Lexware Office Case Study

Case Study: Billbee

Anbindung eines Online-Shops und mehrerer Etsy-Shops an Lexware Office und Billbee

Breadcrumb-Navigation

Katrin Esche verkauft online Zubehör für Hunde und nutzt für ihre Shops die Billbee Multichannel Lösung mit Lexware Office

Katrin bewältigt die zahlreichen Herausforderungen ihrer Shops mit Billbee als Multichannel-Lösung und nutzt Lexware Office als komfortable Buchhaltungssoftware. Mit dieser Kombination ist ihr administrativer Aufwand von 10 bis 12 Arbeitsstunden monatlich auf weniger als eine halbe Stunde in der Woche gesunken.

Integration mit Billbee und der Lexware Office Buchhaltungslösung für Effizienz und Zeitersparnis

 

Anforderungen

Katrin versendet ihre Produkte auch ins Ausland und braucht eine komfortable Lösung für das Erstellen der Versandscheine, um nicht alle Daten der über 500 Bestellungen monatlich per Hand einkopieren zu müssen. Auch die Rechnungen all ihrer Shops sollten automatisch generiert und in einer gemeinsamen Oberfläche verwaltet werden. Nicht zuletzt wollte Katrin nicht länger monatlich mehrere Tage damit verbringen, Hunderte von Rechnungen und Belegen aus Billbee und anderen Quellen auszudrucken, hinter die Kontoauszüge zu sortieren und dann dicke Ordner in die Kanzlei zu transportieren, wie es der von ihr beauftragte Steuerberater erwartete.

Katrin: „Ich bin sowieso ein Zahlenmensch. Billbee war so praktisch, das Ausdrucken sehr absurd. Als ich eine Anzeige für eine digitale Kanzlei gesehen habe, die keine Papierbelege mehr haben wollten, habe ich gedacht: Das geht auch für meinen Shop. So kam ich zu Lexware Office und ich bin immer noch begeistert.“

Umsetzung

Der Galgo-Store für Hundezubehör und die verschiedenen Etsy-Shops von Katrin hat sie in ihren Billbee-Account eingebunden, indem sie in den Billbee Einstellungen unter den zur Verfügung stehenden Kanälen die entsprechenden Shop-Verbindungen ausgewählt hat. Außerdem wählte sie aus, dass Billbee Zahlungen von Etsy einlesen darf und legte die Details für Versandbestätigungen und Bestellscheine fest.

Anschließend hat Katrin ihren Lexware Office Account mit Billbee verknüpft und sich mit den Möglichkeiten vertraut gemacht. Seitdem werden alle Rechnungen in die Buchhaltungslösung übetragen, dort zugeordnet und für Steuererklärungen der Steuerkanzlei zur Verfügung gestellt.

Lösung

Für ihren Online-Shop und mehrere EtsyShops nutzt Katrin Esche von Anfang an Billbee, um komfortabel alle Bestellungen in einer Multichannel Software abzuwickeln. Dank einer zusätzlichen PayJoe-Integration werden Etsy-Bestellungen sauber aufgeschlüsselt und zugeordnet, deren Bezahlung auf dem Umweg über Etsy als eine Sammelüberweisung bei der Händlerin eintrifft. Katrin profitiert davon, sämtliche Rechnungen aus allen Shops mitsamt der logischen Nummerierung in Billbee zu erstellen und nach Lexware Office zu übergeben. In die Buchhaltungslösung hat sie Ihr Geschäftskonto eingebunden und muss die Zuordnungsvorschläge zu den Belegen nur noch kurz prüfen und freigeben. Dank Steuerberaterzugang holt die Kanzlei sich eigenständig die Buchungsdaten, während Katrin ihre Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldungen mit Lexware Office erledigt.

Ergebnisse

Katrin werden viele Stunden des Sortieren von Belegen und der manuellen Erstellung von Versandscheinen erspart durch die Kombination Billbee mit Lexware Office: „Einmal eingerichtet, funktioniert alles super und ich liebe es, wie alle Marktplätze und die verschiedenen Shops bei Etsy in Billbee zusammenlaufen und die Ergebnisse dann in Lexware Office landen. Ich brauche keine halbe Stunde wöchentlich mehr für meine Buchhaltung – früher waren das anderthalb bis zwei Tage im Monat, an denen ich mich mit meinen 500+ Belegen herumgequält und sie in Ordner gestopft habe. Die beiden Tools kombiniert bringen mir eine immense Erleichterung, ich spare nicht nur Geld und Zeit, sondern auch Nerven ohne Ende und habe außerdem eine rechtssichere Lösung.“

Linienmuster

Katrin Esche

Selbständige & Betreiberin von Galgo-Store.de

Als studierte Landwirtin mit anschließend mehreren Jahren Home-Office Erfahrung für ein französisches Start-up wusste Katrin Esche 2012, dass sie beruflich jetzt neue und andere Wege einschlagen wollte. Sie startete auf eigene Faust einen Online-Shop, auch wenn sie sich das Nähen der ersten handgemachten Hundehalsbänder zunächst noch beibringen musste. Nach drei Jahren konnte sie ihre Selbständigkeit bereits in Vollzeit betreiben. Inzwischen hat Katrin einen erfolgreichen Shopware-Shop und parallel gleich mehrere Etsy-Shops sowie schreibt unter https://katrinesche.com  das Blog „So geht Etsy“, um andere Selbständige zu unterstützen.

„Ich bin Katrin Esche und komme aus Weißenfels in Sachsen/ Anhalt. Ich liebe mein Geschäft und ich bin richtig stolz darauf, was ich mir hier aufgebaut habe. Außer in meinem eigenen Shop verkaufe ich auf der Handmade-Plattform Etsy. Dadurch erschließe ich mir fast den gesamten internationalen Markt. Das ist super spannend und natürlich auch lukrativ. Mittlerweile unterstütze ich auch andere Verkäuferinnen dabei, ihre eigenen Etsy-Shops aufzubauen. Ohne die Zeit- und Kostenersparnis, die mir Lexware Office bietet, wäre das gar nicht möglich.“

Über Galgo-Store.de

Katrin Esche: „In meinem Shop verkaufe ich handgemachte Hundehalsbänder und die beste Windhundbekleidung. Ohne meinen Rescue-Hund, einen Galgo Espanol, würde es den Galgo-Store nicht geben: Erschwingliche und dabei optisch überzeugende breite Halsbänder und Mäntel für Windhunde waren in Deutschland kaum zu finden, als Said zu uns kam und wir nähten die ersten Exemplare selbst. Das führte zu den ersten Anfragen für maßgeschneiderte Windhundmäntel und schnell war klar, dass wir einen kleinen Webshop brauchten. Wir starteten mit einem kleinen Shop und parallel auf Dawanda, das es damals noch gab und sind inzwischen bei einem besseren Shopsystem und Etsy gelandet. Ich liebe meine Arbeit und möchte, dass jeder die zu seinem Liebling passenden Teile findet. Denn jeder Hund hat seine eigene Persönlichkeit und ich möchte dafür sorgen, dass man diese auch erkennen kann.“

Lexware Office und Billbee als Rückenfreihalter sorgen dafür, dass sich Katrin und ihre Mitarbeiterinnen ganz auf das konzentrieren können, was ihnen Freude macht: guten Service und kompetente Beratung und tolle Produkte für Lieblingshunde.

Screenshot Billbee

Über Billbee

Billbee ist die leistungsstarke, zugleich einfach zu bedienende Cloud-Lösung für Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Automatisierung für Händler, die ihre Produkte über einen oder mehrere Online-Kanäle vertreiben. Sämtliche relevanten Prozesse im Handelsumfeld von der Rechnungserstellung über die Kundenkommunikation bis hin zu Versand, After-Sales und Lagerbestandsabgleich lassen sich mit Billbee effizient abbilden. Durch die Kombination aus Funktionsvielfalt, einfacher Bedienbarkeit und einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis ist Billbee auch für kleinere Unternehmen eine ideale Wahl – die Multichannel-Lösung lässt sich außerdem dank effizienter Partnerintegrationen um viele weitere Möglichkeiten wie eine rechtssichere Buchhaltung ergänzen.

Billbee kennenlernen!

So unterschiedlich die Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Branchen und Ihres Unternehmens sind – mit unserem flexiblen Partner-Angebot bieten wir Ihnen die passende Lösung für die Buchhaltungsanbindung. Erfahren Sie durch unsere Case Studies, welche Vorteile Lexware Office dem jeweiligen Unternehmen bieten und sehen Sie unsere Software sowie Services in der Anwendung.

Weitere Case Studies