seltener.
• Es ist ausschließlich für sehr disziplinierte und gut organisierte Anwender hervorragend.

Fazit

Die ALPEN-Methode ist eine hervorragende Möglichkeit, den Arbeitsalltag zu strukturieren und sowohl einfach als auch effizient zu gestalten. Außerdem werden Zeitfresser mit dieser Methode ausfindig gemacht und können eliminiert werden.
Natürlich können Sie die Methode beliebig nach Ihren eigenen Vorlieben abändern oder erweitern.