Offizielle Abschlagsrechnungen für einen Vorschuss mit wenigen Klicks schreiben und die finale Schlussrechnung daraus erstellen
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Ein Abschlag ist ein Vorschuss, den Sie von Ihrem Kunden in einer vereinbarten Höhe erhalten – noch bevor die Leistung erbracht ist. Sie ist also der Beleg für eine geleistete Anzahlung. Die Abschlagsrechnung ist pauschal, weil sie nicht auf einzelne Leistungs-Positionen verweist. Mit Lexware Office können Sie die Anzahlung für das Finanzamt bezüglich der Umsatzsteuer offiziell belegen und die Abschläge korrekt in Ihre Buchhaltung aufnehmen: Abschlagsrechnungen schreiben und daraus dann eine finale Schlussrechnung erstellen war nie leichter!
„Abschlagsrechnung schreiben“ kostenlos in Lexware Office testen
Ein Klick vom Lexware Office Dashboard entfernt, liegt die Funktion, um Abschlags- und Schlussrechnungen zu schreiben. Verständlich leitet die Software durch die Online-Mustervorlage. Lexware Office unterstützt Sie beim Ausfüllen der Abrechnung mit Autofill und achtet auf alle Pflichtangaben:
Fertig? Fertig! Jetzt einfach speichern, drucken, per E-Mail versenden oder die Abschlags- sowie die finale Schlussrechnung als Entwurf ablegen.
Lexware Office kann ein bestehendes Angebot oder eine Auftragsbestätigung als Grundlage nehmen und daraus eine Abschlagsrechnung schreiben. Die erstellte Rechnung bleibt mit dem ausgewählten Angebot oder der Auftragsbestätigung fest verknüpft. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, können Sie eine kumulierte Schlussrechnung aus allen Abschlagsrechnungen und Aufträgen erstellen. So sehen Sie immer, was zusammengehört und verfolgen bequem den Zahlungsfortschritt.
Zur Abschlagsrechnung gehört immer eine Schlussrechnung. In der Schlussrechnung wird kenntlich gemacht, welche Abschlagszahlungen Ihr Kunde schon geleistet hat und welcher Betrag für die gesamte erbrachte Leistung noch fällig ist. Angaben müssen Sie dazu keine zusammensuchen, denn Lexware Office bezieht die Informationen automatisch aus allen bereits geschriebenen Abschlagsrechnungen und kalkuliert alles durch – auch bei mehreren Zahlungen in einem größeren Zeitraum.
Testen Sie den kompletten Funktionsumfang von Lexware Office 30 Tage lang kostenlos. Oder Sie entscheiden sich direkt für Ihre Lexware Office Version und sparen beim sofortigen Kauf mit unserem Aktionsrabatt.
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Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Abschlagsrechnung.
Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen (z.B. über eine Abschlagsrechnung) sind gesetzlich gesehen die Ausnahme. Normalerweise wird eine Bezahlung erst nach dem Erbringen der Leistung oder dem Abschluss einer Lieferung fällig. In einigen Fällen sieht das Gesetz aber vor, dass der Leistungserbringer auch Abschlagszahlungen und Vorschüsse beziehungsweise Vorauszahlungen verlangen darf. Dies erfolgt dann üblicherweise über das Stellen einer Abschlagsrechnung.
Beispiele für gesetzliche Grundlagen zu „Abschlagsrechnung“:
Eine Abschlagsrechnung (auch Anzahlungsrechnung oder Akontorechnung genannt) wird pauschal vorab, d.h. vor Fertigstellung der vereinbarten Leistung bzw. Teilleistungen ausgestellt. Eine Abschlagsrechnung stellen Sie immer dann, wenn Sie für Ihren Auftraggeber noch keine Leistung erbracht haben oder die Leistung vom Empfänger noch nicht abgenommen wurde.
Eine typische Situation für eine Abschlagsrechnung
Ein typische Situation für eine Abschlagsrechnung ist ein vereinbarter Vorschuss, den Sie pauschal zu Beginn eines Projekts in Rechnung stellen wollen. Im Unterschied dazu ist eine Teilrechnung (oder präziser „Teilschlussrechnung“) eine ganz normale Rechnung. Sie wird für eine genau abgrenzbare Teilleistung gestellt (Beispiel: Keller eines Hauses ist als erster Bauabschnitt fertiggestellt. Und im Unterschied zur Abschlagsrechnung wird hier Ihre erstellte Leistung auch von Ihrem Auftraggeber abgenommen. Eine (Teil-) Rechnung steht für Sie als Unternehmer also nicht unter dem Vorbehalt der endgültigen Gesamtabrechnung. Sowohl für Abschlagsrechnungen als auch für (Teil-)Rechnungen gelten die gleichen Pflichtangaben. Lexware Office hilft Ihnen hier automatisch, keine der notwendigen Angaben zu vergessen.
Bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung gilt es, häufige Fehler zu vermeiden. Die häufigsten Fehler bei einer Abschlagsrechnung sind:
Vermeiden Sie diese Fehler, erstellen Sie Ihre Abschlagsrechnung einfach mit Lexware Office! Lexware Office erleichtert Ihnen das Erstellen einer Abschlagsrechnung: Bereits berechnete Abschläge sehen Sie schnell und übersichtlich. Bereits erstellte Abschlagsrechnungen sind im System hinterlegt. Lexware Office spart Ihnen Zeit und gibt Ihnen eine hohe Sicherheit für das Schreiben einer Abschlagsrechnung und der Schlussrechnung.
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Als ich mich vor vier Jahren selbstständig gemacht habe war für mich klar, dass ich mir keine Gedanken um korrekte Rechnungen machen will. Daher war für mich von Anfang an klar, dass ich eine Lösung brauche. Das war und ist seitdem für mich Lexware Office.
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E-Rechnung: Pflicht ab 2025 für B2B Geschäfte
Die Digitalisierung der Geschäftswelt schreitet voran und bietet Unternehmen die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zunehmend zu automatisieren. So werden Ressourcen frei für die eigene Geschäftsentwicklung. Ab dem kommenden Jahr ist die E-Rechnung nicht mehr nur für Geschäfte mit der öffentlichen Verwaltung verpflichtend, sondern auch im B2B. Alles Wichtige zur Einführung und den Übergangsfristen lesen Sie in unserem Artikel zur E-Rechnung.
Als Nutzer:in von Lexware Office brauchen Sie sich übrigens keinerlei Gedanken machen. Bei uns steht das E in E-Rechnung für einfach. Ab Sommer 2024 sind E-Rechnungen bei Lexware Office einfach dabei. Ohne Extrakosten. Noch nicht bei Lexware Office? Jetzt zum Testsieger wechseln und der E-Rechnung sorgenfrei entgegensehen.
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Als selbstständiger Unternehmer kennen Sie das Problem: Große Projekte dauern. Oft verzögern sie sich weit über die geplante Fertigstellung hinaus. Sie als Unternehmer gehen mit Ihrer Arbeitszeit in Vorleistung. Wenn sich ein Auftrag über Monate erstreckt und Sie Ihr Geld erst zum Schluss bekommen, können Sie finanziell unter Druck geraten. Daher sollten Sie eine Anzahlung vereinbaren bzw. eine Abschlagsrechnung stellen. Eine, oder auch mehrere Abschlagsrechnungen. Es kommt ganz darauf an, was für Sie und Ihr Projekt Sinn macht.
Die Pflichtangaben auf der Abschlagsrechnung sind exakt dieselben wie auf einer „normalen“ Rechnung. Allerdings muss draufstehen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.
Stückeln Sie Ihre Zahlungen, nummerieren Sie diese am besten der Übersichtlichkeit halber durch: „Abschlagsrechnung 1 von 4“, zum Beispiel. Außerdem sollte der Text der Rechnung festhalten, wann Sie die vereinbarte Leistung liefern werden oder geliefert haben.
Zu jeder Abschlagsrechnung gehört am Ende eine Schlussrechnung. Dazu müssen die bereits in Rechnung gestellten Summen vom Gesamtbetrag abgezogen werden, ebenso wie die bereits berechnete Umsatzsteuer abgezogen wird. Wann Sie welchen Prozentsatz Ihrer Arbeit berechnen, wissen Sie selbst am besten. Sie kennen Ihre Kunden und Ihr eigenes Verhandlungsgeschick: Vorschriften oder gesetzliche Regelungen gibt es nicht. Es kommt immer darauf an, was Sie machen.
Erfahrene Anbieter stellen bei größeren Projekten grundsätzlich eine Abschlagsrechnung über 20-30% vorab. Denn die Erfahrung zeigt: Bezahlt ein Kunde diese Abschlagsrechnung nicht, wird es noch andere Probleme mit dem Auftrag geben.
Mit Lexware Office haben Sie zwei Möglichkeiten, eine Abschlagsrechnung zu erstellen:
Wählen Sie aus der Belegliste in der Lexware Office Anwendung Ihr Angebot oder die Auftragsbestätigung aus. Rechts von der Belegliste werden Ihnen nun die Details zum ausgewählten Dokument angezeigt. Klicken Sie nun oben rechts auf die drei Punkte und anschließend auf ‚Weiterführen zur Abschlagsrechnung‘.
Es wird jetzt automatisch eine neue Abschlagsrechnung für Sie erstellt, die mit dem ausgewählten Angebot bzw. der ausgewählten Auftragsbestätigung verknüpft ist.
Wenn Sie Ihre Angebote und Auftragsbestätigungen mit einem anderen Programm als Lexware Office erstellen oder gar keine verwenden, weil Sie sich anders organisiert haben, gehen Sie wie folg vort:
Wählen Sie im Dashboard > Neue Rechnung > ‚Neue Abschlagsrechnung‘ aus (oder alternativ in der Belegliste: Neuer Beleg > Neue Abschlagsrechnung)
Anschließend können Sie diese Abschlagsrechnung bearbeiten und fertigstellen. In diesem Fall ist sie nämlich nicht mit einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung verknüpft.
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Wir erstellen im Hintergrund gerade deinen persönlichen Lexware Office Test-Account. Das dauert einen kurzen Moment. Danke für deine Geduld.
