Case Study: Kassenklingeln

Verkäufe und Gebühren von Etsy-Händlern automatisiert aufschlüsseln und mit der Buchhaltung synchronisieren

Bilanzbuchhalterin Mandy Rohm betreut Etsy-Händler
Sie setzt für ihre Mandanten auf reibungslose Datenübertragung zu Lexware Office dank Buchhaltungs-Sync von Kassenklingeln

Als Bilanzbuchhalterin, Lexware Office Premium Coach und Gründerin der Lebensentdecker unterstützt Mandy Rohm Selbständige bei einer effizienten und fehlerfreien Finanzbuchhaltung. Zu ihren Mandanten gehören zahlreiche Online-Händlerinnen, die sich den Herausforderungen des globalen E-Commerce stellen müssen – komplexe Herausforderungen wie die Abläufe auf der Handelsplattform Etsy, wo sämtliche benötigten Daten für Kundenrechnungen, Gebühren und Erstattungen in einem einzigen unübersichtlichen Download bereitgestellt werden.

Mit der Buchhaltungs-Sync Anbindung von Kassenklingeln für Lexware Office sparen Händler wertvolle Zeit beim Aufbereiten dieser Daten, reduzieren manuelle Arbeitsschritte und minimieren Fehler: Mandy kombiniert mit ihrem Team erfolgreich buchhalterisches Fachwissen mit dem Einsatz von digitalen Apps und Automatisierungen für ihre Kundschaft, was Effizienz und angenehmeres Arbeiten für alle bedeutet.

Integration von Kassenklingeln mit der Lexware Office Buchhaltungslösung für reibungslose Synchronisation der komplexen Etsy-Händlerdatensätze

Anforderungen

Wer von Deutschland aus bei Etsy verkauft, steht in Sachen Buchhaltung vor einer besonderen Schwierigkeit: Die amerikanische Handelsplattform erzeugt für jeden Vorgang eine Vielzahl von Buchungsvorgängen. Eine Bestellung löst mehrere Buchungen aus wie den Verkauf selbst, die abgezogenen Transaktionsgebühren, eventuelle Werbekosten, Währungsumrechnungen, Servicepauschalen und im Fall einer Retoure auch noch die entsprechende Erstattung. Alles wird von Etsy in einer Datei zusammengefasst, auch eventuell gegenzubuchenden Erstattungen. Rein digitale Produkte werden außerdem von Etsy als Zwischenhändler verkauft und die Erstattungen dieser Verkäufe bündeln meist mehrere Einzeltransaktionen und Umsatzsteuer, die Etsy entsprechend des Ziellandes erhebt und abführt. Das Ergebnis ist ein Datenkuddelmuddel im Rohformat, dessen übersichtlichere Aufbereitung für die Buchhaltung auch bei kleineren Händlern monatlich ganze Tage fressen kann und fehlerbehaftet ist.

Mandy suchte für ihre E-Commerce-Kundschaft mit Etsy-Shops nach einer Lösung, die diese Datenvielfalt fehlerfrei und automatisiert in die Buchhaltungssoftware überspielt und dort dann aber auch sofort in der benötigten nachvollziehbaren Struktur abbildet – ohne hohen Schulungsaufwand für die Kundin oder den Kunden.

Umsetzung

Als Lexware Office Premium Coach und Bilanzbuchhalterin kannte Mandy Rohm die zahlreichen Vorteile der Unternehmens– und Buchhaltungslösung bereits und wusste, welche Anforderungen Steuerkanzleien an die Abläufe in einer digitalen Zusammenarbeit haben sowie in welchen Formaten Buchhaltungsdaten angeliefert werden sollten. Diverse Tools, die das Etsy-Buchungssatzproblem lösen sollten, hatten Mandy bisher nicht überzeugt, sie blieb auf der Suche nach einer Lösung für „ihre“ Händler. Über das berufliche Netzwerk Citizen Circle lernte sie im Sommer 2021 Dagmar Kinter kennen, die dann 2023 das Kassenklingeln Buchhaltungs-Tool entwickelte. Die digitale Buchhalterin erkannte sofort den Vorteil, die Etsy-Daten zeitsparend zu Lexware Office zu übertragen.

Kassenklingeln als praxistaugliche Möglichkeit für Etsy-Händlerinnen und -Händler, die komplexen Transaktionsdaten aufzuschlüsseln erfasst nicht nur alle Gebühren, Erstattungen und Umsätze korrekt, sondern addiert die Gebühren jeweils nach Art, sodass sich die Buchungssätze um bis zu 86% reduzieren. Das Tool synchronisiert die Datensätze mit Lexware Office und entlastet so die Händler, ohne Mandy und ihr Team mit Zusatzaufwand zu belegen. Mandy stellte anhand einer Demo und eines Tests schnell fest, dass die automatisierte Datenübertragung durch Kassenklingeln in die Buchhaltung genau das war, was sie ihren Mandanten empfehlen würde – auch, um dem eigenen Anspruch an Präzision und nachvollziehbare Strukturen in der Buchhaltung gerecht zu werden.

Lösung

Mandy Rohm und die Lebensentdecker-Coaches empfehlen ihren Etsy-Händlerkunden die Kombination der Kassenklingeln-Anbindung mit der Lexware Office Buchhaltung. Die Kassenklingeln Anwendung von Dagmar Kinter übernimmt die detaillierte Aufschlüsselung der vielfältigen Etsy-Transaktionsdaten und sorgt für eine fehlerfreie Synchronisation der Daten in die Buchhaltungslösung. In Lexware Office stehen diese dann in strukturierter Form bereit, sodass Mandy Rohm und ihr Team sie komfortabel weiterverarbeiten und bei Bedarf direkt an den Steuerberater übergeben können. Die Etsy-Händler nutzen diese zwei nahtlos ineinandergreifenden digitalen Werkzeuge, sparen Zeit und Nerven, vermeiden Fehler und wissen, dass sie mit der smarten Kombination aus Fachwissen und Tools über rechtssichere professionelle Buchführung zu einem sehr bezahlbaren transparenten Preis verfügen.

Ergebnisse

Effizienz, Genauigkeit und Rechtssicherheit: Die Kombination der Kassenklingeln-Anwendung und Lexware Office hat für alle an den Buchhaltungsprozessen Beteiligten klare und messbare Verbesserungen erzielt. Etsy-Händlerinnen müssen nicht länger einen unübersichtlichen Datenexport von Etsy manuell sortieren, sondern können auf die automatisierte Synchronisation zurückgreifen. Sie sparen Zeit und Nerven, vermeiden Fehler und können sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Mandy Rohm und ihr Team verbringen keine Zeit mehr mit der Suche nach Fehlern, weil das Datenchaos gebändigt und bereinigt werden muss und erhalten die nötige Transparenz, um sich gemeinsam mit den Händlern auf Beratung und Analysen zu konzentrieren. Auch die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien für die Erstellung von Steuererklärungen wird erleichtert, da die Daten nun mit sehr vertretbarem Aufwand und jederzeit vollständig, sauber strukturiert und ohne aufwendige Nachbearbeitung übergeben werden können.

Mandy Rohm

Gründerin der Lebensentdecker, Bilanzbuchhalterin und Lexware-Office-Premium-Coach

Als geprüfte Bilanzbuchhalterin optimiere und automatisiere ich mit Begeisterung unklare Prozesse, inzwischen mit einem Team aus 5 Buchhaltern und einem Software-Entwickler, deren Stärke und Schwerpunkt Automatisierung ist. Deshalb finden wir auch die Erweiterungen von Lexware Office so gut, so wie Kassenklingeln von Dagmar Kinder für die Etsy-Händler. Ich liebe an der Buchhaltungssoftware die Gamification-Elemente, man sieht auf einen Blick, was noch nicht zugeordnet wurde. Sehr anschaulich, wir hatten auch schon Fälle mit bis zu 19.000 nicht zugeordneten Buchungen, so weit lassen wir es dann natürlich nie wieder kommen.

Über die Lebensentdecker

Die von Mandy Rohm gegründeten Lebensentdecker sehen sich als mehr als Buchhaltungsdienstleistende, nämlich als “das GPS im Belegdschungel”: Das Team aus Automatisierungsexperten will Buchhaltung für Unternehmer verständlicher und stressfrei gestalten und bietet daher Serviceleistungen wie eine Checkliste für die Buchhaltung, Online-Kurse für digitale SelbstBucher und Automatisierungsunterstützung

Gegründet wurden die Lebensentdecker 2022 von Mandy im Süden von Berlin. Sie stellte ihr Leben um auf virtuelle Zusammenarbeit mit ihren Kunden und dem Lebensentdecker-Team und gestaltet die Buchhaltungswelt seitdem persönlicher und zugleich digitaler. Buchhaltung ist Mandys Superkraft und sie glaubt fest daran, dass dieses oft unbeliebte Thema verständlich, sondern auch stressfrei und papierlos funktionieren kann. Ihre Motivation und ihr Motto: So finden kreative Selbständige ebenfalls Freude an der Buchhaltung, auch wenn sie keine Zahlenmenschen sind!

Über Kassenklingeln

Die Etsy-App von Kassenklingeln ist die von Dagmar Kinter entwickelte Lösung für die automatische Synchronisation von Etsy-Buchungen mit Lexware Office. Bis zu drei Etsy-Shops mit unbegrenzten Buchungen lassen sich damit verwalten, indem die unübersichtlichen von Etsy bereitgestellten Datenmengen strukturiert an die Buchhaltungslösung übergeben werden. Verkäufe, Erstattungen und Gebühren werden automatisch zu Lexware Office übertragen, automatische Zuordnungsvorschläge generiert. Diese können dann mit einem Klick angenommen werden – so sparen Etsy-Händler wertvolle Zeit, vermeiden Fehler und haben jederzeit den finanziellen Überblick. Buchhaltung effizienter, fehlerfreier und transparenter zu gestalten ist das Ziel und nur Kassenklingeln bietet den E-Commerce Buchhaltungs-Sync für Etsy mit Lexware Office.

Mit dem Buchhaltungs-Sync lassen sich die Buchungssätze um bis zu 86 % reduzieren, was bis zu 10 h Arbeitszeit pro Monat spart. Gegründet wurde Kassenklingeln von Dagmar basierend auf eigenen Erfahrungen mit einem Handmade-Shop, den sie bereits 2018 online stellte – der Anfang einer langen Lernkurve, von der heute die Kassenklingeln-Anwenderinnen profitieren dürfen.

Kassenklingeln kennenlernen!

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