Case Study: flour

Anbindung von mehreren Fachhandelsgeschäften an Lexware Office und die Kassensoftware flour

Britta Janzen aus Kiel betreibt ihre „Wolle & Wunder“ Fachhandelsgeschäfte mit dem flour Kassensystem und Lexware Office

Ursprünglich als Journalistin tätig, entschied sich Britta Janzen vor acht Jahren dafür, sich einen Traum zu erfüllen und ein eigenes Ladengeschäft zu gründen. Heute ist sie die Inhaberin von Wolle & Wunder in Kiel: Britta betreibt gleich zwei erfolgreiche Wollgeschäfte, eines an der beliebten Einkaufsstraße Holtenauer Straße und eines im CittiPark, einem großen Einkaufszentrum. Sie beschäftigt zwölf Mitarbeiterinnen zwischen 24 und 80 Jahren plus einen Fahrradkurier und versorgt Kundschaft in buchstäblich jeder Altersgruppe mit Wolle, Beratung, Inspiration und gelegentlichen Events und Workshops für Einsteiger und Fortgeschrittene rund ums Handarbeiten.

Von Anfang an setzte Britta für ihre Selbständigkeit auf Lexware Office als Buchhaltungssoftware und bald danach auch auf flour als Kassensystem – sie ist immer noch hellauf begeistert davon, dass die beiden Systeme bald darauf miteinander verbunden wurden, was ihre administrativen Abläufe wesentlich effizienter macht.

Integration mit der Lexware Office Buchhaltungslösung für Effizienz und Automatisierung

Anforderungen

Britta Janzen wünschte sich eine Buchhaltungslösung, die einfach zu bedienen ist und Zeit spart sowie ein Kassensystem in der Cloud, damit sie jederzeit von überall in die Warenwirtschaft eingreifen kann: „Ich wollte nichts mehr abheften, sortieren oder dokumentieren müssen. Im Umgang mit Papier bin ich einfach nicht gut. Deshalb habe ich von Anfang an beziehungsweise schon bei der Gründung meiner Fachhandelsgeschäfte großen Wert darauf gelegt, alle Geschäftsunterlagen digital parat zu haben. Denn ich wollte weder mit Pendelordnern noch Schuhkartons hantieren oder externe Dienstleister für die Buchhaltung in Anspruch nehmen, trotzdem sollte meine Steuerberaterin ebenso unkompliziert an alle Daten können. Auch das Kassensystem musste übersichtlich und simpel zu bedienen sein, denn meine Mitarbeiterinnen können alle fantastisch stricken, aber bei der Technik gibt es häufig Berührungsängste. Ich brauchte also eine Lösung, die ich auch von zuhause einsehen kann – und zwar eine zuverlässige, die stabil läuft.“

Umsetzung

Britta Janzen nutzte flour und Lexware Office bereits getrennt voneinander, bevor es die Technikpartner-Integration gab und war begeistert, als sie die beiden Systeme dann effizient verbinden konnte. „Als ich mit Lexware Office starten wollte, habe ich mir ein Video angeschaut und sofort gewusst: Das kann ich. Ohne Mathe können zu müssen, gibt es Finanz-Auswertungen auf Knopfdruck, die Umsatzsteuer kann ich auch gleich erledigen, toll. So bin ich mit Lexware Office, damals noch lexoffice genannt, direkt eingestiegen. Zunächst hatte ich damals noch ein anderes cloud-basiertes Kassensystem, das aber nach einer Übernahme durch eine andere Firma in eine Richtung weiterentwickelt wurde, die unseren Ansprüchen nicht mehr genügt hat. Also recherchierte ich und kam auf flour als mobile Lösung, um ohne aufwändige Installationen direkt in allen meinen Geschäften sicher kassieren und Administratives auch vom Home-Office aus verwalten zu können. Die dann bereitgestellte Partner-Integration war eine tolle Neuigkeit und ich habe flour sofort mit Lexware Office verbunden.“

Lösung

Die Wolle & Wunder Fachhandelsgeschäfte nutzen die Lexware Office Buchhaltungslösung in Kombination mit dem flour Kassensystem zum Kassieren in allen Filialen in Kiel. Beide Systeme arbeiten GoBD-konform und sicher in der Cloud, mobil und ortsunabhängig. Die Verknüpfung erfordert jeweils einen Account für beide Apps, die sich dann mit wenigen Klicks miteinander verbinden lassen. Anschließend werden in flour nur noch die Kassen ausgewählt und Entnahmen sowie Einlagen entsprechend den Lexware Office-Vorgaben zugewiesen: Ab jetzt werden Einnahmen und Ausgaben zwischen flour und Lexware Office synchronisiert, Bankbuchungen automatisch den erfassten Belegen zugeordnet und es erfolgt die automatische Übertragung der Rechnungen, Gutschriften, Entnahmen und Einlagen aus flour an das Lexware Office Kassenbuch. Diese Automatisierung spart Zeit, verhindert Übertragungsfehler und alle Daten synchroner Lagerbestände und der Buchhaltung stehen immer überall zur Verfügung – auch dem Steuerberater, der über den in Lexware Office integrierten Zugang bei Bedarf Daten exportieren kann.

Ergebnisse

Britta profitiert durch Zeitersparnis und Automatisierung von der Integration der beiden Lösungen: „Ich muss nicht mehr täglich Kassenberichte manuell hochladen, diese als Einnahmen verbuchen und dabei angeben, was Bareinnahmen und was EC-Zahlungen sind. Denn das Kassenbuch von flour wird direkt in Lexware Office eingespielt und die Einnahmen können direkt mit dem richtigen Steuersatz und dem richtigen Kontenrahmen verbucht werden. Das spart nicht nur jeden Tag ein paar Minuten und damit im Monat ein paar Stunden Zeit – es gibt auch keine Übertragungsfehler mehr. Das ist wirklich Gold wert, denn ich muss mich um gar nichts mehr kümmern. Alles wird automatisch gerechnet, daraus wird die Umsatzsteuervoranmeldung generiert, die ich mit ein paar Klicks erledige. Seit ich auch noch die Amazon Business Partnerintegration nutze, muss ich nicht einmal mehr am Monatsende die Rechnungen zu den Amazon-Bestellungen suchen. Das war nämlich der einzige verbliebene Zeitfresser, der ist jetzt auch weg.“

Britta Janzen

Inhaberin Wolle & Wunder

„Mein Name ist Britta Janzen, ich komme aus Kiel und bin heute 53 Jahre alt, verheiratet, zwei Kinder. In meinem ersten Leben war ich mehr als 20 Jahre Journalistin – doch vor vor neun Jahren habe ich beschlossen, einen ganz anderen Weg einzuschlagen und habe ein Wollgeschäft gegründet. Rückblickend war das vielleicht ein bisschen naiv und sehr optimistisch. Aber es hat von Anfang an fantastisch funktioniert und ich habe vor vier Jahren ein zweites Geschäft übernommen. Zwischenzeitlich sogar noch ein drittes, das ich aber leider schließen musste, weil der Mietvertrag nicht verlängert wurde. Ich kümmere mich als Einzelunternehmerin selbst um alles und daher war es für mich von Anfang an sehr wichtig, papierlos und digital in der Cloud zu arbeiten. Ich liebe meinen Job, auch wenn er viel fordert, aber er ermöglicht es mir, mein eigenes Ding zu machen! Dank meiner hochmotivierten Mitarbeiterinnen und innovativer Lösungen kann ich alles genau so tun, wie ich es möchte und vor allen Dingen, wann ich es möchte. Einfach zu bedienende mobile Lösungen wie flour und Lexware Office, die dann auch noch perfekt miteinander arbeiten, machen vieles einfacher oder erst möglich.“

Über Wolle & Wunder

Wolle & Wunder in Kiel setzt auf Service und Beratung. Die Firma von Britta Janzen betreibt aktuell zwei Fachhandelsgeschäfte an der beliebten Einkaufsstraße Holtenauer Straße und im CittiPark, einem großen Kieler Einkaufszentrum. Die Kundschaft besteht aus Menschen, die stricken und häkeln wollen – angefangen vom Teenie, die mit ihrer Freundin eine Mütze häkeln will bis zur 93jährigen Dame, die wöchentlich ein Knäuel Sockenwolle kauft und allen dazwischen, die Freude an Handarbeit haben. Auch Männer zählen zu denen, die sich gerne beraten lassen und für Kreativprojekte einkaufen. Außerdem finden Events und Workshops statt: Strick-Café, Stricken für Anfänger, Strick-Kino und Auftritte von „Strickfluencern“ wie Thorsten Duit. Wolle & Wunder hat 2024 den Kieler Serviceaward unter den Top 3 im Einzelhandel erhalten.

Lexware Office und flour als Rückenfreihalter sorgen dafür, dass sich Britta Janzen und ihre Mitarbeiterinnen ganz auf das konzentrieren können, was ihnen Freude macht: guten Service und kompetente Beratung für Wolle-Fans.

Über flour

flour ist eine innovative Kassensoftware für Händler, die an jedem Ort und mit jedem Gerät ihrer Wahl sicher und professionell kassieren wollen: Mit Tablet, Smartphone, PC oder Laptop – flexibel auch für mehrere vernetzte Filialen und Onlineshop. Denn flour ist vielseitig für alle Branchen einsetzbar, schnell & einfach installiert und kostengünstig im Betrieb mit hohem Funktionsumfang und skalierbarer Cloud-Technologie mit regelmäßigen Updates, um die Händler sich nicht kümmern müssen.

Das rechtssichere Kassensystem erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Alles, was eine Kasse können muss bei nahtloser Integration von Hard- und Software und ortsunabhängigem Zugriff und perfekt integrierter Schnittstelle zur Lexware Office Buchhaltung.

flour kennenlernen!

So unterschiedlich die Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Branchen und Ihres Unternehmens sind – mit unserem flexiblen Partner-Angebot bieten wir Ihnen die passende Lösung für die Buchhaltungsanbindung. Erfahren Sie durch unsere Case Studies, welche Vorteile Lexware Office dem jeweiligen Unternehmen bieten und sehen Sie unsere Software sowie Services in der Anwendung.

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