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Lexware Office Case Study

Case Study: invoicefetcher® 

Optimierung von Prozessen durch Abholung digitaler Eingangsrechnungen

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Markus von Pescatore von der Firma Nuviu ist Fördermittelberater und hat seine administrativen Abläufe mit invoicefetcher® und Lexware Office optimiert.

Als Experte für Fördermittelberatung unterstützt Markus von Pescatore mit Nuviu andere dabei, finanzielle Zuschüsse erfolgreich zu beantragen. Bei mehreren tausend staatlichen Förderprogrammen ist garantiert für jedes Unternehmen mindestens ein relevantes Programm vorhanden: Von dieser Annahme ausgehend arbeitet das Team aus zehn Mitarbeitern und Markus selbst einerseits für Firmenkunden und andererseits auch für Berater, die sich selbst als Fördermittelexperten zertifizieren lassen. Immer geht es darum, möglichst wirksam Projekte finanzieren zu lassen und Wachstum zu ermöglichen, digitale Prozesse zu optimieren oder strategische Investitionen zu tätigen.

Effizientere Abläufe dank digitaler Optimierung und Automatisierung betrachtet Markus als den entscheidenden Wettbewerbsvorteil, um das eigene Unternehmen zu entwickeln. Mit der Kombination aus invoicefetcher® und Lexware Office arbeitet er rechtssicher, zeitsparend und vor allem endlich papierfrei.

Integration von invoicefetcher® mit der Lexware Office Buchhaltungslösung für Effizienz und Automatisierung

 

Anforderungen

Markus von Pescatore und sein Team starteten mit einem klassischen Organisationssystem teilweise noch auf Papier und versuchten dann, mithilfe von Ordnern in der Cloud, OneNote und Links in online abgelegten Dokumenten eine tragfähige Struktur zu erschaffen. Eingescannte Belege und aufwändige manuelle Verlinkungen in digitalen Ordnern konnten aber selbst die grundlegendsten Anforderungen an eine übersichtliche Administration nicht erfüllen – von Datenschutz gar nicht erst zu reden. Die Verteilung von Verantwortlichkeiten und Rollen gestaltete sich ebenso umständlich und schnell war klar: Markus brauchte für Nuviu eine effiziente und revisionssicher Lösung, die nicht mehr so fehleranfällig sein und vor allem ein papierloses Arbeiten ermöglichen sollte – mit einer ebenso sauber strukturieren Einarbeitung, damit der Schritt in die Digitalisierung reibungslos gelingt.

Zusammengefasst wollte er für Nuviu eine zukunftssichere Lösung, die gesetzliche Anforderungen erfüllt, Zeit spart und ihm und seinem Team ermöglicht, sich entspannt auf sein Kerngeschäft Fördermittelberatung zu konzentrieren. Ohne Papier, digital und mit sinnvoll vernetzten Prozessen und mit professioneller Einführung.

Umsetzung

Markus von Pescatore: „Wir hatten uns manuelle Verlinkungen in Ordnern gebaut, Verknüpfungen in Dokumente und Tabellen gesetzt. So haben wir die ersten Digitalisierungsversuche unternommen. Dann sprach ich mit Phillip Strauch von invoicefetcher®, der den Finger tief in die Wunde legte und darauf hinwies, wie viel Luft nach oben unsere Versuche noch hatten. Phillip hat uns dann aber auch sofort sehr kompetent unterstützt und dabei geholfen, invoicefetcher®  und Lexware Office einzuführen und miteinander zu verbinden. Er hat uns zunächst die Vorteile erklärt, dann bei der konkreten Umsetzung beraten und bei den ersten Schritten betreut, damit wir sehen konnten, wie gut diese Kombi funktioniert. Durch die individuelle Beratung wurden uns alle Punkte aufgezeigt, die sich verbessern ließen – und wie es ging, das zeigte uns dann Phillip Strauch auch. Jetzt funktioniert das alles natürlich wesentlich besser – und wer selbst eine ähnliche IT-Beratung für seine Digitalisierung in Anspruch nehmen will, kann sich diese Dienstleistung auch fördern lassen.“

Lösung

Die Nuviu Fördermittelberatung nutzt zur Automatisierung und Verschlankung der eigenen administrativen Abläufe die Lexware Office Buchhaltungslösung in Kombination mit invoicefetcher®, um Eingangsrechnungen automatisch einzusammeln, herunterzuladen und in die Buchhaltung zu übertragen. Beide Systeme arbeiten GoBD-konform und sicher in der Cloud, mobil und ortsunabhängig. Die Verknüpfung erfordert jeweils einen Account für beide Apps, die sich dann mit wenigen Klicks miteinander verbinden lassen.

Zusätzlicher Vorteil für Markus und sein Team: Seit er mit einer digital aufgestellten Steuerkanzlei arbeitet, kann sein Steuerberater zeit- und ortsunabhängig jederzeit eigenständig an die Daten, um Auswertungen und Steuererklärungen zu erstellen. Markus muss nie wieder Ordner hin und her tragen oder Belege vorsichtshalber kopieren, sondern profitiert von allen Vorteilen der Cloud.

Ergebnisse

Markus von Pescatore: „Wir wurden anfangs dankenswerter Weise von Phillip Strauch an die Hand genommen und bei der Einführung digitaler Prozesse für Buchhaltung und Rechnungsimport Schritt für Schritt unterstützt. Das klappte so gut, dass ich mittlerweile alle Kunden angeschrieben habe und digitale Rechnungen erbeten habe nach dem Motto „wenn du möchtest, dass deine Rechnung schnell bezahlt wird, schick sie per Mail – ansonsten dauert es.“ Siehe da, alle können es auf einmal per Mail. Da ist dann invoicefetcher® wichtig, denn wenn Eingangsrechnungen per Mail kommen, leiten wir sie per Mail mein Postfach bei invoicefetcher.email weiter und die anderen Rechnungen sammelt das Tool auch noch aus Kundenportalen ein und dann landen sie auch noch automatisiert in der Buchhaltung und werden mit wenigen Klicks zugeordnet. Das ist reibungslos und macht so viel Spaß, dass ich es in anderen Unternehmen in meinen Zuständigkeitsbereichen auch eingeführt habe. Anfangs brauchte ich zwar noch etwas Beratung und bin Phillip sehr dankbar, der uns da den entscheidenden Stups gegeben hat. Mittlerweile sind noch viele andere unserer Prozesse digitalisiert und ich baue selbst Workflows. Aller Anfang ist manchmal schwer, aber mit intuitiv bedienbaren Apps wie Lexware Office und invoicefetcher plus guter Betreuung läuft jetzt alles reibungslos und sehr effizient.“

 

Linienmuster

Markus von Pescatore

Inhaber

„Mein Name ist Markus von Pescatore, ich bin Inhaber von Nuviu Unternehmensberatung GmbH, einem Unternehmen der Fördermittelberatung. Vorher war ich Coach und hatte viele Kunden, die gute Entwicklungen durchlaufen haben. Eines Tages traf ich dann auf einen, der mir erzählte, dass er auf 3 Millionen Euro Investition satte 30% Zuschuss bekommt, den er nicht zurückzahlen muss. Das hat mich fasziniert und so habe ich begonnen, mich dafür zu interessieren, wie ich meinen Kunden auch so viel Geld besorgen kann. Anfangs war das ein bisschen naiv, denn so einfach ist es natürlich nicht. Ich durfte und darf seitdem viel lernen und das hat schon immer sehr viel Spaß gemacht.

Vor sieben Jahren habe ich dann ein Unternehmen in diesem Bereich aufgekauft und nach Berlin gebracht. Wir sind, anders als viele andere in diesem Bereich keine One-Man-Show, sondern haben zehn Mitarbeiter – wir beraten alle im B2B, die daran interessiert sind, in ihr Unternehmen zu investieren. In Produktionsstätten für mehrere Millionen genauso wie in professionelle Beratung.

Bei Beratung geht es dann so ab 3.500 Euro los, wenn Kunden beispielsweise in Digitalisierung und IT-Consulting investieren möchten.  Das sind tolle Aufgaben, weil wir vielen Menschen mit unserer Beratung helfen können, Zuschüsse zu erhalten und Geld zu sparen. Glückliche Kunden machen Spaß. Außerdem glaube ich, dass der Mittelstand im wahrsten Sinne des Wortes das Rückgrat unserer Gesellschaft ist.  Es hat gewaltige Auswirkungen, wenn es dem Mittelstand nicht gut geht und die von uns bearbeiteten Fördertöpfe sind zu 95% für diese KMU. Durch unsere Arbeit stärken wir mit unseren Mitteln die gesamte Gesellschaft und es ist erfüllend, etwas mit Sinn zu arbeiten, das auch noch solchen Spaß macht und anderen hilft.“

Über Nuviu

Markus von Pescatore: „Wir als Fördermittelexperten unterstützen andere Unternehmensberater dabei, ihren eigenen Kunden einen Fördermittelzuschuss zukommen zu lassen. Die Kundschaft dieser Berater kann deren Beratung oder andere Leistungen wie Suchmaschinenoptimierung oder Digitalisierungsunterstützung in Anspruch nehmen, auf diesem Weg ein größeres Projekt und bessere Leistung bekommen – dank Zuschuss für diese Dienstleistungen dann aber trotzdem nicht mehr bezahlen. Außerdem sind für wir Unternehmen tätig, die in die eigene Produktion, Maschinen, Hallen, Forschung und Entwicklung und andere Themen investieren wollen und dafür mit unserer Hilfe einen Zuschuss bekommen.“

Seit 2017 führt Markus von Pescatore die Nuviu Unternehmensberatung GmbH mit dem Unternehmenssitz direkt neben dem Kurfürstendamm in Berlin. Bereits seit 1991 (damals noch als Georg Gläve GmbH am Markt tätig) unter dem unterstützen die Experten für Fördermittelberatung ihre Kunden in den Bereichen Recherche, der Beantragung, Betreuung und der Abwicklung von Projekten. Fördermittelberatung sowie Besorgung von Zuschüssen für Unternehmen war und ist das Kerngeschäft des Unternehmens.

Die Digitalisierung von Prozessen war ein wichtiger Entwicklungsschritt für Nuviu. Anders als bei den viele Einzelunternehmern der Fördermittelberatungsbranche arbeiten heute zehn Mitarbeiter für die Berliner Agentur, die nach strengen Qualitätskriterien darauf achtet, dass jede Förderung sinnvoll und umsetzbar ist.

Über invoicefetcher®

Die Automatisierungslösung invoicefetcher® holt Eingangsrechnungen aus Online-Portalen turnusmäßig vollautomatisch ab und überträgt diese sicher per Schnittstelle an Lexware Office.

invoicefetcher® als deutsche Cloud-Software wurde mit dem Ziel entwickelt, das Zusammentragen von Belegen aus Kundenportalen und E-Mails zu organisieren und automatisieren. So sparen Unternehmen beziehungsweise deren für die Belegsuche zuständigen Mitarbeiter Zeit, Geld und Nerven: Statt sich monatlich von Portal zu Portal zu hangeln, sich überall einzuloggen und Downloads starten zu müssen oder Mails zu durchsuchen, sammelt Invoicefetcher vollautomatisiert die Belege ein und überträgt diese dann sicher per Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware. „Einmal einrichten und vergessen – weil es funktioniert“ lautet das erfolgreich umgesetzte Motto der Automatisierungslösung.

Gegründet wurde invoicefetcher bereits 2016 von Phillip Strauch  im brandenburgischen Schönefeld. Seine Geschäftsidee startete damit, dass er sich über die Notwendigkeit ärgerte, Rechnungen aufwändig manuell einsammeln zu müssen. Auf der Cebit im März 2017 war invoicefetcher dann bereits mit dem Ziel vertreten, den Empfang und das Sammeln von digitalen Belegen für Geschäftskunden zu automatisieren und zu vereinfachen.

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So unterschiedlich die Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Branchen und Ihres Unternehmens sind – mit unserem flexiblen Partner-Angebot bieten wir Ihnen die passende Lösung für die Buchhaltungsanbindung. Erfahren Sie durch unsere Case Studies, welche Vorteile Lexware Office dem jeweiligen Unternehmen bieten und sehen Sie unsere Software sowie Services in der Anwendung.

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