§ 14 UStG

§ 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen

Die Ausstellung von Rechnungen ist für alle Selbstständigen ein wichtiger Bestandteil der Selbstständigkeit. Für die Ausstellung von Rechnungen gelten dabei feste Regeln, die aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) hervorgehen. Konkret handelt es sich um den § 14 im UStG. Was dieser besagt und was bei der Ausstellung von Rechnungen beachtet werden muss, erfahren Sie in diesem Artikel.

Paragraph 14 UStG und die Folgevorschriften

Die Ausstellung von Rechnungen folgt definierten Regelungen, die im Umsatzsteuergesetz festgehalten sind. Besonders wichtig ist dabei Paragraf 14 UStG. Dieser enthält die Vorschriften für die Pflichtangaben, die Sie beim Rechnung schreiben beachten müssen.

Zusätzlich sind aber auch die Folgevorschriften wichtig, da diese sich direkt auf § 14 UStG beziehen. Das sind die Paragrafen 14a, 14b und 14c.

Die korrekte und rechtzeitige Ausstellung von Rechnungen ist vor allem für die Rechnungsempfänger:innen wichtig, da diese anhand der Rechnungen den Vorsteuerabzug ermitteln und abrechnen. Kommen Rechnungen zu spät oder verzögern sich dadurch, dass sie falsch erstellt wurden und ersetzt werden müssen, kann das den Vorsteuerabzug verzögern.

Für zu spät ausgestellte Rechnungen kann es deshalb auch Geldstrafen geben, die ebenfalls im Umsatzsteuergesetz geregelt sind. Diese finden sich in § 26a UStG.

Die Inhalte von § 14 UStG und den Folgevorschriften

14 UStG behandelt wie gesagt die Regelungen für die Ausstellung von Rechnungen. Darin sind die folgenden Aspekte enthalten und erläutert:

• Was ist eine Rechnung?
• Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?
• Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
• Wie wird die Echtheit einer elektronischen Rechnung gewährleistet?
• Welche Vereinfachungen der Besteuerung sind möglich?
• Was gilt, wenn der oder die Rechnungsempfänger:in im Ausland sitzt?

14a UStG behandelt die Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen. Insbesondere geht es darum, wie eine Rechnung ausgestellt werden muss, wenn eine Leistung in einem EU-Mitgliedsstaat erbracht wird, also nicht nur die Rechnung ins Ausland geht, sondern auch die Leistung selbst. Dadurch ändert sich die Regelung für die Umsatzsteuer. Die Rechnung muss dann mit dem Vermerk versehen werden, dass die Steuerschuld auf die Leistungsempfänger:innen übergeht.

14b UStG regelt die Aufbewahrung von Rechnungen. Auch dafür gelten exakte Vorschriften. So gilt beispielsweise eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für alle Rechnungen. Für die Aufbewahrung gilt zudem eine Verpflichtung für die Archivierung im Inland.

14c UStG regelt die unberechtigten oder fehlerhaften Steuerausweise. Beispielsweise, wenn der Steuerbetrag gesondert ausgewiesen wird, obwohl das nicht erlaubt ist. Die Regelungen besagen, dass Rechnungsersteller:innen unberechtigte oder falsche Steuerausweise schuldig sind und diese begleichen müssen

Die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

14 UStG stellt insgesamt zehn Pflichtangaben, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen.

Sowohl der oder die Rechnungssteller:in als auch der oder die Rechnungsempfänger:in müssen mit vollständigem Namen und vollständiger Anschrift auf der Rechnung angegeben sein.

Die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des rechnungsstellenden Unternehmens oder Selbstständigen muss auf der Rechnung stehen.

Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer darf auf keiner Rechnung fehlen -ausgenommen sind nur Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250,00 Euro. Diese kann aus mehreren Zahlenreihen bestehen, darf sich aber nicht wiederholen. Als fortlaufend gilt eine Rechnungsnummer, wenn ein Schema erkennbar ist, nach dem die Rechnungsnummer weitergeführt wird. Das kann beispielsweise einfach sein, dass die letzten Ziffern mit jeder Rechnung um 1 erhöht werden oder das Datum in der Rechnungsnummer enthalten ist.

Menge und Art der gelieferten Ware oder der geleisteten Dienstleistung müssen ebenfalls angegeben sein. Die Menge bezieht sich dabei entweder auf die Anzahl von zählbaren Werten oder geleisteten Stunden. Die Art ist entweder das Produkt oder das geleistete Angebot.

Der Zeitpunkt der Lieferung oder Lieferung muss ebenfalls auf der Rechnung vermerkt werden. Dieser kann vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweichen.

Das Entgelt muss auf der Rechnung nach Steuersätzen und eventuellen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Das bedeutet, dass alle Minderungen des Entgelts wie Rabatte auf einer Rechnung angegeben werden müssen.

Der zu zahlende Betrag muss zudem als Brutto-Betrag und Netto-Betrag aufgeführt werden. Dazu muss auch der angewendete Steuersatz auf der Rechnung stehen. Wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, weil eine Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung vorliegt, muss die Rechnung einen Verweis auf diese Steuerbefreiung beinhalten.

Das sind erst acht Pflichtangaben. Die letzten zwei Pflichtangaben sind für Sonderfälle vorgesehen.

Sonderfälle

Falls § 14b UStG berücksichtigt werden muss, darf der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des oder der Leistungsempfänger:in nicht fehlen.

Handelt es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift, also um eine umgekehrte Rechnung, die von dem oder der Leistungsempfänger:in für den oder die Leistungserbringer:in erstellt wird, muss eine Angabe auf der Rechnung stehen, dass es sich um eine Gutschrift handelt.

Dann ist eine Rechnung vollständig

Eine Rechnung ist dann vollständig, wenn sie die oben aufgelisteten Pflichtangaben enthält. Allerdings ist dabei zu beachten, dass diese Pflichtangaben nicht in einem Dokument stehen müssen. Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen und dementsprechend dürfen sich auch die Pflichtangaben auf mehrere Dokumente verteilen. Es müssen aber alle Pflichtangaben enthalten sein, damit die Rechnung vollständig ist.

Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, müssen die einzelnen Teile der Rechnung ersichtlich zusammengehören und es muss klar erkenntlich sein, dass alle Teile von dem oder der Rechnungssteller:in erstellt worden sind. Eine eindeutige Zuordnung durch beispielsweise eine Identifikationsnummer ist dann also Voraussetzung.

Die Vollständigkeit einer Rechnung muss von dem oder der Rechnungsempfänger:in überprüft werden. Fehlen Pflichtangaben, wird eine Korrektur bei dem oder der Rechnungsersteller:in angefordert. Meistens folgt dann zuerst eine Stornorechnung und anschließend eine neue, vollständige Rechnung.

Unvollständige Rechnungen können zu großen Problemen mit dem Finanzamt führen. Vor allem, wenn eine unvollständige Rechnung erstmal für den Vorsteuerabzug verwendet wird und sich erst später, zum Beispiel bei einer Prüfung des Finanzamts herausstellt, dass die Rechnung unvollständig ist.

Auch eine falsche Steuernummer oder Steuer-ID kann zu Problemen führen, da sich die Rechnung dann nicht mehr korrekt zuordnen lässt. Gleiches gilt für falsche Namen, Adressen oder Firmenbezeichnungen.

Die Konsequenzen können bei unvollständigen Rechnungen sowohl für Rechnungsersteller:in als auch Rechnungsempfänger:in schwerwiegend sein. Sobald ein Fehler auffällt, sollte dieser also dringend korrigiert werden, auch wenn das einen gewissen Aufwand bedeutet.

Eine bereits verbuchte Rechnung darf nicht verändert werden. Deshalb muss bei einem Fehler die falsche Rechnung storniert und eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben erstellt werden.

Der Leistungszeitpunkt auf der Rechnung

14 UStG sieht vor, dass für eine Leistung oder eine Lieferung der Zeitpunkt angegeben wird. Das gilt dann, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung nicht mit dem Leistungsdatum übereinstimmt. Wird eine Leistung oder Lieferung vor dem Ausstellungsdatum erbracht, muss das Leistungs- beziehungsweise Lieferungsdatum angegeben werden.

Dem widerspricht allerdings die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV), laut der die Angabe des Kalendermonats als Leistungszeitpunkt oder Lieferungszeitpunkt ausreicht. Sofern das Leistungsdatum oder Lieferungsdatum auf einem anderen Dokument vorhanden ist, reicht nach der UstDV sogar nur ein Verweis auf dieses Dokument auf der Rechnung. Das kann beispielsweise ein Verweis auf einen Lieferschein sein.

Der sichere Weg ist aber immer die Angabe des vollständigen Datums zu jeder Leistung und Lieferung auf der Rechnung.

Listet die Rechnung mehrere Leistungen und Lieferungen auf, muss zu jeder Leistung und jeder Leistung auch der Zeitpunkt angegeben werden. Außerdem muss dann auch für jede Leistung und Lieferung der Steuersatz angegeben werden.

Weitere Angaben in der Rechnung

Für die Angaben in der Rechnung ist nicht alleine § 14 UStG verantwortlich. Diese Pflichtangaben bleiben zwar immer bestehen, es gibt aber noch weitere Angaben, die verpflichtend sein können.

Dabei kommt es allerdings auf Branchen und Arten der Rechnung an. Laut dem Handelsgesetzbuch (HGB) gelten Rechnungen als Geschäftsbriefe und müssen rechtlich auch so behandelt werden. Das hat zwar keinerlei Einfluss vonseiten des Steuerrechts, aber muss seitens des Handelsrechts behandelt werden. Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe laut dem HGB decken sich mit den Pflichtangaben für Rechnungen laut dem UStG, daher sollte es in dem Fall kaum zu Problemen kommen.

Es gibt aber auch noch andere Gesetze, die einen Einfluss auf die Rechnungsausstellung nehmen können. Diese stammen meist aus bestimmten Branchen. So ist es für Unternehmen, die Elektrogeräte herstellen, beispielsweise verpflichtend, auf der Rechnung die durch das Elektronik- und Elektonikgerätegesetz (ElektroG) vorgeschriebene Registriernummer anzugeben.

Auf Boni, Skonto oder Rabatte kann auf der Rechnung hingewiesen werden, wenn die Höhe dieser noch nicht feststehen. Ein Hinweis lautet beispielsweise: „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“.

Die auf der Rechnung erwähnte Vereinbarung muss aber zwingend bereits in schriftlicher Form vorliegen. Sofern die Höhe der Vereinbarung bereits bekannt ist, muss diese auch angegeben werden.

Für elektronisch übermittelte Rechnungen gelten dieselben Pflichtangaben wie für Rechnungen in Papierform. Allerdings dürfen elektronische Rechnungen nur dann übermittelt werden, wenn der oder die Empfänger:in zuvor eine Zustimmung erteilt hat. Die elektronische Rechnung muss ordnungsgemäß übermittelt werden und sichergestellt sein, dass sie bei dem oder der Empfänger:in ankommt. Das bedeutet, dass die Herkunft echt, der Inhalt unversehrt und die Lesbarkeit garantiert ist.

Alle Pflichtangaben auf der Rechnung gelten auch für Rechnungen, die an Privatpersonen gestellt werden. Privatpersonen zahlen zwar keine Umsatzsteuer, aber wenn ein Unternehmen eine steuerpflichtige Leistung oder Lieferung erbringt, muss diese auch dementsprechend auf der Rechnung angegeben werden.